Ein Projektvorschlag ist ein Dokument, das die notwendigen Schritte zur Lösung eines bestimmten Problems definiert. Er enthält eine logische Abfolge und Beschreibung des Problems, den geplanten Aktionsplan zur Lösung des Problems und den dafür erforderlichen Finanzbedarf. Der Antrag wird dem Geldgeber in Erwartung von Mitteln vorgelegt, damit Sie Ihre Bemühungen um eine soziale Wirkung fortsetzen können.
Die Konzeption eines Projekts ist ein zeitaufwändiger Prozess und erfordert, dass Sie jeder einzelnen Phase der Projektentwicklung Aufmerksamkeit schenken. Bevor wir die Tipps für das Schreiben von Anträgen erörtern, sollten wir zunächst den Prozess des Antragschreibens verstehen.
Der gesamte Prozess besteht hauptsächlich aus zwei Hauptphasen:
1. Projektplanung: In der Planungsphase müssen Sie mehrere Fragen beantworten, bevor Sie mit der Abfassung des Antrags beginnen können. Einige der Fragen, die Sie sich in der Planungsphase stellen sollten, sind:
- Wer sind die Geldgeber, bei denen Sie einen Antrag stellen werden?
- Erfüllt Ihre Organisation die von den Geldgebern festgelegten Förderkriterien?
- Was ist das Problem, das mit dem Vorschlag angegangen werden soll?
- Wer wird an der Erstellung des Vorschlags beteiligt sein?
Die meisten Organisationen vernachlässigen die Projektplanung völlig und scheitern letztendlich bei der Erstellung eines qualitativ hochwertigen Vorschlags.
2. Erstellung des Vorschlags: Sobald Sie mit der Planungsphase fertig sind, beginnt die eigentliche Arbeit mit dem Verfassen des Vorschlags. Beim Verfassen des Vorschlags müssen Sie auf die Richtlinien der Geber, die Formatierung, den richtigen Ton des Vorschlags, die Aufstellung eines Budgets usw. achten.
Es ist wichtig, dass Sie beide Schritte beachten, um einen überzeugenden Vorschlag zu entwickeln. Um Ihnen zu helfen, wirksame Anträge zu schreiben, ist der Leitfaden in drei Teile gegliedert.
Teil 1 gibt wichtige Hinweise, die Sie in der Planungsphase beachten sollten;
Teil 2 geht auf wichtige Punkte ein, die Sie beim Schreiben des Antrags beachten sollten;
Teil 3 nennt einige der Gründe, aus denen Anträge nicht die gewünschten Mittel erhalten.
Teil 1. Tipps für die Planungsphase
(1) Identifizieren Sie das Problem, das Ihr Projekt lösen soll: Beim Schreiben des Vorschlags ist es wichtig, dass Sie ein Problem identifizieren, das Sie angehen wollen. Es kann sein, dass es in Ihrem Ort mehrere Probleme gibt, aber Sie können nicht alle auf einmal angehen, deshalb müssen Sie ein bestimmtes Problem für einen Vorschlag identifizieren. Ermitteln Sie das dringlichste Problem an Ihrem Projektstandort und legen Sie dementsprechend die Strategie fest, mit der Sie das Problem lösen wollen.
(2) Ermitteln Sie potenzielle Fördereinrichtungen: Die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Vorschlag Mittel erhält, hängt weitgehend davon ab, ob Sie den Vorschlag bei den richtigen Geldgebern einreichen. Es ist wichtig, dass Sie Geldgeber identifizieren, deren Prioritäten und Finanzierungskriterien zu Ihrer Organisation passen. Einige Fragen, die Ihnen bei der Identifizierung von potenziellen Geldgebern helfen können, sind:
- Welche Geberorganisationen finanzieren aktiv in Ihrer Region?
- Fördert die Geberorganisation Organisationen wie die Ihre?
- Können Sie einen Vorschlag bei der Agentur einreichen?
- Wie lauten die Richtlinien für die Antragstellung?
- Haben Sie genügend Zeit, um den Vorschlag einzureichen?
Die beste Möglichkeit, Spender ausfindig zu machen, besteht darin, eine Internetrecherche durchzuführen, um verschiedene Details über sie herauszufinden. Sie können auch Ihre Spenderdatenbank nutzen, um geeignete Spender für die Einreichung des Vorschlags zu finden. Bei diesem Schritt werden Sie höchstwahrscheinlich 4-5 Geldgeber finden, die Zuschüsse für die Art von Arbeit gewähren, die Sie beabsichtigen.
