21 modi per comunicare efficacemente – Relavate

Quando è necessario, sii fermo ma con tatto.

Impara a usare parole che siano ferme ma diplomatiche anche quando correggi gli avversari. Puoi essere sincero senza essere pacchiano.

Fai buon uso delle domande.

La persona che fa le domande è spesso quella che ha il controllo della conversazione. Tuttavia, il controllo non è necessariamente l’obiettivo. Piuttosto, l’uso di buone domande arriverà al cuore del problema e aiuterà a coinvolgere le persone nel processo di dialogo e comunicazione. Chiedete finché non c’è un chiarimento usando le domande “chi-cosa-quando-dove-come” e a volte “perché”.

Cercate momenti di insegnamento, chiarimento o auto-scoperta.

Fai questo fermando l’altra persona in punti critici e chiedendo cosa sta pensando.

Cerca il momento del registro silenzioso.

Questo è il momento in cui una persona sembra fermarsi e riflettere su ciò che viene detto. Questo è spesso il punto in cui la persona (o le persone) è impegnata, qualcosa che hai detto ha colpito una corda e risuonato con lei o lui.

Tuttavia, non usare il silenzio per frustrare l’altra persona. Se la conversazione sta diventando più difficile di quanto tu sia in grado di sopportare in quel momento, allora spiega perché sei riluttante a parlare e poi chiudi la discussione.

Scopri in anticipo di cosa tratta una conferenza organizzata.

Se ti viene chiesto di incontrare qualcuno e sospetti che non sia solo per un divertimento o un’occasione sociale, allora chiedi all’altra persona di farti la cortesia di dirti in anticipo lo scopo dell’incontro.

Registra le questioni importanti.

In alcuni contesti, questo è cruciale come quando si incontra personalmente un avversario o un antagonista, o durante una riunione di comitato o di squadra molto importante. Winston Churchill era un pignolo per questa pratica. Una delle sue massime era: “Sono un forte sostenitore nel trattare gli affari ufficiali con la parola scritta… Che si capisca chiaramente che tutte le indicazioni che provengono da me sono fatte per iscritto, o dovrebbero essere immediatamente confermate per iscritto e che non accetto responsabilità per questioni relative alla difesa nazionale, sulle quali si presume che io abbia dato decisioni a meno che non siano registrate per iscritto.” (Stephen Hayward, Churchill on Leadership; p. 110)

Comunicare regolarmente i piani e le decisioni a coloro che devono sapere.

Le persone che interrompono lo fanno per una varietà di motivi, pochi dei quali portano valore o migliorano la conversazione. Alcuni interrompono perché non stanno ascoltando. Hanno bisogno di ascoltare o il vostro tempo ed energia sono sprecati. Alcuni interrompono perché hanno poco rispetto per voi o per gli altri nella conversazione. Quando sono così, è una questione di disprezzo per voi. Difficilmente ci può essere uno scambio reciprocamente vantaggioso quando c’è poco o nessun rispetto. Devono essere rispettosi. Alcuni interrompono perché sono troppo arroganti per credere che tu abbia qualcosa di interessante o importante da condividere. Hanno bisogno di una misura di umiltà per essere in grado di interagire con gli altri in qualsiasi modo utile e significativo.

Se l’altra persona continua ad interrompere, allora terminate la conversazione e andate via.

Non lasciare che le questioni irrisolte rimangano senza risposta.

Raramente le questioni irrisolte vanno semplicemente via. Spesso queste questioni tornano a perseguitare la vostra relazione più tardi. Se non siete in grado di risolvere qualsiasi problema durante la vostra conversazione, prendete un appuntamento per discuterne più tardi. Di solito è meglio fare proprio quella questione la priorità singolare della vostra conversazione di follow-up.

Utilizzate la parafrasi.

Se una questione è abbastanza importante allora parafrasate ciò che è stato detto o fatevi parafrasare da chi vi ascolta ciò che avete detto. Questo può essere uno strumento prezioso per determinare se c’è un’intesa accettabile tra le parti. Può essere utile assicurarsi di aver compreso ciò che è stato detto riformulando ciò che l’altra persona ha detto e chiedendole se è davvero ciò che è stato detto o inteso.

Riassumete le riunioni.

Nelle riunioni, prendetevi del tempo alla fine per riassumere ciò che è stato trattato e a chi sono assegnati i vari compiti.

Fatti aiutare quando comunicare con un’altra persona è difficile.

Se hai costantemente difficoltà a comunicare con un’altra persona, allora arruola l’aiuto di una o due persone per migliorare la comunicazione. Spesso questo può risolvere la sfida tra persone regolarmente in conflitto. Siate consapevoli che non sempre significa che ci sarà una risoluzione.

Date il quadro generale, ma non usate troppo le generalizzazioni.

Seguite i concetti astratti con esempi concreti. Come consigliano gli specialisti della comunicazione: dipingete un quadro verbale e collegate i punti.

Eliminate le distrazioni.

Siate intenzionali nel mettere via le cose che possono privare la vostra conversazione del livello di valore che merita. Spegnere il cellulare, chiudere il tablet o il computer, togliere l’auricolare (o gli auricolari) dalla testa sono modi per farlo. Not only can you not give mindful attention to the discourse with other things vying for your mind’s attention, these distractions actually demonstrate to others that they are not important enough to have a meaningful conversation.

On the positive side, there are benefits when you put away anything that can intrude upon your discourse with others. Benefits include, but not limited to:

• Being able to converse in a more meaningful way.

• Showing mutual respect, which has a strong probability of elevating your relationship.

• Increasing the chances of actually getting something accomplished.

• You are able to better focus on each other and upon the topic or agenda.

• You can remember the conversation and most likely the salient points at a later time.