Az IRS W-2 nyomtatvány részletezi a munkavállaló bruttó bérére, a társadalombiztosítási és a Medicare-bérre, a szövetségi és állami jövedelemadó-visszatartásra és egyéb adóval kapcsolatos levonásokra vonatkozó információkat. A munkáltatóknak ezt a nyilatkozatot minden olyan munkavállalónak meg kell adniuk, aki az adóévben a cégüknél dolgozott.
A nyomtatványt legkésőbb a következő év január 31-ig kell átadni a munkavállalóknak és benyújtani a társadalombiztosítási hivatalnak.
Mi a W-2 nyomtatvány?
A W-2-es nyomtatvány jövedelem- és forrásadatokat szolgáltat a munkavállalóknak a jövedelemadó-bevallásukhoz, és ugyanezeket az információkat az IRS és a Társadalombiztosítási Igazgatóság (SSA) számára is megadja.
Minden olyan munkavállalónak be kell nyújtania, akitől az év folyamán jövedelem-, társadalombiztosítási és Medicare-adót vontak le. Kivételt képeznek azok a munkavállalók, akik a W-4 nyomtatványon azt állították, hogy mentesülnek a forrásadó levonása alól, amelyet a felvételkor kellett volna átadniuk a munkáltatójuknak.
Ki használja a W-2 nyomtatványt?
A W-2-es nyomtatványt az alkalmazottak kapják, nem pedig a független vállalkozók, a szabadúszók és más nem alkalmazottak, például az eladók. Ehelyett a 1099-MISC nyomtatványt kell használni az ilyen személyek jövedelmi információinak megadására. A legtöbb nem alkalmazottnak 1099-MISC nyomtatványt kell kapnia, ha az előző évben 600 dollárt vagy annál többet fizetett nekik.
Hívjon fel egy adószakértőt, ha nem biztos abban, hogy egy munkavállaló alkalmazottnak vagy független vállalkozónak minősül-e, mert ez fontos megkülönböztetés lehet, amelynek komoly következményei lehetnek, ha tévesen minősít egy alkalmazottat. Az SS-8 formanyomtatványt is benyújthatja az IRS-hez, felkérve őket, hogy döntsék el a kérdést az Ön helyett.
Honnan szerezheti be a W-2 nyomtatványokat
A W-2 nyomtatványokat beszerezheti a helyi irodaszerüzletben, a könyvelőjétől, vagy online hozzáférhet az IRS-től. A W-2 nyomtatványokat a legtöbb üzleti adóelőkészítő programból is beszerezheti.
A sok más adónyomtatványtól eltérően azonban a W-2 nyomtatványokat nem töltheti le és nyomtathatja ki az IRS weboldaláról. Az “A” példány egy meghatározott színű piros tinta, és csak az ezzel a színnel ellátott eredeti példányok nyújthatók be.
Hogyan kell kitölteni a W-2 nyomtatványt
A W-2 nyomtatványokat kézzel is elkészítheti az SSA weboldalán található kitölthető PDF-formanyomtatvány segítségével, vagy a legtöbb adóelőkészítő szoftver kisvállalati verziójának segítségével. Használhat adóelőkészítő szolgáltatást, üzleti adóelőkészítő szoftvert vagy bérszámfejtő szolgáltatást is a W-2 nyomtatványok elkészítéséhez, benyújtásához és kiküldéséhez.
A W-2 nyomtatványon gyakran előfordul néhány gyakori hiba. Szánjon néhány percet arra, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden rendben van-e, mielőtt átadja a nyomtatványokat alkalmazottainak, és mielőtt elküldi az SSA-nak.
A nyomtatványon található rovatok mindegyike egyértelműen fel van címkézve, és pontosan megmondja, hogy az egyes rovatokba milyen adatokat kell beírnia. Az egyik gyakori hiba azonban, amit a munkáltatók elkövetnek, hogy nem jelentik a munkavállalóknak nyújtott egészségbiztosítás költségeit. Ez az információ a 12a-12d. rovatokba kerül, és a nyomtatványhoz utasításokat is mellékelnek.
Az SSA-nál korrekciós eljáráson kell keresztülmennie, hogy kijavítsa az ezeken a nyomtatványokon elkövetett hibákat.
A W-2 nyomtatványok elektronikusan is benyújthatók?
A W-2 űrlapok elektronikusan is benyújthatók az SSA weboldalán, de előbb regisztrálnia kell az SSA Business Services Online szolgáltatásában. Az oldal számos más hasznos szolgáltatást is kínál.
Az A példánynak csak egy elektronikus példányát nyújtja be, ha ezt a lehetőséget választja. Tartsa meg az A példányt, a többi példányt pedig adja át a munkavállalónak.
A W-2 nyomtatványok postázásának helye
Az SSA a honlapján listát ad a papíralapú W-2 nyomtatványok postázásához szükséges címekről. A cím attól függ, hogy eredeti vagy javított W-2 nyomtatványt nyújt be, és hogy az amerikai postai szolgálatot vagy magánfuvarozót, például a FedExet használja-e.
Hogyan kell benyújtani a W-2 nyomtatványokat
A W-2 nyomtatványokat a W-3 nyomtatvánnyal együtt legkésőbb a következő év január 31-ig kell benyújtani az SSA-hoz. A W-2 nyomtatványok munkavállalóknak történő átadásának határideje szintén január 31-e. A W-3 űrlap egy továbbítási űrlap, amelyet arra használnak, hogy az egyes W-2 űrlapokon szereplő összes információt összeadják az SSA számára.
Nem kell W-3 továbbítási űrlapot benyújtania, ha online nyújtja be W-2 adatait az SSA-nak, de ha postai úton nyújtja be, szüksége lesz erre az űrlapra.
A késedelmes W-2-bevallásért bírságok és büntetések járnak, de ha kifut az időből, 30 napos hosszabbítást kérhet. A hosszabbítás azonban nem jár automatikusan. You must provide a detailed explanation of why the extension is necessary.
Key Takeaways
- Forms W-2s must be provided to each of a business’s employees, as well as to the Social Security Administration for each employee who had income, Social Security, and Medicare taxes withheld from their pay at any point during the year.
- The form cites earnings and amounts of taxes withheld.
- Forms W-2 can be easily filed online using the Social Security Administration’s Business Services Online.
- The deadline for submission to employees and to the Social Security Administration is Jan. 31 of the year following the year in which earnings were paid.