Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, eine Personalplanungsinitiative in Ihrem Unternehmen einzurichten. Sie können zum Beispiel alles intern mit Ihren eigenen Vorlagen, Datenverfolgungs- und Analysetools durchführen. Sie können aber auch eine Softwarelizenz erwerben, eine Dienstleistung in Anspruch nehmen oder das Ganze an einen privaten Anbieter auslagern. In jedem Fall sollten Sie genau wissen, welche Personalplanungsmodelle am häufigsten verwendet werden, um Ihrem Programm auf die Sprünge zu helfen.
Auch bei den Personalplanungsmodellen gibt es viele verschiedene Varianten. Es gibt jedoch vier wichtige Modelle, die für alle gelten.
Da diese so weit verbreitet und nützlich sind, haben wir beschlossen, diesen einfachen Leitfaden zu erstellen, den Sie verwenden können, wenn Sie Modelle zur Personalplanung in Betracht ziehen, um den Prozess so einfach wie möglich zu gestalten.
Fangen wir mit den Grundlagen an.
Was ist Personalplanung und warum ist sie wichtig?
Auch wenn Sie wahrscheinlich bereits ein gutes Verständnis davon haben, was Personalplanung ist, ist es in Leitfäden wie diesem immer hilfreich, ein paar Grundlagen zu schaffen, bevor Sie sich mit den eigentlichen Fragen beschäftigen.
Was genau ist Personalplanung?
Eine Personalplanung ist, vereinfacht ausgedrückt, die Abstimmung Ihrer Talente auf Ihre Unternehmensziele. Sie müssen sicherstellen, dass Sie die richtigen Mitarbeiter für die richtigen Aufgaben einsetzen, damit Ihr Unternehmen stetig auf Erfolgskurs bleibt.
Um dies zu erreichen, müssen Sie genau wissen, wie Ihr Talentpool aussieht, welche Bedürfnisse Sie haben und wie sich Ihr Unternehmen in Zukunft verändern könnte.
Auch wenn sich dies wie ein Selbstläufer anhört – natürlich wollen Sie die richtigen Talente haben, um Ihre Ziele zu erreichen – kann der Prozess für diejenigen, die ihn noch nie durchgeführt haben, unglaublich schwierig erscheinen. Tatsächlich geben viele Unternehmen an, dass die Personalplanung eine ihrer höchsten Prioritäten und gleichzeitig eine ihrer größten Belastungen ist, weil sie sie immer wieder aufschieben.
Das bedeutet für Sie, dass Sie, wenn Sie jetzt mit der Personalplanung beginnen würden, Ihrer Konkurrenz (größtenteils) ein Stück voraus wären. Und mit einem Plan auf dem Papier und einigen einfach zu bedienenden Werkzeugen, die Sie unterstützen, wird der Prozess wirklich ganz einfach.
Modelle für die Personalplanung können diesen Prozess ebenfalls unterstützen, da sie nachweislich in jeder Phase hilfreich sind.
Der Begriff „Modell“ ist vielleicht auch etwas verwirrend. Kurz gesagt, es gibt einfach Möglichkeiten, Ihre Daten zu betrachten. Keines dieser Modelle ist ein Allheilmittel, das Ihnen die gesamte Arbeit der Personalplanung abnimmt – aber sie sind hilfreich.
Lassen Sie uns nun die vier gängigsten Modelle näher betrachten.
Modelle der Personalplanung: Das Gleichgewichtsmodell
Bei diesem Modell geht es darum, historische Daten zu betrachten, um Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen. Wenn Sie über Daten zur Mitarbeiterbindung, zur Fluktuationsrate, zu Entwicklungsprofilen usw. verfügen, können Sie diese nutzen, um einen Blick auf Ihren derzeitigen Personalbestand zu werfen und zu sehen, was die Zukunft bringen wird.
Wenn Sie beispielsweise wissen, dass Ihr Unternehmen eine schlechte Mitarbeiterbindungsrate hat, sollten Sie Neueinstellungen in Ihre Personalplanungsstrategie einbeziehen, da dies wahrscheinlich notwendig sein wird.
Natürlich ist diese Art von Modell nur dann hilfreich, wenn Sie tatsächlich auf historische Daten zurückgreifen können. Wenn Sie ein neues Unternehmen sind oder sich zum ersten Mal mit der Personalplanung befassen, fehlen Ihnen möglicherweise die nötigen Details, um die Vergangenheit Ihres Unternehmens zu verstehen.
Das ist in Ordnung! Denken Sie einfach daran, dass das Sammeln von Daten in der Gegenwart und das Analysieren der Daten aus der Vergangenheit Ihnen helfen kann, ein genaueres Bild der Zukunft zu zeichnen.
Auch sind viele dieser Modelle, wie Sie sehen werden, wirklich an Ihre Bedürfnisse anpassbar. Wir werden nicht im Detail erklären, wie man jedes Modell durchführt, sondern geben Ihnen einen Überblick über die Dinge, die Sie berücksichtigen sollten.
Nachdem das gesagt ist, lassen Sie uns zum nächsten Modell übergehen:
Modelle zur Personalplanung: Das deterministische Modell
Dieses Modell befasst sich mit Dingen, von denen man weiß, dass sie in der Zukunft höchstwahrscheinlich eintreten werden. Die meisten Personalleiter sprechen bei diesem Modell von Beförderungen, aber das Gleiche gilt auch für Pensionierungen.
