Hier ist ein Beispiel für einen Fundraising-Plan für Ihre gemeinnützige Organisation

Ihr Fundraising-Plan ist wichtig für Ihre gemeinnützige Organisation. Die erfolgreichsten gemeinnützigen Entwicklungsprogramme – diejenigen, die ihre Fundraising-Ziele Jahr für Jahr übertreffen – verfügen über schriftliche Fundraising-Pläne, um ihre Bemühungen zu lenken.

In diesem Artikel werde ich Ihnen die Elemente eines starken Plans vorstellen und Ihnen dann ein Beispiel für einen Fundraising-Plan geben, den Sie als Vorlage für Ihre gemeinnützige Organisation verwenden können.

Jede gemeinnützige Organisation, egal wie groß oder klein, benötigt einen schriftlichen Fundraising-Plan, um erfolgreich zu sein. Wenn Sie sich fragen, warum Fundraising-Pläne für Ihre Organisation so wichtig sind, lesen Sie unseren Artikel Wie Sie einen effektiven Fundraising-Plan für Ihre gemeinnützige Organisation schreiben, in dem detailliert beschrieben wird, warum Sie einen Fundraising-Plan brauchen und wie Sie ihn erstellen können.

In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf den Plan selbst: Wir sagen Ihnen genau, was Sie in Ihre Fundraising-Pläne aufnehmen sollten, und geben Ihnen ein Beispiel für einen Fundraising-Plan, den Sie herunterladen und als Leitfaden für Ihre Bemühungen verwenden können.

Die 10 Bestandteile eines erfolgreichen Fundraising-Plans

Jede Organisation, jeder Berater und jeder Fundraiser hat eine andere Formel und Struktur für die Erstellung von Fundraising-Plänen. Ich stütze mich bei meinen Plänen auf die 10 wichtigsten Abschnitte, die im Folgenden beschrieben werden. Sie werden jede dieser Komponenten in dem Muster-Fundraisingplan sehen, den Sie am Ende dieses Artikels herunterladen können.

Die Struktur Ihres Fundraisingplans kann sich von der Struktur, die ich verwende, unterscheiden… und das ist in Ordnung. Das Wichtigste ist, dass Sie sich hinsetzen und den Plan schreiben und ihn dann bei der Umsetzung weiter verfeinern. Hier sind die 10 Komponenten, die ich in meinen Plänen verwende:

#1: Das Deckblatt

Dies mag nicht wie eine unglaublich wichtige Komponente Ihres Plans erscheinen, aber es gibt eine wichtige Sache, die man über das Deckblatt Ihres Plans erwähnen sollte: Geben Sie immer sowohl ein Planjahr als auch ein Revisionsdatum auf dem Deckblatt an. Wenn es sich zum Beispiel um Ihren Fundraising-Plan für das Jahr 2020 handelt, geben Sie das an. Wenn Sie den Plan zuletzt am 1. Mai 2019 überarbeitet haben, geben Sie dies ebenfalls auf dem Deckblatt an.

Dies ist wichtig, denn wenn Sie Ihren Fundraising-Plan schreiben und ständig aktualisieren, werden Sie im Laufe der Zeit mehrere Pläne aus verschiedenen Jahren auf den Festplatten Ihrer Fundraising-Mitarbeiter sowie verschiedene Versionen jedes dieser Pläne haben. Sie sollten immer sicherstellen, dass Sie den aktuellsten Plan bearbeiten oder lesen. Sie würden sich wundern, wie oft dies Organisationen zum Verhängnis geworden ist, insbesondere große Organisationen mit vielen Fundraising-Teams.

#2: Hintergrundinformationen

Als Nächstes sollten Sie einen Hintergrund einfügen, der kurz erklärt, was derzeit in Ihrer gemeinnützigen Organisation vor sich geht und den Plan beeinflussen wird. Dies kann eine kurze (halbseitige oder einseitige) Zusammenfassung der letzten Jahre und des laufenden Jahres sein, die jeden, der den Plan liest, mit allem vertraut macht, was er wissen muss, um den Plan richtig zu interpretieren.

