Comment organiser le parfait gala de collecte de fonds

Pour les entrepreneurs sociaux qui cherchent à bouleverser le statu quo et à résoudre les grands problèmes du monde, organiser un gala de collecte de fonds peut sembler archaïque, voire offensant. Pourtant, les organisations à but non lucratif organisent des galas depuis des générations – parce qu’ils fonctionnent.

Bien sûr, un gala ne fonctionnera pas pour toutes les causes ou organisations. Pour commencer, votre entreprise sociale doit être un organisme à but non lucratif. Bien que nécessaire, le statut 501(c)(3) n’est pas suffisant pour réussir un événement de collecte de fonds.

Pour savoir ce qui fait le succès d’un gala, j’ai recueilli les idées de cinq personnes qui, ensemble, ont organisé avec succès des événements qui ont permis de collecter des millions de dollars.

Ces experts sont Carla Javits, directrice générale de la REDF, Fred Reggie, directeur général de Fred Reggie Associates, Jordan Levy, chef des relations extérieures d’Ubuntu Pathways, Brett Durbin, directeur général de Trash Mountain Project, et Derek Rapp, directeur général de la FRDJ.

Quelles organisations sont de bons candidats ?

Si chaque organisation n’est pas un bon candidat pour un gala, lesquelles le sont et lesquelles ne le sont pas ?

Les organisations doivent avoir une « base de supporters susceptibles d’être eux-mêmes dynamisés », explique Carla Javits, dont l’organisation REDF finance des entreprises sociales à but non lucratif qui aident les personnes à surmonter l’itinérance et l’incarcération pour retrouver un travail productif et épanouissant. Les galas de l’organisation ont permis de collecter des millions de dollars sur une période de huit ans.

Elle note qu’une organisation est bien adaptée lorsqu’elle dispose d’un chef de projet capable de planifier et d’organiser un événement d’une telle ampleur.

Jordan Levy, dont le dernier gala a permis de collecter « près d’un million de dollars » pour le travail d’Ubuntu Pathways en Afrique du Sud, explique pourquoi il est si important pour une organisation d’avoir une base de soutien existante avant de tenter un gala. « Il y a des frais généraux, et la planification et l’exécution demandent beaucoup de temps au personnel. Une partie des recettes doit être prévisible. Si vous n’avez pas de réseau établi, un gala pourrait être une proposition risquée. »

Fred Reggie, dont le cabinet aide à organiser des galas et d’autres événements de collecte de fonds pour les organisations à but non lucratif, note que la cause est essentielle. « Les organisations qui servent les enfants (en particulier ceux frappés par des maladies dévastatrices), les arts, les soins palliatifs et les soins de santé sont celles qui puiseraient dans une démographie aisée qui se sentirait à l’aise dans le cadre d’un gala. » Il ajoute que les galas en faveur des animaux ont également du succès. Il n’est pas surprenant que le fait d’avoir un événement de secours animé par des célébrités fonctionne bien, dit-il.

Brett Durbin, dont les galas à petit budget ont permis de collecter jusqu’à 300 000 $ avec une moyenne de seulement 25 000 $ de dépenses, affirme que presque n’importe quel organisme à but non lucratif peut le faire fonctionner « s’il y a une demande pour un tel événement. »

Derek Rapp, dont l’organisation nationale de lutte contre le diabète de type 1 a des chapitres dans tout le pays qui organisent des galas. La clé, dit-il, est d’avoir des bénévoles qui soutiennent le personnel dans la planification des événements.

Organiser l’organisation

Nos experts suggèrent que la planification commence bien à l’avance, peut-être jusqu’à 18 mois pour un événement important et inédit. Levy note que la planification du prochain événement commence par une analyse approfondie du dernier.

Une des clés, souligne Javits, est de désigner une personne qui est responsable en dernier ressort de l’événement – quelqu’un  » qui a de bonnes compétences en gestion de projet. « 

Dès le début, il est important d’organiser un comité de planification qui comprend le personnel et les bénévoles – y compris les membres du conseil d’administration – qui seront impliqués dans la planification et la prise de décision. N’organisez jamais une réunion du comité sans le décideur ; quelqu’un doit pouvoir approuver ou rejeter chaque poste de dépense, point de messagerie ou décision de divertissement. Si le comité se réunit tous les mois et qu’une question se pose pour laquelle aucune réponse ne peut être apportée, un mois de travail peut être perdu.

