Das IRS-Formular W-2 enthält Informationen über den Bruttolohn eines Arbeitnehmers, die Sozialversicherungs- und Medicare-Löhne, die Einbehaltung von Einkommenssteuern auf Bundes- und Landesebene und andere steuerliche Abzüge. Arbeitgeber müssen diese Erklärung jedem Arbeitnehmer aushändigen, der während des Steuerjahres für ihr Unternehmen gearbeitet hat.
Das Formular muss den Arbeitnehmern ausgehändigt und der Sozialversicherungsbehörde bis spätestens 31. Januar des Folgejahres vorgelegt werden.
Was ist das Formular W-2?
Das Formular W-2 enthält Einkommens- und Quellensteuerinformationen für Arbeitnehmer für ihre Einkommenssteuererklärungen, und es liefert dieselben Informationen an die IRS und die Social Security Administration (SSA).
Es muss für jeden Arbeitnehmer eingereicht werden, von dem im Laufe des Jahres Einkommens-, Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern einbehalten wurden. Eine Ausnahme besteht für Arbeitnehmer, die auf den W-4-Formularen, die sie ihren Arbeitgebern bei der Einstellung hätten vorlegen müssen, angegeben haben, dass sie von der Einbehaltung befreit sind.
Wer verwendet das Formular W-2?
Das Formular W-2 ist für Arbeitnehmer bestimmt, nicht aber für unabhängige Auftragnehmer, Freiberufler und andere Nichtarbeitnehmer wie Lieferanten. Für die Übermittlung von Einkommensinformationen an diese Personen ist stattdessen das Formular 1099-MISC zu verwenden. Die meisten Nichtangestellten müssen ein Formular 1099-MISC erhalten, wenn Sie ihnen im Vorjahr 600 Dollar oder mehr gezahlt haben.
Erkundigen Sie sich bei einem Steuerfachmann, wenn Sie sich nicht sicher sind, ob ein Arbeitnehmer ein Angestellter oder ein unabhängiger Auftragnehmer ist, denn dies kann eine wichtige Unterscheidung mit schwerwiegenden Folgen sein, wenn Sie einen Arbeitnehmer falsch einstufen. Sie können auch das Formular SS-8 bei der IRS einreichen und sie bitten, die Frage für Sie zu entscheiden.
Wo Sie die W-2-Formulare erhalten
Sie erhalten die W-2-Formulare in Ihrem örtlichen Bürobedarfsgeschäft, von Ihrem Steuerberater oder Sie können sie online bei der IRS abrufen. Sie können die W-2-Formulare auch von den meisten Programmen zur Vorbereitung von Unternehmenssteuern erhalten.
Im Gegensatz zu vielen anderen Steuerformularen können Sie die W-2-Formulare jedoch nicht von der Website des IRS herunterladen und ausdrucken. Das Exemplar A hat eine bestimmte Farbe (rote Tinte), und nur Originale mit dieser Farbe können eingereicht werden.
Ausfüllen des Formulars W-2
Sie können die W-2-Formulare manuell mit Hilfe eines ausfüllbaren PDF-Formulars auf der SSA-Website oder mit der Kleinunternehmensversion der meisten Steuererstellungsprogramme erstellen. Sie können auch einen Steuervorbereitungsdienst, eine Software zur Vorbereitung von Unternehmenssteuern oder einen Gehaltsabrechnungsdienst zur Vorbereitung, Ablage und Versendung von W-2-Formularen nutzen.
Einige häufige Fehler werden auf dem Formular W-2 häufig gemacht. Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist, bevor Sie die Formulare an Ihre Mitarbeiter aushändigen und bevor Sie sie an die SSA übermitteln.
Die Felder auf dem Formular sind alle klar beschriftet, so dass Sie genau wissen, welche Informationen Sie in jedes Feld eintragen müssen. Ein häufiger Fehler, den Arbeitgeber machen, ist jedoch, dass sie die Kosten für die Krankenversicherung der Arbeitnehmer nicht angeben. Diese Angaben sind in den Feldern 12a bis 12d zu machen, und dem Formular sind entsprechende Anweisungen beigefügt.
Sie müssen bei der SSA ein Korrekturverfahren durchlaufen, um etwaige Fehler in diesen Formularen zu beheben.
Kann das Formular W-2 elektronisch eingereicht werden?
Formulare W-2 können auf der Website der SSA elektronisch eingereicht werden, aber Sie müssen sich zunächst bei den Business Services Online der SSA registrieren. Die Website bietet auch verschiedene andere hilfreiche Dienste an.
Wenn Sie diese Option wählen, reichen Sie nur eine elektronische Kopie von Kopie A ein. Behalten Sie Kopie A und geben Sie die anderen Kopien an den Arbeitnehmer weiter.
Wo werden die W-2-Formulare verschickt?
Die SSA bietet auf ihrer Website eine Liste von Adressen für den Versand von W-2-Formularen in Papierform an. Welche Adresse Sie verwenden, hängt davon ab, ob Sie ein Original oder ein korrigiertes W-2-Formular einreichen und ob Sie den U.S. Postal Service oder ein privates Transportunternehmen wie FedEx benutzen.
Formulare W-2 einreichen
Die W-2-Formulare müssen zusammen mit einem W-3-Formular bis spätestens 31. Januar des Folgejahres bei der SSA eingereicht werden. Die Frist für die Aushändigung der W-2-Formulare an die Arbeitnehmer ist ebenfalls der 31. Januar. Das Formular W-3 ist ein Übermittlungsformular, mit dem alle Angaben auf den einzelnen W-2-Formularen zu einer Gesamtsumme für die SSA addiert werden.
Sie müssen kein W-3-Übermittlungsformular einreichen, wenn Sie Ihre W-2-Formulare online bei der SSA einreichen, aber Sie benötigen dieses Formular, wenn Sie den Antrag per Post stellen.
Die verspätete Einreichung von W-2 ist mit Geldbußen und Strafen verbunden, aber Sie können eine Verlängerung von 30 Tagen beantragen, wenn Ihnen die Zeit davonläuft. Die Verlängerung wird jedoch nicht automatisch gewährt. You must provide a detailed explanation of why the extension is necessary.
Key Takeaways
- Forms W-2s must be provided to each of a business’s employees, as well as to the Social Security Administration for each employee who had income, Social Security, and Medicare taxes withheld from their pay at any point during the year.
- The form cites earnings and amounts of taxes withheld.
- Forms W-2 can be easily filed online using the Social Security Administration’s Business Services Online.
- The deadline for submission to employees and to the Social Security Administration is Jan. 31 of the year following the year in which earnings were paid.