Sorgen Sie sich nicht darum, jede Kleinigkeit hier hineinzuschreiben. Sie müssen nicht alle personellen Veränderungen des vergangenen Jahres aufzählen und auch nicht, wie gut die einzelnen Veranstaltungen gelaufen sind. Erzählen Sie nur die relevanten Fakten, die sich auf Ihren Fundraising-Plan für das kommende Jahr auswirken.

Wenn Sie zum Beispiel im letzten Jahr beschlossen haben, Ihre große jährliche Veranstaltung nicht mehr durchzuführen, weil sie zu teuer geworden ist, sollten Sie das in den Hintergrund stellen. Wenn Sie vor kurzem Ihren Vorstand erweitert haben, um ihn stärker auf die Mittelbeschaffung auszurichten, sollten Sie dies ebenfalls erwähnen.

#3: Ziele und Zielsetzungen

In diesem Abschnitt geben Sie an, was Ihre Organisation in dem vom Plan abgedeckten Zeitraum im Bereich der Mittelbeschaffung zu erreichen hofft. Geben Sie Zahlen an – legen Sie Ihre Ziele für die Mittelbeschaffung in diesem Jahr und in den kommenden Jahren fest. Wie viel müssen Sie aufbringen? Gibt es Beträge, die jeden Monat aufgebracht werden müssen, nur um die Türen offen zu halten? Gibt es unvorhergesehene Ziele, bei denen Sie zusätzliche Arbeit leisten können, wenn zusätzliches Geld hereinkommt?

In diesen Abschnitt gehören auch Ihre Ziele im Zusammenhang mit der Mittelbeschaffung. Wollen Sie zum Beispiel 3 neue Mitglieder für Ihren Entwicklungsausschuss finden? Wollen Sie Ihre E-Mail-Fundraising-Liste in diesem Jahr um 10 % erweitern? Wie auch immer Ihre Ziele für das kommende Jahr aussehen mögen, formulieren Sie sie in diesem Abschnitt so genau wie möglich. Im Muster-Fundraisingplan am Ende dieses Artikels finden Sie einige Beispiele für die Arten von Zielen, die Sie in Ihren eigenen Plan aufnehmen können.

#4: Annahmen

In diesem Abschnitt werden die Annahmen aufgeführt, die Sie bei der Formulierung des Plans zugrunde legen. Jede gemeinnützige Organisation geht bei der Planung ihrer Mittelbeschaffung für das kommende Jahr von bestimmten Annahmen aus. Führen Sie diese hier auf, damit alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Einige Beispiele für mögliche Annahmen sind:

• Annahme, dass die Organisation in der Lage sein wird, in diesem Jahr einen neuen Großspendenbeauftragten einzustellen
• Annahme, dass der örtliche Rotary Club weiterhin seinen jährlichen Tanzabend zu Ihren Gunsten veranstalten wird
• Annahme, dass Sie auch in diesem Jahr einen großen staatlichen Zuschuss erhalten werden

Listen Sie alle Ihre Annahmen im Voraus auf, und seien Sie sich darüber im Klaren, dass Sie, wenn sich eine der Annahmen nicht bewahrheitet, möglicherweise einen Teil des Plans umschreiben müssen, um eine Strategie für den Umgang mit dieser Eventualität zu entwickeln.

#5: Infrastruktur für die Mittelbeschaffung

Die zweite Hälfte des Plans ist der Teil, in dem es richtig interessant wird. Hier listen Sie auf, was Sie in diesem Jahr tatsächlich tun werden, um Ihre Ziele zu erreichen. Hier beginnen Sie mit der Ausarbeitung Ihrer Fundraising-Strategie. Alles beginnt mit Ihrer Fundraising-Infrastruktur.

