(CNN) Besprechungen können langweilig sein, aber sie können sich wirklich in die Länge ziehen, wenn jemand zu viel redet oder vom Thema abschweift.
Wenn eine Person das Gespräch dominiert, kann das andere davon abhalten, sich zu Wort zu melden, und dazu führen, dass neue Ideen und eine Vielfalt von Meinungen zu kurz kommen.
„Ich habe noch nie ein Team geleitet, in dem es nicht jemanden gab, der zu viel geredet hat“, sagt Ellen Faye, ein Produktivitäts- und Führungscoach.
Führungskräfte müssen lernen, wie man eine Sitzung leitet. Sie müssen die Führung übernehmen, wenn jemand aus der Reihe tanzt, aber sie müssen auch vorsichtig sein, wenn es darum geht, die Person zu zügeln.
„Besprechungen sollen nützlich sein, und wenn man jemanden hat, der immer weiter redet, ist die Besprechung unproduktiv“, sagt Faye.
Setzen Sie eine feste Tagesordnung
Mit einer umfassenden Tagesordnung, die Themen und Zeitrahmen enthält, ist es einfacher, die Teilnehmer auf Kurs zu halten. Sie gibt einen Plan vor, was besprochen wird (und was nicht), was den Teilnehmern helfen kann, beim Thema zu bleiben.
Setzen Sie von Anfang an den Ton der Sitzung: Wenn Sie den Teilnehmern sagen, dass Sie vorhaben, die Dinge in Bewegung zu halten und beim Thema zu bleiben, werden sich die Teilnehmer ihrer Redezeit bewusster und es ist weniger unangenehm, wenn Sie eingreifen müssen.
Schaffen Sie Zeitlimits
Die Festlegung von Parametern kann auch dazu beitragen, Redner, die zu viel reden, zu bremsen.
Sie können die Teilnehmer auffordern, ihre Kommentare auf ein oder zwei Minuten zu beschränken oder ihren wichtigsten Gedanken zu äußern und dann zur nächsten Person überzugehen, empfahl Faye.
Eine andere Möglichkeit besteht darin, festzulegen, dass Sie jeden Teilnehmer mindestens einmal, aber höchstens dreimal zu Wort kommen lassen wollen. „Auf diese Weise ist jeder gezwungen, das Wort zu ergreifen und sich zu beteiligen, aber die Vielredner werden stärker eingeschränkt“, so Faye.
Lenken Sie sie wieder auf den richtigen Weg
Wir alle können uns manchmal verzetteln und riskieren, uns in unwichtigen Details zu verzetteln.
Wenn das passiert, schlägt Faye vor, etwas zu sagen wie: Das sind tolle Details, an denen wir arbeiten können. Wir sollten uns das für später aufschreiben.
„Es braucht eine Führungspersönlichkeit mit Selbstvertrauen, die weiß, wann genug ist“, sagte sie.
Schaffen Sie einen „Parkplatz“
Es ist wichtig, dass die Teilnehmer das Gefühl haben, gehört zu werden, aber manchmal sind ihre Ideen einfach nicht relevant für das aktuelle Thema. Diese Ideen können auf einen „Parkplatz“ geschickt werden, d. h. auf eine Liste, die Sie entweder auf Papier oder für alle sichtbar erstellen.
Auf diese Weise wird eine Idee bestätigt, aber das Gespräch bleibt beim Thema. Achten Sie nur darauf, dass Sie am Ende des Meetings wieder auf den Parkplatz zurückkehren.
„Die Aktionen auf dem Parkplatz müssen auf irgendeine Weise weitergeführt werden“, rät Hallie Crawford, ein zertifizierter Karrierecoach. Das könnte bedeuten, dass eine Idee auf die Tagesordnung der nächsten Sitzung gesetzt wird, dass jemand beauftragt wird, sich damit zu befassen, oder dass sie per E-Mail behandelt wird.
Höflich unterbrechen
Wenn es einen Dauerredner gibt oder jemand mehrere Minuten lang nicht weiter kommt, könnte es an der Zeit sein, zu unterbrechen – seien Sie dabei einfach höflich.
Wenn sich jemand ausschweifend äußert und nicht auf den Punkt kommt, schlägt Crawford vor, etwas zu sagen wie: „Joe, wenn ich unterbrechen darf, ich finde, das ist ein toller Gedanke. Haben Sie irgendwelche Vorschläge, wie wir diesen Plan oder diese Strategie umsetzen können?“
Sie sagte auch Sätze wie: „Entschuldigen Sie, dass ich Sie unterbreche, aber im Interesse der Zeit“ oder „Zurück zur Tagesordnung“ können die Leute auch wieder auf den richtigen Weg bringen, ohne dass sie als schroff erscheinen.