Une proposition de projet est un document qui définit les étapes nécessaires pour résoudre un problème particulier. Elle présente une progression et une description logiques du problème, le plan d’action que vous envisagez pour le résoudre et les besoins budgétaires correspondants. La proposition est soumise au donateur dans l’attente de fonds afin que vous puissiez poursuivre vos efforts pour créer un impact social.
La conception d’un projet est un processus qui prend du temps et exige que vous prêtiez attention à chaque étape du développement du projet. Avant d’aborder les conseils pour rédiger la proposition, commençons par comprendre le processus de rédaction d’une proposition.
L’ensemble du processus se compose principalement de deux étapes :
1. La planification du projet : Pendant la phase de planification, vous devrez répondre à plusieurs questions avant de pouvoir enfin commencer à rédiger la proposition. Voici quelques-unes des questions que vous aimeriez vous poser pendant la phase de planification :
- Qui sont les donateurs auxquels vous allez vous adresser ?
- Votre organisation répond-elle aux critères d’éligibilité fixés par l’organisme donateur ?
- Quel est le problème auquel la proposition vise à s’attaquer ?
- Qui tous seront impliqués dans l’activité de rédaction de la proposition ?
La plupart des organisations passent complètement à côté de la planification du projet et échouent finalement à rédiger une proposition de bonne qualité.
2. Rédaction de la proposition : Une fois que vous avez terminé la phase de planification, le travail réel de rédaction de la proposition commence. Pendant la rédaction de la proposition, vous devrez prêter attention aux directives du donateur, à la mise en forme, à la définition du bon ton de la proposition, à l’élaboration d’un budget, etc.
Il est important que vous prêtiez attention à ces deux étapes afin d’élaborer une proposition solide. Pour vous aider à rédiger des propositions efficaces, le guide a été divisé en trois parties.
La partie 1 donne les points importants à retenir pendant la phase de planification ;
La partie 2 détaille les points importants à garder à l’esprit pendant la rédaction de la proposition ;
La partie 3 fournit certaines des raisons pour lesquelles les propositions n’obtiennent pas les fonds souhaités.
Partie 1. Conseils à retenir pendant la phase de planification
(1) Identifiez le problème que votre projet permettrait de résoudre : Pendant la rédaction de la proposition, il est important pour vous d’identifier un problème que vous allez résoudre. Il peut y avoir plusieurs problèmes qui existent dans votre localité mais vous ne pouvez pas vous attaquer à tous ces problèmes en même temps et vous devez donc identifier un problème particulier pour une proposition. Identifiez le problème le plus urgent qui prévaut sur le site de votre projet et, en conséquence, finalisez la stratégie que vous adopteriez pour résoudre ce problème.
(2) Identifiez les organismes de financement potentiels : La probabilité que votre proposition obtienne des fonds dépend en grande partie du fait que vous soumettez la proposition aux bons donateurs. Il est important pour vous d’identifier les donateurs dont les priorités et les critères de financement conviennent à votre organisation. Voici quelques questions qui peuvent vous aider à identifier les prospects :
- Quels organismes donateurs financent activement dans votre localité ?
- L’organisme donateur finance-t-il des organisations comme la vôtre ?
- Etes-vous qualifié pour soumettre une proposition à l’organisme ?
- Quelles sont les directives pour présenter une demande ?
- Vous disposez de suffisamment de temps pour soumettre la proposition ?
La meilleure façon de localiser les donateurs est d’effectuer une recherche sur Internet pour trouver divers détails sur eux. Vous pouvez également utiliser votre base de données de donateurs pour identifier les donateurs appropriés pour soumettre la proposition. Au cours de cette étape particulière, vous avez toutes les chances d’identifier 4 à 5 donateurs qui accordent des subventions pour le type de travail que vous avez l’intention de faire.
(3) Sachez ce que le donateur recherche : Lisez très attentivement les lignes directrices de l’annonce de financement et comprenez ce que le donateur recherche. De nombreuses organisations sautent cette étape importante et ne la regardent qu’au moment de soumettre la proposition. Les lignes directrices précisent clairement les critères d’éligibilité, les exigences de format, la date limite, les informations budgétaires, le nombre de pages, les documents à soumettre, etc. Effectuez des recherches sur le donateur, afin de comprendre le donateur, les projets antérieurs qui ont été financés, le nombre de projets soutenus, etc. Une fois que vous avez terminé les recherches de fond, vous pouvez commencer à travailler sur votre proposition.