Nachdem Sie beispielsweise Informationen über Ihre derzeitige Belegschaft gesammelt haben, stellen Sie fest, dass es vier Mitarbeiter gibt, die aufgrund ihrer Leistung, Betriebszugehörigkeit und Kompetenz in diesem Jahr befördert werden sollen. Das ist natürlich eine gute Sache, aber wenn sie auf der Karriereleiter aufsteigen, brauchen Sie Ersatz für sie und ähnliches.
Auch der Ruhestand. Derzeit arbeiten ältere Arbeitnehmer länger, was bedeutet, dass das Alter von 65 Jahren nicht mehr so viel Gewicht hat, wenn es um den Ruhestand geht, wie es früher der Fall war. Sie können jedoch wahrscheinlich erkennen, ob es Arbeitnehmer gibt, die in Zukunft nicht mehr Vollzeit arbeiten wollen, so dass Sie die Nachfolge gut planen können.
Alle diese Faktoren sind deterministischer Natur. Sie sollten bei der Analyse Ihres Personalbestands genau darauf achten, um möglichen kurz- und langfristigen Bedarf zu erkennen.
Modelle zur Personalplanung: Flussmodelle
Diese Art von Modell versucht, die Zukunft Ihrer Belegschaft durch einfache Fragen abzuschätzen. Was ist zum Beispiel, wenn Sie ein neues Produkt auf den Markt bringen?
Eine einfache Frage, oder? Nun, wenn Sie es in Bezug auf Ihre Belegschaft betrachten, müssen Sie vielleicht neue Talente einstellen, einen Entwicklungsplan für die Mitarbeiter erstellen, die bereits in Ihrem Unternehmen tätig sind, oder sogar Berater einstellen. Eine scheinbar einfache Änderung kann enorme Auswirkungen auf Ihre Mitarbeiterzahl und Ihren Talentpool haben.
Um damit umzugehen, sollten Sie sich überlegen, welche Ziele Sie für die Zukunft haben und welche Änderungen anstehen, und sich dann fragen, was passieren würde und was sich ändern müsste, wenn diese Ziele jetzt Priorität hätten.
Dies kann Ihnen helfen zu beurteilen, wie viel sich innerhalb Ihrer Belegschaft ändert, wenn sich ein Geschäftsziel ändert. Und wie wir oben schon sagten, geht es bei der Personalplanung darum, Ihre Talente mit Ihren Geschäftszielen in Einklang zu bringen.
Personalplanungsmodelle: Optimierung
Das letzte Modell, das wir besprechen werden, ist das so genannte Optimierungsmodell, das sehr schnell sehr komplex werden kann.
Ziel dieses Modells ist es wiederum, herauszufinden, wie Sie Ihre Geschäftsziele mit den Talenten, die Sie derzeit beschäftigen, erreichen können.
Bei diesem Modell wird untersucht, welches Ziel das Unternehmen in der Zukunft erreichen möchte, und dann wird dieses Ziel durch Rückwärtsarbeit zerlegt, um festzustellen, welche Änderungen jetzt vorgenommen werden müssen, damit dieses Ziel in der Zukunft erreicht werden kann.
Am einfachsten lässt sich dieses Modell anhand eines Beispiels außerhalb der Arbeitswelt erklären: das Laufen eines Marathons. Viele Menschen nehmen sich vor, jedes Jahr einen Marathon zu laufen, aber wie wollen sie das schaffen?
Wenn Sie das Optimierungsmodell verwenden würden, würden Sie sich auf Statistiken stützen, um zu verstehen, welches Tempo Sie erreichen müssen, wie viele Kalorien Sie beim Laufen zu sich nehmen sollten und ähnliche Dinge. Dann kann man einen Plan erstellen, wie man sich auf den Marathon vorbereiten kann. Vielleicht fangen Sie mit dem Gehen an, wenn Sie einen sitzenden Lebensstil führen. Von da an joggen Sie nur noch eine Meile oder so. So geht es weiter, bis das Ziel erreicht ist.
Das Gleiche gilt für geschäftliche Ziele. Was ist das Ziel? Wie werden Sie es erreichen? Der wirkliche Unterschied besteht darin, dass Modelle zur Personalplanung viel mehr Statistiken und Analysewerkzeuge benötigen als unsere persönlichen Fitnessmodelle. Dieses Modell lässt sich wahrscheinlich am einfachsten durch den Einsatz komplexer Software-Systeme für die Personalplanung erreichen, die Ihre Daten auf eine Weise aufschlüsseln können, die Sie nie für möglich gehalten hätten.
Personalplanungsmodelle: The Takeaways
Wenn es um Personalplanung geht, ist das Ziel immer, Ihre Talente mit Ihren Geschäftszielen in Einklang zu bringen. Um dies zu erreichen, gibt es viele verschiedene Methoden und Modelle, mit denen Sie die Daten analysieren können, die Sie in der ersten Phase des Personalplanungsprozesses gesammelt haben.
Einige dieser Modelle sind einfach. So können Sie beispielsweise herausfinden, wer für eine Beförderung in Frage kommt, oder wie Ihre historischen Daten zur Mitarbeiterbindung Ihnen dabei helfen können, Neueinstellungen in der Zukunft zu bestimmen. Andere sind schwierig (siehe Optimierung).
Wenn es darauf ankommt, entscheiden Sie, welche Personalplanungsmodelle für Ihr Unternehmen am besten geeignet sind. Wir empfehlen, einige auszuprobieren, um zu sehen, was funktioniert. Wie immer sind Personaleinsatzplanung und Personaleinsatzplanungsmodelle keine Einheitslösungen. Sie müssen an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden, so wie Sie auch Ihre Talente brauchen, um Ihre Geschäftsziele zu erreichen.