A l’aide – Je suis en train d’être contrôlé par l’IRS, et je n’ai pas de reçus !

C’est le genre de cauchemar qui pourrait donner des sueurs froides à une personne au réveil : vous recevez une lettre indiquant que l’IRS va contrôler votre entreprise, et vous n’avez conservé aucune sorte de registres organisés. Il vous manque toutes sortes de documents et de reçus pour les dépenses professionnelles.

Si vous êtes confronté à ce scénario catastrophe, vous êtes probablement un peu stressé. Nous sommes là pour vous aider, et pour vous dire que vous pouvez vous en sortir – vous n’avez pas besoin de fuir au Mexique ou d’acheter une fausse moustache et des lunettes. Dans cet article, nous allons parler de votre situation et vous expliquer comment vous mettre dans la meilleure position possible pour survivre à votre audit.

N’essayez pas de vous cacher d’un audit !

Ce que vous ne voulez pas faire après avoir reçu un avis d’audit, c’est ignorer le problème. Si l’Internal Revenue Service vous a sélectionné pour un audit, il n’y a pas moyen d’y échapper, vous devez donc commencer à prendre des mesures proactives pour vous préparer. (Vous recevrez une lettre de l’IRS vous informant d’un audit. Les lettres sont le seul moyen pour l’IRS d’informer les contribuables qu’ils font l’objet d’un audit – les agents de l’IRS ne vous appelleront jamais et ne se présenteront pas à votre domicile)

Lors d’un audit, l’IRS peut examiner les déclarations de revenus que vous avez déposées au cours des trois dernières années. Cependant, si l’agence identifie une erreur importante, elle peut remonter encore plus loin et examiner d’autres déclarations de revenus – jusqu’à six ans.

Bien que vous ne puissiez pas échapper à un audit, vous pouvez peut-être gagner du temps pour vous organiser. L’agent de l’IRS devrait accepter une demande de report pour certaines raisons valables, telles que :

• Vous avez besoin de plus de temps pour rassembler vos dossiers
• Vous avez besoin de plus de temps pour vous assurer une représentation juridique
• Votre comptable ou votre fiscaliste ne peut pas se rendre à la date de l’audit actuel
• Vous avez un engagement important au moment de l’audit, et vous ne pouvez pas le reprogrammer
• Vous avez un problème médical qui rend peu pratique votre participation à l’audit

Dossiers financiers incomplets pour un audit de l’IRS ? Vous n’êtes pas seul

Sachez tout d’abord que vous êtes loin d’être la première personne à vous présenter à un audit avec des dossiers financiers moins que parfaits. Dans un monde parfait, nous tiendrions tous des registres impeccablement organisés et prêts à être utilisés à tout moment. Dans le monde réel, de nombreux propriétaires de petites entreprises prennent du retard dans la tenue des dossiers ou ne s’organisent jamais en premier lieu.

En fait, les dossiers manquants ou incomplets sont un problème si courant lors des audits que la Cour fiscale des États-Unis a établi une règle de droit fiscal qui permet aux contribuables de recréer des dépenses lorsque les dossiers directs n’existent pas. Cette règle est appelée règle Cohan parce qu’elle trouve son origine dans une affaire de tribunal fiscal des années 1930, Cohan v. Commissioner.

La règle Cohan dit qu’en l’absence de reçus ou d’autres preuves concrètes de dépenses professionnelles, un contribuable peut créer une estimation de ces dépenses et ensuite utiliser ces estimations pour demander des déductions et des crédits d’impôt. Cependant, les estimations des dépenses doivent être raisonnables.

Donc, si vous essayez d’estimer la valeur d’une perceuse électrique que vous avez achetée pour votre entreprise de sous-traitance en solo, vous pourriez utiliser la valeur marchande de ce modèle de perceuse pour établir la valeur de la dépense.

La règle Cohan peut fournir une « sortie » si vous n’avez vraiment aucun autre moyen de prouver une dépense d’entreprise, mais c’est plutôt une option de dernier recours. Certains contribuables qui sont allés au tribunal avec l’IRS et ont essayé de s’appuyer sur la règle Cohan ont perdu. De plus, la règle ne s’applique pas aux frais de voyage, aux frais de divertissement, aux cadeaux et à certains autres types de biens qui sont énumérés à la section 274(d) du code des impôts américain.