(4) Organisez une bonne équipe de travail : Ne vous surchargez pas de l’ensemble du processus de rédaction de la proposition ; au contraire, attribuez différentes sections à votre équipe en fonction de leur expertise. En fonction de la taille de votre ONG, organisez une équipe avec des tâches, des responsabilités et un calendrier clairement définis. Les membres de l’équipe doivent posséder de bonnes compétences rédactionnelles ainsi que de solides connaissances techniques sur le sujet concerné.
(5) Lisez les propositions gagnantes : Tout en rédigeant la proposition, assurez-vous de lire quelques propositions gagnantes (elles sont généralement disponibles en ligne). Cela vous aidera à structurer votre proposition et vous donnera un aperçu de la terminologie, du format et du langage préférés par les donateurs.
Partie 2. Conseils à retenir pendant la phase de rédaction de la proposition
(1) Le titre du projet doit capturer l’essence du projet : Tout en décidant du titre de la proposition, assurez-vous que le titre est attrayant et donne au lecteur une idée générale du projet.
(2) Structurez correctement la proposition : Le plus souvent, l’agence de financement vous fournira un modèle/format de proposition à soumettre. Dans le cas où l’organisme de financement n’a pas fourni de modèle, vous pouvez utiliser un modèle de proposition standard avec les sous-titres suivants :
(3) Apportez des idées et des éléments innovants dans le projet : La plupart des bailleurs de fonds soutiennent les organisations qui sont capables d’innover et de proposer des idées novatrices dans leur proposition de projet. Essayez d’intégrer un peu de créativité dans l’un ou l’autre des éléments du projet, qu’il s’agisse de la prestation de services, des canaux de communication ou de l’adoption de la technologie.
(4) Rédigez le résumé exécutif de manière claire, succincte et attrayante : Le résumé exécutif ne résume pas seulement la proposition de projet mais révèle également des points importants relatifs au problème, à la solution, au caractère unique de la proposition et à la raison pour laquelle votre organisation est apte à réaliser un tel projet. Pour donner le bon ton, il est important que vous soyez en mesure d’aborder le pourquoi, le comment et le quoi de la proposition dans le résumé lui-même.
(5) Soyez spécifique et précis : N’écrivez que ce qui est vraiment important et mentionnez les faits qui renforcent votre argumentaire. Rédigez la proposition pour transmettre les informations nécessaires au lecteur, afin qu’il soit en mesure de comprendre clairement votre proposition de projet. Évitez d’écrire des histoires et des choses non pertinentes dans la proposition, car les examinateurs doivent passer en revue plusieurs propositions ; votre objectif doit être de rendre votre cas clair en quelques pages et de ne pas les ennuyer/surcharger de détails inutiles
(6) Inclure des exemples/études de cas pertinents : Inclure des exemples pertinents dans la proposition donne au donateur une idée de la façon dont votre organisation a abordé des situations similaires auparavant. Essayez de mentionner des études de cas appropriées où votre organisation a aidé des personnes à surmonter des questions/problèmes et a créé un impact positif.
(7) Lorsque vous écrivez sur votre organisation, ne vous vantez pas de vos réalisations : Dans la section où vous mentionnez l’organisation, utilisez un langage qui ne semble pas se vanter de vous, prouve plutôt au donateur que vous êtes capable de gérer et de mener à bien le projet. Vous pouvez mentionner certaines réalisations et récompenses que votre organisation a reçues pour avoir effectué un travail de même type.
(8) Utilisez des données et des faits pour appuyer votre argumentation : Lors de la rédaction de la justification du projet, citez des faits et des chiffres comme preuves de votre problème. Ces faits peuvent provenir de données que votre organisation a recueillies ou peuvent provenir d’articles de recherche, de rapports gouvernementaux, d’articles de presse, etc. Assurez-vous que les données que vous citez sont à jour et proviennent d’une source crédible. Évitez d’utiliser des données si elles sont périmées et si vous n’êtes pas sûr de la source.
(9) Le but doit indiquer clairement l’objectif de votre proposition : L’objectif de la proposition doit être rédigé de manière claire pour indiquer l’objectif principal du projet, le bénéficiaire cible et les aspects spécifiques du projet. Évitez d’utiliser des déclarations peu pratiques et vagues dans l’énoncé du but.
