A projektjavaslat egy olyan dokumentum, amely meghatározza egy adott probléma megoldásához szükséges lépéseket. Bemutatja a probléma logikus lefolyását és leírását, az Ön által a probléma megoldására tervezett cselekvési tervet és az ehhez szükséges költségvetési igényt. A javaslatot az adományozónak nyújtják be a pénzeszközökre várva, hogy Ön folytatni tudja a társadalmi hatás megteremtésére irányuló erőfeszítéseit.
A projekttervezés időigényes folyamat, és a projektfejlesztés minden egyes szakaszára figyelmet kell fordítania. Mielőtt megvitatnánk a pályázatírásra vonatkozó tippeket, először is értsük meg a pályázatírás folyamatát.
A teljes folyamat elsősorban két fő szakaszból áll:
1. A projekttervezés: A tervezési fázisban számos kérdésre kell válaszolnia, mielőtt végre elkezdheti a pályázat megírását. Néhány kérdés, amit a tervezési fázisban érdemes feltennie magának:
- Kik azok a támogatók, akikhez pályázni fog?
- Megfelel a szervezete az adományozó ügynökség által meghatározott támogathatósági kritériumoknak?
- Mi az a probléma, amelyet a pályázat kezelni kíván?
- Kik fognak részt venni a pályázatírási tevékenységben?
A legtöbb szervezet teljesen kihagyja a projekttervezést, és végül nem sikerül jó minőségű pályázatot írnia.
2. A pályázatírás: Miután túl van a tervezési fázison, megkezdődik a tényleges munka, a javaslat megfogalmazása. A pályázat megírása során figyelnie kell az adományozói irányelvekre, a formázásra, a pályázat megfelelő hangvételének meghatározására, a költségvetés kidolgozására stb.
Nagyon fontos, hogy mindkét lépésre odafigyeljen annak érdekében, hogy erős pályázatot dolgozhasson ki. A hatékony pályázatok megírásának segítése érdekében az útmutató három részre van osztva.
Az 1. rész a tervezési fázisban megjegyzendő fontos pontokat tartalmazza;
A 2. rész részletezi a pályázat megírása során szem előtt tartandó fontos pontokat;
A 3. rész ismerteti azokat az okokat, amelyek miatt a pályázatok nem kapják meg a kívánt támogatást.
1. rész. Tippek a tervezési szakaszban
(1) Határozza meg a problémát, amelyet a projekt megoldana: A pályázat megírása során fontos, hogy azonosítson egy problémát, amelyet kezelni fog. Lehet, hogy az Ön településén több probléma is létezik, de nem tudja egyszerre kezelni ezeket a problémákat, ezért egy konkrét problémát kell azonosítania a javaslathoz. Határozza meg a projekt helyszínén uralkodó legsürgetőbb problémát, és ennek megfelelően véglegesítse azt a stratégiát, amelyet a probléma megoldására elfogadna.
(2) Határozza meg a leendő finanszírozó ügynökségeket: Annak valószínűsége, hogy a javaslata pénzeszközökhöz jut, nagyban függ attól, hogy a megfelelő támogatókhoz nyújtja-e be a javaslatot. Fontos, hogy azonosítsa azokat az adományozókat, amelyek prioritásai és finanszírozási kritériumai megfelelnek az Ön szervezetének. Néhány kérdés, amely segíthet a potenciális támogatók azonosításában:
- Mely adományozó ügynökségek finanszíroznak aktívan az Ön településén?
- Az adományozó ügynökség támogat olyan szervezeteket, mint az Öné?
- Megfelel Ön arra, hogy javaslatot nyújtson be az ügynökséghez?
- Melyek a pályázati irányelvek?
- Elégséges ideje van a pályázat benyújtására?
A donorok felkutatásának legjobb módja, ha internetes keresést végez, hogy különböző részleteket tudjon meg róluk. Használhatja az adományozói adatbázisát is a pályázat benyújtására alkalmas adományozók azonosítására. E konkrét lépés során nagy valószínűséggel 4-5 olyan adományozót fog azonosítani, akik az Ön által tervezett munkához nyújtanak támogatást.