LIAISON : Guide de survie à l’audit : Comment gérer un contrôle fiscal des entreprises en 2020

Recueillir autant de preuves que possible

Même si vous n’avez pas de reçus sous la main, un petit travail sur le terrain peut permettre de trouver beaucoup de documents utiles pour vos dépenses professionnelles. Voici quelques méthodes possibles que vous pouvez utiliser pour reconstituer vos dossiers :

• Rejoindre les vendeurs et les fournisseurs pour obtenir des copies de reçus ou de factures. Grâce aux systèmes de facturation et de point de vente numériques et connectés au cloud, il est facile pour de nombreuses entreprises de conserver des enregistrements détaillés des achats pendant de nombreuses années. Vous serez peut-être surpris du nombre de reçus que vous pouvez rassembler en contactant les entreprises où vous avez effectué des achats. Il en va de même pour les contributions caritatives.
• Examinez vos relevés de compte bancaire et de carte de crédit. Une ligne sur un relevé bancaire n’est peut-être pas aussi bonne qu’un reçu ou une facture détaillée, mais c’est beaucoup mieux que rien lorsque vous voulez prouver qu’une dépense était réelle et légitime. Les chèques annulés peuvent également remplacer les reçus dans de nombreux cas.
• Vérifiez votre calendrier ou votre carnet de rendez-vous. Si vous pouvez au moins préciser quand et où vous avez effectué un achat pour votre entreprise, c’est un début.
• Pour les frais de kilométrage et de déplacement, vérifiez votre historique de médias sociaux ou les enregistrements de votre téléphone portable. Si vous utilisez fréquemment les médias sociaux, vous pouvez être en mesure de reconstituer l’historique de vos déplacements en utilisant les balises de localisation de vos publications sur les médias sociaux. Dans le cas contraire, les relevés de téléphone portable peuvent être un peu plus difficiles à obtenir, mais ils peuvent vous aider à déterminer où et quand vous avez voyagé. Une fois que vous avez reconstitué votre historique de voyage, vous pouvez utiliser un programme de cartographie comme Google Maps pour déterminer le kilométrage exact que vous avez parcouru.

S’il n’y a absolument aucun moyen d’obtenir un reçu ou un autre enregistrement fiable pour un article que vous avez acheté pour votre entreprise, alors prenez une photo de l’article. Notez tout ce dont vous pouvez vous souvenir sur le lieu et la date d’achat de l’article, ainsi que le montant approximatif que vous avez payé. Si vous avez acheté l’article neuf, cherchez-le dans le catalogue imprimé ou en ligne du magasin et prenez une photo ou une capture d’écran pour indiquer le prix. Si vous avez acheté l’article d’occasion, recherchez des articles similaires sur Craigslist ou eBay pour essayer d’établir la valeur de l’article sur le marché de l’occasion.

Comment un professionnel de l’impôt peut vous aider

Embaucher un professionnel de l’impôt est généralement une sage décision dans toutes les situations d’audit, sauf les plus simples. (Et s’il vous manque des reçus et d’autres documents, alors votre processus de vérification ne sera probablement pas simple). Un représentant fiscal expérimenté peut protéger vos droits et vous aider à vous organiser. Si votre pro de la fiscalité a déjà traité des audits, il devrait savoir exactement ce dont vous avez besoin et comment le rassembler, et il a très probablement représenté des personnes dans des situations similaires à la vôtre.

Non seulement un professionnel expérimenté peut veiller sur vous pendant un audit, mais il peut aussi vous soulager et rendre l’ensemble du processus beaucoup plus simple et moins stressant. Une fois que vous aurez engagé un avocat fiscaliste, un agent inscrit ou un autre représentant qualifié, vous n’aurez peut-être même plus besoin de parler avec le vérificateur. Vous pouvez vous concentrer sur d’autres choses qui demandent votre temps pendant que votre représentant fiscal gère le contrôle et vous tient au courant.

Après la conclusion de votre contrôle fiscal, votre professionnel de l’impôt devrait être en mesure de vous donner des conseils qui vous aideront à éviter des problèmes fiscaux similaires à l’avenir. Il devrait également être en mesure de vous aider avec tout besoin de préparation d’impôt ou vous référer à un préparateur d’impôt qualifié qui le fera.

Les Services fiscaux S.H. Block sont là pour vous aider avec votre vérification d’entreprise

Si vous ou quelqu’un que vous connaissez fait face à une vérification d’entreprise, les Services fiscaux S.H. Block sont là pour vous aider. En fait, pour les clients existants, notre logiciel peut alerter les contribuables avant qu’une vérification ne se produise réellement. Cela vous permet de modifier votre revenu avant que l’IRS ne s’en mêle. Grâce à ce service, vous pouvez potentiellement éviter le temps, l’argent et l’aggravation impliqués dans un audit fiscal d’entreprise.

Pour parler avec un représentant fiscal expérimenté de notre équipe, appelez le (410) 727-6006 ou utilisez notre formulaire de contact en ligne.

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