21 façons de communiquer efficacement – Relavate

Au besoin, soyez ferme mais avec tact.

Apprenez à utiliser des mots fermes mais diplomatiques, même lorsque vous corrigez vos adversaires. Vous pouvez être véridique sans être vulgaire.

Faites bon usage des questions.

La personne qui pose les questions est souvent celle qui contrôle la conversation. Cependant, le contrôle n’est pas nécessairement l’objectif. Au contraire, l’utilisation de bonnes questions permet d’aller au cœur du problème et d’engager les gens dans un processus de dialogue et de communication. Demandez jusqu’à ce qu’il y ait une clarification en utilisant les questions « qui-quoi-quand-où-comment » et parfois « pourquoi ».

Recherchez des moments d’enseignement, de clarification ou de découverte de soi.

Faites-le en arrêtant l’autre personne à des moments critiques et en lui demandant ce qu’elle pense.

Recherchez le moment du registre silencieux.

C’est le moment où une personne semble se figer et réfléchir à ce qui est dit. C’est souvent l’endroit où la ou les personnes sont engagées, quelque chose que vous avez dit a touché une corde sensible et a résonné en elle ou lui.

Cependant, n’utilisez pas le silence pour frustrer votre interlocuteur. Si la conversation devient plus difficile que ce que vous êtes capable de supporter à ce moment-là, expliquez alors pourquoi vous hésitez à parler, puis mettez fin à la discussion.

Découvrez à l’avance le sujet d’une conférence organisée.

Si l’on vous demande de rencontrer quelqu’un et que vous soupçonnez que ce n’est pas simplement pour une occasion amusante ou sociale, demandez alors si l’autre personne à la courtoisie de vous dire à l’avance le but de la rencontre.

Recordez les sujets importants.

Dans certains contextes, cela est crucial, comme lors d’une rencontre personnelle avec un adversaire ou un antagoniste, ou lors d’une réunion de comité ou d’équipe très importante. Winston Churchill était un adepte de cette pratique. L’une de ses maximes était la suivante : « Je crois fermement qu’il faut traiter les affaires officielles par écrit… Qu’il soit clairement entendu que toutes les instructions émanant de moi sont faites par écrit, ou doivent être immédiatement confirmées par écrit, et que je n’accepte pas la responsabilité des questions relatives à la défense nationale, sur lesquelles on prétend que j’ai pris des décisions, à moins qu’elles ne soient consignées par écrit. » (Stephen Hayward, Churchill on Leadership ; p. 110)

Communiquez régulièrement les plans et les décisions à ceux qui ont besoin de savoir.

Les personnes qui interrompent le font pour diverses raisons, dont peu apportent de la valeur à la conversation ou l’améliorent. Certains interrompent parce qu’ils n’écoutent pas. Ils doivent écouter, sinon vous perdez votre temps et votre énergie. Certains interrompent parce qu’ils ont peu de respect pour vous ou pour les autres participants à la conversation. Lorsqu’ils sont comme ça, c’est une question de mépris pour vous. Il peut difficilement y avoir un échange mutuellement bénéfique lorsqu’il y a peu ou pas de respect. Ils doivent être respectueux. Certains vous interrompent parce qu’ils sont trop arrogants pour croire que vous avez quelque chose d’intéressant ou d’important à partager. Ils ont besoin d’une certaine dose d’humilité pour pouvoir interagir avec les autres de manière utile et significative.

Si l’autre personne continue à vous interrompre, mettez alors fin à la conversation et éloignez-vous.

Ne laissez pas les questions non résolues sans réponse.

Il est rare que les questions non résolues disparaissent simplement. Souvent, ces problèmes reviennent hanter votre relation plus tard. Si vous ne parvenez pas à résoudre un problème au cours de votre conversation, prenez rendez-vous pour en discuter plus tard. Il est généralement préférable de faire de ce sujet précis la priorité singulière de votre entretien de suivi.

Utilisez la paraphrase.

Si un sujet est suffisamment important, alors paraphrasez ce qui a été dit ou demandez à votre ou vos interlocuteurs de vous paraphraser ce que vous avez dit. Cela peut être un outil précieux pour déterminer s’il existe un accord acceptable entre les parties. Il peut être utile de s’assurer que vous comprenez ce qui est dit en reformulant ce que l’autre personne a dit et en lui demandant si c’est effectivement ce qui a été dit ou voulu.

Résumez les réunions.

Lors des réunions, prenez le temps à la fin de résumer ce qui a été abordé et à qui sont attribuées les différentes tâches.

Demandez de l’aide lorsque la communication avec une autre personne est difficile.

Si vous avez constamment des difficultés à communiquer avec une autre personne, demandez l’aide d’une ou deux autres personnes pour améliorer la communication. Souvent, cela permet de résoudre le problème entre des personnes régulièrement en conflit. Sachez que cela ne signifie pas toujours qu’il y aura une résolution.

Donnez une vue d’ensemble, mais n’abusez pas des généralisations.

Faites suivre les concepts abstraits par des exemples concrets. Comme le conseillent les spécialistes de la communication : peignez un tableau verbal et reliez les points.

Débarrassez-vous des distractions.

Ayez l’intention de mettre de côté les choses qui peuvent priver votre conversation du niveau de valeur qu’elle mérite. Éteindre votre téléphone portable, fermer votre tablette ou votre ordinateur, retirer le ou les écouteurs de votre tête sont des moyens d’y parvenir. Not only can you not give mindful attention to the discourse with other things vying for your mind’s attention, these distractions actually demonstrate to others that they are not important enough to have a meaningful conversation.

On the positive side, there are benefits when you put away anything that can intrude upon your discourse with others. Benefits include, but not limited to:

• Being able to converse in a more meaningful way.

• Showing mutual respect, which has a strong probability of elevating your relationship.

• Increasing the chances of actually getting something accomplished.

• You are able to better focus on each other and upon the topic or agenda.

• You can remember the conversation and most likely the salient points at a later time.