Les sessions exécutives sont généralement des discussions à huis clos d’un conseil d’administration qui peuvent inclure des participants invités, tels qu’un directeur général ou certains membres du personnel. Ces séances peuvent avoir lieu à la fin d’une réunion du conseil d’administration ou en dehors de celle-ci si aucune mesure formelle ne doit être prise. Les séances à huis clos peuvent être un outil utile pour un conseil d’administration lorsqu’il s’agit d’aborder des questions sensibles et/ou juridiques telles que l’évaluation du directeur exécutif. La possibilité de garder les discussions de la session exécutive privées peut également être un grand avantage pour les organisations qui ont des membres votants, qui sont soumises aux lois sur les réunions ouvertes ou dont les procès-verbaux généraux des réunions du conseil sont conservés par le personnel.
Lorsqu’elles sont faites correctement, les sessions exécutives peuvent créer un « espace sûr » pour que les administrateurs puissent discuter d’une question ouvertement et honnêtement, aider à favoriser la confiance entre les administrateurs et permettre une meilleure prise de décision indépendante. Cependant, les séances à huis clos peuvent également constituer un obstacle à une meilleure gouvernance du conseil lorsqu’elles sont utilisées de manière inappropriée ou négligente, créant ainsi une méfiance entre le conseil et le personnel, un secret inutile et de la paranoïa. Vous trouverez ci-dessous certains des facteurs importants qu’un conseil d’administration devrait prendre en compte lorsqu’il utilise une session exécutive.
Confidentialité
- Informer les participants si tout ou partie de la discussion doit rester confidentielle;
- Marquer de manière appropriée les documents comme confidentiels et déterminer ce qu’il serait approprié d’inclure dans le procès-verbal de la réunion s’ils seront divulgués aux membres ou au personnel ;
- Limiter l’accès aux documents ou au procès-verbal de la séance à huis clos aux personnes qui ont participé à la séance à huis clos dans la mesure où la loi le permet ; et
- Assurer la conformité à toute loi applicable sur les réunions ouvertes.
Transparence
- Déterminer quelles informations doivent être communiquées aux parties appropriées après la séance à huis clos;
- Déterminer si un vote, le cas échéant, doit être effectué lors de la séance à huis clos ou peut être effectué pendant la réunion générale du conseil ; et
- Documenter les raisons ou le sujet de la séance à huis clos dans le procès-verbal de la réunion générale.
Processus
- Déterminer si des séances à huis clos régulières ou ad hoc faciliteront davantage une surveillance adéquate et une discussion ouverte par le conseil d’administration ;
- Gérer des attentes claires avec les parties exclues concernant le suivi par le conseil d’administration, même s’il n’y a rien à signaler ; et
- S’assurer que la discussion reste sur le sujet par rapport à l’ordre du jour convenu pour la séance à huis clos.
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