21 módja a hatékony kommunikációnak – Relavate

Ha szükséges, légy határozott, de tapintatos.

Tanulj meg határozott, de diplomatikus szavakat használni, még akkor is, ha kijavítod az ellenfeleket. Lehetsz őszinte anélkül, hogy giccses lennél.

Használd ki a kérdéseket.

A beszélgetést gyakran az irányítja, aki a kérdéseket felteszi. Az irányítás azonban nem feltétlenül a cél. Inkább az, hogy jó kérdéseket használva eljutunk a probléma lényegéhez, és segítünk bevonni az embereket a párbeszéd és a kommunikáció folyamatába. A “ki-mit-hol-hol-hogyan” és néha a “miért” kérdések használatával addig kérdezzen, amíg nem tisztázódik a helyzet.

Keresze a tanulságos pillanatokat, a tisztázást vagy az önfeltárást.

Tegye ezt úgy, hogy a kritikus pontokon megállítja a másik személyt, és megkérdezi, mire gondol.

Keresd a csendes regisztráció pillanatát.

Ez az a pillanat, amikor az ember látszólag megdermed és elgondolkodik azon, amit mond. Ez gyakran az a hely, ahol az illető(k) elkötelezettek, valami, amit mondtál, eltalálta a húrt és rezonált rá.

Ne használd azonban a csendet arra, hogy frusztráld a másikat. Ha a beszélgetés nehezebbé válik, mint amit az adott pillanatban el tudna viselni, akkor magyarázza el, miért vonakodik beszélni, majd zárja le a beszélgetést.

Előre tájékozódjon, miről szól a megbeszélt konferencia.

Ha felkérik, hogy találkozzon valakivel, és gyanítja, hogy nem pusztán szórakozásból vagy társasági alkalomból, akkor kérje meg a másik személyt, hogy tegye meg önnek azt a szívességet, hogy előre elmondja a találkozó célját.

Jegyezze fel a fontos dolgokat.

Ez bizonyos kontextusokban kulcsfontosságú, például amikor személyesen találkozik egy ellenféllel vagy ellenféllel, vagy egy nagyon fontos bizottsági vagy csapatmegbeszélés során. Winston Churchill ragaszkodott ehhez a gyakorlathoz. Egyik maximája a következő volt: “Határozott híve vagyok annak, hogy a hivatalos ügyeket írásban intézzük… Legyen világosan érthető, hogy minden tőlem származó utasítás írásban történik, vagy azonnal írásban kell megerősíteni, és hogy nem vállalok felelősséget a nemzetvédelemmel kapcsolatos ügyekben, amelyekben állítólag csak akkor hoztam döntéseket, ha azokat írásban rögzítették.”. (Stephen Hayward, Churchill on Leadership; 110. o.)

Rendszeresen közölje a terveket és a döntéseket azokkal, akiknek tudniuk kell.

Az emberek, akik közbeszólnak, különböző okokból teszik ezt, amelyek közül kevés olyan van, amely értéket hoz a beszélgetésbe vagy javítja azt. Vannak, akik azért szakítanak félbe, mert nem figyelnek. Figyelniük kell, különben az Ön ideje és energiája kárba vész. Vannak, akik azért szólnak közbe, mert nem tisztelik Önt vagy a beszélgetésben résztvevőket. Ha ilyenek, az az Ön megvetéséről szól. Aligha lehet kölcsönösen előnyös eszmecsere, ha kevés a tisztelet. Tisztelettudónak kell lenniük. Néhányan azért szakítják félbe a beszélgetést, mert túl arrogánsak ahhoz, hogy elhiggyék, van bármi érdekes vagy fontos megosztani valója. Szükségük van némi alázatra ahhoz, hogy képesek legyenek másokkal bármilyen hasznos és értelmes interakcióra.

Ha a másik személy továbbra is félbeszakít, akkor fejezze be a beszélgetést, és menjen el.

Ne hagyd, hogy a megoldatlan ügyek megválaszolatlanul maradjanak.

Ritkán fordul elő, hogy a megoldatlan ügyek egyszerűen eltűnnek. Gyakran előfordul, hogy ezek az ügyek később visszatérnek, hogy kísértsék a kapcsolatotokat. Ha a beszélgetés során nem tudjátok megoldani a kihívásokat, akkor egyeztessetek időpontot a későbbi megbeszélésre. Általában az a legjobb, ha éppen ezt az ügyet teszed az utólagos beszélgetésed egyetlen prioritásává.

Használd a parafrázist.

Ha egy ügy elég fontos, akkor parafrazáld vissza az elhangzottakat, vagy kérd meg a hallgató(ka)t, hogy parafrazálja vissza neked az általad elmondottakat. Ez értékes eszköz lehet annak megállapításához, hogy van-e elfogadható egyetértés a felek között. Hasznos lehet megbizonyosodni arról, hogy érti az elhangzottakat, ha újrafogalmazza, amit a másik személy mondott, és megkérdezi tőle, hogy valóban ezt mondta vagy értette-e.

Összefoglalja a megbeszéléseket.

A megbeszélések végén szánjon időt arra, hogy összefoglalja, miről volt szó, és ki kapja a különböző feladatokat.

Kérjen segítséget, ha nehezen kommunikál egy másik személlyel.

Ha folyamatosan nehézséget okoz a kommunikáció egy másik személlyel, akkor kérjen segítséget egy vagy két másik személytől a kommunikáció javítása érdekében. Gyakran előfordul, hogy ez megoldja a kihívást a rendszeresen konfliktusban álló emberek között. Legyen tisztában azzal, hogy ez nem mindig jelent megoldást.

Adja meg a nagy képet, de ne használja túlságosan az általánosításokat.

Az elvont fogalmakat konkrét példákkal kövesse. Ahogy a kommunikációs szakemberek tanácsolják: fess egy verbális képet, és kösd össze a pontokat.

Távolítsd el a zavaró tényezőket.

Szándékosan tegyél félre olyan dolgokat, amelyek megfoszthatják a beszélgetést attól a szinttől, amit megérdemel. A mobiltelefon kikapcsolása, a táblagép vagy számítógép becsukása, a fülhallgató(k) levétele a fejedről módot ad erre. Not only can you not give mindful attention to the discourse with other things vying for your mind’s attention, these distractions actually demonstrate to others that they are not important enough to have a meaningful conversation.

On the positive side, there are benefits when you put away anything that can intrude upon your discourse with others. Benefits include, but not limited to:

• Being able to converse in a more meaningful way.

• Showing mutual respect, which has a strong probability of elevating your relationship.

• Increasing the chances of actually getting something accomplished.

• You are able to better focus on each other and upon the topic or agenda.

• You can remember the conversation and most likely the salient points at a later time.