(3) Wissen, wonach der Geldgeber sucht: Lesen Sie die Richtlinien für die Förderbekanntmachung sorgfältig durch und machen Sie sich klar, wonach der Geber sucht. Viele Organisationen lassen diesen wichtigen Schritt aus und beachten ihn erst bei der Einreichung des Vorschlags. In den Richtlinien sind die Kriterien für die Förderfähigkeit, die Formatanforderungen, der Abgabetermin, die Haushaltsangaben, die Seitenbegrenzung, die einzureichenden Dokumente usw. eindeutig festgelegt. Führen Sie eine Hintergrundrecherche über den Geber durch, um den Geber, die bisher geförderten Projekte, die Anzahl der geförderten Projekte usw. zu verstehen. Sobald Sie mit der Hintergrundrecherche fertig sind, können Sie mit der Arbeit an Ihrem Vorschlag beginnen.
(4) Organisieren Sie ein gutes Arbeitsteam: Überlasten Sie sich nicht mit dem gesamten Prozess der Antragserstellung, sondern teilen Sie Ihrem Team je nach Fachwissen verschiedene Bereiche zu. Stellen Sie je nach Größe Ihrer NRO ein Team mit klar definierten Aufgaben, Verantwortlichkeiten und einem Zeitplan zusammen. Die Teammitglieder sollten über gute Schreibfähigkeiten und fundierte technische Kenntnisse des jeweiligen Themas verfügen.
(5) Lesen Sie erfolgreiche Anträge: Lesen Sie während der Ausarbeitung des Vorschlags unbedingt einige erfolgreiche Vorschläge (diese sind in der Regel online verfügbar). Dies wird Ihnen bei der Strukturierung Ihres Vorschlags helfen und Ihnen einen Einblick in die Terminologie, das Format und die Sprache geben, die von den Geldgebern bevorzugt werden.
Teil 2. Tipps, die Sie in der Phase der Antragserstellung beachten sollten
(1) Der Projekttitel sollte das Wesentliche des Projekts erfassen: Achten Sie bei der Wahl des Antragstitels darauf, dass er ansprechend ist und dem Leser eine allgemeine Vorstellung vom Projekt vermittelt.
(2) Gliedern Sie den Antrag richtig: In den meisten Fällen stellt Ihnen die Förderorganisation eine Vorlage für die Einreichung des Antrags zur Verfügung. Falls die Förderorganisation keine Vorlage zur Verfügung stellt, können Sie eine Standardvorlage mit den folgenden Unterpunkten verwenden:
(3) Bringen Sie innovative Ideen und Elemente in das Projekt ein: Die meisten Geldgeber unterstützen Organisationen, die in der Lage sind, innovativ zu sein und innovative Ideen in ihren Projektvorschlag einzubringen. Versuchen Sie, Kreativität in jedes der Projektelemente einzubringen, sei es bei der Erbringung von Dienstleistungen, bei den Kommunikationskanälen oder bei der Einführung von Technologien.
(4) Schreiben Sie die Zusammenfassung klar, prägnant und ansprechend: Die Zusammenfassung fasst nicht nur den Projektvorschlag zusammen, sondern zeigt auch wichtige Punkte in Bezug auf das Problem, die Lösung, die Einzigartigkeit des Vorschlags und den Grund, warum Ihre Organisation für die Durchführung eines solchen Projekts geeignet ist. Um den richtigen Ton zu treffen, ist es wichtig, dass Sie in der Lage sind, in der Zusammenfassung selbst auf das Warum, Wie und Was des Vorschlags einzugehen.
(5) Seien Sie spezifisch und auf den Punkt: Schreiben Sie nur das, was wirklich wichtig ist, und erwähnen Sie die Fakten, die Ihr Anliegen untermauern. Schreiben Sie den Vorschlag so, dass er dem Leser die notwendigen Informationen vermittelt, so dass er Ihren Projektvorschlag klar verstehen kann. Vermeiden Sie es, Geschichten und irrelevante Dinge in den Vorschlag zu schreiben. Da die Gutachter mehrere Vorschläge durchgehen müssen, sollte Ihr Ziel sein, Ihren Fall auf wenigen Seiten deutlich zu machen und sie nicht mit unnötigen Details zu langweilen/überlasten
(6) Fügen Sie relevante Beispiele/Fallstudien ein: Wenn Sie relevante Beispiele in den Vorschlag aufnehmen, kann sich der Spender ein Bild davon machen, wie Ihre Organisation ähnliche Situationen früher gemeistert hat. Versuchen Sie, geeignete Fallstudien zu erwähnen, in denen Ihre Organisation Menschen bei der Überwindung von Problemen geholfen und eine positive Wirkung erzielt hat.