Avant de commencer une grande partie du travail, le comité doit se fixer un thème, des objectifs financiers et des contractants. Les membres du comité devraient être choisis mutuellement – c’est-à-dire que le personnel devrait être à l’aise avec le choix de la personne et la personne devrait être à l’aise avec la mission – pour diriger des sous-comités pour les fonctions clés :

• Finances et budget
• Venue, nourriture et boissons
• Sponsorships
• Conférenciers et divertissement
• Vente de billets et inscription à l’événement
• Tirage au sort ou tombola
• Enchère silencieuse
• Enchère en direct
• Autres dons et suivi

Si vous choisissez de ne pas faire de tirage au sort, vente aux enchères silencieuse ou vente aux enchères en direct, vous n’aurez évidemment pas besoin de ces comités formés, mais vous renoncerez aux revenus potentiels qui en découlent.

Notez qu’avec neuf sous-comités, le nombre de personnes impliquées dans la planification de l’événement devrait rapidement atteindre des dizaines. Quelques personnes peuvent être prêtes à servir dans deux comités, mais vous voudrez généralement que les volontaires se concentrent sur des points étroits mais stratégiques afin de les garder engagés mais pas submergés.

Lors de la première réunion, programmez toutes les réunions que le comité complet tiendra jusqu’à l’événement. Vous voudrez peut-être avoir des réunions moins fréquentes au début et plus fréquentes, peut-être hebdomadaires, au cours du dernier mois de préparation.

Le thème choisi par le comité doit être étroitement aligné sur la mission et l’objectif de l’organisation – vous organisez une collecte de fonds, pas un bal de fin d’année. Une fois choisi, tout le reste, de la salle, de la nourriture et des boissons au décor et au divertissement, doit être en harmonie avec le thème. Comme le dit Javits, « le thème est essentiel. Appliquez un maximum de créativité pour le lier à vos programmes : les repas, les divertissements, le décor et même le lieu doivent être alignés sur ce thème qui, à son tour, illumine votre programme. »

Reggie dit que, quel que soit le reste de votre thème, « il doit crier l’amusement ! »

« Ne réfléchissez pas trop ». Levy d’Ubuntu propose cette mise en garde : « Vos invités sont des gens qui ont des vies bien remplies et c’est leur soirée. N’essayez pas de mettre trop de contenu. Faites en sorte que la soirée soit courte. Pensez au type de soirée que vous apprécieriez. Les gens veulent s’engager, se divertir et passer un bon moment. Gardez la nourriture simple, faites en sorte qu’il soit facile de prendre un verre et mettez en avant votre meilleur message. »

Finances et budget

Le coût d’un gala – et les revenus qu’il génère – sera différent à Dayton ou Little Rock qu’à Manhattan ou San Francisco. Pourtant, certains paramètres financiers seront cohérents pour la plupart des événements.

Javits et Reggie suggèrent tous deux qu’un gala devrait générer une marge bénéficiaire d’environ 60 %. Dit autrement, si les recettes totales de toutes les sources, y compris les dons faits lors du gala, atteignent 100 000 $, vous devriez vous attendre à avoir dépensé 40 000 $ ou moins pour toutes les dépenses, de la nourriture et des boissons aux badges nominatifs et aux décorations.

Cela met en évidence l’un des arguments contre la réalisation de galas du tout. Est-ce qu’une trop grande partie de l’argent va à la salle et au traiteur ? Javits suggère de ne faire un gala que si vous n’avez pas d’autre moyen,  » moins coûteux « , d’activer les donateurs.

En supposant que vous alliez de l’avant, budgétez soigneusement vos sources de revenus. Reggie suggère la répartition des revenus suivante :

• Sponsorships : 10%
• Vente de billets : 40%
• Tirage au sort/tirage au sort : 10%
• Enchères silencieuses : 20%
• Enchères en direct : 20%

En utilisant cette répartition, tous les coûts de l’ensemble de l’événement sont couverts par la vente de billets. D’autres ont suggéré de couvrir les coûts entre les parrainages et la vente de billets. Dans tous les cas, vous voulez que le tirage et les ventes aux enchères génèrent de l’argent pour votre mission et non pour votre poulet.

