A nyilvános beszéd alapelvei

A múltban az írásvetítővel megjelenített fóliák, a poszterek és a flip chartok gyakori vizuális segédeszközök voltak, de ezeket mára többnyire felváltotta a számítógépes technológia. Sokak számára a prezentációk vagy beszédek vizuális segédeszközei kifejezés a PowerPoint (gyakran hosszú, száraz, fájdalmas PowerPoint) szinonimája, de ez csak egyfajta vizuális segédeszköz. Meg kell fontolnia az összes rendelkezésre álló lehetőséget, hogy eldöntse, mi lesz a leghatékonyabb és legmegfelelőbb az előadásához.

Ha olyan ruhát visel, ami nem áll jól, akkor a divat áldozata. Olyan ruhákat kell viselned, amelyekben jobban nézel ki. – Vivienne Westwood

Személyes megjelenés

Néhányan úgy döntenek, hogy a prezentációjuk részeként felöltöznek, és ez segíthet a beszéd hangvételének meghatározásában vagy egy adott pont megerősítésében. Egy előadó dönthet úgy, hogy kézzel készített pulóvert visel egy kötésről szóló előadáson, hogy másokat is inspiráljon a hobbi elkezdésére. Egy másik előadó pedig tűzoltó egyenruhát viselhet a helyi önkéntes tűzoltósághoz való csatlakozásról szóló beszédében, hogy ezzel próbálja megszólítani a legtöbb ember tiszteletét az egyenruhás emberek iránt.

Tárgyak és kellékek, például egy kerékpáros sisak a kerékpárbiztonságról szóló előadáshoz, vagy az eladni kívánt termék valódi mintája, nagyban feldobhatják az előadást. A tényleges tárgy látványa gyakran megkönnyíti a hallgatóság számára, hogy megértse a mondanivalóját, és segít érzelmi szinten kapcsolódni a hallgatósághoz. A kellékeket használhatja bemutatók részeként (amelyekről alább lesz szó) vagy önálló tárgyként, amelyre a beszédében hivatkozhat.

A kellékek prezentációjában való felhasználásával kapcsolatban több fontos szempontot kell figyelembe vennie. Ha nagy a közönség, a kelléknek a helyszín elején történő bemutatása azt jelentheti, hogy a hallgatóság tagjai nem láthatják a tárgyat. Ennek alternatívája a tárgy körbeadogatása, bár a Young and Travis óvatosságra int a tárgyak körbeadogatásával a beszéd közben, mivel a legtöbb ember azután fogja látni a tárgyat, hogy Ön már továbbhaladt az előadásával. Ha a kellék nincs szinkronban az előadásával, akár úgy, hogy körbeadják, megzavarva a hallgatóság figyelmét, akár úgy, hogy a kellék akkor is látható, amikor éppen nem beszél róla, az elvonja a hallgatóság figyelmét és az üzenetét. Ahhoz, hogy a kellékeket a leghatékonyabban használja fel előadásában, gondosan mérlegelje, hogy a tárgy az egész közönség számára látható legyen, amikor Ön beszél róla, és gondoskodjon arról, hogy ne legyen látható, amikor Ön nem beszél róla.

Demonstráció

A bemutató kétféle célt szolgálhat egy beszédben. Először is, használhatjuk arra, hogy “lenyűgözzük” a közönséget. Az új termék jellemzőinek bemutatása, egy rosszul megkötött mászócsomó katasztrofális kudarcának szemléltetése, vagy egy parafa eldobása a teremben egy kémiai kísérlet során mind-mind a közönség figyelmének felkeltésére szolgálnak. A bemutatónak nem szabad trükköznie, hanem hozzáadott értéket kell teremtenie az előadásához. Ha jól csinálja, emlékezetes pillanata lehet az előadásának, ezért ügyeljen arra, hogy megerősítse az előadás központi üzenetét.

