“Finally, I know what you do!” said my dad after I started my current job as a technical trainer. This is the most specialized job I’ve ever had — primarily because I’m now at a very large organization.
“I wear multiple hats” has become synonymous with working at a non profit — even though there is a wide range of non profit organizations and this is often true at any small organization. Ne hagyjuk azonban figyelmen kívül azt a tényt, hogy a nonprofit szervezeteknél az adományozók a tényleges megtérülés helyett a rezsiköltségekre összpontosítanak, ami súlyosbító tényező.
Visszatérve a több kalapos szindrómára.
A több kalapos szindróma* olyan környezetben sújtja az egyént, ahol a tünetek elhatalmasodhatnak, és így az egész szervezetre kihatnak. A tünetek közé tartoznak:
- Az állandó, zsörtölődő érzés, hogy elfelejtettél valami fontosat
- Elmerülsz a szakadékban, és soha nem szakítasz időt arra, hogy visszalépj
- Kihasználod az erősségeidet, hogy sok olyan területen dolgozz, ami nem a te asztalod
- Még több időt töltesz az irodában, hogy kompenzáld
- Burnout
- Elkaptad a fonalat
Ez nem teljesen rossz dolog. Néhányan úgy találják, hogy a több kalap viselése nagyszerű módja annak, hogy sokféle érdeklődési körrel és készséggel foglalkozzanak. Még a jelenlegi szerepemben is, és egy olyan nagy szervezetben, ahol rengeteg szakember áll rendelkezésre, még mindig én lettem az a személy, aki mindenféle véletlenszerű kérdésekre válaszol. És ezzel nincs is semmi bajom. Azzal, hogy tisztában vagyok az upstream és downstream folyamatokkal, jobb leszek mindenben, amit csinálok, mert jobban tudom a megfelelő személyt a megfelelő időben figyelmeztetni, vagy proaktívan reagálni a lehetséges problémákra.
Az viszont probléma, ha nem támogatják. Ha valaki, aki feltesz nekem egy kérdést, egy újabb kalap lesz a fejemen, akkor igen, ez nagyon gyorsan unalmassá válik.
Mégis ismerjük el, hogy sokan vannak, akik inkább szűkíteni szeretnék a fókuszt. Olyanok, akik szeretnek elmélyülni egy adott területen – és ebben nagyon jók. Minél inkább megszabadítjuk őket a tányérjukat a zsúfoltságtól, annál messzebbre jutnak.”
Nem számít, hogy mekkora a szervezet, mindig lesznek olyan feladatok, amelyek nem teljes értékű munkák. És mindig lesznek olyan emberek, akik unatkoznának, ha csak egy dolgot csinálnának! A több kalap viselése soha nem fog teljesen eltűnni. Ha támogatod, és szándékosan alkalmazod az üzleti gyakorlatodat, még jó is lehet. Íme néhány új megközelítés:
Tudomásul kell vennie, hogy az emberek több kalapot viselnek.
Az embereket el kell ismerni azért, amihez hozzájárulnak – az egészet, nem csak azt, ami jól látható. Kérdezze meg az embereket, hogy milyen projekteken dolgoznak, vagy milyen karbantartási feladatokat végeznek, amelyek előreviszik a szervezetet. Nevezze meg, hogy milyen sokféle kalapot viselnek; ismerje el és értékelje ezeket a hozzájárulásokat.
Váltogassa vagy keverje át a kalapokat.
Gyakran egyszerűen azok viselik a legtöbb kalapot, akik a legrégebben vannak a csapatban. Csak adunk és adunk, és soha nem lépünk hátra, hogy megnézzük a teljes struktúrát. Tervezzen be időről időre időpontokat ennek felülvizsgálatára. A lehető legjobban kihasználjuk a csapatunk tehetségét? Lehet-e egyes feladatokat átcsoportosítani vagy rotálni? Ami az egyik ember számára már régi dolog, az lehet, hogy valaki más számára növekedési lehetőséget jelent, vagy egy érdekes utat, amelyet fel kell fedezni.
