Come organizzare il perfetto gala di raccolta fondi

Per gli imprenditori sociali che cercano di ribaltare lo status quo e risolvere i grandi problemi del mondo, tenere un gala di raccolta fondi può sembrare arcaico o addirittura offensivo. Eppure, le organizzazioni no-profit hanno tenuto galà per generazioni – perché funzionano.

Naturalmente, un galà non funziona per ogni causa o organizzazione. Per cominciare, la vostra impresa sociale deve essere una no-profit. Anche se necessario, lo status di 501(c)(3) non è sufficiente per un evento di raccolta fondi di successo.

Per sapere cosa rende un gala di successo, ho raccolto le opinioni di cinque persone che insieme hanno organizzato con successo eventi che hanno raccolto milioni di dollari.

Gli esperti sono Carla Javits, CEO di REDF; Fred Reggie, CEO di Fred Reggie Associates; Jordan Levy, responsabile delle relazioni esterne di Ubuntu Pathways; Brett Durbin, CEO di Trash Mountain Project, e Derek Rapp, CEO di JDRF.

Quali organizzazioni sono buoni candidati?

Se ogni organizzazione non è un buon candidato per un gala, quali lo sono e quali no?

Le organizzazioni devono avere una “base di sostenitori che possono essere essi stessi eccitati”, dice Carla Javits, la cui organizzazione REDF finanzia imprese sociali senza scopo di lucro che aiutano le persone a superare la mancanza di casa e l’incarcerazione per tornare a un lavoro produttivo e soddisfacente. I galà dell’organizzazione hanno raccolto milioni di dollari in otto anni.

Ricorda che un’organizzazione è adatta quando ha un project manager capace di pianificare e organizzare un evento così grande.

Jordan Levy, il cui gala più recente ha raccolto “quasi 1 milione di dollari” per il lavoro di Ubuntu Pathways in Sud Africa, spiega perché è così importante per un’organizzazione avere una base esistente di supporto prima di tentare un gala. “Ci sono delle spese generali, e ci vuole una tonnellata di tempo per pianificare ed eseguire. Una parte delle entrate deve essere prevedibile. Se non si ha una rete consolidata, un gala potrebbe essere una proposta rischiosa.”

Fred Reggie, la cui azienda aiuta ad organizzare gala e altri eventi di raccolta fondi per le organizzazioni non profit, nota che la causa è la chiave. “Le organizzazioni che servono i bambini (specialmente quelli colpiti da malattie devastanti), le arti, l’ospizio e l’assistenza sanitaria sono quelle che potrebbero attingere a un gruppo demografico benestante che si sentirebbe a suo agio in un ambiente di gala”. Aggiunge che anche i galà a sostegno degli animali hanno successo.

Brett Durbin, i cui galà a basso budget hanno raccolto fino a 300.000 dollari con una media di soli 25.000 dollari di spese, dice che quasi tutte le organizzazioni senza scopo di lucro possono farlo funzionare “se c’è una domanda per un evento del genere”

Derek Rapp, la cui organizzazione nazionale contro il diabete di tipo 1 ha sezioni in tutto il paese che ospitano galà. La chiave, dice, è avere dei volontari che supportino lo staff nella pianificazione degli eventi.

Organizzare l’organizzazione

I nostri esperti suggeriscono che la pianificazione inizi con largo anticipo, forse fino a 18 mesi per un grande evento di prima volta. Levy fa notare che la pianificazione del prossimo evento inizia con un’analisi approfondita dell’ultimo.

Una chiave, sottolinea Javits, è quella di designare una persona che sia in definitiva responsabile dell’evento, qualcuno “con buone capacità di gestione del progetto.”

All’inizio, è importante organizzare un comitato di pianificazione che includa il personale e i volontari, compresi i membri del consiglio, che saranno coinvolti nella pianificazione e nel processo decisionale. Non avere mai una riunione di comitato senza chi prende le decisioni; qualcuno deve essere in grado di approvare o rifiutare ogni voce di spesa, punto di messaggistica o decisione di intrattenimento. Se il comitato si riunisce mensilmente e sorge una domanda per la quale non si può dare una risposta, un mese di lavoro può essere perso.

