Es ist ein Alptraum, der einen schweißgebadet aufwachen lässt: Sie erhalten einen Brief, in dem Ihnen mitgeteilt wird, dass das Finanzamt Ihr Unternehmen prüfen wird, und Sie haben keine geordneten Unterlagen aufbewahrt. Es fehlen alle möglichen Belege und Quittungen für Geschäftsausgaben.
Wenn Sie mit diesem Worst-Case-Szenario konfrontiert sind, sind Sie wahrscheinlich ein wenig gestresst. Wir sind hier, um Ihnen zu helfen und Ihnen zu sagen, dass Sie das durchstehen können – Sie müssen nicht nach Mexiko fliehen oder sich einen falschen Schnurrbart und eine Brille kaufen. In diesem Artikel gehen wir auf Ihre Situation ein und erklären Ihnen, wie Sie sich in die bestmögliche Position bringen, um Ihre Prüfung zu überstehen.
Versuchen Sie nicht, sich vor einer Prüfung zu verstecken!
Was Sie nach Erhalt einer Prüfungsmitteilung nicht tun sollten, ist das Problem zu ignorieren. Wenn die Steuerbehörde (Internal Revenue Service) Sie für eine Prüfung ausgewählt hat, gibt es kein Entrinnen, also müssen Sie anfangen, proaktive Schritte zu unternehmen, um sich vorzubereiten. (Sie erhalten einen Brief vom IRS, in dem Sie über eine Prüfung informiert werden. Briefe sind das einzige Mittel, mit dem die IRS Steuerzahler darüber informiert, dass sie geprüft werden – IRS-Agenten werden Sie niemals anrufen oder bei Ihnen zu Hause auftauchen.)
Bei einer Prüfung kann die IRS die Einkommensteuererklärungen prüfen, die Sie in den letzten drei Jahren eingereicht haben. Wenn die Behörde jedoch einen bedeutenden Fehler feststellt, kann sie sogar noch weiter zurückgehen und weitere Steuererklärungen prüfen – bis zu sechs Jahre.
Auch wenn Sie sich nicht vor einer Prüfung drücken können, können Sie sich möglicherweise mehr Zeit verschaffen, um sich zu organisieren. Der IRS-Agent sollte einen Antrag auf Aufschub aus bestimmten triftigen Gründen akzeptieren, z. B:
- Sie brauchen mehr Zeit, um Ihre Unterlagen zusammenzutragen
- Sie brauchen mehr Zeit, um sich rechtlich vertreten zu lassen
- Ihr Buchhalter oder Steuerberater kann den Termin der aktuellen Prüfung nicht wahrnehmen
- Sie haben zum Zeitpunkt der Prüfung eine wichtige Verpflichtung, und Sie können den Termin nicht verschieben
- Sie haben ein medizinisches Problem, das es Ihnen unmöglich macht, an der Prüfung teilzunehmen
Unvollständige Finanzunterlagen für eine IRS-Prüfung? Sie sind nicht allein
Erst einmal sollten Sie wissen, dass Sie bei weitem nicht die erste Person sind, die mit nicht ganz einwandfreien Finanzunterlagen zu einer Prüfung erscheint. In einer perfekten Welt würden wir alle tadellos organisierte Unterlagen aufbewahren, die im Handumdrehen einsatzbereit sind. In der Realität kommen viele Kleinunternehmer mit der Buchführung in Verzug oder organisieren sich gar nicht erst.
Faktisch sind fehlende oder unvollständige Aufzeichnungen ein so häufiges Problem bei Prüfungen, dass der US-Steuergerichtshof eine steuerrechtliche Regel aufgestellt hat, die es den Steuerzahlern erlaubt, Ausgaben neu zu erstellen, wenn keine direkten Aufzeichnungen vorhanden sind. Diese Regel wird als Cohan-Regel bezeichnet, weil sie auf einen Fall aus den 1930er Jahren zurückgeht, nämlich Cohan gegen den Kommissar.
Die Cohan-Regel besagt, dass ein Steuerzahler in Ermangelung von Quittungen oder anderen konkreten Belegen für Geschäftsausgaben eine Schätzung für diese Ausgaben erstellen und diese Schätzungen dann verwenden kann, um Steuerabzüge und -gutschriften zu beantragen.
Wenn Sie also versuchen, den Wert einer Bohrmaschine zu schätzen, die Sie für Ihr Einzelunternehmen gekauft haben, können Sie den Marktwert dieses Bohrmaschinenmodells verwenden, um den Wert der Ausgabe zu ermitteln.
Die Cohan-Regel kann einen Ausweg bieten, wenn Sie wirklich keine andere Möglichkeit haben, eine Geschäftsausgabe nachzuweisen, aber sie ist eher eine letzte Option. Einige Steuerzahler, die sich vor Gericht auf die Cohan-Regel berufen haben, haben verloren. Außerdem gilt die Regel nicht für Reisekosten, Bewirtungskosten, Geschenke und bestimmte andere Arten von Gegenständen, die in Abschnitt 274(d) der US-Steuerordnung aufgeführt sind.