Nous parlerons du tirage plus en détail ci-dessous, mais il est important de noter que les revenus que vous pouvez générer à partir d’une tombola ou d’un tirage varieront considérablement en fonction de ce qui est légal dans votre État. Si les jeux de bienfaisance sont autorisés et culturellement acceptés, vous pourriez recueillir bien plus que 10 % de vos revenus de cette manière. En revanche, dans les États qui interdisent pratiquement tous les jeux, même à des fins caritatives, il peut être difficile de générer 5 % des recettes de la soirée tout en respectant les règles qui vous obligent à donner des billets d’entrée gratuits à quiconque en fait la demande. Certains États interdisent purement et simplement les tombolas.

Au début de la phase de préparation, le comité des finances et du budget doit préparer un budget détaillé pour l’événement, en veillant à ce qu’aucune dépense ne soit négligée.

Salle, nourriture et boissons

La plus grosse dépense et l’un des aspects les plus stratégiques d’un gala est la salle. Généralement, le lieu vous demandera d’utiliser sa cuisine – et peut-être son bar. Ne prenez pas cette décision à la légère.

Reggie suggère :  » Une personne de l’organisation qui a de l’expérience et possède de solides compétences en matière de négociation devrait participer à la finalisation des arrangements avec le lieu. Il est toujours possible de négocier – rien n’est jamais gravé dans le marbre. De plus, ayez deux ou trois options dans la mesure du possible. »

Durbin note que l’hôtel qui accueille son événement a accepté de le faire à prix coûtant !

Levy plaide pour le choix d’un lieu déjà élégant. « Moins vous aurez à « transformer » l’espace, moins vos frais généraux seront élevés. »

Javits affirme que le choix du lieu doit être guidé par la proximité et la commodité pour les « participants de plus grande valeur. » Cela inclut un parking adéquat. Elle ajoute qu’il doit également être accessible aux personnes handicapées.

Il est également important que le lieu soit de la bonne taille pour l’événement, y compris une mise en scène pour le programme et des tables pour tous les participants, ainsi que des présentoirs liés à la mission, aux enchères et aux articles de tombola. Le fait d’organiser l’événement dans un espace trop grand peut donner l’impression qu’un événement réussi est un échec parce que vous n’avez pas rempli la salle.

Rapp suggère d’utiliser des sites traditionnels. « Bien qu’il nous arrive d’utiliser des lieux non traditionnels, la majorité de nos événements se déroulent soit dans un hôtel, soit dans un espace de centre de congrès. »

Reggie explique pourquoi cela peut être le cas. Vous avez besoin d’un « personnel expérimenté et compétent, y compris un gestionnaire sur place, pour s’assurer que tout ce que le lieu promet est livré sans accroc. » Il note également que vous voudrez avoir accès au lieu à l’avance pour l’installation.

Enfin, il est important d’avoir le bon équipement audiovisuel. Cela peut nécessiter de passer un contrat avec un fournisseur approuvé par le lieu. Planifiez – et budgétez – l’audiovisuel dès le départ.

Trash Mountain Project est un ministère chrétien. Durbin dit qu’ils n’ont jamais eu de boissons pour adultes à l’un de leurs événements. La plupart des galas, cependant, comprennent un cocktail et du vin avec le dîner. Les hôtels s’en occupent généralement pour vous.

Reggie note que les boissons alcoolisées peuvent représenter une opportunité de trouver des réductions ou des parrainages.

En ce qui concerne les entrées et le dîner, Javits rappelle qu’il faut prévoir des options de repas végétariens/végétaliens/sans gluten pour ceux qui le souhaitent.

Javits dit aussi :  » Nous avons commencé à servir des plats de  » style familial  » que les gens doivent passer autour de la table au lieu de préparer le repas à l’avance. Les gens ont aimé cela. Cela a ajouté un sentiment d’amusement et d’interactivité. » Elle suggère également de faire passer les amuse-gueules tôt lorsque les gens arrivent, mais de ne pas les rendre trop lourds.

Reggie insiste sur la créativité. » Bien sûr, la nourriture peut aller d’un barbecue texan à un éventail de délices fournis par un cadre de chefs locaux bien connus, servis sous forme de buffet à un dîner à plusieurs plats. »

« Si les billets coûtent plus de 100 $, ne vous attendez pas à ce que tout le monde soit ravi d’une salade chaude, d’une soupe froide, d’un poulet en caoutchouc avec des haricots verts et des pommes de terre, et d’une part de gâteau aux carottes déjà sur la table », ajoute Reggie.