A demonstráció arra is használható, hogy bemutassa, hogyan történik valami. Az embereknek különböző tanulási stílusai vannak, és a folyamat bemutatása segíthet a vizuális tanulóknak jobban megérteni a tanított fogalmat. Gondoljon egy pillanatra a különbségre aközött, hogy elolvassa az újraélesztés elvégzésére vonatkozó utasításokat, megnézi, ahogy valaki elvégzi az újraélesztést, és kipróbálja az újraélesztést az oktatóbábun. Amint azt az online videók óriási száma bizonyítja, amelyek azt szemléltetik, hogyan kell valamit csinálni, nagy értéket képvisel a nézés, miközben megtanul egy új feladatot.

Ha az előadása olyan folyamatot tartalmaz, ahol a látvány javítja a megértést, fontolja meg a demonstráció beiktatását.

Mivel korlátozott idő áll rendelkezésére az előadásra, ügyeljen arra, hogy a demonstráció tömör, jól begyakorolt és a teljes hallgatóság számára látható legyen. Készüljön fel arra, hogy a bemutató meghiúsulhat, és rendelkezzen tartaléktervvel. Jobb előrehaladni a prezentációval, mint azon bosszankodni, hogy a bemutató tökéletes vagy javított legyen. Ha azonban új termékének bemutatóját tartja, győződjön meg róla, hogy az a lehető leghibátlanabb. Ha nem lehet biztos abban, hogy a termék az elvárásoknak megfelelően fog működni, akkor jobb, ha kihagyja a bemutatót.

Poszterek és Flip Charts

Ha kis számú, körülbelül egy tucat ember előtt tart előadást, akkor PowerPoint helyett inkább posztert használhat. A poszter középpontjában az kell, hogy álljon, hogy támogassa a fő mondanivalóját, és hátrahagyható, hogy a jelenlévőket emlékeztesse az előadására, miután Ön távozott. A plakátoknak professzionálisan kell kinézniük (pl. nem szabad kézzel írni), a teremben mindenki számára láthatónak kell lenniük, és követniük kell az ebben a fejezetben később tárgyalt tervezési szabályokat. Előadása előtt kérdezze meg, hogy a posztereket ki kell-e függeszteni vagy szabadon állónak kell-e lennie. A falra akasztandó poszterek esetében elegendőek a stabil poszter- vagy matt táblák. Ha a posztered szabadon álló lesz, vagy ha ugyanazt a posztert több előadáshoz is használni fogod, fontold meg egy háromrétegű bemutatótábla használatát.

Az egyéb szöveges vizuális segédeszközök közé tartoznak a fehér táblák és a flip chartok. Mindkettő használható arra, hogy az előadás során írjunk vagy rajzoljunk rá, és több fenntartással kell használni őket. Az előadás közbeni írás valójában a beszédidőből vesz el, ezért ezt mindenképpen számítsa be a beszédidőbe. Az egyidejű beszéd és írás trükkös lehet, mert a hallgatóság nehezen tudja feldolgozni a hallottakat, amikor azt is megpróbálja elolvasni, amit Ön ír. Ráadásul, ha írsz, vigyáznod kell, hogy ne fordíts hátat a hallgatóságnak, ami megnehezíti, hogy halljanak téged, és hogy kapcsolatba lépj a hallgatósággal. A távolról is jól látható, olvasható kézírás elsődleges fontosságú, ezért az ilyen típusú vizuális segédeszközök használatát a kis hallgatóságra kell korlátozni. Bár egyes előadók írnak és rajzolnak, hogy kiemeljék a fontos pontokat, ez óriási szakértelmet és gyakorlatot igényel. A kevésbé fejlett készségekkel rendelkezők számára a flip chartok használata leginkább azokra a helyzetekre korlátozódik, amikor a közönség hozzájárulása szükséges az előadás irányításához vagy folytatásához.

A lélek sosem gondolkodik kép nélkül. – Arisztotelész

Audio és videó

Már nagy mennyiségű digitalizált hang és videó áll rendelkezésre, amelyeket be lehet építeni és be lehet ágyazni a prezentációba. Válasszon rövid klipeket; Young és Travis csak 10-20 másodpercet javasol, de ez részben a prezentáció hosszától, a prezentáció céljától, valamint a klip tartalmától és relevanciájától függ. Nem szabad, hogy a prezentáció elsősorban audio/videoklipekből álljon. Csak olyan klipeket válasszon, amelyek megerősítik az üzenetet, vagy megfelelő átvezetésként szolgálnak a következő témához.