(3) Tudja, hogy mit keres az adományozó: Olvassa el nagyon figyelmesen a finanszírozási pályázati útmutatót, és értse meg, hogy mit keres az adományozó. Sok szervezet kihagyja ezt a fontos lépést, és csak a pályázat benyújtásakor nézi át. Az iránymutatás világosan meghatározza a támogathatósági kritériumokat, a formai követelményeket, a határidőt, a költségvetési információkat, az oldalszámot, a benyújtandó dokumentumokat stb. Végezzen némi háttérkutatást az adományozóról, hogy megértse az adományozót, a korábban támogatott projekteket, a támogatott projektek számát stb. Amint végzett a háttérkutatással, elkezdhet dolgozni a pályázatán.
(4) Szervezzen egy jó munkacsoportot: Ne terhelje túl magát a pályázatírás teljes folyamatával; ehelyett ossza ki a különböző részeket a csapatának a szakértelmüknek megfelelően. A civil szervezet méretétől függően szervezzen egy olyan csapatot, amelynek feladatai, felelősségei és időbeosztása világosan meghatározott. A csapattagoknak jó írói készségekkel kell rendelkezniük, valamint a kapcsolódó téma alapos technikai ismereteivel.
(5) Olvassa el a nyertes pályázatokat: A pályázat elkészítése során mindenképpen olvasson el néhány nyertes pályázatot (ezek általában online elérhetők). Ez segít a pályázat felépítésében, és betekintést nyújt az adományozók által preferált terminológiába, formátumba és nyelvezetbe.
2. rész. Tippek a pályázatírás fázisában
(1) A projektcímnek meg kell ragadnia a projekt lényegét: A pályázat címének eldöntése során ügyeljen arra, hogy a cím vonzó legyen, és az olvasónak általános képet adjon a projektről.
(2) Strukturálja megfelelően a pályázatot: A legtöbbször a finanszírozó ügynökség egy pályázati sablont/formátumot ad a benyújtáshoz. Amennyiben a finanszírozó ügynökség nem adott sablont, használhat egy szabványos pályázati sablont a következő alcímekkel:
(3) Vigyen be innovatív ötleteket és elemeket a projektbe: A legtöbb adományozó azokat a szervezeteket támogatja, amelyek képesek újítani és innovatív ötletekkel előállni a projektjavaslatukban. Próbáljon meg némi kreativitást beépíteni a projekt bármelyik elemébe, legyen az a szolgáltatásnyújtás, a kommunikációs csatornák vagy a technológia bevezetése.
(4) Írja meg a vezetői összefoglalót világos, tömör és vonzó módon: A vezetői összefoglaló nemcsak a projektjavaslatot foglalja össze, hanem a problémával, a megoldással, a javaslat egyediségével és azzal kapcsolatos fontos pontokat is feltárja, hogy az Ön szervezete miért alkalmas egy ilyen projekt megvalósítására. A megfelelő hangnem megadása érdekében fontos, hogy magában az összefoglalóban képes legyen kitérni a javaslat miértjére, hogyanjára és mire.
(5) Legyen konkrét és lényegre törő: Csak a valóban fontos dolgokat írja le, és említse meg azokat a tényeket, amelyek megerősítik az ügyét. Írja meg a javaslatot úgy, hogy a szükséges információkat közvetítse az olvasó felé, hogy az képes legyen világosan megérteni a projektjavaslatát. Kerülje, hogy történeteket és lényegtelen dolgokat írjon a pályázatba, mivel a bírálóknak több pályázatot kell átnézniük, az Ön célja az kell legyen, hogy néhány oldalban világossá tegye az ügyét, és ne untassa/túlterhelje őket felesleges részletekkel
(6) Tartalmazzon releváns példákat/esettanulmányokat: A releváns példák beillesztése a pályázatba képet ad az adományozónak arról, hogy az Ön szervezete korábban hogyan oldott meg hasonló helyzeteket. Próbáljon meg olyan megfelelő esettanulmányokat megemlíteni, amelyekben az Ön szervezete segített az embereknek a kérdések/problémák leküzdésében és pozitív hatást ért el.
