(CNN) A megbeszélések unalmasak lehetnek, de nagyon elhúzódhatnak, ha valaki túl sokat beszél vagy eltér a témától.
Ha egy személy uralja a beszélgetést, az visszatarthatja a többieket a megszólalástól, és azt jelenti, hogy kimaradnak az új ötletek és a különböző vélemények.
“Soha nem vezettem még olyan csapatot, ahol ne lett volna olyan, aki valamilyen mértékben túlbeszélő” – mondta Ellen Faye, termelékenységi és vezetési tréner.
A vezetőknek meg kell tanulniuk, hogyan kell vezetni egy megbeszélést. Át kell venniük az irányítást, amikor valaki elszabadul, de óvatosan kell eljárniuk akkor is, amikor az illetőt vissza kell fékezniük.
“Azt akarjuk, hogy a megbeszélések hasznosak legyenek, és ha van valaki, aki csak mondja és mondja — az a megbeszélés már nem produktív” – mondta Faye.
Kemény napirend meghatározása
Az embereket könnyebb a pályán tartani egy átfogó napirenddel, amely témákat és időkereteket tartalmaz. Ez tervrajzot ad arról, hogy mit fognak (és mit nem) megvitatni, ami segíthet az embereknek a témánál maradni.
Rendezze meg a megbeszélés hangnemét már az elején: Ha közli a résztvevőkkel, hogy a dolgok mozgásban és a témánál maradnak, az emberek jobban tisztában lesznek a felszólalási idejükkel, és kevésbé lesz kínos, ha közbe kell avatkoznia.
Hozzanak létre időkorlátokat
A paraméterek meghatározása segíthet a túlbeszélők megfékezésében is.
Kérheti, hogy az emberek körülbelül egy-két percben tartsák a hozzászólásaikat, vagy hogy osszák meg a legfontosabb gondolatukat, majd lépjenek tovább a következő személyhez – ajánlotta Faye.
Egy másik lehetőség, hogy körvonalazza, hogy minden résztvevőtől legalább egyszer, de legfeljebb háromszor szeretne hallani. “Így mindenki kénytelen lesz megszólalni és részt venni, de a túlbeszélők jobban korlátozódnak” – mondta Faye.
Vezesse vissza őket a helyes útra
Mindannyian belemerülhetünk néha a dolgokba, és megkockáztathatjuk, hogy olyan részletekbe bonyolódunk, amelyek nem fontosak.
Ha ez történik, Faye azt javasolta, hogy mondjunk valami ilyesmit: Ezek nagyszerű részletek, amelyeken dolgozni kell. Jegyezzük fel későbbre.
“Magabiztos vezető kell ahhoz, hogy tudja, mikor van elég” – mondta.
Készítsünk “parkolóhelyet”
A résztvevőknek fontos, hogy úgy érezzék, meghallgatják őket, de néha az ötleteik egyszerűen nem relevánsak az adott témához. Ezeket az ötleteket el lehet küldeni egy “parkolóba”, ami egy olyan lista, amelyet Ön hoz létre, akár papíron, akár úgy, hogy mindenki láthassa.
Ez érvényesít egy ötletet, de a beszélgetés a témán belül marad. Csak győződjön meg róla, hogy a megbeszélés végén visszakerül a parkolóba.
“A parkolóban tett lépéseket valamilyen módon tovább kell adni” – tanácsolta Hallie Crawford, okleveles karrier coach. Ez jelentheti egy ötletnek a következő megbeszélés napirendjére való áthelyezését, valakinek a megbízását, hogy nézzen utána, vagy azt, hogy e-mailben foglalkozzon vele.
Udvariasan szakítson félbe
Ha van egy sorozatos túlbeszélő, vagy valaki már több perce elkalandozik egy témában, itt lehet az ideje, hogy félbeszakítsa – csak legyen udvarias.
Ha valaki bőbeszédű, és nem jut el a lényegre, Crawford azt javasolta, hogy mondj valami olyasmit, mint: “Joe, ha félbeszakíthatom, szerintem ez egy nagyszerű gondolat. Van valamilyen javaslatod arra vonatkozóan, hogyan valósíthatnánk meg ezt a tervet vagy stratégiát?”
Az olyan mondatokat is javasolta, mint például: “Elnézést, hogy félbeszakítom, de az idő érdekében” vagy “visszatérünk a napirendhez” szintén visszaterelheti az embereket a helyes útra anélkül, hogy durvának tűnne.