Levy, qui, vous vous en souvenez, a récolté près d’un million de dollars lors de son dernier gala, met en garde : « Restez simple ! » Il note que la nourriture doit être servie rapidement, tout en étant encore chaude, à des centaines de personnes.  » Ne faites pas trop de fantaisie. « 

N’oubliez pas, dit Levy,  » ils ne sont pas là pour la nourriture, mais ils doivent l’apprécier. « 

Le gala de la FRDJ comprend une touche unique :  » l’énumération des glucides parce que les glucides sont si importants dans la gestion du DT1. « 

S’assurer que la nourriture, les boissons ou le lieu n’entrent pas en conflit avec votre mission. Recherchez les occasions de lier votre nourriture à votre thème.

Sponsorships

La recherche de sponsors est une étape importante. Plus les coûts qui peuvent être financés par des sponsors, moins il y a de coûts à financer par vos donateurs – vous voulez que leur argent aille directement à l’impact.

Votre conseil d’administration devrait être une excellente source de contacts pour les parrainages, selon Javits.

Reggie divise sa planification des parrainages en quatre catégories. Recherchez des sponsors à tous ces endroits :

1. Parrains passés : si vous n’avez pas eu de gala auparavant, regardez ceux qui ont sponsorisé des événements similaires.
2. Commanditaires d’affinité : recherchez des entreprises qui se sont alignées sur votre mission.
3. Sponsors d’activation : il peut y avoir des organisations prêtes à payer, en plus d’un montant initial, un montant supplémentaire après l’événement pour les prospects ou les conversions générés par l’événement.
4. Sponsors de loterie/enchère : de nombreuses organisations caritatives cherchent à ce que tous leurs articles d’enchères et de tombola soient donnés. Vous pouvez alors reconnaître ceux qui font don de ces articles de manière appropriée lorsque leur article est mis aux enchères ou tiré au sort.

Il suggère également des parrainages fonctionnels, c’est-à-dire « titre, présentation, décorations, tables, repas, service de bar, nourriture, impression et parking. »

Toute personne prête à faire le pitch peut le faire, mais il est préférable d’être préparé avec « une présentation structurée » qui rend les avantages pour le sponsor clairs, dit Reggie. Ajoutant, qu’il est préférable que le pitch soit fait par ceux qui sont « adeptes de la vente et des négociations. »

Levy d’Ubuntu prévient : « Il faut souvent des années pour construire les bonnes relations et le réseau nécessaire. Il s’agit de rechercher constamment de nouvelles relations, d’entretenir les relations avec vos supporters et de promouvoir votre marque. »

Brett Durbin, qui a su tirer parti d’une approche à budget modeste pour réussir son gala, se targue d’un grand succès auprès des sponsors. « Nous avons toujours eu un ou deux souscripteurs qui couvrent la totalité du coût de l’événement, ce qui est très important car ensuite, tout le reste de ce qui est collecté va au travail de notre organisation. »

Les parrainages varient considérablement en taille, d’une entreprise qui fait don d’un panier cadeau pour un tirage au sort à des organisations qui peuvent faire des chèques à six chiffres pour parrainer un événement avec 1 000 membres de l’élite du pouvoir de New York. Commencez là où vous êtes et progressez à partir de là.

Conférenciers et divertissement

Mettre sur pied un programme aussi amusant et mémorable qu’inspirant est une clé pour attirer les bonnes personnes à l’événement et pour les inciter à ouvrir leur portefeuille une fois sur place.

Selon Rapp de la FRDJ,  » nos galas sont une grande fête pour une cause extrêmement valable. Dès le début de la soirée, nous prenons en compte l’expérience des invités pour tous les donateurs. Nous respectons leur temps, nous avons des ventes aux enchères remplies d’articles qui correspondent à leurs goûts, nous proposons un programme bien rythmé et un divertissement après l’événement. »

Les orateurs doivent avoir un lien avec votre cause, notent Rapp et Javits. En fait, les bénéficiaires de votre programme font d’excellents orateurs. Vous voudrez choisir ceux qui sont prêts à accepter le coaching.

Les célébrités font d’excellents maîtres de cérémonie, note Javits. Elle suggère d’obtenir des conférenciers et des divertissements donnés.

« Les conférenciers principaux doivent bien connaître l’organisation, sa mission et sa contribution à la communauté », dit Reggie.