(7) Wenn Sie über Ihre Organisation schreiben, sollten Sie nicht mit Ihren Leistungen prahlen: Verwenden Sie in dem Abschnitt, in dem Sie die Organisation erwähnen, eine Sprache, die nicht den Anschein erweckt, dass Sie sich selbst rühmen, sondern dem Spender beweist, dass Sie in der Lage sind, das Projekt zu bewältigen und erfolgreich abzuschließen. Sie können einige Errungenschaften und Auszeichnungen erwähnen, die Ihre Organisation für die Durchführung ähnlicher Arbeiten erhalten hat.
(8) Verwenden Sie Daten und Fakten, um Ihre Argumente zu untermauern: Führen Sie beim Verfassen der Projektbegründung Fakten und Zahlen als Beweis für Ihr Problem an. Diese Fakten können aus Daten stammen, die Ihre Organisation gesammelt hat, oder aus Forschungsartikeln, Regierungsberichten, Nachrichtenartikeln usw. Achten Sie darauf, dass die Daten, die Sie zitieren, aktuell sind und aus einer glaubwürdigen Quelle stammen. Vermeiden Sie es, Daten zu verwenden, die veraltet sind und deren Quelle Sie nicht kennen.
(9) Aus dem Ziel sollte der Zweck Ihres Vorschlags klar hervorgehen: Das Ziel des Vorschlags sollte klar formuliert sein, um den Hauptzweck des Projekts, den Begünstigten und spezifische Aspekte des Projekts anzugeben. Vermeiden Sie unpraktische und vage Aussagen in der Zielsetzung.
(10) Behalten Sie nur ein Ziel für Ihren Vorschlag bei: Es ist ratsam, dass Ihr Projektvorschlag nur ein Ziel hat. Mehrere Ziele im Projekt deuten darauf hin, dass Sie verwirrt sind und nicht genau wissen, was Sie eigentlich mit dem Projekt erreichen wollen.
(11) Schreiben Sie S.M.A.R.T.-Ziele: Ziele sind detaillierte Aussagen, die beschreiben, auf welche Weise Sie das Ziel erreichen wollen. Benutzen Sie die S.M.A.R.T.-Methode, um Ihre Ziele zu formulieren, d.h. schreiben Sie spezifische, messbare, erreichbare, realistische und zeitgebundene Aussagen.
(12) Beschreiben Sie klar und deutlich die Methodik, die Sie anwenden werden, um die gewünschten Ziele zu erreichen: Beschreiben Sie bei der Beschreibung der Vorgehensweise/Methodik des Projekts klar jeden einzelnen Schritt, den Sie durchführen werden. Geben Sie Einzelheiten der Strategie an (Anzahl der zu organisierenden Workshops, Schulungen zum Thema XVZ über einen Zeitraum von 3 Monaten usw.), die Sie anwenden werden, um Ihre Projektaktivitäten mit den Projektzielen und -vorgaben in Einklang zu bringen.
(13) Vermeiden Sie Jargons und Fachsprache: Verwenden Sie im gesamten Vorschlag eine einfache, leicht verständliche Sprache. Der Leser/Begutachter des Vorschlags ist nicht unbedingt ein Experte auf dem betreffenden Gebiet und kennt möglicherweise keine Fachbegriffe. Verwenden Sie daher einfache Worte, um Ihr Problem und Ihre Lösung zu erklären.
(14) Verwenden Sie Diagramme, Flussdiagramme und Infografiken, um Ihren Vorschlag zu gestalten: Um Ihren Vorschlag hervorzuheben, ist es immer besser, einfache Diagramme, Karten, Schaubilder usw. anstelle von reinem Text zu verwenden. Die Verwendung von Flussdiagrammen und Schaubildern hilft dem Leser, die Zusammenhänge besser zu verstehen, und macht den Vorschlag auch ansprechender
(15) Befolgen Sie die spezifischen Leitlinien: Überschreiten Sie auf keinen Fall die in den Geberrichtlinien gesetzten Grenzen, die Anzahl der Seiten, die Schriftgröße, den Zeilenabstand usw., die den Richtlinien entsprechen. Die Leitlinien sind nicht ohne Grund da, und Sie sollten sie befolgen.