Az audio- vagy videoklipek beszédbe való beépítésekor számos technikai megfontolásra van szükség. Fontos, hogy a klip megfelelően legyen beállítva, hogy pontosan ott kezdődjön, ahol Ön szeretné, hogy elkezdődjön a lejátszás. Elvonja mind a hallgatóság figyelmét, mind az Ön hitelességét, ha beszéd közben a technikával babrál. Az is fontos, hogy a fájlformátum lejátszható legyen az Ön által használt számítógépen. Mivel nem minden számítógép játszik le minden fájlformátumot, előadása előtt mindenképpen tesztelje a lejátszhatóságot és a hangerősséget. Ismét visszatérve a közönséggel való első találkozástól kezdve a professzionális megjelenésre, a technikai részleteket még azelőtt ki kell vasalnia, hogy a hallgatóság belépne a terembe. A bemutatóhoz hasonlóan, ha a klipje nem megfelelően szólal meg, inkább lépjen tovább, minthogy megpróbálja kijavítani a problémát. A technológiával való bíbelődés a hallgatóság értékes idejének elvesztegetése.

Kézikönyvek

A kézikönyvek prezentáció közbeni használatával kapcsolatban számos nézet létezik. A legelterjedtebb jelenlegi gyakorlat az, hogy az előadók az előadás előtt vagy után a résztvevők rendelkezésére bocsátják a PowerPoint-fóliák egy-egy példányát. Ez olyannyira elterjedt, hogy egyes tudományos és szakmai konferenciák megkövetelik az előadóktól, hogy a rendezvény előtt nyújtsák be diáikat, hogy minden egyes résztvevő számára másolatot készíthessenek a diákról. Az uralkodó tendencia ellenére kerülje el, hogy a diáit handoutként használja, mert ezek más célokat szolgálnak. Ha a prezentációs diáit kézikönyvként használja, azzal egyrészt rövidíti a diáit, másrészt kézikönyvként is kudarcot vall.

A kézikönyveket leginkább az előadás tartalmának kiegészítésére érdemes használni. Ha statisztikai adatokat közöl, a diája csak a vonatkozó statisztikát mutathatja be, arra a következtetésre összpontosítva, amelyet a hallgatóságnak le kell vonnia. A handoutja viszont tartalmazhatja a teljes adattáblázatot. Ha egy összetett diagramot vagy ábrát kell bemutatnia, a handout jobban olvasható, mintha megpróbálná az összes információt egy diára zsúfolni. Mivel le kell egyszerűsítenie az adatokat ahhoz, hogy egy dián érthetővé váljanak, a handout tartalmazhatja az üzenetét alátámasztó bizonyítékokat úgy, hogy az olvasható, részletes és összetett legyen, és tiszteletet mutasson a hallgatóság ideje és intelligenciája iránt.

Nem kell mindent beleírnia az előadásába, és nem kell minden információt a diáiba csomagolnia. Írjon egy kéziratos dokumentumot annyi részletességgel, amennyit csak akar, a diákat pedig tartsa egyszerűnek. Az előadók gyakran érzik úgy, hogy minden adatot és információt meg kell jeleníteniük, hogy hozzáértőnek, tájékozottnak és alaposan felkészültnek tűnjenek. Segíthet enyhíteni ezen az érzésen, ha egy handoutot készít az összes kívánt részletes adatot tartalmazó dokumentummal, amely szabadon hagyja a diákat, hogy a fő mondanivalóra összpontosíthasson.

Egy összetett témáról sok olyan igaz állítás létezik, amely túl hosszú ahhoz, hogy egy PowerPoint-dián elférjen. – Edward Tufte

A megfelelő handout elkészítése több időt vesz igénybe az előadótól, de ezzel egy önmagában is megálló, magával ragadható dokumentumot és egy olyan diavetítést kap, amely a hatékony vizuális tartalomra összpontosít. Duarte (2008) és Tufte (2003) csak sűrű, részletes információk esetén ajánlja a handoutokat. Reynolds kibővíti ezt a gondolatot, megjegyezve, hogy a handoutnak elég teljesnek kell lennie ahhoz, hogy megállja a helyét, mivel Ön nem lesz ott, hogy bemutassa az információt vagy válaszoljon a kérdésekre.