Il prévient également que si l’humour est envisagé, il doit être livré uniquement par un « humoriste chevronné » qui sera sensible à l’auditoire. « Il n’y a rien de pire que d’avoir un membre du conseil d’administration ou un partisan qui se prend pour un humoriste et veut faire un essai lors de l’événement. Je ne compte plus les fois où j’ai vu cela exploser et ruiner une soirée autrement merveilleuse. »

Levy dit que la clé d’un bon conférencier ou d’un bon animateur est l’engagement. « Peuvent-ils faire participer le public ? C’est le numéro un absolu. Les galas peuvent être rigides et formels. Le public doit être attiré et stimulé. La présence sur scène et la connexion sont essentielles ». Bien sûr, le message doit toujours être aligné sur la mission de l’organisation.

Durbin évite les conférenciers professionnels et les artistes, et fait plutôt venir par avion des personnes issues des communautés que Trash Mountain sert dans le monde en développement pour parler de l’impact de l’organisation sur leur vie.

Il dit aussi :  » Nous essayons de rendre l’événement engageant, et pas trop long, car le plaisir est perdu s’il s’éternise. « 

Vente de billets

Javits explique la stratégie pour non seulement remplir la salle, mais la remplir avec les bonnes personnes. Cela commence par « cibler soigneusement les invités ». Faites appel à votre conseil d’administration et à d’autres soutiens pour vous aider à identifier et à inviter les personnes capables et susceptibles de donner. Ensuite, liez le thème du gala, le lieu et le programme aux intérêts des participants que vous souhaitez le plus voir présents.

Reggie est d’accord. Tout, de la nourriture et des boissons au décor et au lieu, doit contribuer à l’image de marque de l’événement.

Il suggère de poser les questions suivantes pour aider à identifier les bonnes personnes :

• Qu’est-ce qui les motive ?
• Quels autres événements soutiennent-ils ?
• Comment cela s’aligne-t-il sur cet événement ?

« Les gros frappeurs de toute communauté sont bien connus ; mettez le zéro et apprenez ce qui les fait tiquer. Invitez ceux qui socialisent ensemble ou qui ont des liens professionnels forts « , dit Reggie.

Levy note que si certaines organisations peuvent organiser des événements avec un animateur de la liste A, la plupart ne le peuvent pas.

 » Dans notre cas et dans le cas de la plupart des organisations, il faut des années pour construire un réseau capable de remplir la salle « , dit Levy. « Un gala n’est pas seulement lancé en une nuit. Il se construit sur des années ; vous devez engager les supporters, prouver votre impact et les convaincre que leur investissement dans votre gala produira des retours pour les bénéficiaires – et que vous organisez systématiquement une grande fête. « 

Durbin dit que Trash Mountain Project commence par inviter les personnes qui soutiennent déjà l’organisation, sachant que beaucoup inviteront des amis et rempliront les tables. Il fait également la promotion de l’événement par le biais des églises locales.

Rapp affirme qu’il incombe aux bénévoles de la FRDJ de remplir la salle.  » Qu’ils soient axés sur les entreprises ou les tables sociales, les bénévoles passent du temps à s’associer à notre personnel pour recruter des commanditaires et des tables afin de remplir nos salles de bal. Une fois les tables sécurisées, la conversation se déplace pour déterminer qui exactement devrait remplir les sièges de ces tables. « 

De nombreux organismes font appel à des capitaines de table pour remplir les tables. Javits dit, c’est leur travail d’inviter et d’encourager les bonnes personnes. Leur rôle consiste également à s’assurer que la soirée est agréable pour ceux qui y assistent, à éduquer diplomatiquement les invités sur l’organisation et à encourager les dons.

Selon elle, « un bon capitaine est enthousiaste et excité par la tâche à accomplir, accepte bien le coaching et n’a pas trop d’appréhension à jouer le rôle. »

« Les capitaines de table sont les ambassadeurs du gala. Ils sont les personnes qui font bouger les choses au sein de la communauté et dans leurs cercles sociaux et professionnels », explique Reggie. « Leur responsabilité ne doit pas se limiter à remplir leur table, mais à promouvoir la vente de billets à chaque occasion raisonnable. »

« Les hôtes de table jouent un rôle très important lors de nos galas », dit Rapp à propos des événements de la FRDJ.  » Ces personnes sont des champions de la cause et de l’événement lui-même, elles transmettent des informations à leurs invités et établissent une attente pour la soirée. Elles donnent l’exemple par leurs dons et amènent avec elles des invités qui peuvent avoir un impact similaire. »

Le bon prix des billets est également important. Comme nous l’avons vu précédemment, vous voulez que les coûts de l’événement soient entièrement couverts par les ventes de billets et les parrainages, de sorte que tout l’argent collecté lors de l’événement serve directement à financer la mission de l’organisation.