(16) Formatieren Sie den Vorschlag richtig: Formatieren Sie den Antrag so, dass er ansprechend aussieht. Alle Absätze sollten sauber ausgerichtet sein; der Text sollte mit ausreichendem Abstand zwischen den Zeilen lesbar sein und der gesamte Text sollte die gleiche Schriftart haben (sowohl Größe als auch Typ). Setzen Sie alle Zahlen richtig ein.
(17) Lassen Sie den Vorschlag von Ihren Kollegen überprüfen und überarbeiten Sie ihn: Es ist immer eine gute Idee, den Antrag von Ihren Kollegen/Vorstandsmitgliedern usw. prüfen zu lassen. Viele Organisationen lassen ihre Anträge auch von einem „Cold Reader“ (einer Person, die nicht an der Erstellung des Projekts beteiligt war) überprüfen. Gehen Sie die Kommentare der Gutachter durch und nehmen Sie deren Vorschläge und Kritik auf und korrigieren Sie die von ihnen vorgeschlagenen Fehler und Auslassungen. Die Überprüfung trägt dazu bei, die Qualität des Vorschlags zu verbessern. Gehen Sie den Vorschlag immer wieder durch, um unnötige Details, grammatikalische und sachliche Fehler zu entfernen. Achten Sie bei der Überarbeitung des Vorschlags darauf, dass Ihr Vorschlag den Leitlinien entspricht, die Ziele und Aktivitäten klar miteinander verknüpft und fehlerfrei ist.
(20) Beantworten Sie alle in der Vorlage genannten Fragen/Abschnitte: Lassen Sie keinen Abschnitt/keine Frage unbearbeitet. Auch wenn Sie das Gefühl haben, dass sich die Fragen wiederholen, achten Sie darauf, dass Sie eine angemessene Antwort schreiben. Unvollständige Formulare werden bereits bei der ersten Prüfung disqualifiziert und von der Agentur nicht zur weiteren Bearbeitung akzeptiert.
(21) Plagiate vermeiden: Achten Sie darauf, dass der Antrag ordnungsgemäß redigiert und auf Plagiate geprüft wurde. Falls Sie einen Absatz, Daten, Fakten oder andere Informationen aus einem Artikel verwendet haben, geben Sie unbedingt alle Quellen an. Um Plagiate zu vermeiden, können Sie den Vorschlag umschreiben, zitieren oder eine Referenzseite am Ende des Vorschlags einfügen. Viele Agenturen (insbesondere die forschungsorientierten) verwenden Plagiatssoftware, und sobald Ihr Vorschlag Anzeichen von Plagiaten aufweist, kann er disqualifiziert werden.
(22) Gestalten Sie den Haushaltsplan mit äußerster Sorgfalt: Stellen Sie sicher, dass alle Budgetposten den Anforderungen der Förderorganisation entsprechen. Legen Sie dem Budget immer einen Bericht bei, in dem Sie die verschiedenen Ausgaben erläutern. Es ist wichtig, dass das Projektbudget auf die Projektaktivitäten abgestimmt ist, und Sie sollten in der Lage sein, alle von Ihnen genannten Kosten zu begründen.
Teil 3. Warum Anträge scheitern?“
Auch wenn NRO jedes Jahr mehrere Anträge ausarbeiten, erhalten nur einige wenige die erforderlichen Mittel. Das bringt uns zu der wichtigen Frage, warum Organisationen beim Schreiben guter Anträge scheitern. Es gibt mehrere Gründe, warum manche Anträge die Geldgeber nicht überzeugen können, ihre Sache zu unterstützen. Einige der häufigsten Gründe werden im Folgenden vorgestellt:
(1) Nichteinhaltung von Richtlinien: Die meisten Geldgeber haben einen spezifischen Leitfaden für die Einreichung von Anträgen, Projektthemen, Formate und Fristen. Viele NRO lesen sich die Richtlinien nicht durch und reichen ihre Vorschläge ein, ohne die erforderlichen Anweisungen zu berücksichtigen. Sie müssen sich darüber im Klaren sein, dass diese Richtlinien nur deshalb existieren, weil der Geldgeber möchte, dass Sie sie befolgen.