Tudatosítani kell, hogy a segítségkérés lehetőség.
Néha emlékeztetni kell az embereket, hogy kérhetnek segítséget, vagy meg kell adni néhány lehetőséget arra, hogy ez hogyan nézhet ki.
Elképzelhető például, hogy van egy munkatárs, aki gyakran tervez marketinganyagokat, mert ő az egyetlen, aki tudja, hogyan kell használni a tervezőprogramot. Ők azonban inkább a kommunikációs stratégiával kapcsolatos innovatív ötletekre összpontosítanának, és mivel nem grafikus, ez a fajta munka sok időt emészthet fel. Nem lenne hatékonyabb egy olyan csapatot alkalmazni, amelyik rendelkezik ezekkel a készségekkel? Vagy esetleg adatelemzéssel próbálkozik, és a csapattagja lelkesen tanul, de még mindig tanul. Talán támogathatja a tanulási görbén való felfelé haladását azzal, hogy ideiglenesen együttműködő csapatot vesz fel, akik egyszerre tudják elvégezni a nehéz munkák egy részét és segítenek a csapat kapacitásának kiépítésében.
Nem szabad, hogy a független vállalkozók helyettesítsék a teljes vagy akár részmunkaidős alkalmazottakat. Itt nem arról van szó, hogy pénzt takarítanak meg (vagy “csökkentik a rezsiköltségeket”) azáltal, hogy nem fizetnek juttatásokat vagy béradót. (Itt talál néhány bevált gyakorlatot a munkavállalók besorolásáról és egyéb megfontolásokról.)
A rugalmasságról kell szólnia – mind a szabadúszónak arról, hogy önállóan dolgozhasson, mind pedig arról, hogy az Ön szervezete szükség esetén szakértelmet vagy kapacitást tudjon hozzáadni anélkül, hogy egy ideiglenes vagy alkalmi igényre állandó állást hozna létre. (Ez nem jelenti azt, hogy nem lehet, hogy először szabadúszót alkalmaz, és később rájön, hogy több értelme van egy állandó pozíció létrehozásának.)
A rugalmasság mindkét irányba érvényes.
A rugalmasságról szólva, ha arra kéri az alkalmazottakat, hogy rugalmasan viseljenek több kalapot, akkor legyenek rugalmasak annak felismerésében is, hogy az alkalmazottaknak különböző igényeik lehetnek az egyes kalapok tekintetében.
Míg például a legtöbb dolog esetében a vezetőjükön keresztül kell jóváhagyniuk a költségvetést, addig egy olyan dolog esetében, amelynek ők a szervezeti tulajdonosai, ők kezelik a költségvetést. Vagy ez azt is jelentheti, hogy az emberek bizonyos projekteknél szükség szerint távolról dolgozhatnak, amikor összpontosítani akarnak. Még ha a teljes munkakört nem is lehet szűkíteni, akkor is megadhatja nekik a teret, hogy mélyebben elmélyülhessenek egy adott területen anélkül, hogy a kérésekkel beugró kollégák megzavarnák őket. Vagy a metaforikus tüzek, amelyeket az irodában több más ember is el tudna oltani, akik beugranának, ha a szokásos tűzoltójuk nem lenne kéznél.
Tisztelet minden kalapnak.
Fontolja meg a munkaköri leírások felülvizsgálatát vagy a javadalmazás kiigazítását. Keressen szakmai fejlődési lehetőségeket az egyes kalapok számára, vagy más módon nyújtson támogatást.
És azok a kalapok, amelyeket egyesek végül csak azért viselnek, mert már olyan régóta a csapatban vannak, hogy ezt elfelejtették? Ideje lenne nyugdíjba küldeni néhány kalapot? Talán nem, de tegyük ezt aktív döntéssé.
- Kérem, vegye figyelembe, hogy az angol diploma, a sok-sok sürgősségi osztály nézése és a hosszú évek óta tartó éves elsősegélynyújtási képzés nem tesz engem közel sem az egészségügyi szakemberek bármely területéhez.