Reggie dit que les billets doivent avoir un prix adapté au public, mais jamais inférieur à 100 $. Pourtant, Durbin a eu du succès avec ses événements et ne demande que 30 $ par billet – après avoir fait souscrire tous les coûts.

Rapp fait remarquer que les sections de la FRDJ examinent généralement les prix demandés pour des événements similaires dans leur communauté afin de fournir un point de référence.

Javits souligne que la tarification doit tenir compte des commanditaires et des autres personnes qui voudraient acheter une table entière.

Quelle que soit la façon dont vous choisissez de fixer le prix de votre événement, assurez-vous de construire et de respecter votre budget afin que les coûts ne dépassent pas vos revenus.

Tirage au sort ou tombola :

Le tirage au sort ou la tombola peut être l’une des parties les plus excitantes de la soirée s’il est bien fait, mais peut ruiner tout l’événement si les règles ne sont pas respectées et que quelqu’un est contrarié, ou que les autorités en ont vent.

Quelques États, dont l’Alabama, Hawaï et l’Utah, interdisent les tombolas sous toutes leurs formes. Il peut encore être légal d’organiser un tirage d’opportunité fortuit, mais faites attention. Les jeux comportent trois éléments : un prix, une chance et un prix. En éliminant l’un de ces trois éléments, vous pouvez éviter les jeux. Pour un tirage de charité, il peut être plus facile d’éliminer le prix pour certains participants. Fournissez simplement des instructions faciles à suivre pour obtenir un billet gratuit – envoyez une carte postale pour en demander un. Peu de personnes, voire aucune, demanderont un billet gratuit pour un tirage de collecte de fonds. (Ne vous fiez pas à ces conseils comme à un avis juridique.)

Pour autant, dans ces États qui interdisent les jeux, il est préférable de ne pas compter sur une tombola ou un tirage pour une partie importante de votre collecte de fonds.

Dans les États où les jeux caritatifs sont autorisés ou même encouragés, vous devrez probablement commencer par obtenir une licence. Mettez cela en haut de la liste des choses à faire tôt, car cela peut prendre des mois à obtenir. Au cours de ce processus, vous apprendrez les règles relatives à la promotion de la tombola et aux informations à fournir. Dans ces États, la tombola pourrait être la plus grande collecte de fonds de la soirée.

Reggie propose les conseils stratégiques suivants :

Le prix du tirage au sort doit être important – une voiture, un bijou sur mesure, des vacances de luxe, une œuvre d’art – avec quelques prix secondaires substantiels. Les organisations seraient bien avisées d’éviter les articles tels que les manteaux de fourrure ou toute peau ou pelure d’animal exotique, les chasses au gros gibier (surtout en Afrique), les armes à feu de toute sorte et les animaux de compagnie vivants. Ces articles peuvent attirer une attention indésirable et d’éventuelles protestations de la part des groupes de défense des droits. Jouez toujours la carte de la sécurité.

Si les billets sont mis à la disposition du public, quelle que soit la participation, commencez à les vendre environ huit semaines avant le cadeau. Proposez un prix « Early-Bird » pour ceux qui achètent des billets avant une date précise. L’expérience a montré que les ventes de billets de tombola sont élevées au début de la période de vente et s’amenuisent progressivement pour reprendre au cours des deux dernières semaines, avec une poussée dans la dernière semaine.

Faites en sorte que l’achat des billets soit facile. Si la vente de billets en ligne est autorisée, ayez un lien vers un achat sécurisé sur le site web de l’organisation. Vous ne pouvez pas imposer que les acheteurs de billets doivent être présents pour gagner. Il y aura toujours quelques membres de l’organisation qui seront disposés et tout à fait capables de vendre un bon nombre de billets à leurs amis et associés.

Enchère silencieuse

L’enchère silencieuse, contrairement à l’enchère en direct avec un commissaire-priseur qui annonce les prix et désigne les enchérisseurs qui peuvent enchérir en silence, est traditionnellement gérée avec un porte-bloc et un stylo. Les articles disponibles dans la vente aux enchères sont affichés ou décrits et une feuille à proximité permet aux enchérisseurs d’écrire leurs offres tout au long de la soirée.

