A vezetői ülések általában az igazgatótanács zárt megbeszélései, amelyeken meghívott résztvevők, például az ügyvezető igazgató vagy bizonyos munkatársak is részt vehetnek. Ezekre az ülésekre az igazgatótanácsi ülés végén vagy az igazgatótanácsi üléstől elkülönítve kerülhet sor, ha nem kell hivatalos intézkedéseket hozni. A végrehajtó ülések hasznos eszközt jelenthetnek az igazgatótanács számára érzékeny és/vagy jogi kérdések, például az ügyvezető igazgató értékelése során. Az a lehetőség, hogy a vezetői ülések megbeszélései nem nyilvánosak, nagy előnyt jelenthet olyan szervezetek számára is, amelyek szavazati joggal rendelkező tagsággal rendelkeznek, a nyílt ülésekről szóló törvények hatálya alá tartoznak, vagy az igazgatótanácsi ülések általános jegyzőkönyveit a személyzet vezeti.
Ha megfelelően végzik, a vezetői ülések “biztonságos teret” teremthetnek az igazgatók számára, ahol nyíltan és őszintén megvitathatnak egy ügyet, elősegítik az igazgatók közötti bizalom erősítését, és lehetővé teszik a független döntéshozatal javítását. A vezetői ülések azonban akadályozhatják a jobb igazgatótanácsi irányítást is, ha helytelenül vagy gondatlanul használják, bizalmatlanságot keltve az igazgatótanács és a személyzet között, szükségtelen titkolózást és paranoiát keltve. Az alábbiakban bemutatunk néhány fontos tényezőt, amelyet az igazgatótanácsnak figyelembe kell vennie, amikor vezetői ülést tart.
Titoktartás
- Tájékoztassa a résztvevőket arról, hogy a megbeszélés egészét vagy egy részét bizalmasan kell-e kezelni;
- Megfelelően jelölje meg az anyagokat bizalmasként, és határozza meg, hogy mit lenne célszerű felvenni az ülés jegyzőkönyvébe, ha azokat a tagok vagy a személyzet számára nyilvánosságra hozzák;
- A törvény által megengedett mértékben korlátozza a végrehajtó ülés anyagaihoz vagy jegyzőkönyveihez való hozzáférést azokra a személyekre, akik részt vettek a végrehajtó ülésen; és
- Győződjön meg a nyílt ülésekre vonatkozó törvények betartásáról.
Átláthatóság
- Meghatározza, hogy a végrehajtó ülést követően milyen információkat kell közölni a megfelelő felekkel;
- meghatározza, hogy a végrehajtó ülésen kell-e szavazást tartani, ha van ilyen, vagy az általános testületi ülésen lehet-e szavazni; és
- A végrehajtó ülés okait vagy témáját dokumentálja az általános ülés jegyzőkönyvében.
Folyamat
- Meghatározza, hogy a rendszeresen tervezett vagy az ad hoc vezetői ülések jobban elősegítik-e a megfelelő felügyeletet és az igazgatótanács általi nyílt vitát;
- A kizárt felekkel szemben világos elvárások megfogalmazása az igazgatótanács általi nyomon követéssel kapcsolatban, még akkor is, ha nincs mit jelenteni; és
- Győződjön meg arról, hogy a vita a vezetői ülés elfogadott napirendje tekintetében a témán belül marad.