Itt egy minta adománygyűjtési terv a nonprofit szervezet számára

Az adománygyűjtési terv fontos a nonprofit szervezet számára. A legsikeresebb nonprofit fejlesztési programok – azok, amelyek évről évre túlteljesítik adománygyűjtési céljaikat – írásos adománygyűjtési tervvel rendelkeznek, amely irányítja erőfeszítéseiket.

Ebben a cikkben végigvezetem Önt egy erős terv elemein, majd adok egy minta adománygyűjtési tervet, amelyet sablonként használhat a saját nonprofitja számára.

Minden nonprofit szervezetnek, legyen az bármilyen nagy vagy kicsi, írásos adománygyűjtési tervre van szüksége a siker érdekében. Ha kíváncsi, miért olyan fontosak az adománygyűjtési tervek a szervezet számára, olvassa el a Hogyan írjon hatékony adománygyűjtési tervet a nonprofit szervezet számára című cikkünket, amely részletezi, miért van szükség adománygyűjtési tervre, és milyen folyamatot alkalmazhat annak elkészítéséhez.

Ebben a cikkben magára a tervre fogunk összpontosítani: elmondjuk, hogy pontosan mit kell tartalmaznia az adománygyűjtési terveknek, és adunk egy minta adománygyűjtési tervet, amelyet letölthet és felhasználhat az erőfeszítéseihez.

A sikeres adománygyűjtési terv 10 összetevője

Minden szervezetnek, tanácsadónak és adománygyűjtőnek más és más képlete és felépítése van az adománygyűjtési tervek megírására. Én a terveimet 10 kulcsfontosságú részre alapozom, amelyeket az alábbiakban részletezek. Mindegyik alkotóelemet láthatja a cikk végén letölthető adománygyűjtési terv mintájában.

Az Ön adománygyűjtési tervének felépítése eltérhet az általam használt struktúrától… és ez rendben is van. A lényeg az, hogy leüljön és megírja a tervet, majd a megvalósítás során folyamatosan finomítsa azt. Íme, az általam használt 10 összetevő a terveimben:

#1: A fedőlap

Ez talán nem tűnik hihetetlenül fontos összetevőnek a tervedben, de van egy fontos dolog, amit meg kell említened a terved fedőlapjával kapcsolatban: mindig tüntesd fel a terv évét és a felülvizsgálat dátumát is a fedőlapon. Például, ha ez az Ön 2020-as adománygyűjtési terve, írja ezt. Hasonlóképpen, ha utoljára 2019. május 1-jén dolgozta át a tervet, ezt is írja a borítóra.

Ez azért fontos, mert idővel, ha folyamatosan írja és frissíti az adománygyűjtési tervét, az adománygyűjtő munkatársai merevlemezén több különböző év tervei, valamint az egyes tervek több különböző verziója is ott fog lapulni. Mindig meg akar győződni arról, hogy a legfrissebb tervet szerkeszti vagy olvassa. Meglepődne, hogy ez hányszor okozott már buktatót a szervezeteknek, különösen a nagy, nagy adománygyűjtő csapatokkal rendelkező szervezeteknek.”

#2: Háttérinformációk

A következő lépés a háttér, amely röviden elmagyarázza, mi történik jelenleg a nonprofit szervezetnél, ami hatással lesz a tervre. Ez lehet egy rövid (féloldalas vagy egyoldalas) összefoglaló az elmúlt néhány évről és az aktuális évről, amely mindenkit, aki elolvassa a tervet, tájékoztat mindarról, amit a terv helyes értelmezéséhez tudnia kell.

Ne aggódj, hogy minden apróságot ide kell ragasztanod. Nem kell elmondania az embereknek az elmúlt év összes személyzeti változását, vagy azt, hogy az egyes események milyen jól sikerültek. Csak a releváns, átfogó tényeket mondd el, amelyek hatással lesznek a következő évi adománygyűjtési tervedre.

Például, ha legutóbb úgy döntöttél, hogy nem tartod tovább az éves nagy rendezvényedet, mert túl drágává vált, ezt is tedd a háttérbe. Hasonlóképpen, ha nemrégiben kibővítetted a vezetőségedet, hogy az inkább az adománygyűjtésre összpontosítson, ezt is írd bele.

#3: Célok és célkitűzések

Ez az a rész, ahol elmondod, hogy a szervezeted mit szeretne elérni az adománygyűjtés terén a terv által lefedett időszakban. Tartalmazzon számokat – fektesse le az idei és az elkövetkező néhány évre vonatkozó adománygyűjtési céljait. Mennyit kell összegyűjtenie? Vannak olyan összegek, amelyeket havonta kell összegyűjteni, csak hogy nyitva tartsák az ajtókat? Vannak-e olyan tartalék célok, amelyekkel további munkát tud végezni, ha további pénzek érkeznek?

