Auflösung einer Kapitalgesellschaft in Delaware

Bei einigen Kapitalgesellschaften kommt der Zeitpunkt, an dem die Personen, die das Unternehmen besitzen und leiten, freiwillig beschließen, das Unternehmen zu schließen. Wenn Sie diesen Punkt mit Ihrer Delaware Corporation erreicht haben, müssen Sie sich um mehrere Aufgaben kümmern – einschließlich der sogenannten Auflösung und Abwicklung Ihres Unternehmens.

Auflösung der Corporation

Ihre Corporation ist im Staat Delaware registriert. Die offizielle Beendigung ihrer Existenz als staatlich registrierte Geschäftseinheit und die Entlassung aus dem Zugriff von Gläubigern und anderen Anspruchsberechtigten beginnt mit einem formalen Prozess, der „Auflösung“ genannt wird. Während eine Gesellschaft unfreiwillig durch ein Gerichtsurteil aufgelöst werden kann oder ihre Satzung wegen Nichtzahlung der Franchise-Steuer für ungültig erklärt werden kann, befasst sich dieser Artikel mit der freiwilligen Auflösung durch die Aktionäre einer Gesellschaft. Es gibt zwar vereinfachte Verfahren für die Auflösung von Aktiengesellschaften, die noch keine Aktien ausgegeben haben, die ihre Geschäftstätigkeit noch nicht aufgenommen haben oder die nur zwei Aktionäre haben, die jeweils 50 % der Aktien der Gesellschaft besitzen, aber diese Verfahren werden in diesem Artikel nicht behandelt.

Das General Corporation Law („GCL“) von Delaware sieht die freiwillige Auflösung durch eine Abstimmung der Aktionäre bei einer Aktionärsversammlung vor. Vor der Abstimmung muss Ihr Vorstand einen Auflösungsbeschluss fassen, ihn den Aktionären vorlegen und die Aktionärsversammlung einberufen, um über die Angelegenheit abzustimmen. Sie sind verpflichtet, jeden Aktionär, der über die Auflösung abstimmen darf, tendenziell im Voraus zu benachrichtigen, und eine Mehrheit der ausstehenden stimmberechtigten Aktien muss der Auflösung zustimmen. Wenn Sie diese Methode anwenden, stellen Sie sicher, dass sowohl der Vorschlag des Vorstands als auch die Stimmen der Aktionäre ordnungsgemäß aufgezeichnet werden.

Das GCL erlaubt es Ihnen auch, eine formelle Aktionärsversammlung und Abstimmung zu vermeiden, wenn die Aktionäre, die berechtigt sind, über die Auflösung abzustimmen, ihre schriftliche Zustimmung geben. Es gibt zwei Möglichkeiten, wie eine schriftliche Zustimmung zu einer genehmigten Auflösung aussehen kann. Erstens ist die Auflösung genehmigt, wenn alle stimmberechtigten Aktionäre ihre Zustimmung erteilen. Im Falle einer einstimmigen Zustimmung der Aktionäre ist kein Beschluss des Vorstands erforderlich. Zweitens kann die Auflösung, sofern die Gründungsurkunde nichts anderes vorsieht, durch die Zustimmung der Mehrheit der Aktien genehmigt werden, die nach dem Aktiengesetz erforderlich ist, wenn die Aktionäre auf einer Aktionärsversammlung abstimmen. (Dies würde im Allgemeinen bedeuten, dass Aktionäre mit der Mehrheit der stimmberechtigten Aktien ihre Zustimmung erteilen müssen). In Fällen, in denen die Zustimmung nicht einstimmig von allen stimmberechtigten Aktionären erteilt wird, müssen alle stimmberechtigten Aktionäre, die nicht zugestimmt haben, „unverzüglich“ über die Auflösung der Gesellschaft informiert werden. Unabhängig davon, ob alle Aktionäre oder nur die erforderliche Mehrheit ihre Zustimmung geben, muss die erforderliche Anzahl von Aktionären ein Dokument unterzeichnen, das einfach als „Zustimmung“ bezeichnet wird und in dem die Auflösung der Gesellschaft erklärt wird. Die Zustimmung muss dann ordnungsgemäß in die Unterlagen der Gesellschaft eingetragen werden. Die Auflösung auf der Grundlage einer schriftlichen Zustimmung kann für kleine Unternehmen effizienter sein, bei denen die meisten oder alle stimmberechtigten Aktionäre Direktoren sind und die Auflösung entweder einstimmig beschlossen wird oder, sofern dies nicht durch die Gründungsurkunde untersagt ist, zumindest ein gewisses Maß an Mehrheitsbeschluss über die Auflösung besteht.

