Le formulaire W-2 de l’IRS détaille les informations sur le salaire brut d’un employé, le salaire de la sécurité sociale et de Medicare, la retenue de l’impôt sur le revenu fédéral et étatique, et d’autres déductions liées aux impôts. Les employeurs doivent fournir cette déclaration à chaque employé ayant travaillé pour leur entreprise au cours de l’année fiscale.
Le formulaire doit être fourni aux employés et soumis à la Social Security Administration au plus tard le 31 janvier de l’année suivante.
Qu’est-ce que le formulaire W-2 ?
Le formulaire W-2 fournit des informations sur les revenus et les retenues aux employés pour leurs déclarations d’impôt sur le revenu, et il fournit les mêmes informations à l’IRS et à la Social Security Administration (SSA).
Il doit être rempli pour chaque travailleur dont les impôts sur le revenu, la sécurité sociale et Medicare ont été retenus au cours de l’année. Une exception existe pour les employés qui ont déclaré être exemptés de la retenue sur les formulaires W-4 qu’ils auraient dû fournir à leur employeur au moment de l’embauche.
Qui utilise le formulaire W-2 ?
Le formulaire W-2 est fourni aux employés, et non aux entrepreneurs indépendants, aux pigistes et aux autres non-employés tels que les vendeurs. Vous utiliseriez plutôt le formulaire 1099-MISC pour fournir des informations sur le revenu à ces personnes. La plupart des non-employés doivent recevoir un formulaire 1099-MISC si vous leur avez versé 600 $ ou plus au cours de l’année précédente.
Vérifiez auprès d’un professionnel de l’impôt si vous n’êtes pas sûr qu’un travailleur soit un employé ou un entrepreneur indépendant, car il peut s’agir d’une distinction importante avec de graves implications si vous deviez mal classer un employé. Vous pouvez également déposer un formulaire SS-8 auprès de l’IRS, lui demandant de trancher la question pour vous.
Où obtenir les formulaires W-2
Vous pouvez obtenir les formulaires W-2 auprès de votre magasin de fournitures de bureau local, de votre CPA, ou vous pouvez y accéder en ligne auprès de l’IRS. Vous pouvez également obtenir des formulaires W-2 auprès de la plupart des programmes de préparation des impôts des entreprises.
Contrairement à de nombreux autres formulaires fiscaux, vous ne pouvez cependant pas télécharger et imprimer les formulaires W-2 à partir du site Web de l’IRS. La copie A est une couleur spécifique d’encre rouge et seuls les originaux portant cette couleur peuvent être soumis.
Comment remplir le formulaire W-2
Vous pouvez préparer les formulaires W-2 manuellement à l’aide d’un formulaire PDF remplissable sur le site Web de la SSA, ou vous pouvez le faire en utilisant la version pour petites entreprises de la plupart des logiciels de préparation des impôts. Vous pouvez également utiliser un service de préparation des impôts, un logiciel de préparation des impôts pour les entreprises ou un service de paie pour préparer, classer et envoyer les formulaires W-2.
Certaines erreurs sont couramment commises sur le formulaire W-2. Prenez quelques minutes pour vous assurer que tout est correct avant de remettre les formulaires à vos employés, et avant de les soumettre au SSA.
Les cases du formulaire sont toutes clairement étiquetées, vous indiquant exactement quelles informations vous devez saisir dans chaque espace. Mais une erreur courante des employeurs est de ne pas déclarer le coût de l’assurance soins de santé fournie aux employés. Cette information va dans les cases 12a à 12d et des instructions sont fournies avec le formulaire.
Vous devrez passer par un processus de correction avec le SSA pour remédier à toute erreur que vous faites sur ces formulaires.
Les formulaires W-2 peuvent-ils être déposés par voie électronique ?
Les formulaires W-2 peuvent être déposés par voie électronique sur le site Web de la SSA, mais vous devez d’abord vous inscrire aux Business Services Online de la SSA. Le site offre également divers autres services utiles.
Vous ne soumettriez qu’une copie électronique de la copie A si vous choisissez cette option. Conservez la copie A et remettez les autres copies à l’employé.
Où poster les formulaires W-2
La SSA fournit une liste d’adresses sur son site Web pour l’envoi des formulaires W-2 papier. L’adresse à utiliser dépend du fait que vous déposez un W-2 original ou corrigé, et que vous utilisez le service postal américain ou un transporteur privé comme FedEx.
Comment déposer les formulaires W-2
Les formulaires W-2, ainsi qu’un formulaire W-3, doivent être soumis à la SSA au plus tard le 31 janvier de l’année suivante. La date limite pour remettre les formulaires W-2 aux employés est également le 31 janvier. Le formulaire W-3 est un formulaire de transmission utilisé pour additionner toutes les informations figurant sur les formulaires W-2 individuels en un total destiné au SSA.
Vous n’avez pas à soumettre un formulaire de transmission W-3 si vous soumettez vos W-2 en ligne au SSA, mais vous aurez besoin de ce formulaire si vous faites votre déclaration par courrier.
Il existe des amendes et des pénalités pour le dépôt tardif des W-2, mais vous pouvez demander une prolongation de 30 jours si vous manquez de temps. L’extension n’est cependant pas accordée automatiquement. You must provide a detailed explanation of why the extension is necessary.
Key Takeaways
- Forms W-2s must be provided to each of a business’s employees, as well as to the Social Security Administration for each employee who had income, Social Security, and Medicare taxes withheld from their pay at any point during the year.
- The form cites earnings and amounts of taxes withheld.
- Forms W-2 can be easily filed online using the Social Security Administration’s Business Services Online.
- The deadline for submission to employees and to the Social Security Administration is Jan. 31 of the year following the year in which earnings were paid.