Prima che il lavoro possa iniziare, il comitato dovrebbe stabilire un tema, obiettivi finanziari e contraenti. I membri del comitato dovrebbero essere scelti di comune accordo – cioè lo staff dovrebbe essere a suo agio con la scelta della persona e la persona dovrebbe essere a suo agio con l’incarico – per gestire i sottocomitati per le funzioni chiave:

• Finanza e bilancio
• Sede, cibo e bevande
• Sponsorizzazioni
• Speaker e intrattenimento
• Vendita di biglietti e registrazione all’evento
• Prelievo o lotteria
• Asta silenziosa
• Asta dal vivo
• Altre donazioni e follow-up

Se si sceglie di non fare un disegno, l’asta silenziosa o l’asta dal vivo, ovviamente non avrete bisogno di questi comitati formati, ma rinuncerete alle potenziali entrate che ne derivano.

Nota che con nove sottocommissioni, il numero di persone coinvolte nella pianificazione dell’evento dovrebbe salire rapidamente a decine. Alcune persone potrebbero essere disposte a servire in due comitati, ma di solito vorrete che i volontari si concentrino su argomenti ristretti ma strategici in modo da tenerli impegnati ma non sopraffatti.

Al primo incontro, programmate tutti gli incontri che il comitato completo terrà fino all’evento. Potresti voler avere incontri meno frequenti all’inizio e più frequenti, magari settimanali, nell’ultimo mese di preparazione.

Il tema scelto dal comitato dovrebbe essere strettamente allineato con la missione e lo scopo dell’organizzazione – stai pianificando una raccolta di fondi, non un ballo di fine anno. Una volta scelto, tutto il resto, dalla sede, al cibo e alle bevande, alle decorazioni e all’intrattenimento dovrebbe essere in armonia con il tema. Come dice Javits, “Il tema è fondamentale. Applicate la massima creatività per legarlo ai vostri programmi: i pasti, l’intrattenimento, l’arredamento, persino la location dovrebbero essere allineati con quel tema che a sua volta illumina il vostro programma.”

Reggie dice, qualunque cosa faccia il vostro tema, “Deve urlare DIVERTIMENTO!”

“Non pensateci troppo”. Levy di Ubuntu offre questo avvertimento: “I vostri ospiti sono persone con vite impegnate e questa è la loro serata. Non cercate di inserire troppi contenuti. Mantenete la serata breve. Pensate al tipo di serata che vi piacerebbe. La gente vuole essere coinvolta, intrattenuta e divertirsi. Mantenete il cibo semplice, rendete facile prendere un drink e mettete il vostro miglior messaggio in avanti.”

Finanza e budget

I costi per fare un gala e le entrate che genera saranno diversi a Dayton o Little Rock che a Manhattan o San Francisco. Tuttavia, alcuni parametri finanziari saranno coerenti nella maggior parte degli eventi.

Javits e Reggie suggeriscono entrambi che un gala dovrebbe generare circa il 60% di margine di profitto. Detto altrimenti, se le entrate totali da tutte le fonti, comprese le donazioni fatte al gala, raggiungono i 100.000 dollari, ci si aspetta di aver speso 40.000 dollari o meno per tutte le spese, da cibo e bevande a targhette e decorazioni.

Questo evidenzia uno degli argomenti contro i gala. Troppi soldi vanno alla sede e al catering? Javits suggerisce di fare un gala solo se non si ha un altro modo “meno costoso” per attivare i donatori.

Presumendo di andare avanti, mettete a bilancio le vostre fonti di entrate con attenzione. Reggie suggerisce la seguente ripartizione delle entrate:

• Sponsorizzazioni: 10%
• Vendita di biglietti: 40%
• Prelievo/riscatto: 10%
• Asta silenziosa: 20%
• Asta vivente: 20%

Utilizzando questa ripartizione, tutti i costi dell’intero evento sono coperti dalla vendita dei biglietti. Altri hanno suggerito di coprire i costi tra le sponsorizzazioni e la vendita dei biglietti. In ogni caso, vuoi che l’estrazione e le aste generino denaro per la tua missione, non per il tuo pollo.