(7) Amikor a szervezetéről ír, ne hencegjen az eredményeivel: Abban a részben, ahol a szervezetről tesz említést, olyan nyelvezetet használjon, amely nem tűnik dicsekvésnek, hanem azt bizonyítja az adományozónak, hogy képes kezelni és sikeresen befejezni a projektet. Megemlíthet néhány eredményt és díjat, amelyet a szervezeted hasonló jellegű munkák elvégzéséért kapott.
(8) Használj adatokat és tényeket az ügyed alátámasztására: A projekt indoklásának megírása során idézzen tényeket és számadatokat a problémája bizonyítékaként. Ezek a tények származhatnak a szervezet által gyűjtött adatokból, vagy lehetnek kutatási cikkekből, kormányzati jelentésekből, újságcikkekből stb. Győződjön meg arról, hogy az idézett adatok naprakészek és hiteles forrásból származnak. Kerülje az adatok használatát, ha azok elavultak, és nem biztos a forrásukban.
(9) A Célnak világosan meg kell jelölnie a javaslata célját: A javaslat célját világosan meg kell írni, hogy jelezze a projekt fő célját, a célzott kedvezményezettet és a projekt konkrét szempontjait. Kerülje a célnyilatkozatban a nem praktikus és homályos kijelentések használatát.
(10) Csak egy célt tartson meg a pályázatban: Célszerű, ha a projektjavaslatnak csak egy célja van. Ha több cél van a projektben, az azt jelzi, hogy összezavarodott, és nem biztos abban, hogy valójában mit is kíván elérni a projekttel.
(11) Írjon S.M.A.R.T. célkitűzéseket: A célok olyan részletes kijelentések, amelyek leírják, hogy milyen módon kívánja elérni a célt. Használja a S.M.A.A.R.T. módszert a célok megírásakor, ami azt jelenti, hogy specifikus, mérhető, elérhető, reális és időhöz kötött kijelentéseket ír.
(12) Világosan írja le a módszertant, amelyet követni fog a kívánt célok/célkitűzések eléréséhez: A projekt megközelítésének/módszertanának megírása során világosan írja le minden egyes lépést, amelyet végrehajtana. Adja meg részletesen a stratégiát (szervezendő workshopok száma, XVZ témában 3 hónap alatt tartandó képzések száma stb.), amelyet a projekttevékenységek összehangolása érdekében a projekt céljaival és célkitűzéseivel fog alkalmazni.
(13) Kerülje a szakzsargon és a szaknyelv használatát: Használjon egyszerű, könnyen érthető nyelvezetet az egész pályázatban. A pályázat olvasója/értékelője nem feltétlenül az adott terület szakértője, és nem biztos, hogy tisztában van a szakszavakkal, ezért használjon egyszerű szavakat a probléma és a megoldás kifejtéséhez.
(14) Használjon táblázatokat, folyamatábrákat, infografikákat a pályázat elkészítéséhez: Ahhoz, hogy a javaslata kiemelkedjen, mindig jobb, ha a sima szöveg helyett egyszerű diagramokat, térképeket, grafikonokat stb. használ. A folyamatábrák és diagramok használata segít az olvasónak jobban megérteni az összefüggéseket, és a javaslatot is vonzóbbá teszi
(15) Kövesse a konkrét irányelveket: Semmiképpen ne lépje túl az adományozói irányelvekben meghatározott korlátokat, az oldalak számának, a betűméretnek, a sortávolságnak stb. meg kell felelnie az iránymutatásnak. Az irányelvek nem véletlenül vannak, és be kell tartania őket.