Au cours des dix dernières années, les smartphones étant devenus omniprésents, un certain nombre d’applications et de sites Web ont surgi pour faire entrer le processus dans l’ère moderne. Les enchères peuvent ainsi se poursuivre plus facilement tout au long de l’émission. Il est possible de rappeler aux invités d’enchérir sans envoyer les gens hors de la salle.

Certaines applications sont toutefois coûteuses. Certains invités férus de technologie n’aiment pas télécharger de nouvelles applications sans les vérifier au préalable ou peuvent ne pas vouloir utiliser l’application pour des raisons de confidentialité. Les membres moins férus de technologie peuvent être intimidés par la technologie, y compris certains de vos plus grands donateurs. Tenez compte de tous ces facteurs lorsque vous choisissez comment organiser votre vente aux enchères silencieuse.

Comme indiqué ci-dessus, vous voudrez que vos articles de vente aux enchères soient donnés. Vous pouvez reconnaître les donateurs en tant que sponsors, en prenant soin de reconnaître le donateur de vacances de luxe que vous pouvez vendre pour 5 000 $ de plus que quelqu’un qui donne un panier cadeau de 100 $.

Reggie vous met en garde contre le fait de laisser votre vente aux enchères silencieuse devenir une vente de garage pour des articles qui ont pris la poussière sur une étagère de magasin ou dans la maison de quelqu’un. Les articles mis aux enchères doivent correspondre à la démographie et au style de vie des invités.

En plus de présenter de manière créative les articles à mettre aux enchères, assurez-vous d’avoir des descriptions écrites parfaitement adéquates pour que les invités sachent exactement sur quoi ils enchérissent.

Durbin dit que son organisation ne récolte pas beaucoup d’argent avec l’enchère silencieuse, mais qu’elle l’utilise pour faire avancer la mission et le message en vendant des œuvres d’art et des photographies qui représentent leur travail, aidant les familles à échapper à des vies basées sur le ramassage des ordures.

Rapp dit que les enchères silencieuses de la FRDJ sont remplies  » d’articles haut de gamme et de qualité. Nous privilégions vraiment la qualité à la quantité.  » Une des clés du succès, souligne-t-il, est une évaluation approfondie de ce qui s’est vendu et de ce qui ne s’est pas vendu, et des articles qui ont fait l’objet du plus grand nombre d’enchères. Les articles impopulaires peuvent être évités dans les années à venir. « Nous voulons que nos invités aient la possibilité d’enchérir et d’acheter des articles qui les attirent. »

La vente aux enchères en direct

Le succès d’une vente aux enchères en direct dépend du commissaire-priseur.  » Engagez un professionnel « , affirme Reggie. Levy est d’accord, notant que  » si vous pouvez créer une atmosphère avec un bon commissaire-priseur, cela fonctionne. « 

Le commissaire-priseur organisera des guetteurs dans le public pour aider à identifier les enchérisseurs. Vous voudrez avertir le commissaire-priseur à l’avance des visages et des noms de certains de ceux qui, vous l’espérez, pourraient signer de gros chèques.

Reggie note également que les articles de la vente aux enchères en direct devraient également être exposés, et que les invités devraient être encouragés à les vérifier avant le début de la vente aux enchères.

Levy et Rapp insistent tous deux sur le fait de trouver des expériences vraiment uniques pour la vente aux enchères, des choses que les gens ne peuvent acheter nulle part ailleurs. De manière optimale, vous relierez cela à votre mission d’une manière ou d’une autre.

Reggie suggère également de vous encourager à faire participer des pairs à la vente aux enchères ; cela commence par s’assurer que des rivaux amicaux sont tous deux présents. « Beaucoup de gens aiment montrer leur générosité autour de leurs amis et de leurs associés. »

« Pendant les ventes aux enchères en direct, il n’est pas inhabituel d’avoir des amis engagés dans une guerre d’enchères passionnée les uns contre les autres », dit Reggie.

Dons

Après tous les amusements et les jeux qui sont utilisés pour collecter des fonds, il y a une dernière occasion de collecter des fonds simplement en demandant des dons.

« Le soir, la clé est de rendre votre discours relatable », dit Levy d’Ubuntu. « Les gens doivent se connecter à votre cause à un niveau personnel. Vous devez créer une histoire sur votre travail qui leur montre que cela se rapporte à leur vie. Par exemple, si vous aidez les enfants, il doit être clair que les enfants du monde entier ont besoin des mêmes choses. Cela amène tout le monde à penser à ce qu’ils voudraient pour leurs enfants s’ils étaient dans la même situation. »

Javits de REDF dit qu’il est important de profiler vos bénéficiaires. Faites en sorte qu’ils soient prêts à partager leurs histoires à la fois en tête-à-tête aux tables et lors des rencontres, puis sur la scène également.