Discuteremo l’estrazione in modo più dettagliato qui sotto, ma è importante notare che le entrate che puoi generare da una lotteria o estrazione variano considerevolmente a seconda di ciò che è legale nel tuo stato. Se il gioco caritatevole è permesso ed è culturalmente accettato, potresti raccogliere molto più del 10% delle tue entrate in questo modo. D’altra parte, negli stati che virtualmente vietano tutti i giochi d’azzardo – anche per beneficenza – potrebbe essere difficile generare il 5% delle entrate della serata rispettando le regole che richiedono di dare biglietti d’ingresso gratuiti a chiunque li chieda. Alcuni stati vietano del tutto le lotterie.

All’inizio della fase di preparazione, il comitato finanziario e di bilancio dovrebbe preparare un budget dettagliato per l’evento, assicurandosi che nessuna spesa venga trascurata.

Sede, cibo e bevande

La spesa maggiore e uno degli aspetti più strategici di un gala è la sede. Di solito, la sede vi chiederà di usare la loro cucina e forse il bar. Non prendete questa decisione alla leggera.

Reggie suggerisce, “Qualcuno dell’organizzazione che ha esperienza e possiede forti capacità di negoziazione dovrebbe essere coinvolto nella finalizzazione degli accordi con la sede. C’è sempre spazio per la negoziazione – niente è mai fissato nella pietra. Inoltre, avere due o tre opzioni ogni volta che è possibile.”

Durbin nota che l’hotel che ospita il suo evento ha accettato di farlo al costo!

Levy sostiene la scelta di un luogo che è già elegante. “

Javits dice che la scelta della sede dovrebbe essere guidata dalla vicinanza e dalla convenienza per i “partecipanti di maggior valore”. Questo include un parcheggio adeguato. Aggiunge che dovrebbe anche essere accessibile alle persone disabili.

È anche importante che la sede sia della giusta dimensione per l’evento, compreso l’allestimento per il programma e i tavoli per tutti i partecipanti, insieme agli espositori relativi alla missione, l’asta e gli oggetti della lotteria. Avere l’evento in uno spazio troppo grande può far sembrare un evento di successo un fallimento perché non si è riempita la stanza.

Rapp suggerisce di usare sedi tradizionali. “Anche se a volte usiamo luoghi non tradizionali, la maggior parte dei nostri eventi si svolge in un hotel o in un centro congressi”

Reggie spiega perché. Avete bisogno di “uno staff esperto e competente, compreso un manager in loco, per garantire che tutto ciò che la sede promette sia consegnato senza intoppi”. Egli nota anche che vorrete avere accesso alla sede in anticipo per l’allestimento.

Infine, è importante avere la giusta attrezzatura audiovisiva. Questo può richiedere un contratto con un fornitore approvato dalla sede. Pianifica – e metti in preventivo – l’audiovisivo in anticipo.

Trash Mountain Project è un ministero cristiano. Durbin dice che non hanno mai avuto bevande per adulti in uno dei loro eventi. La maggior parte delle serate di gala, tuttavia, include un cocktail di benvenuto e vino con la cena.

Reggie nota che gli alcolici possono rappresentare un’opportunità per trovare sconti o sponsorizzazioni.

Per quanto riguarda gli antipasti e la cena, Javits ricorda di avere a disposizione opzioni vegetariane/vegane/ senza glutine per coloro che le desiderano.

Javits dice anche: “Abbiamo iniziato a servire piatti ‘stile famiglia’ che la gente deve passare intorno al tavolo invece di impiattare il pasto in anticipo. Alla gente è piaciuto. Ha aggiunto un senso di divertimento e interattività”. Suggerisce anche di passare gli antipasti all’inizio, quando la gente arriva, ma senza appesantirli troppo.

Reggie sottolinea la creatività”. Naturalmente, il cibo può variare da un barbecue texano a una serie di prelibatezze fornite da un gruppo di noti chef locali servite a buffet a una cena a più portate.”

“Se i biglietti superano i 100 dollari, non aspettatevi che tutti siano entusiasti di un’insalata calda, una zuppa fredda, un pollo di gomma con fagiolini e patate, e una fetta di torta di carote già sul tavolo”, aggiunge Reggie.

Levy, che ricorderete ha raccolto quasi 1 milione di dollari al suo ultimo gala, ammonisce: “Mantenete la semplicità!” Egli nota che il cibo deve essere servito rapidamente, mentre è ancora caldo, a centinaia di persone. “

Ricorda, Levy dice, “Non sono lì per il cibo, ma dovrebbero goderselo.”