(10) Ne gardez qu’un seul but pour la proposition : Il est conseillé que votre proposition de projet n’ait qu’un seul objectif. Avoir plusieurs objectifs dans le projet indique que vous êtes confus et que vous n’êtes pas sûr de ce que vous avez vraiment l’intention de faire à travers le projet.
(11) Rédigez des objectifs S.M.A.R.T. : Les objectifs sont des déclarations détaillées décrivant les moyens par lesquels vous avez l’intention d’atteindre le but. Utilisez la méthode S.M.A.R.T. pour rédiger vos objectifs, ce qui signifie écrire des énoncés spécifiques, mesurables, réalisables, réalistes et limités dans le temps.
(12) Décrivez clairement la méthodologie que vous suivrez pour atteindre les buts/objectifs souhaités : Tout en rédigeant l’approche/méthodologie du projet, décrivez clairement chaque étape que vous allez mettre en œuvre. Donnez des détails sur la stratégie (Nbre d’ateliers à organiser, Formations sur le sujet XVZ à donner sur une période de 3 mois etc.) que vous adopterez pour aligner vos activités de projet avec les buts et objectifs du projet.
(13) Évitez d’utiliser des jargons et un langage technique : Utilisez un langage simple et facile à comprendre tout au long de la proposition. Le lecteur/réviseur de la proposition n’est pas nécessairement un expert dans le domaine particulier et peut ne pas connaître les mots techniques, alors utilisez des mots simples pour expliquer votre problème et votre solution.
(14) Utilisez des tableaux, des diagrammes de flux, des graphiques d’information pour rendre la proposition : Pour faire ressortir votre proposition, il est toujours préférable d’utiliser des diagrammes simples, des cartes, des graphiques, etc. au lieu d’un texte simple. L’utilisation de diagrammes de flux et de diagrammes aide le lecteur à mieux comprendre le contexte et rend également la proposition plus attrayante
(15) Suivez les directives spécifiques : En aucun cas, vous ne devez dépasser les limites fixées dans les directives du donateur, le nombre de pages, la taille de la police, l’espacement des lignes, etc. Les directives sont là pour une raison et vous devez les suivre.
(16) Formatez correctement la proposition : Formatez la proposition de manière à ce qu’elle soit attrayante. Tous les paragraphes doivent être proprement alignés ; le texte doit être lisible avec un espacement suffisant entre les lignes et l’ensemble du texte doit être de la même police (Taille et type). Mettez en page tous les numéros correctement.
(17) Faites examiner la proposition par vos collègues et révisez-la : C’est toujours une bonne idée de faire réviser la proposition par vos collègues/membres du conseil d’administration, etc. De nombreuses organisations font également réviser leurs propositions par un lecteur froid (une personne qui n’a pas été impliquée dans la rédaction du projet). Lisez les commentaires des réviseurs et tenez compte de leurs suggestions et critiques, et corrigez les erreurs et omissions qu’ils ont suggérées. L’examen permet d’améliorer la qualité de la proposition. Relisez la proposition encore et encore pour supprimer les détails inutiles et les erreurs grammaticales et factuelles. Lors de la révision de la proposition, assurez-vous que votre proposition est conforme aux directives, qu’elle relie clairement les objectifs et les activités et qu’elle ne comporte pas d’erreurs.
(20) Répondez à toutes les questions/sections mentionnées dans le modèle de proposition : Ne laissez aucune section/question sans réponse. Même si vous pensez que les questions sont répétitives assurez-vous de rédiger une réponse appropriée. Les formulaires incomplets sont disqualifiés lors de la toute première sélection et ne sont pas acceptés pour un examen ultérieur par l’agence.
(21) Évitez le plagiat : Assurez-vous que la proposition est éditée correctement et qu’elle a été vérifiée pour éviter le plagiat. Dans le cas où vous avez utilisé un paragraphe, des données, des faits ou d’autres informations provenant d’un article quelconque, assurez-vous de créditer toutes vos sources. Vous pouvez paraphraser, citer ou inclure une page de référence à la fin de la proposition pour éviter le plagiat. De nombreuses agences (Spécialement celles orientées vers la recherche) utilisent des logiciels anti-plagiat et dès que votre proposition montre des signes de plagiat, la proposition peut être disqualifiée.