(2) Unzureichende Fakten und Daten zur Untermauerung Ihres Vorschlags: Viele NRO verfassen ihre Vorschläge mit so viel Gefühl, dass sie es völlig versäumen, relevante Daten zu verwenden. Sie können eine ansprechende Geschichte erzählen, aber wenn Sie Ihre Geschichte nicht mit Fakten untermauern können, wird ein Geldgeber ihr nicht viel Aufmerksamkeit schenken. Denken Sie daran, dass Ihr Antrag kein Drehbuch für einen Film ist, sondern ein geschäftliches Dokument, auf dessen Grundlage Ihre Organisation Mittel erhält.
(3) Ungenauigkeit: Ein weiterer Grund dafür, dass viele Vorschläge bei den Geldgebern keinen Anklang finden, ist die Tatsache, dass viele NRO Vorschläge schreiben, ohne das Problem, die Zielgruppen, die Ziele und die Aktivitäten genau zu beschreiben. Dadurch wird der Vorschlag vage und lässt nicht klar erkennen, warum man von einer bestimmten Stelle unterstützt werden möchte. Kein Geldgeber würde in ein Projekt investieren, das keine richtige Vision hat und unrealistische Ziele verfolgt.
(4) Schlechte Präsentation und Fehler: Wie bereits erwähnt, bildet der Antrag die Grundlage für die Beziehung zum Geldgeber, daher ist es wichtig, dass Sie den Antrag professionell präsentieren. Manchmal sind die Anträge so schlecht geschrieben und präsentiert, dass der Prüfer den Sinn und Zweck nicht versteht. Ein weiteres großes Problem bei Anträgen sind Rechtschreib- und Grammatikfehler im Antrag. Ein Geldgeber wird sicherlich über ein paar Fehler hinwegsehen, aber wenn Ihr Vorschlag zahlreiche Fehler enthält, macht er keinen guten Eindruck und wird scheitern.
(5) Dem Vorschlag fehlt ein Bewertungs- oder Überwachungsplan: Die Geldgeber neigen dazu, Projekte zu finanzieren, die über einen Evaluierungsplan und eine Überwachungsstruktur verfügen. Ein Evaluierungsplan im Antrag macht Ihre Organisation rechenschaftspflichtiger und erhöht Ihre Chancen auf eine Finanzierung.
(6) Einreichung nach Ablauf der Frist: Viele Organisationen reichen den Antrag nach Ablauf der Frist ein, was nur zur Disqualifizierung des Antrags führt.
(7) Nicht auf den Auftrag der Geberorganisation ausgerichtet: Wenn die Organisation nicht ausreichend über die Geberorganisation recherchiert hat, ist es wahrscheinlich, dass der Vorschlag nicht mit dem Auftrag und den Zielen des Gebers übereinstimmt.
(8) Unvollständiger Vorschlag/unvollständige Dokumente: Viele Organisationen reichen Anträge ein, die unvollständig sind und nicht alle Fragen/Abschnitte der Projektvorlage beantworten. Manchmal reichen die Organisationen die Dokumente nicht ein (Unterstützungsschreiben, Registrierungsunterlagen, Genehmigungsschreiben usw.)
Top 25 Tipps auf einen Blick
Da das Schreiben von Vorschlägen ein zeitaufwändiger Prozess ist, sollten Sie immer frühzeitig damit beginnen, damit Sie Zeit für die Bearbeitung, Überarbeitung, Überprüfung und endgültige Einreichung haben. Schreiben Sie den Vorschlag und reichen Sie ihn rechtzeitig ein.
Wenn Sie den Vorschlag per Post einreichen, achten Sie darauf, dass alle Dokumente richtig benannt sind und in einem gezippten Ordner zusammengefasst werden. Diesem sollte ein Anschreiben beigefügt sein.
Wenn die Geberstelle die Einreichung in Papierform verlangt, senden Sie die Kopien rechtzeitig ab, damit der Vorschlag innerhalb der Frist bei der Geschäftsstelle eingeht. Alle Unterlagen sollten ordnungsgemäß abgelegt und im Büro des Fördermittelgebers abgegeben werden.
Wenn Sie einen Online-Antrag einreichen, klicken Sie auf die Schaltfläche zur Einreichung und reichen Sie den Antrag ein.
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