Il gala della JDRF include un tocco unico: “l’elenco dei conteggi dei carboidrati perché i carboidrati sono così importanti nella gestione della T1D.”

Assicurati che il cibo, le bevande o il luogo non siano in conflitto con la tua missione. Cerca delle opportunità per legare il tuo cibo al tuo tema.

Sponsorizzazioni

Trovare degli sponsor è un passo importante. Più costi possono essere finanziati dagli sponsor, meno costi devono essere finanziati dai vostri donatori – volete che i loro soldi vadano direttamente all’impatto.

Il vostro consiglio dovrebbe essere una grande fonte di contatti per le sponsorizzazioni, secondo Javits.

Reggie divide la sua pianificazione delle sponsorizzazioni in quattro categorie. Cercate sponsor in tutti questi posti:

1. Sponsor passati: se non avete mai avuto un gala prima, guardate quelli che hanno sponsorizzato eventi simili.
2. Sponsor di affinità: cercate aziende che si sono allineate con la vostra missione.
3. Sponsor dell’attivazione: ci possono essere organizzazioni disposte a pagare, oltre ad una quota iniziale, una quota aggiuntiva dopo l’evento per i lead o le conversioni generate dall’evento.
4. Sponsor di aste/palio: molte associazioni di beneficenza cercano di avere tutti i loro oggetti d’asta e di lotteria donati. Si possono poi riconoscere quelli che donano quegli articoli in modo appropriato quando il loro articolo viene messo all’asta o messo in palio.

Suggerisce anche sponsorizzazioni funzionali, cioè, “titolo, presentazione, decorazioni, tavoli, pasto, servizio bar, cibo, stampa e parcheggio.”

Chiunque voglia fare il lancio può, ma è meglio essere preparati con “una presentazione strutturata” che rende chiari i benefici per lo sponsor, dice Reggie. Aggiungendo che è meglio se il lancio è fatto da coloro che sono “abili nelle vendite e nelle negoziazioni.”

Ubuntu’s Levy avverte, “Spesso ci vogliono anni per costruire le giuste relazioni e la rete necessaria. Si tratta di cercare costantemente nuove relazioni, mantenere i rapporti con i tuoi sostenitori e promuovere il tuo marchio.”

Brett Durbin, che ha sfruttato con successo un approccio di budget modesto per il successo del gala, vanta un grande successo con gli sponsor. “Abbiamo sempre avuto uno o due sottoscrittori che coprono l’intero costo dell’evento, il che è un grande affare perché poi tutto il resto che viene raccolto va al lavoro della nostra organizzazione.”

Le sponsorizzazioni variano drammaticamente in dimensioni, da una società che dona un cesto regalo per un disegno fino a organizzazioni che possono scrivere assegni a sei cifre per sponsorizzare un evento con 1.000 dell’elite del potere di New York. Iniziate da dove siete e salite da lì.

Speaker e intrattenimento

Mettere su un programma che sia tanto divertente e memorabile quanto ispirante è la chiave per portare le persone giuste all’evento e per far loro aprire il portafoglio una volta lì.

Rapp della JDRF dice: “I nostri gala sono una grande festa per una causa estremamente degna. Dall’inizio della serata, consideriamo l’esperienza dell’ospite per tutti i donatori. Rispettiamo il loro tempo, abbiamo aste piene di oggetti che fanno appello ai loro gusti, forniamo un programma ben strutturato e un intrattenimento post-evento.”

Gli oratori dovrebbero avere una connessione con la vostra causa, sia Rapp che Javits notano. Infatti, i beneficiari del vostro programma sono ottimi oratori. Vorrai scegliere quelli che sono disposti ad accettare il coaching.

Le celebrità fanno grandi emcees, nota Javits. Suggerisce di farsi donare altoparlanti e intrattenimento.

“Gli oratori principali dovrebbero essere ben informati sull’organizzazione, la sua missione e il suo contributo alla comunità”, dice Reggie.

Avvisa anche che se l’umorismo è considerato, dovrebbe essere consegnato solo da un “umorista esperto” che sarà sensibile al pubblico. “Non c’è niente di peggio che avere un membro del consiglio di amministrazione o un sostenitore che pensa di essere un comico e vuole fare una prova all’evento. Non posso contare le volte in cui ho visto questa situazione esplodere e rovinare una serata altrimenti meravigliosa.”