Ez a szakasz tartalmazza az adománygyűjtéssel kapcsolatos célkitűzéseit is. Például… szeretne 3 új tagot találni a fejlesztési bizottságába? Idén 10%-kal szeretné növelni az e-mailes adománygyűjtő listáját? Bármilyen céljai és célkitűzései is vannak a következő évre, írja le őket ebben a részben a lehető legpontosabban. A cikk végén található adománygyűjtési tervminta segítségével láthat néhány példát arra, hogy milyen típusú célokat és célkitűzéseket foglalhat bele a saját tervébe.

#4: Feltételezések

Ez a szakasz felsorolja azokat a feltételezéseket, amelyeket a terv megfogalmazása során tesz. Minden nonprofit szervezet tesz feltevéseket, amikor megtervezi a következő évi adománygyűjtését. Sorolja fel őket itt, hogy mindenki ugyanazon az oldalon álljon. Néhány példa a lehetséges feltételezésekre:

• Feltételezve, hogy a szervezet idén képes lesz felvenni egy új nagy adományozással foglalkozó tisztviselőt
• Feltételezve, hogy a helyi Rotary Club továbbra is megtartja az éves vacsorabálját az Ön javára
• Feltételezve, hogy idén is kap egy jelentős állami támogatást

Névsorolja fel az összes feltételezését előre, és tudnia kell, hogy ha valamelyik feltételezés nem igazolódik be, előfordulhat, hogy át kell írnia a terv egy részét, hogy stratégiát dolgozzon ki az adott eshetőség kezelésére.

#5: Adománygyűjtési infrastruktúra

A terv második fele az, ahol a dolgok igazán szórakoztatóvá válnak. Itt felsorolod, hogy mit fogsz ténylegesen tenni idén a céljaid elérése érdekében. Itt kezded el felépíteni az adománygyűjtési stratégiádat. Minden az adománygyűjtési infrastruktúrával kezdődik.

Az e rész előkészítésekor kérdezze meg a csapatától: milyen infrastruktúrával rendelkezünk jelenleg az adománygyűjtéshez, és milyen infrastruktúrára lesz szükségünk a következő évben vagy években?

Az infrastruktúra olyan dolgokat foglal magában, mint a további személyzet, az adományozói adatbázis, a marketinganyagok, a támogatási ügy, a weboldal stb. – minden, amit az adománygyűjtéshez használ. Mit kell idén fejleszteni vagy lecserélni? Mit szeretne hozzáadni ahhoz, hogy csapata hatékonyabb adománygyűjtő legyen?

Listázza mindezt, a megvalósítás határidejével és felelősségi körével, valamint az egyes tételek költségével együtt. Az alábbi adománygyűjtési tervminta ad néhány ötletet arra vonatkozóan, hogy milyen típusú infrastrukturális elemeket foglalhat bele ebbe a szakaszba.

#6: Adományozókeresési terv

Ez a szakasz arra a kulcsfontosságú kérdésre ad választ, hogy “Hol fogunk új ügyfeleket találni a nonprofit szervezetünk számára?”. Az adománygyűjtési folyamat az érdeklődőkkel kezdődik. Az érdeklődők az adománygyűjtő tölcsér alapvető kiindulópontja. Ha nincsenek érdeklődők, nincs kit ápolni, és ha nincs kit ápolni, nincs kitől adományt kérni. Egyszerűen fogalmazva, az új érdeklődők jelentik az adománygyűjtés éltető erejét.

#7: Adományozói kommunikáció és ápolás

Ez a szakasz arra a kérdésre ad választ, hogy “Hogyan tervezzük az adományozóink ápolását?”. “Hogyan fognak kinézni a művelési útvonalaink?” és “Milyen az adományozói és potenciális adományozói kommunikációs naptárunk?”

A művelés minden, amit a nonprofit szervezet tesz attól kezdve, hogy azonosít egy személyt, vállalkozást vagy alapítványt, mint a szervezet számára megfelelő potenciális adományozót, egészen addig, amíg meg nem kéri az adott személyt vagy szervezetet. A gondozás az, ami a kettő között történik… ez az összes kommunikáció és interakció, amely a nonprofit szervezet és a potenciális ügyfél között zajlik.

A gondozásról szóló rész magában foglalja a gondozást is… olyan kérdésekre ad választ, mint például: “Hogyan bánunk az adományozóinkkal, miután adományoztak?”. “Hogyan köszönjük meg és ismerjük el adományozóinkat?” és “Hogyan tartsuk meg adományozóinkat, hogyan fejlesszük adományozóinkat, és hogyan érjük el, hogy megnyissák előttünk hálózataikat?”

