Az USA-ban használatos dokumentumok
Ha egy spanyol nyelvű országból (Latin-Amerika és Spanyolország) származó dokumentumot kell angolra fordítania, akkor valószínűleg hiteles fordításra lesz szüksége. Ha például bevándorlási célból be kell nyújtania az USCIS-hez (United States Citizenship and Immigration Services) egy Mexikóból származó születési anyakönyvi kivonatot, akkor csak a fordítást kell hitelesítenie. Az alábbi linkre kattintva közvetlenül az USCIS weboldalán olvashatja az okmányok fordítására vonatkozó követelményeiket (11.3 Idegen nyelvű dokumentumok és fordítások). Apostille-ról nem tesznek említést.
Az esetek többségében nincs szükség közjegyzői hitelesítésre vagy Apostille beszerzésére. Ha már rendelkezik Apostille-lal, akkor nincs probléma. Le kell fordítani és hitelesíteni kell. Ez csak egy szinttel növeli az okmány érvényességét, mivel mind az USA, mind Mexikó tagja a Hágai Egyezménynek. Még egyszer hangsúlyozom, a legjobb, ha kétszer is egyeztet a megkereső hatósággal, hogy mit kell tartalmaznia a fordításnak (hitelesítés, közjegyzői hitelesítés, Apostille stb.).
Az Egyesült Államokon kívül felhasználandó dokumentumok
Ha külföldön fogja használni a közokiratait, az első dolog, amit javasolnék, hogy derítse ki, hogy az adott ország tagja-e a Hágai Egyezmény Apostille-szolgálatának. Szinte minden spanyol nyelvű ország nyújt Hágai Apostille-szolgáltatást, néhány kivételtől eltekintve, mint Bolívia és Kuba.
Elemezzünk egy másik példát: ha Spanyolországban egy FBI háttérellenőrzést kell benyújtania a hatóságoknak, akkor a dokumentum legalizálásának egyik módja az lenne, ha az USA Külügyminisztériumától Apostille-t kérne, majd le kell fordítania mind a dokumentumot, mind az Apostille-t ahhoz, hogy Spanyolországban jogilag érvényes legyen. Itt egy link az Egyesült Államokban működő Apostille-szolgáltatások átfogó listájához. A külügyminisztériumnak rendelkeznie kell információkkal arról, hogy az Ön városában, településén vagy közösségében hol szerezhető be az Apostille (Competent Authorities, 6. cikk). Ha olyan ország közokiratát kell lefordíttatnia, amely nem kínál Apostille-szolgáltatást, akkor a nagykövetségen kell tájékozódnia arról, hogy mik az okmányok legalizálására vonatkozó követelmények.
Továbbá, ha Ön amerikai, és beleszeret egy argentinba, és az illetővel a saját országában szeretne házasságot kötni, akkor valószínűleg szüksége lesz Apostille-re az amerikai születési anyakönyvi kivonatához, és hiteles spanyol nyelvű fordítást kell beszereznie mind a tanúsítványhoz, mind az Apostille-hoz. Az Apostille funkciója csupán annyi, hogy egyszerűen ellenőrizze, hogy a dokumentumokat hitelesen állították ki a megfelelő hatóságok, anélkül, hogy utólag további legalizálásra lenne szükség.