Levy dice che la chiave per un buon oratore o intrattenitore è il coinvolgimento. “Riescono a coinvolgere il pubblico? Questo è il numero uno in assoluto. I galà possono essere rigidi e formali. La folla ha bisogno di essere attirata e stimolata. La presenza scenica e la connessione sono fondamentali”. Naturalmente, il messaggio deve ancora essere allineato con la missione dell’organizzazione.

Durbin evita gli oratori professionisti e gli intrattenitori, facendo invece volare persone dalle comunità che Trash Mountain serve nel mondo in via di sviluppo per parlare di come l’organizzazione ha influenzato le loro vite.

Dice anche: “Cerchiamo di renderlo coinvolgente e non troppo lungo, perché il divertimento si perde se va avanti all’infinito.”

Vendita dei biglietti

Javits spiega la strategia non solo per riempire la sala, ma per riempirla con le persone giuste. Si comincia con “un’attenta selezione degli invitati”. Usate il vostro consiglio e altri sostenitori per aiutarvi a identificare e invitare le persone che sono in grado e che probabilmente doneranno. Poi legate il tema del gala, la sede e il programma agli interessi dei partecipanti che più desiderate. Tutto, dal cibo e dalle bevande all’arredamento e alla sede, deve contribuire al branding dell’evento.

Suggerisce di fare le seguenti domande per aiutare a identificare le persone giuste:

• Cosa li motiva?
• Quali altri eventi sostengono?
• Come si allineano con questo evento?

“I pezzi grossi di ogni comunità sono ben noti; cerca di capire cosa li fa scattare. Invita quelli che socializzano insieme o che hanno forti legami professionali”, dice Reggie.

Levy nota che mentre alcune organizzazioni possono realizzare eventi con un intrattenitore di serie A, la maggior parte non può farlo.

“Nel nostro caso e nel caso della maggior parte delle organizzazioni, ci vogliono anni per costruire una rete capace di riempire la sala”, dice Levy. “Un gala non si organizza solo in una notte. Si costruisce nel corso degli anni; devi coinvolgere i sostenitori, dimostrare il tuo impatto e convincerli che il loro investimento nel tuo gala fornirà un ritorno per i beneficiari – e che tu organizzi costantemente una grande festa.”

Durbin dice che Trash Mountain Project inizia invitando le persone che stanno già sostenendo l’organizzazione, sapendo che molti inviteranno gli amici e riempiranno i tavoli. Egli promuove anche l’evento attraverso le chiese locali.

Rapp dice che è responsabilità dei volontari JDRF riempire la sala. “Che si tratti di tavoli aziendali o sociali, i volontari passano il tempo collaborando con il nostro staff nel reclutamento di sponsor e tavoli per riempire le nostre sale da ballo. Una volta che i tavoli sono assicurati, la conversazione si sposta per determinare chi esattamente dovrebbe riempire i posti a sedere a questi tavoli.”

Molte organizzazioni utilizzano capitani di tavolo per riempire i tavoli. Javits dice che il loro lavoro consiste nell’invitare e incoraggiare le persone giuste. Il loro ruolo include anche assicurarsi che la serata sia piacevole per coloro che vi partecipano, educare diplomaticamente gli ospiti sull’organizzazione e incoraggiare le donazioni.

Dice, “Un buon capitano è desideroso ed entusiasta del lavoro a portata di mano, accetta bene il coaching e non è eccessivamente apprensivo nel ricoprire il ruolo”

“I capitani dei tavoli sono gli ambasciatori del gala. Sono coloro che si muovono e agitano all’interno della comunità e nei loro circoli sociali e d’affari”, dice Reggie. “La loro responsabilità non dovrebbe essere limitata a riempire il loro tavolo, ma a promuovere la vendita dei biglietti in ogni ragionevole occasione.”

“I padroni di casa giocano un ruolo molto importante ai nostri gala”, dice Rapp degli eventi JDRF. “Queste persone sono campioni della causa e dell’evento stesso, passando informazioni ai loro ospiti e creando un’aspettativa per la serata. Danno l’esempio con le loro donazioni e portano con sé ospiti che possono avere un impatto simile.”