Az adományozókkal való kommunikációnak és az adományozók ápolásának számos nagyszerű módja van. A nonprofit szervezetek által az adományozók ápolására használt leggyakoribb stratégiák közé tartoznak az e-mail és postai úton küldött hírlevelek, a weboldal, a közösségi média, az éves jelentések, a nem kérő rendezvények, az önkéntes lehetőségek, az adományozói hívások és a személyes adományozói találkozók. Tekintse meg az adománygyűjtési terv mintáját, hogy további ötleteket találjon ennek a szakasznak a felépítéséhez.

#8: Adománygyűjtési taktikák

Az adománygyűjtési taktikák szakasz részletezi azokat a taktikákat, amelyeket a tényleges kérések és a pénzgyűjtés során fog alkalmazni. Minden egyes taktikának külön alfejezetet kell kapnia, cselekvési lépésekkel, határidőkkel és felelősökkel. A gyakori taktikák közé tartoznak:

• Egyéni adományozók adománygyűjtése
• Közvetlen levélben
• Adománygyűjtő rendezvények
• Online adománygyűjtés
• Ajánlatok és kormányzati támogatás
• Éves adományozási programok
• Tervezett Adományozás
• Adományok
• Tőkekampányok
• Affinitási csoportok és adománygyűjtő hálózatok

Ebben a részben részletezze, hogy pontosan mit fog tenni az adománygyűjtési célok elérése érdekében, beleértve minden egyes adománygyűjtési taktikát, amelyet alkalmazni tervez.

#9: Adománygyűjtési igények és célok

Az adománygyűjtési terveim végén mindig szerepeltetek két olyan pontot, amely összefoglalja a tervet és az elvégzendő munkát. Az első az adománygyűjtési igények és célok összefoglalója. Ez egy számok által vezérelt összefoglaló arról, hogy a szervezetnek mire van szüksége (a program költségvetése), és hogyan fogja azt összegyűjteni (az általános adománygyűjtési célok, valamint az egyes taktikákra vonatkozó konkrét pénzbeli célok). Ha szeretné látni, hogy ez hogyan néz ki a gyakorlatban, nézze meg az alábbi adománygyűjtési tervmintát.

#10: A cselekvési lépések ütemezése

A terv minden egyes szakaszába szeretek egy cselekvési lépésekből álló listát tenni, amely felsorolja, hogy mit kell megtenni melyik határidőig ahhoz, hogy a terv sikeres legyen. Ezután az adománygyűjtési terv 10. és egyben utolsó elemeként egy összevont listát mellékelek, amelyben minden egyes cselekvési lépés időrendben szerepel.

Ez lehetővé teszi, hogy bárki, aki elolvassa a tervet, pontos képet kapjon az összes jelenleg folyó tevékenységről, lássa a határidőket és a célokat, és tudja, hogy ki a felelős az egyes tevékenységekért. Ezt a cselekvési lépések idővonalát nehéz elmagyarázni, ezért tekintse meg az alábbi adománygyűjtési tervminta utolsó szakaszát. Sok szervezet, amellyel együtt dolgozom, ezeket az idővonalakat használja a heti vagy havi adománygyűjtő munkatársi értekezletek irányítására.

Ne feledje, hogy az adománygyűjtési terve változni fog. Fontos, hogy leírja a tervét, de az is fontos, hogy hajlandó legyen változtatni az irányt, amikor az események úgy diktálják. Gyakran tekintse át a tervét, és szükség esetén módosítson rajta.

A minta adománygyűjtési terv

Adja meg az alábbi e-mail címét, hogy megkapja a minta adománygyűjtési tervet. A tervet a gombra kattintás után azonnal elküldjük Önnek e-mailben. Ez a terv a Kilkenny Gyermekotthon nevű fiktív nonprofit szervezet számára készült. Nyugodtan használd ezt a tervet mintaként a saját nonprofit szervezeted saját adománygyűjtési tervéhez:

Amikor megkapod a minta adománygyűjtési tervet, feliratkozol heti ingyenes e-mail hírlevelünkre, a The Fundraising Blueprint Newsletterre is.

Megjegyezzük, hogy bár ez a terv hosszú (30 oldal), a te terved lehet hosszabb vagy lényegesen rövidebb is, az igényeidtől függően. Csak ne feledje, hogy a tervének határozott határidőket kell tartalmaznia minden egyes taktikára vonatkozóan, és lehetőség szerint fel kell tüntetnie, hogy ki a felelős az egyes cselekvési lépésekért. Ha bármilyen kérdése van ezzel az adománygyűjtési tervvel kapcsolatban, vagy segítséget szeretne kapni a nonprofit szervezet számára készített terv megírásához, kérjük, kattintson ide, és lépjen kapcsolatba velem.

Photo Credit: ReynerMedia