(16) Formázza megfelelően a pályázatot: Formázza meg a pályázatot úgy, hogy az vonzóan nézzen ki. Minden bekezdést szépen egymás mellé kell igazítani; a szövegnek olvashatónak kell lennie, elegendő sortávolsággal, és a teljes szövegnek azonos betűtípusúnak kell lennie (mind a méret, mind a típus). Minden számot helyesen oldalazzon ki.
(17) Tekintse át a javaslatot a kollégáival, és dolgozza át: Mindig jó ötlet, ha a pályázatot a kollégák/ igazgatótanácsi tagok stb. felülvizsgálják. Sok szervezet a pályázatokat egy hidegolvasóval (olyan személlyel, aki nem vett részt a projekt megírásában) is átnézeti. Nézze át a bírálók észrevételeit, és vegye figyelembe javaslataikat, kritikáikat, valamint javítsa ki az általuk javasolt hibákat és hiányosságokat. A felülvizsgálat segít a pályázat minőségének javításában. Nézze át újra és újra a pályázatot a felesleges részletek, nyelvtani és ténybeli hibák eltávolítása érdekében. A pályázat átdolgozása során győződjön meg arról, hogy a pályázat megfelel az iránymutatásoknak, egyértelműen összekapcsolja a célokat és a tevékenységeket, és hibátlan.
(20) Válaszoljon a pályázati sablonban említett összes kérdésre/szakaszra: Ne hagyjon egyetlen szakaszt/kérdést sem figyelmen kívül. Még ha úgy érzi is, hogy a kérdések ismétlődnek, győződjön meg róla, hogy megfelelő választ ír. A hiányosan kitöltött űrlapokat már az első szűrésnél kizárják, és az ügynökség nem fogadja el további vizsgálatra.
(21) Kerülje a plágiumot: Győződjön meg arról, hogy a pályázatot megfelelően szerkesztették és ellenőrizték plágium szempontjából. Abban az esetben, ha bármilyen cikkből származó bekezdést, adatot, tényeket vagy egyéb információt használt fel, mindenképpen adja meg az összes forrás megjelölését. A plágium elkerülése érdekében parafrazálhat, idézhet, idézhet, vagy csatolhat hivatkozási oldalt a javaslat végére. Sok ügynökség (különösen a kutatásorientáltak) plágiumellenes szoftvert használnak, és abban a pillanatban, amikor a javaslatod plágium jeleit mutatja, a javaslat kizárható.
(22) Tervezd meg a költségvetést a lehető legnagyobb gondossággal: Győződjön meg arról, hogy minden költségvetési tétel megfelel a finanszírozó ügynökség követelményeinek. Mindig készítsen a költségvetéshez egy beszámolót, hogy megmagyarázza a különböző kiadásokat. Fontos, hogy a projekt költségvetése összhangban legyen a projekttevékenységekkel, és minden megemlített költséget meg kell tudnia indokolni.
3. rész. Miért nem sikerülnek a pályázatok?”
Noha a civil szervezetek évente számos pályázatot dolgoznak ki, csak néhány kiválasztott kapja meg a szükséges támogatást. Ezzel eljutottunk ahhoz a fontos kérdéshez, hogy miért nem sikerül a szervezeteknek jó pályázatokat írniuk. Számos oka van annak, hogy egyes pályázatok miért nem képesek meggyőzni az adományozókat az ügyük támogatásáról, az alábbiakban a leggyakrabban előforduló okok közül mutatunk be néhányat:
(1) Az irányelvek be nem tartása: A legtöbb adományozónak konkrét iránymutatása van a pályázat benyújtására, a projekt témájára, formátumára és a határidőkre vonatkozóan. Sok civil szervezet nem olvassa át az iránymutatásokat, és a szükséges utasítások beépítése nélkül nyújtja be pályázatát. Meg kell értenie, hogy ezek az iránymutatások csak azért léteznek, mert a donor azt akarja, hogy kövesse őket.