Anche il prezzo giusto dei biglietti è importante. Come discusso in precedenza, si desidera che i costi dell’evento siano completamente coperti dalla vendita dei biglietti e dalle sponsorizzazioni, in modo che tutto il denaro raccolto durante l’evento vada direttamente a finanziare la missione dell’organizzazione.

Reggie dice che i biglietti dovrebbero avere un prezzo appropriato per il pubblico, ma mai inferiore ai 100 dollari. Ancora, Durbin ha avuto successo con i suoi eventi e fa pagare solo 30 dollari a biglietto – dopo aver sottoscritto tutti i costi.

Rapp nota che i capitoli JDRF in genere guardano i prezzi applicati per eventi simili nella loro comunità per fornire un punto di riferimento.

Javits sottolinea che i prezzi dovrebbero considerare gli sponsor e altri che vorrebbero acquistare un intero tavolo.

Comunque tu scelga di prezzare il tuo evento, assicurati di costruire e rispettare il tuo budget in modo che i costi non superino le tue entrate.

Il sorteggio o la lotteria:

Il sorteggio o la lotteria possono essere una delle parti più emozionanti della serata se fatti bene, ma possono rovinare l’intero evento se le regole non sono seguite e qualcuno si arrabbia, o le autorità prendono fiato.

Alcuni stati, compresi Alabama, Hawaii e Utah vietano le lotterie in qualsiasi forma. Può essere ancora legale tenere un’estrazione occasionale, ma fate attenzione. Ci sono tre elementi nel gioco: un premio, una possibilità e un prezzo. Eliminando uno dei tre, si può evitare il gioco. Per un’estrazione di beneficenza, può essere più facile eliminare il prezzo per alcuni partecipanti. Basta fornire istruzioni facili da seguire per acquisire un biglietto gratuito – inviare una cartolina per chiederne uno. Pochi, se non nessuno, chiederebbero un biglietto gratuito per un sorteggio di raccolta fondi. (Non fate affidamento su questa guida come consiglio legale.)

Ancora, in questi stati che vietano il gioco, è meglio non fare affidamento su una lotteria o un’estrazione per una parte significativa della vostra raccolta di fondi.

Negli stati in cui il gioco di beneficenza è permesso o addirittura incoraggiato, probabilmente dovrete iniziare con l’ottenere una licenza. Mettetela in cima alla lista delle cose da fare all’inizio, perché potrebbero volerci mesi per ottenerla. In questo processo, imparerai le regole sulla promozione della lotteria e le informazioni richieste. In questi stati, la lotteria potrebbe essere la più grande raccolta di fondi della serata.

Reggie offre i seguenti consigli strategici:

Il premio per l’estrazione dovrebbe essere significativo – una macchina, un pezzo di gioielleria su misura, una vacanza di lusso, opere d’arte – con alcuni premi secondari sostanziali. Le organizzazioni sarebbero ben consigliate di evitare oggetti come cappotti di pelliccia o pelli di animali esotici, caccia grossa (specialmente in Africa), armi di qualsiasi tipo e animali domestici vivi. Questi articoli possono attirare un’attenzione indesiderata e possibili proteste da parte di gruppi di sostenitori. Se i biglietti vengono messi a disposizione del pubblico, indipendentemente dalla partecipazione, iniziate a venderli circa otto settimane prima dell’evento. Offrite un premio “Early-Bird” per coloro che acquistano i biglietti entro una data specifica. L’esperienza ha dimostrato che le vendite dei biglietti della lotteria sono alte all’inizio del periodo di vendita e gradualmente si affievoliscono e riprendono durante le ultime due settimane con un’impennata nell’ultima settimana.

Rendi facile l’acquisto dei biglietti. Se la vendita dei biglietti online è permessa, abbiate un link per un acquisto sicuro sul sito dell’organizzazione. Non potete imporre che gli acquirenti dei biglietti debbano essere presenti per vincere. Ci saranno sempre alcuni membri dell’organizzazione che saranno disposti e molto capaci di vendere un buon numero di biglietti ad amici e soci.

Asta silenziosa

Un’asta silenziosa, a differenza dell’asta dal vivo con un banditore che chiama i prezzi e indica gli offerenti che possono fare offerte in silenzio, è tradizionalmente gestita con una cartellina e una penna. Gli articoli disponibili all’asta vengono mostrati o descritti e un foglio vicino permette agli offerenti di scrivere le loro offerte durante la serata.