Durbin est d’accord. « L’histoire est le numéro un. Utiliser l’histoire pour partager votre vision est essentiel. « 

Traitez les bénéficiaires comme des invités d’honneur, dit Reggie. Ils représentent votre mission.

Javits note également que les donateurs aiment savoir où ira leur argent. Si vous pouvez leur faire comprendre clairement qu’une contribution de 1 000 $ sera utilisée pour accomplir un genre de chose spécifique, c’est génial. C’est encore mieux si vous pouvez donner au donateur la possibilité de choisir une personne, une école, un village, un panneau solaire ou autre chose que son argent peut financer. Charity : Water est formidable pour donner aux donateurs des rapports sur les puits individuels qu’ils ont financés.

Reggie note que « tout le monde a besoin de sentir que sa participation sert la communauté de manière spectaculaire. Les participants doivent avoir l’impression d’être les stars d’un grand film – votre film. « 

Rapp rappelle aux lecteurs que les discours, les vidéos et les autres médias doivent sans cesse renforcer la mission de l’organisation afin qu’elle ne soit jamais perdue.

Une autre façon d’utiliser les dons importants, selon Javits, est de les exploiter comme des correspondances. Annoncez que les prochains 5 000 $ de dons seront égalés par ce donateur particulièrement généreux.

Suivi

Après avoir planifié votre grand événement pendant un an ou plus, il est tentant de considérer le lendemain de l’événement comme le premier jour des vacances, mais nos experts avertissent que le suivi après le gala est une partie essentielle de l’événement.

Commencez  » dès que possible « , dit Levy. « Si vous avez organisé un événement réussi, vos invités seront engagés et excités de parler avec vous. Appelez-les et envoyez-leur des courriels dès le lendemain matin. « 

Après le gala, Rapp affirme que la FRDJ veille à ce que tous les invités soient remerciés pour leur soutien.  » Nous nous assurons également qu’ils sont au courant des mises à jour de la recherche sur les maladies du groupe 1 et des futures dates de gala à l’aide de courriels et de correspondance sur les médias sociaux. « 

Durbin, de Trash Mountain, abonde dans le même sens et fait remarquer que tous ceux qui achètent un billet ou assistent à leurs galas fournissent quelques coordonnées ; son équipe assure un suivi auprès de chacun.

Reggie suggère d’envoyer des lettres à tous ceux qui ont assisté à la soirée, pour leur exprimer sa reconnaissance, faire état du total des fonds recueillis et les créditer du succès de la soirée. Il suggère également de profiter de cette occasion pour inscrire le gala de l’année prochaine sur leur calendrier.

Le suivi doit vraiment se poursuivre tout au long de l’année, en informant les invités de l’utilisation des fonds, des progrès réalisés et des plans pour le prochain événement.

Reggie suggère également de partager des photos de la soirée sur votre site Web et sur les médias sociaux. Taguer les invités sur leurs photos peut les aider à se sentir appréciés dans les jours qui suivent l’événement. Plus vite ces photos sont postées, mieux c’est.

Pensées finales

Les hauts dirigeants de l’organisation doivent disposer d’une liste complète de tous ceux qui ont contribué à la planification du gala et des rôles joués. Certains d’entre eux travailleront entièrement hors de la vue de ces hauts dirigeants ; eux aussi voudront être reconnus.

Prenez le temps, pendant le gala, de remercier les bénévoles et le personnel qui ont organisé le gala. Vous pouvez même envisager une activité sociale décontractée – une sorte de pizza et de bière de racine – après le gala pour reconnaître les bénévoles et leurs familles qui les ont soutenus.

Durbin, dont les galas budgétaires ont permis de recueillir des centaines de milliers de dollars pour sa petite organisation, offre un mot de prudence.  » Les galas sont soit géniaux pour votre organisme, soit ils peuvent drainer votre équipe et vos bénévoles, vous devez trouver un équilibre qui soit bénéfique au travail que vous faites. « 

Tout de même, Rapp, de la FRDJ, offre cette assurance :  » J’ai assisté à de nombreux galas, et lorsque la soirée est bien pensée et les détails pris en compte, et que rien n’est laissé au hasard, des choses magiques peuvent se produire. «