(2) Elégtelen tények és adatok a pályázat alátámasztására: Sok civil szervezet olyan sok érzelemmel írja a pályázatokat, hogy teljesen kihagyja a releváns adatok használatát. Lehet vonzó történeted, de ha nem támasztod alá tényekkel a történetedet, a donor nem fog rá nagy figyelmet fordítani. Ne feledje, hogy a pályázata nem egy film forgatókönyve, hanem egy üzleti dokumentum, amelynek alapján a szervezet finanszírozást kap.
(3) Homályosság: A másik ok, amiért sok pályázat nem nyeri el a donor tetszését, az a tény, hogy bármelyik civil szervezet úgy ír pályázatot, hogy nem írja le megfelelően a problémát, a célzott kedvezményezetteket, a célokat és a tevékenységeket. Ezáltal a pályázat homályossá válik, és nem derül ki egyértelműen, hogy miért szeretne támogatást kapni egy adott ügynökségtől. Egyetlen adományozó sem fektetne be egy olyan projektbe, amelyből hiányzik a megfelelő jövőkép és irreális cél.
(4) Gyenge prezentáció és hibák: Amint arra már korábban rámutattunk, a javaslat képezi az alapját az adományozóval való kapcsolatának, ezért fontos, hogy a javaslatot professzionális módon mutassa be. Előfordul, hogy a pályázatok annyira rosszul vannak megírva és bemutatva, hogy a bíráló nem érti a lényeget/szándékot. A pályázatok másik fő problémája a helyesírási és nyelvtani hibák a pályázatban. Egy adományozó biztosan figyelmen kívül hagy néhány hibát, de ha az Ön pályázata számos hibát tartalmaz, az nem kelt jó benyomást, és kudarchoz vezet.
(5) A pályázatból hiányzik az értékelési vagy nyomonkövetési terv: Az adományozók inkább azokat a projekteket finanszírozzák, amelyek rendelkeznek értékelési tervvel és monitoringstruktúrával. Ha a pályázatban szerepel egy értékelési terv, szervezetét elszámoltathatóbbá teszi, és növeli a finanszírozás esélyeit.
(6) A határidőn túli benyújtás: Sok szervezet a határidő lejárta után nyújtja be a pályázatot, ez csak a pályázat beadásának kizárásához vezet.
(7) Nem az adományozó ügynökség küldetésére irányul: Ha a szervezet nem végzett elegendő kutatást az adományozó ügynökségről, akkor valószínű, hogy a pályázat nem illeszkedik az adományozó ügynökség küldetéséhez és céljához.
(8) Hiányos pályázat/nem teljes körű dokumentumok: Sok szervezet olyan pályázatot nyújt be, amely hiányos, és nem válaszol a projektsablon minden kérdésére/szakaszára. Előfordul, hogy a szervezetek nem nyújtják be a dokumentumokat (támogatólevél, regisztrációs dokumentumok, felhatalmazó levél stb.)
Top 25 tipp egy pillantásra
Mivel a pályázatírás időigényes folyamat, mindig kezdje el korán, hogy legyen ideje a szerkesztésre, átdolgozásra, felülvizsgálatra és végleges benyújtásra. Induljon el, írja meg a pályázatot, és küldje be időben.
Ha postai úton nyújtja be a pályázatot, győződjön meg róla, hogy minden dokumentumot megfelelően elneveztek és egy zippelt mappába gyűjtöttek. Ehhez csatolni kell egy kísérőlevelet.
Ha az adományozó ügynökség papíralapú beadványt kér, időben küldje el a másolatokat, hogy a pályázat jóval a határidőn belül megérkezzen az irodába. Minden dokumentumot megfelelően iktatni kell, és be kell nyújtani a finanszírozó tisztviselő irodájában.
Az online pályázat benyújtása esetén kattintson a benyújtás gombra, és küldje be a pályázatot.
Related:
- How to Develop a Budget for your Project Proposal?
- A Simple Step-by-Step Guide for NGOs on “How to write Proposals”
- How to Write a Master Proposal Template