Beachten Sie, dass die Auflösung allein keine Aktionen, Klagen oder Verfahren aufhebt, die von oder gegen Ihre Corporation vor der Auflösung oder, allgemein gesprochen, für einen Zeitraum von drei Jahren nach der Auflösung begonnen wurden.

Auflösungszertifikat

Nachdem die Aktionäre die Auflösung Ihrer Corporation genehmigt haben, müssen Sie ein Auflösungszertifikat beim Department of State („DOS“) einreichen. Für Körperschaften, die sich freiwillig auflösen, nachdem sie Aktien ausgegeben und ihre Geschäftstätigkeit aufgenommen haben, stehen zwei verschiedene Auflösungsbescheinigungen zur Verfügung: das Standardformular und das „Kurzformular“. Sie können die Kurzform nur dann verwenden, wenn Ihre Gesellschaft drei Voraussetzungen erfüllt:

• Sie hat kein Vermögen und hat ihre Geschäftstätigkeit eingestellt
• für jedes Jahr seit ihrer Gründung in Delaware musste sie nur die minimale staatliche Franchise-Steuer zahlen; und
• sie hat alle Franchise-Steuern und Gebühren bezahlt, die bis zum Ende des Jahres fällig sind, in dem Ihre Auflösungsbescheinigung eingereicht werden soll.

Um die Standard-Auflösungsbescheinigung auszufüllen, müssen Sie folgende Angaben machen:

• den Namen Ihrer Körperschaft
• das Datum, an dem die Auflösung genehmigt wurde; und
• eine Erklärung, dass die Auflösung vom Vorstand und den Aktionären Ihrer Körperschaft in Übereinstimmung mit den entsprechenden Abschnitten des GCL genehmigt wurde, oder dass die Auflösung von allen Aktionären Ihrer Körperschaft, die berechtigt sind, über eine Auflösung abzustimmen, in Übereinstimmung mit dem entsprechenden Abschnitt des GCL genehmigt wurde
• die Namen und Adressen der Direktoren und leitenden Angestellten Ihrer Körperschaft; und
• das Datum der Einreichung der ursprünglichen Gründungsurkunde Ihrer Gesellschaft beim DOS.

Beim Ausfüllen der Kurzform der Auflösungsbescheinigung müssen Sie dieselben Informationen wie in der obigen Liste angeben. Das Kurzformular enthält jedoch auch Erklärungen, dass die Gesellschaft kein Vermögen hat, ihre Geschäftstätigkeit eingestellt hat, für jedes Jahr ihres Bestehens nur die Mindestfranchise-Steuer zahlen musste und alle Franchise-Steuern und -Gebühren bis zum Ende des Jahres, in dem die Auflösungsbescheinigung eingereicht wird, entrichtet hat. Der Hauptvorteil der Kurzform besteht darin, dass die Einreichungsgebühr wesentlich niedriger ist.