Bei der Vorbereitung dieses Abschnitts sollten Sie Ihr Team fragen: Welche Infrastruktur haben wir derzeit für die Mittelbeschaffung, und welche Infrastruktur werden wir voraussichtlich in den kommenden Jahren benötigen?

Zur Infrastruktur gehören Dinge wie zusätzliche Mitarbeiter, Ihre Spenderdatenbank, Ihr Marketingmaterial, Ihre Unterstützungsanträge, Ihre Website usw. – alles, was Sie für die Mittelbeschaffung nutzen. Was muss dieses Jahr aufgerüstet oder ersetzt werden? Was möchten Sie hinzufügen, um Ihr Team bei der Mittelbeschaffung effektiver zu machen?

Listen Sie alles auf, mit Fristen und Zuständigkeiten für die Umsetzung sowie den Kosten für jeden Punkt. Das unten stehende Beispiel für einen Fundraising-Plan gibt Ihnen einige Anregungen, welche Arten von Infrastruktureinrichtungen Sie in diesen Abschnitt aufnehmen können.

#6: Plan zur Spenderakquise

Dieser Abschnitt beantwortet die entscheidende Frage: „Wo finden wir neue Interessenten für unsere gemeinnützige Organisation?“ Der Fundraising-Prozess beginnt mit dem potenziellen Spender. Interessenten sind der grundlegende Ausgangspunkt für den Fundraising-Trichter. Ohne potenzielle Kunden haben Sie niemanden, den Sie pflegen können, und ohne Menschen, die Sie pflegen können, haben Sie niemanden, den Sie um eine Spende bitten können. Einfach ausgedrückt: Neue Interessenten sind das Lebenselixier Ihrer Fundraising-Bemühungen.

#7: Spenderkommunikation und -pflege

Dieser Abschnitt beantwortet die Fragen: „Wie planen wir, unsere Spender zu pflegen?“ „

Wie sehen die Wege der Spenderpflege aus?

Wie sieht der Kommunikationskalender für Spender und Interessenten aus?

Kultivierung ist alles, was Ihre gemeinnützige Organisation von dem Zeitpunkt an tut, an dem Sie eine Person, ein Unternehmen oder eine Stiftung als potenziellen Spender für Ihre Organisation identifizieren, bis zu dem Zeitpunkt, an dem Sie diese Person oder Einrichtung ansprechen. Kultivierung ist das, was dazwischen passiert… die gesamte Kommunikation und Interaktion zwischen Ihrer gemeinnützigen Organisation und Ihrem Interessenten.

Dieser Abschnitt über Kultivierung umfasst auch die Betreuung… die Beantwortung von Fragen wie: „Wie behandeln wir unsere Spender, wenn sie eine Spende getätigt haben?“ „Wie bedanken wir uns bei unseren Spendern und wie erkennen wir sie an?“ und „Wie binden wir unsere Spender an uns, wie werten wir sie auf und wie bringen wir sie dazu, ihre Netzwerke für uns zu öffnen?“

Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, wie man mit seinen Spendern kommunizieren und sie pflegen kann. Zu den gängigsten Strategien, die von gemeinnützigen Organisationen zur Spenderpflege eingesetzt werden, gehören Newsletter per E-Mail und Post, Ihre Website, soziale Medien, Jahresberichte, Veranstaltungen ohne Aufforderung, Angebote für Freiwillige, Anrufe bei Spendern und persönliche Treffen mit Spendern. Werfen Sie einen Blick auf den Muster-Fundraisingplan, um weitere Ideen für die Strukturierung dieses Abschnitts zu erhalten.