Negli ultimi dieci anni, quando gli smartphone sono diventati onnipresenti, sono spuntate diverse applicazioni e siti web per portare il processo nell’era moderna. Questo permette alle offerte di continuare più facilmente durante il programma. Agli ospiti può essere ricordato di fare offerte senza mandare gente fuori dalla stanza.

Alcune app sono però costose. Alcuni ospiti esperti di tecnologia non amano scaricare nuove app senza averle prima verificate o potrebbero non essere disposti a usare l’app per questioni di privacy. I membri meno esperti di tecnologia possono ancora essere intimiditi dalla tecnologia, compresi alcuni dei vostri maggiori donatori. Considerate tutti questi fattori quando scegliete come gestire la vostra asta silenziosa.

Come notato sopra, vorrete far donare i vostri oggetti d’asta. Potete riconoscere i donatori come sponsor, facendo attenzione a riconoscere il donatore di una vacanza di lusso che potete vendere per 5.000 dollari in più rispetto a chi dona un cesto regalo da 100 dollari.

Reggie vi avverte di non lasciare che la vostra asta silenziosa diventi una vendita di oggetti che hanno preso polvere su uno scaffale o in casa di qualcuno. Gli oggetti dell’asta dovrebbero corrispondere ai dati demografici e agli stili di vita degli ospiti.

Oltre a esporre in modo creativo gli oggetti da mettere all’asta, assicuratevi di avere descrizioni scritte del tutto adeguate in modo che gli ospiti sappiano esattamente su cosa stanno facendo un’offerta.

Durbin dice che la sua organizzazione non raccoglie molti soldi con l’asta silenziosa, ma la usa per far progredire la missione e il messaggio vendendo arte e fotografia che rappresenta il loro lavoro, aiutando le famiglie a sfuggire a vite basate sulla raccolta della spazzatura da cumuli di rifiuti.

Rapp dice che le aste silenziose della JDRF sono piene di “oggetti di alta qualità. Ci concentriamo veramente sulla qualità piuttosto che sulla quantità”. Una chiave per il successo, sottolinea, è una valutazione approfondita di ciò che ha venduto e ciò che non ha venduto, e quali articoli hanno avuto il maggior numero di offerte. Gli articoli impopolari possono essere evitati negli anni futuri. “Vogliamo che i nostri ospiti abbiano l’opportunità di fare offerte e comprare oggetti che li interessano.”

Asta dal vivo

Il successo di un’asta dal vivo dipende dal banditore. “Assumete un professionista”, dice Reggie. Levy è d’accordo, notando che “se riesci a creare un’atmosfera con un buon banditore, funziona.”

Il banditore organizzerà degli spotter tra il pubblico per aiutare a identificare gli offerenti. Vorrai avvisare il banditore in anticipo delle facce e dei nomi di alcuni di coloro che speri possano scrivere grandi assegni.

Reggie nota anche che gli oggetti dell’asta dal vivo dovrebbero essere esposti e gli ospiti dovrebbero essere incoraggiati a controllarli prima dell’inizio dell’asta.

Levy e Rapp sottolineano entrambi di trovare esperienze veramente uniche per l’asta, cose che la gente non può comprare altrove. In modo ottimale, legherete questo alla vostra missione in qualche modo.

Reggie suggerisce anche di incoraggiare i vostri pari a competere nell’asta; questo inizia assicurandosi che gli amici rivali siano entrambi presenti. “

“Durante le aste dal vivo, non è insolito avere amici impegnati in un’accesa guerra di offerte l’uno contro l’altro”, dice Reggie.

Donazioni

Dopo tutto il divertimento e i giochi che vengono utilizzati per raccogliere fondi, c’è un’ultima opportunità per raccogliere fondi semplicemente chiedendo donazioni.

“Durante la serata, la chiave è rendere il tuo lancio relazionabile”, dice Levy di Ubuntu. “La gente ha bisogno di connettersi alla tua causa a livello personale. Hai bisogno di creare una storia sul tuo lavoro che mostri loro che questo si riferisce alla loro vita. Per esempio, se stai aiutando i bambini, deve essere chiaro che i bambini di tutto il mondo hanno bisogno delle stesse cose. Questo porta tutti a pensare a cosa vorrebbero per i loro figli se si trovassero nella stessa situazione”

Javits di REDF dice che è importante tracciare un profilo dei vostri beneficiari. Preparateli a condividere le loro storie sia a tu per tu ai tavoli che quando si mescolano e poi anche dal palco.