(22) Concevez le budget avec le plus grand soin : Assurez-vous que tous les postes budgétaires répondent aux exigences de l’organisme de financement. Préparez toujours un exposé narratif avec le budget de manière à expliquer les différentes dépenses. Il est important que le budget du projet soit aligné sur les activités du projet et vous devez être en mesure de justifier tous les coûts que vous mentionnez.
Partie 3. Pourquoi les propositions échouent-elles ??
Même si les ONG élaborent plusieurs propositions chaque année, seules quelques-unes sélectionnées reçoivent le financement requis. Cela nous amène à une question importante, à savoir pourquoi les organisations échouent à rédiger de bonnes propositions. Il existe plusieurs raisons pour lesquelles certaines propositions ne parviennent pas à convaincre les donateurs de soutenir leur cause, certaines des raisons les plus courantes sont présentées ci-dessous :
(1) Non-respect des directives : La plupart des donateurs ont une ligne directrice spécifique pour la soumission des propositions, le thème du projet, le format et les délais. De nombreuses ONG ne lisent pas les directives et soumettent leurs propositions sans intégrer les instructions nécessaires. Vous devez comprendre que ces directives n’existent que parce que le donateur veut que vous les suiviez.
(2) Faits et données insuffisants pour soutenir votre proposition : De nombreuses ONG rédigent des propositions avec tellement d’émotion qu’elles omettent complètement d’utiliser des données pertinentes. Vous pouvez avoir une histoire attrayante, mais à moins que vous n’ayez des faits pour soutenir votre histoire, un donateur n’y prêterait pas beaucoup d’attention. N’oubliez pas que votre proposition n’est pas le scénario d’un film, mais un document commercial sur la base duquel votre organisation recevra un financement.
(3) L’imprécision : Une autre raison pour laquelle de nombreuses propositions ne parviennent pas à séduire le donateur, est le fait que toutes les ONG rédigent des propositions sans décrire correctement le problème, les bénéficiaires cibles, les objectifs et les activités. Cela rend la proposition vague et n’indique pas clairement pourquoi vous voulez le soutien d’une certaine agence. Aucun donateur n’investira dans un projet qui n’a pas de vision appropriée et dont l’objectif est irréaliste.
(4) Mauvaise présentation et erreurs : Comme indiqué précédemment la proposition constitue la base de votre relation avec le donateur, il est important que vous présentiez la proposition d’une manière professionnelle. Parfois, les propositions sont si mal écrites et présentées que l’examinateur manque le point / l’intention. Les fautes d’orthographe et les erreurs grammaticales constituent un autre problème majeur des propositions. Un donateur ignorera certainement quelques erreurs, mais si votre proposition comporte de nombreuses erreurs, elle ne créera pas une bonne impression et conduira à un échec.
(5) La proposition manque de plan d’évaluation ou de suivi : Les donateurs ont tendance à financer les projets qui ont un plan d’évaluation et une structure de suivi. Avoir un plan d’évaluation dans la proposition rend votre organisation plus responsable et augmente vos chances d’être financé.
(6) Soumission après la date limite : De nombreuses organisations soumettent la proposition après la date limite, cela ne fait que conduire à la disqualification de votre entrée de proposition.
(7) Non orienté vers la mission de l’organisme donateur : Si l’organisation n’a pas fait suffisamment de recherches sur l’agence donatrice, il est probable que la proposition ne corresponde pas à la mission et à l’objectif du donateur.
(8) Proposition incomplète/documents non complets : De nombreuses organisations soumettent une proposition qui est incomplète et ne répond pas à toutes les questions/sections du modèle de projet. Parfois, les organisations ne soumettent pas les documents (lettre de soutien, documents d’enregistrement, lettre d’autorisation, etc.)
Les 25 conseils les plus importants en un coup d’œil
Comme la rédaction d’une proposition est un processus qui prend du temps, commencez toujours tôt afin d’avoir du temps pour l’édition, la révision, l’examen et la soumission finale. Allez-y, rédigez la proposition et soumettez-la en temps voulu.
Si vous soumettez la proposition par courrier, assurez-vous que tous les documents sont nommés correctement et sont rassemblés dans un dossier zippé. Ce dossier doit être accompagné d’une lettre de présentation.
Si l’organisme donateur exige des soumissions sur papier, envoyez les copies en temps voulu afin que la proposition parvienne au bureau bien avant la date limite. Tous les documents doivent être classés correctement et soumis dans le bureau de l’agent de financement.
Si vous soumettez une demande en ligne, cliquez sur le bouton de soumission et soumettez la demande.
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