#8: Fundraising-Taktiken

Der Abschnitt „Fundraising-Taktiken“ beschreibt die Taktiken, die Sie einsetzen werden, um tatsächlich Anfragen zu stellen und um Geld zu werben. Jede Taktik sollte einen eigenen Unterabschnitt mit Aktionsschritten, Fristen und verantwortlichen Personen erhalten. Zu den üblichen Taktiken gehören:

• Individual Donor Fundraising
• Direct Mail
• Fundraising Events
• Online Fundraising
• Grants and Government Support
• Annual Giving Programs
• Planned Giving
• Endowments
• Capital Campaigns
• Affinity Groups and Fundraising Networks

In diesem Abschnitt beschreiben Sie genau, was Sie tun werden, um Ihre Fundraising-Ziele zu erreichen, Dazu gehören auch die einzelnen Fundraising-Taktiken, die Sie einsetzen wollen.

#9: Fundraising-Bedarf und -Ziele

Am Ende meiner Fundraising-Pläne füge ich immer zwei Punkte ein, die den Plan und die Arbeit, die wir leisten werden, zusammenfassen. Der erste ist die Zusammenfassung des Mittelbeschaffungsbedarfs und der Ziele. Dabei handelt es sich um eine zahlengestützte Zusammenfassung dessen, was Ihre Organisation aufbringen muss (Ihr Programmbudget) und wie Sie es aufbringen wollen (Ihre allgemeinen Fundraising-Ziele sowie die spezifischen Geldziele für jede von Ihnen eingesetzte Taktik). Um zu sehen, wie dies in der Praxis aussieht, werfen Sie einen Blick auf den unten stehenden Muster-Fundraisingplan.

#10: Zeitplan für Aktionsschritte

Ich füge gerne eine Liste von Aktionsschritten in jeden Abschnitt des Plans ein, in der aufgeführt ist, was bis zu welchem Termin getan werden muss, damit der Plan erfolgreich ist. Als zehnten und letzten Bestandteil des Fundraising-Plans füge ich dann eine konsolidierte Liste hinzu, in der jeder Aktionsschritt chronologisch aufgelistet ist.

So kann sich jeder, der den Plan liest, ein gutes Bild von allen laufenden Aktivitäten machen, die Fristen und Ziele sehen und wissen, wer jeweils dafür verantwortlich ist. Dieser Zeitplan für die Aktionsschritte ist schwer zu erklären, daher sollten Sie einen Blick auf den letzten Abschnitt des unten stehenden Beispiels für einen Fundraising-Plan werfen. Viele Organisationen, mit denen ich zusammenarbeite, verwenden diese Zeitpläne als Leitfaden für ihre wöchentlichen oder monatlichen Fundraising-Sitzungen.

Denken Sie daran, dass sich Ihr Fundraising-Plan ändern wird. Es ist wichtig, dass Sie Ihren Plan aufschreiben, aber es ist auch wichtig, dass Sie bereit sind, den Kurs zu ändern, wenn die Ereignisse es erfordern. Überprüfen Sie Ihren Plan häufig und nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor.

Der Muster-Fundraisingplan

Geben Sie unten Ihre E-Mail-Adresse ein, um Ihren Muster-Fundraisingplan zu erhalten. Er wird Ihnen per E-Mail zugesandt, sobald Sie auf die Schaltfläche klicken. Dieser Plan ist für eine fiktive gemeinnützige Organisation namens Kilkenny Children’s Home. Sie können diesen Plan gerne als Vorlage für Ihren eigenen Fundraising-Plan verwenden:

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Beachten Sie, dass dieser Plan zwar lang ist (30 Seiten), Ihr Plan aber je nach Ihren Bedürfnissen länger oder deutlich kürzer sein kann. Denken Sie nur daran, dass Ihr Plan feste Fristen für jede Ihrer Taktiken enthalten sollte und dass Sie nach Möglichkeit angeben sollten, wer für die einzelnen Aktionsschritte verantwortlich ist. Wenn Sie Fragen zu diesem Fundraising-Plan haben oder Hilfe bei der Erstellung eines Plans für Ihre gemeinnützige Organisation wünschen, klicken Sie bitte hier, um mich zu kontaktieren.

Foto Credit: ReynerMedia