Durbin è d’accordo. “La storia è il numero uno. Usare la storia per condividere la vostra visione è la chiave.”

Trattare i beneficiari come ospiti d’onore, dice Reggie. Rappresentano la vostra missione.

Javits nota anche che i donatori amano sapere dove andranno i loro soldi. Se si può dare loro un messaggio chiaro che un contributo di 1.000 dollari sarà utilizzato per realizzare un tipo specifico di cosa, è fantastico. Ancora meglio se si può dare al donatore la possibilità di scegliere una persona, una scuola, un villaggio, un pannello solare, qualsiasi cosa che il suo denaro possa finanziare. Charity: Water è bravissima a dare ai donatori rapporti sui singoli pozzi che hanno finanziato.

Reggie nota che “Tutti devono sentire che la loro partecipazione sta servendo la comunità in modo spettacolare. I partecipanti hanno bisogno di sentirsi come le star di un grande film – il tuo film.”

Rapp ricorda ai lettori che i discorsi, i video e gli altri media devono continuare a rinforzare la missione dell’organizzazione in modo da non perderla mai.

Un altro modo di usare le grandi donazioni, dice Javits, è di sfruttarle come partite. Annunciate che i prossimi 5.000 dollari in donazioni saranno abbinati da questo donatore particolarmente generoso.

Follow Up

Dopo aver pianificato il vostro grande evento per un anno o più, si è tentati di pensare al giorno dopo l’evento come il primo giorno di vacanza, ma i nostri esperti avvertono che il follow up dopo il gala è una parte critica dell’evento.

Iniziare “il più presto possibile”, dice Levy. “Se avete organizzato un evento di successo, i vostri ospiti saranno impegnati ed entusiasti di parlare con voi. Chiamare e e-mail la mattina dopo.”

Dopo il gala, Rapp dice la JDRF assicura che tutti gli ospiti sono riconosciuti per il loro sostegno. “Ci assicuriamo anche che siano al corrente degli aggiornamenti nella ricerca sulla T1D e delle future date del gala usando la corrispondenza via e-mail e i social media.”

Durbin di Trash Mountain è d’accordo, notando che tutti coloro che comprano un biglietto o partecipano ai loro gala forniscono alcune informazioni di contatto; il suo team segue tutti.

Reggie suggerisce di inviare lettere a tutti coloro che hanno partecipato, esprimendo apprezzamento, riportando il totale raccolto e accreditandoli con il successo della serata. Suggerisce anche di usare questa opportunità per mettere in calendario il gala del prossimo anno.

Il follow through deve continuare per tutto l’anno, aggiornando gli ospiti sull’uso dei fondi, sui progressi fatti e sui piani per il prossimo evento.

Reggie suggerisce anche di condividere le foto della serata sul vostro sito web e sui social media. Taggare gli ospiti nelle loro foto può aiutarli a sentirsi apprezzati nei giorni successivi all’evento. Più velocemente queste foto vengono pubblicate, meglio è.

Pensieri finali

I senior leader dell’organizzazione devono avere un elenco completo di tutti coloro che hanno contribuito a pianificare il gala e i ruoli svolti. Alcuni di loro lavoreranno completamente al di fuori della vista di quei senior leader; anche loro vorranno essere riconosciuti.

Taglia il tempo durante il gala per ringraziare i volontari e lo staff che hanno organizzato il gala. Potreste anche prendere in considerazione un evento sociale rilassato – una sorta di pizza e birra di radice – dopo il gala per riconoscere i volontari e le loro famiglie che li hanno sostenuti.

Durbin, i cui gala di bilancio raccolgono centinaia di migliaia di dollari per la sua piccola organizzazione, offre una parola di cautela. “

I galà sono grandiosi per la vostra organizzazione o possono essere un grande scarico per la vostra squadra e i volontari, è necessario trovare un equilibrio che è vantaggioso per il lavoro che fate.”

Ancora, Rapp della JDRF offre questa garanzia, “Sono stato a molti galà, e quando la notte è ben pensato attraverso e dettagli considerati, e nulla lasciato al caso, cose magiche possono accadere.”