(CNN) Les réunions peuvent être ennuyeuses, mais elles peuvent vraiment s’éterniser lorsque quelqu’un parle trop ou s’éloigne du sujet.
Si une personne domine la conversation, cela peut dissuader les autres de prendre la parole et signifie passer à côté de nouvelles idées et obtenir une variété d’opinions.
« Je n’ai jamais dirigé une équipe où il n’y a pas, à un certain degré, quelqu’un qui parle trop », a déclaré Ellen Faye, un coach en productivité et en leadership.
Les leaders doivent apprendre à gérer une réunion. Ils doivent prendre les choses en main lorsque quelqu’un déraille, mais ils doivent aussi faire preuve de prudence lorsqu’il s’agit de le faire rentrer dans le rang.
« Vous voulez que les réunions soient utiles, et si vous avez quelqu’un qui s’éternise — cette réunion est devenue non productive », a déclaré Faye.
Définir un ordre du jour ferme
Il est plus facile de garder les gens sur la bonne voie avec un ordre du jour complet qui comprend les sujets et les délais. Il fournit un plan de ce qui sera (et ne sera pas) discuté, ce qui peut aider les gens à rester sur le sujet.
Donnez le ton de la réunion dès le début : Dire aux participants que vous prévoyez de faire avancer les choses et de rester dans le sujet peut rendre les gens plus conscients de leur temps de parole et les rendre moins gênants si vous devez intervenir.
Créer des limites de temps
Définir des paramètres peut également aider à freiner les bavards excessifs.
Vous pouvez demander aux gens de limiter leurs commentaires à environ une ou deux minutes, ou qu’ils partagent leur pensée principale et passent ensuite à la personne suivante, a recommandé Faye.
Une autre option est de souligner que vous voulez entendre chaque participant au moins une fois, mais pas plus de trois fois. « De cette façon, tout le monde est obligé de s’exprimer et de participer, mais les personnes qui parlent trop seront plus limitées », a déclaré Faye.
Retournez-les sur le bon chemin
Nous pouvons tous parfois nous perdre dans les méandres et risquer de nous enliser dans des détails qui ne sont pas pertinents.
Si cela se produit, Faye suggère de dire quelque chose comme : Ce sont d’excellents détails sur lesquels travailler. Gardons une note à ce sujet pour plus tard.
« Il faut un leader avec de la confiance pour savoir quand assez est assez », a-t-elle dit.
Créer un » parc de stationnement «
S’assurer que les participants se sentent entendus est important, mais parfois leurs idées ne sont tout simplement pas pertinentes pour le sujet en cours. Ces idées peuvent être envoyées dans un » parking « , qui est une liste que vous créez, soit sur papier, soit à la vue de tous.
Cela permet de valider une idée, mais de garder la conversation sur le sujet. Assurez-vous simplement de revenir au parking à la fin de la réunion.
« Les actions dans le parking doivent être transmises d’une manière ou d’une autre », a conseillé Hallie Crawford, un coach de carrière certifié. Cela peut signifier déplacer une idée à l’ordre du jour de la prochaine réunion, charger quelqu’un de l’examiner ou la traiter par courriel.
Interrompre poliment
S’il y a un surparleur en série ou si quelqu’un part en vrille depuis plusieurs minutes, il est peut-être temps d’interrompre – il suffit d’être poli.
Si quelqu’un est verbeux et ne va pas droit au but, Crawford a suggéré de dire quelque chose comme : » Joe, si je peux vous interrompre, je pense que c’est une excellente pensée. Avez-vous des recommandations sur la façon dont nous pouvons mettre en œuvre ce plan ou cette stratégie ? »
Elle a également dit des phrases comme : « Désolé de vous interrompre, mais dans l’intérêt du temps » ou « nous ramener à l’ordre du jour » peuvent également remettre les gens sur la bonne voie sans paraître durs.