Vorlagen für die Standard-Auflösungsbescheinigung und die Kurzform können von der DOS-Website heruntergeladen werden. Die Einreichungsgebühr für das Standardformular beträgt 204 USD für ein einseitiges Dokument und 9 USD für jede weitere Seite. Die Anmeldegebühr für das Kurzformular beträgt 10 $. Die Anträge werden in der Regel innerhalb von 2-3 Wochen bearbeitet. Verschiedene Formen der beschleunigten Bearbeitung – eine Stunde, zwei Stunden, am selben Tag, 24 Stunden – sind gegen zusätzliche Gebühren möglich. Das DOS bittet Sie, Ihrer Anmeldung ein Anschreiben beizufügen, das Ihren Namen, Ihre Adresse und Ihre Telefon- oder Faxnummer enthält.

Hinweis: Bevor Sie Ihre Auflösungsurkunde einreichen, müssen Sie alle für Ihre Gesellschaft bis zum Datum der Auflösung fälligen staatlichen Steuern bezahlen und alle anwendbaren jährlichen Franchise-Steuerberichte einreichen. Informationen über den Status Ihrer Gesellschaft in Bezug auf diese Steuern und Berichte erhalten Sie von der Franchise Tax Section in der Corporations Division des DOS. Sie sollten Ihrer Auflösungsurkunde einen separaten Scheck zur Begleichung aller fälligen Steuern beifügen. Besuchen Sie die Website des DOS oder rufen Sie das DOS an, um weitere Einzelheiten zu erfahren.

Beachten Sie, dass Ihr Firmenname nach der Auflösung von anderen verwendet werden kann.

„Abwicklung“

Nach der Auflösung besteht Ihre Gesellschaft nur noch zum Zweck der Erledigung bestimmter abschließender Angelegenheiten fort, die zusammenfassend als „Abwicklung“ der Gesellschaft bezeichnet werden. Es kann zweckmäßig sein, einen oder mehrere leitende Angestellte und/oder Direktoren mit der Abwicklung zu beauftragen.

Zu den Hauptaufgaben der Abwicklung gehören:

• Verfolgung und Verteidigung von Klagen, ob zivil-, straf- oder verwaltungsrechtlich
• Verfügung über und Übertragung von Gesellschaftseigentum
• Löschung der Verbindlichkeiten der Gesellschaft und
• Ausschüttung des verbleibenden Gesellschaftsvermögens an die Aktionäre.

In Bezug auf die letzten beiden Punkte ist das Gesetz von Delaware ganz klar: Die erste Verpflichtung der Gesellschaft ist die Begleichung von Verbindlichkeiten und Verpflichtungen. Dies beinhaltet die Zahlung aller Unternehmenssteuern und Gläubiger sowie die Begleichung oder anderweitige Beilegung aller Forderungen gegen Ihre Körperschaft. Erst dann kann die Gesellschaft die verbleibenden Vermögenswerte an die Aktionäre ausschütten.

Benachrichtigung der Antragsteller

Eine weitere wichtige Aufgabe ist die Benachrichtigung der Personen mit Ansprüchen gegen Ihre Gesellschaft über die Auflösung. Die Benachrichtigung ist freiwillig. Sie trägt jedoch dazu bei, Ihre Haftung zu begrenzen, und ermöglicht es Ihnen, die endgültigen Ausschüttungen an die Aktionäre sicherer vorzunehmen.

Nach dem GCL erfolgt die Mitteilung sowohl durch den Versand eines schriftlichen Dokuments direkt an bekannte Kläger als auch durch die Veröffentlichung derselben Mitteilung in einer Zeitung. The notice muststate:

• dass alle derartigen Ansprüche schriftlich eingereicht werden müssen und ausreichende Informationen enthalten müssen, um die Körperschaft oder den Nachfolgeträger angemessen über die Identität des Antragstellers und den Inhalt des Anspruchs zu informieren
• die Postanschrift, an die ein derartiger Anspruch gesendet werden muss
• das Datum, bis zu dem ein derartiger Anspruch bei der Körperschaft oder dem Nachfolgeträger eingegangen sein muss, dieses Datum darf nicht früher als 60 Tage nach dem Datum des Antrags liegen
• dass ein solcher Antrag verjährt, wenn er nicht bis zu dem in der Mitteilung genannten Datum eingegangen ist
• dass die Corporation oder ein Nachfolgeorganismus Ausschüttungen an andere Antragsteller und die Aktionäre der Corporation oder an Personen, die daran interessiert sind, ohne weitere Mitteilung an den Antragsteller vornehmen kann; und
• der Gesamtbetrag, auf jährlicher Basis, aller Ausschüttungen, die von der Corporation an ihre Aktionäre für jedes der drei Jahre vor dem Datum der Auflösung der Corporation vorgenommen wurden.

