Vorstandssitzungen sind in der Regel geschlossene Diskussionen eines Vorstands, an denen auch geladene Teilnehmer wie ein Geschäftsführer oder bestimmte Mitarbeiter teilnehmen können. Diese Sitzungen können am Ende einer Vorstandssitzung oder separat von einer Vorstandssitzung stattfinden, wenn keine formellen Maßnahmen zu ergreifen sind. Exekutivsitzungen können ein nützliches Instrument für den Vorstand sein, um heikle und/oder rechtliche Angelegenheiten zu besprechen, wie z.B. die Bewertung des Geschäftsführers. Die Möglichkeit, die Diskussionen in Exekutivsitzungen vertraulich zu halten, kann auch ein großer Vorteil für Organisationen sein, die stimmberechtigte Mitglieder haben, den Gesetzen über öffentliche Sitzungen unterliegen oder bei denen die Protokolle der Vorstandssitzungen von den Mitarbeitern geführt werden.
Wenn sie richtig durchgeführt werden, können Exekutivsitzungen einen „sicheren Raum“ für die Vorstandsmitglieder schaffen, um eine Angelegenheit offen und ehrlich zu besprechen, das Vertrauen zwischen den Vorstandsmitgliedern zu fördern und eine bessere unabhängige Entscheidungsfindung zu ermöglichen. Exekutivsitzungen können jedoch auch ein Hindernis für eine bessere Führung des Verwaltungsrats sein, wenn sie unsachgemäß oder nachlässig eingesetzt werden und Misstrauen zwischen dem Verwaltungsrat und den Mitarbeitern, unnötige Geheimhaltung und Paranoia schaffen. Im Folgenden werden einige wichtige Faktoren genannt, die ein Vorstand bei der Durchführung einer Exekutivsitzung berücksichtigen sollte.
Vertraulichkeit
- Informieren Sie die Teilnehmer darüber, ob die Diskussion ganz oder teilweise vertraulich bleiben soll;
- Kennzeichnen Sie die Materialien als vertraulich und legen Sie fest, was in das Sitzungsprotokoll aufgenommen werden soll, wenn es den Mitgliedern oder Mitarbeitern offengelegt werden soll;
- Beschränken Sie den Zugang zu den Materialien oder Protokollen der Exekutivsitzung auf die Personen, die an der Exekutivsitzung teilgenommen haben, soweit dies rechtlich zulässig ist; und
- Gewährleisten Sie die Einhaltung aller geltenden Gesetze über öffentliche Sitzungen.
Transparenz
- Bestimmen, welche Informationen nach der Exekutivsitzung an die entsprechenden Parteien weitergegeben werden müssen;
- Bestimmen, ob eine etwaige Abstimmung in der Exekutivsitzung durchgeführt werden sollte oder während der allgemeinen Vorstandssitzung erfolgen kann; und
- Dokumentieren Sie die Gründe oder das Thema der Exekutivsitzung im Protokoll der allgemeinen Sitzung.
Prozess
- Bestimmen, ob regelmäßig anberaumte oder ad hoc anberaumte Exekutivsitzungen die ordnungsgemäße Überwachung und offene Diskussion durch den Vorstand besser erleichtern;
- Klare Erwartungen an die ausgeschlossenen Parteien hinsichtlich der Nachbereitung durch den Vorstand, auch wenn es nichts zu berichten gibt; und
- Sicherstellen, dass die Diskussion im Hinblick auf die vereinbarte Tagesordnung der Exekutivsitzung beim Thema bleibt.