Az, hogy mikor osszuk ki a handoutokat, szintén erősen vitatott. Annyira elterjedt az a gyakorlat, hogy a handoutokat az előadás elején adják ki, hogy helytelennek tűnhet a konvenció felrúgása. Fontos azonban megérteni, hogy ha az emberek papírt tartanak maguk előtt, miközben Ön beszél, a figyelmük megoszlik a handout, az egyéb vizuális segédanyagok és az Ön szavai között. Ennek ellensúlyozására megfontolhatja, hogy a kézikönyveket akkor ossza ki, amikor az előadás során szükség van rájuk, és hagyjon időt az embereknek, hogy átnézzék azokat, mielőtt folytatják. Rövidebb előadásoknál ez nem biztos, hogy életképes megoldás, és az előadás menetének megszakítása miatt nehéz lehet talpra állni. Hacsak az előadás sikeréhez nem elengedhetetlen, hogy a dokumentumok a hallgatóság előtt legyenek, a handoutokat az előadás végén kell kiosztani.

Slideware

A diavetítés egy általános kifejezés a diavetítések létrehozására és megjelenítésére használt szoftverekre, mint például a Microsoft PowerPoint, Apple iWorks Keynote, Google Drive Presentation, Zoho Show és mások. Az egyes diákból álló, együttesen diaképnek nevezett diaképek a formátummal kapcsolatos kritikák és panaszok ellenére a prezentációk vizuális segédanyagainak de facto szabványa. Igazság szerint a probléma nem a szoftverrel, hanem a program használatával van. A fejezet hátralévő részének középpontjában a javaslatok és a legjobb gyakorlatok állnak, amelyekkel hatékony, nagy hatású diaképeket hozhatunk létre, és elkerülhetjük a diaképek ellenzőinek számos panaszát. E megbeszélés előtt két különböző diavetítéses prezentációs stílust kell megemlíteni.

A kép egy vers szavak nélkül. – Horatius

Pecha Kucha

A Pecha Kucha egy olyan prezentációs módszer, amely egy 20 diából álló, diánként 20 másodpercig látható, automatikusan előrehaladó, általában szöveget nem tartalmazó diakészletet használ. Ez a módszer 2003-ban kezdődött, mint az építészek prezentációinak hosszát korlátozó módszer, és egyre népszerűbb, de még mindig leginkább a kreatív iparágakban dolgozók számára van fenntartva. A korlátozó formátum miatt a Pecha Kucha stílusú prezentációk segítenek az előadónak gyakorolni a szerkesztést, a tempót, a közönséggel való kapcsolatot, az üzenetre való összpontosítást és a képek használatát a szavak helyett.

Prezi

A Prezi egy digitális prezentációs szoftver, amely elszakad a szokásos diaképes prezentációtól. Megkívánja a felhasználóktól, hogy megrajzolják témáikat, mielőtt hozzáadnák az elsősorban képekre összpontosító tartalmat. Ahelyett, hogy végiglapozná a diaképet, az előadó zoomol a prezentációban, hogy vizuálisan bemutassa azokat az összefüggéseket, amelyek más diaterveknél nem állnak rendelkezésre. A szoftver kialakítása alkalmas a gyorsabban változó vizuális megjelenítésre. Ez segít fenntartani a néző figyelmét, de egyben arra is hajlamosít, hogy az üres vásznat túlságosan telezsúfolja képekkel.

A Prezi gyorsan mozgó képei és időnként szokatlan mozgása megszédítheti vagy megzavarhatja a felhasználókat. Gondos munkára van szükség a tervezés és a gyakorlás során, hogy az előadás lényege ne a Prezi szoftver wow-faktora legyen, hanem az, hogy a vizuális eszközök fokozzák az előadást. A legjobb módja annak, hogy többet megtudjon erről a feltörekvő eszközről, ha ellátogat a Prezi weboldalára, ahol példákat tekinthet meg.

Ha a Prezi vállalati környezetben történő használata mellett dönt, erősen megfontolandó a fizetős opciók egyike, kizárólag azzal a céllal, hogy a Prezi logóját eltávolítsák a prezentációról.