Es gibt zusätzliche Regeln für die Bekanntmachung, z. B. wo genau sie veröffentlicht werden muss und wie sie an bekannte Antragsteller zu versenden ist. Es gibt auch komplizierte Regeln dafür, wie und wann man auf Forderungen reagieren muss. Da viele dieser Regeln schwer zu verstehen sein können, sollten Sie unbedingt erwägen, sich bei der Benachrichtigung von Klägern von einem Wirtschaftsanwalt unterstützen zu lassen.

Steuerliche Freigabe

Sie benötigen keine Freigabe von der Delaware’s Division of Revenue („DOR“), bevor Sie die Auflösung Ihrer Gesellschaft beantragen können. Darüber hinaus müssen Sie das DOR in Ihrer endgültigen Körperschaftssteuererklärung über die Auflösung informieren, indem Sie das Kästchen „Out of Business“ ankreuzen und den letzten Tag angeben, an dem die Gesellschaft tätig war.

Für Bundessteuerzwecke kreuzen Sie auf Ihrem IRS-Formular 1120 (für traditionelle Kapitalgesellschaften) oder IRS-Formular 1120S (für Scorporations) das Kästchen „Final Return“ an.

S Corporations

Eine Scorporation ist eine Kapitalgesellschaft, die beim IRS die Wahl getroffen hat, dass Geschäftseinkünfte, Verluste, Abzüge und Gutschriften für Bundessteuerzwecke an einzelne Aktionäre weitergegeben werden. Abgesehen von möglichen Steuerproblemen ist das Verfahren für die Auflösung und Abwicklung einer S-Corporation im Allgemeinen dasselbe wie für die Auflösung und Abwicklung einer herkömmlichen Corporation.

Registrierungen außerhalb des Bundesstaates

Ist Ihre Corporation in anderen Bundesstaaten registriert oder qualifiziert, Geschäfte zu tätigen? Wenn ja, müssen Sie separate Formulare einreichen, um Ihr Recht, in diesen Staaten Geschäfte zu tätigen, zu beenden. Je nach Staat handelt es sich dabei um ein Formular zur Beendigung der Eintragung, eine Bescheinigung über die Beendigung der Existenz, einen Antrag auf Rücknahme der Eintragung oder eine Bescheinigung über den Verzicht auf das Recht, Geschäfte zu tätigen. Wenn Sie die zusätzlichen Formulare zur Beendigung der Eintragung nicht einreichen, sind Sie weiterhin für die jährlichen Meldegebühren und die Mindestgewerbesteuer verantwortlich.

Zusätzliche Informationen

Zusätzliche Informationen wie Formulare, Postanschriften, Telefonnummern und Anmeldegebühren finden Sie auf der DOS-Website und der DOR-Website.

Informationen über die Auflösung und Abwicklung von Gesellschaften, die in anderen Bundesstaaten gegründet wurden, finden Sie in der 50-Staaten-Reihe von Nolo über die Auflösung von Gesellschaften.

Abschließende Anmerkung: Die Auflösung und Abwicklung Ihrer Gesellschaft ist nur ein Teil des Prozesses der Schließung Ihres Unternehmens. Weitere allgemeine Anleitungen zu vielen anderen Schritten finden Sie in der 20-Punkte-Checkliste von Nolo für die Schließung eines Unternehmens und in dem Nolo-Artikel „Was Sie über die Schließung eines Unternehmens wissen müssen“.