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Sammeln Sie so viele Belege wie möglich
Selbst wenn Sie keine Quittungen zur Hand haben, können Sie mit ein wenig Kleinarbeit eine Menge nützlicher Belege für Ihre Geschäftsausgaben finden. Hier sind einige mögliche Methoden, mit denen Sie Ihre Unterlagen rekonstruieren können:
- Bitten Sie Verkäufer und Lieferanten um Kopien von Quittungen oder Rechnungen. Dank digitaler, mit der Cloud verbundener Kassen- und Rechnungssysteme ist es für viele Unternehmen ein Leichtes, detaillierte Aufzeichnungen über Einkäufe über viele Jahre hinweg zu speichern. Sie werden überrascht sein, wie viele Quittungen Sie sammeln können, wenn Sie sich an die Unternehmen wenden, bei denen Sie eingekauft haben. Das Gleiche gilt auch für Spenden für wohltätige Zwecke.
- Überprüfen Sie Ihre Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen. Ein Einzelposten auf einem Kontoauszug ist zwar nicht so aussagekräftig wie eine detaillierte Quittung oder Rechnung, aber besser als gar nichts, wenn Sie beweisen wollen, dass eine Ausgabe tatsächlich und rechtmäßig war. Auch stornierte Schecks können in vielen Fällen Quittungen ersetzen.
- Überprüfen Sie Ihren Kalender oder Terminkalender. Wenn Sie zumindest feststellen können, wann und wo Sie eine Anschaffung für Ihr Unternehmen getätigt haben, ist das schon mal ein Anfang.
- Für Kilometergeld und Reisekosten überprüfen Sie Ihren Social-Media-Verlauf oder Ihre Mobiltelefonaufzeichnungen. Wenn Sie häufig in den sozialen Medien unterwegs sind, können Sie Ihren Reiseverlauf möglicherweise anhand der Ortsangaben in Ihren Social-Media-Beiträgen rekonstruieren. Andernfalls ist die Beschaffung von Mobiltelefonaufzeichnungen etwas aufwändiger, aber sie können Ihnen helfen herauszufinden, wohin Sie wann gereist sind. Sobald Sie Ihren Reiseverlauf rekonstruiert haben, können Sie mit einem Kartenprogramm wie Google Maps den genauen Kilometerstand ermitteln.
Wenn es absolut keine Möglichkeit gibt, eine Quittung oder einen anderen zuverlässigen Beleg für einen Artikel zu erhalten, den Sie für Ihr Unternehmen gekauft haben, dann machen Sie ein Foto des Artikels. Schreiben Sie alles auf, woran Sie sich erinnern können, wo und wann Sie den Gegenstand gekauft haben, und wie viel Sie ungefähr bezahlt haben. Wenn Sie den Artikel neu gekauft haben, suchen Sie ihn im gedruckten oder Online-Katalog des Geschäfts und machen Sie ein Foto oder einen Screenshot, um den Preis zu zeigen. Wenn Sie den Artikel gebraucht gekauft haben, suchen Sie nach ähnlichen Artikeln auf Craigslist oder eBay, um den Wert des Artikels auf dem Gebrauchtmarkt zu ermitteln.
Wie ein Steuerfachmann helfen kann
Die Beauftragung eines Steuerfachmanns ist in der Regel ein kluger Schachzug in allen außer den einfachsten Prüfungssituationen. (Und wenn Ihnen Quittungen und andere Unterlagen fehlen, wird Ihre Prüfung wahrscheinlich nicht einfach sein.) Ein erfahrener Steuervertreter kann Ihre Rechte schützen und Ihnen helfen, sich zu organisieren. Wenn Ihr Steuerprofi schon einmal mit einer Betriebsprüfung zu tun hatte, weiß er genau, was Sie brauchen und wie Sie es zusammenbekommen, und er hat höchstwahrscheinlich schon Menschen in ähnlichen Situationen wie der Ihren vertreten.
Ein erfahrener Fachmann kann sich nicht nur während einer Betriebsprüfung für Sie einsetzen, er kann Ihnen auch viel Arbeit abnehmen und das ganze Verfahren viel einfacher und weniger stressig gestalten. Wenn Sie einen Steueranwalt, einen Bevollmächtigten oder einen anderen qualifizierten Vertreter beauftragen, müssen Sie möglicherweise nicht einmal mehr mit dem Prüfer sprechen. Sie können sich auf andere Dinge konzentrieren, die Ihre Zeit in Anspruch nehmen, während Ihr Steuervertreter die Prüfung verwaltet und Sie auf dem Laufenden hält.
Nach Abschluss Ihrer Steuerprüfung sollte Ihr Steuerberater in der Lage sein, Ihnen Ratschläge zu geben, die Ihnen helfen, ähnliche Steuerprobleme in Zukunft zu vermeiden. Er sollte auch in der Lage sein, Ihnen bei der Erstellung von Steuererklärungen zu helfen oder Sie an einen qualifizierten Steuerberater zu verweisen.
S.H. Block Tax Services hilft Ihnen bei Ihrer Betriebsprüfung
Wenn Sie oder jemand, den Sie kennen, mit einer Betriebsprüfung konfrontiert sind, ist S.H. Block Tax Services für Sie da. Bei bestehenden Kunden kann unsere Software die Steuerzahler sogar warnen, bevor eine Prüfung tatsächlich stattfindet. So können Sie Ihr Einkommen ändern, bevor das Finanzamt eingeschaltet wird. Mit diesem Service können Sie Zeit, Geld und Ärger vermeiden, die mit einer Betriebsprüfung verbunden sind.
Um mit einem erfahrenen Steuerberater aus unserem Team zu sprechen, rufen Sie uns unter (410) 727-6006 an oder verwenden Sie unser Online-Kontaktformular.
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