Il modulo W-2 dell’IRS fornisce informazioni dettagliate sulla retribuzione lorda di un dipendente, la previdenza sociale e la retribuzione Medicare, le trattenute fiscali federali e statali sul reddito e altre detrazioni fiscali. I datori di lavoro devono fornire questa dichiarazione ad ogni dipendente che ha lavorato per la loro azienda durante l’anno fiscale.
Il modulo deve essere fornito ai dipendenti e presentato alla Social Security Administration non oltre il 31 gennaio dell’anno successivo.
Cos’è il modulo W-2?
Il modulo W-2 fornisce informazioni sul reddito e sulle ritenute ai dipendenti per le loro dichiarazioni dei redditi, e fornisce le stesse informazioni all’IRS e alla Social Security Administration (SSA).
Deve essere compilato per ogni lavoratore a cui sono state trattenute tasse sul reddito, sulla sicurezza sociale e su Medicare nel corso dell’anno. Esiste un’eccezione per i dipendenti che hanno dichiarato di essere esenti da ritenuta sui moduli W-4 che avrebbero dovuto fornire ai loro datori di lavoro al momento dell’assunzione.
Chi usa il modulo W-2?
Il modulo W-2 viene fornito ai dipendenti, non agli appaltatori indipendenti, ai freelance e ad altri non dipendenti come i venditori. Si dovrebbe usare il modulo 1099-MISC invece per fornire informazioni sul reddito a queste persone. La maggior parte dei non dipendenti deve ricevere un modulo 1099-MISC se li avete pagati 600 dollari o più nell’anno precedente.
Controlla con un professionista delle tasse se non sei sicuro se un lavoratore è un dipendente o un appaltatore indipendente, perché può essere una distinzione importante con gravi implicazioni se dovessi classificare male un dipendente. Puoi anche presentare il modulo SS-8 all’IRS, chiedendo loro di decidere la questione per te.
Dove trovare i moduli W-2
Puoi ottenere i moduli W-2 dal tuo negozio locale di forniture per ufficio, dal tuo CPA, o puoi accedervi online dall’IRS. Potete anche ottenere i moduli W-2 dalla maggior parte dei programmi di preparazione delle tasse aziendali.
A differenza di molti altri moduli fiscali, non potete però scaricare e stampare i moduli W-2 dal sito dell’IRS. La copia A è di un colore specifico di inchiostro rosso e solo gli originali con questo colore possono essere presentati.
Come compilare il modulo W-2
Puoi preparare i moduli W-2 manualmente usando un modulo PDF compilabile sul sito della SSA, o puoi farlo usando la versione per piccole imprese della maggior parte dei programmi software di preparazione delle tasse. Puoi anche usare un servizio di preparazione delle tasse, un software di preparazione delle tasse aziendali, o un servizio paghe per preparare, archiviare e inviare i moduli W-2.
Alcuni errori comuni sono comunemente fatti sul modulo W-2. Prenditi qualche minuto per assicurarti che tutto sia corretto prima di dare i moduli ai tuoi dipendenti e prima di inviarli all’SSA.
Le caselle del modulo sono tutte chiaramente etichettate, dicendoti esattamente quali informazioni devi inserire in ogni spazio. Ma un errore comune dei datori di lavoro è quello di non riportare il costo dell’assicurazione sanitaria fornita ai dipendenti. Queste informazioni vanno nelle caselle da 12a a 12d e le istruzioni sono fornite con il modulo.
Dovrà passare attraverso un processo di correzione con la SSA per rimediare a qualsiasi errore fatto su questi moduli.
I moduli W-2 possono essere compilati per via elettronica?
Il modulo W-2 può essere compilato elettronicamente sul sito web della SSA, ma deve prima registrarsi con i Business Services Online della SSA. Il sito offre anche vari altri servizi utili.
Se sceglie questa opzione, deve presentare solo una copia elettronica della copia A. Conservi la copia A e dia le altre copie al dipendente.
Dove spedire i moduli W-2
La SSA fornisce una lista di indirizzi sul suo sito web per spedire i moduli W-2 cartacei. L’indirizzo da usare dipende dal fatto che tu stia compilando un W-2 originale o corretto, e se stai usando il servizio postale degli Stati Uniti o un vettore privato come FedEx.
Come presentare i moduli W-2
I moduli W-2, insieme a un modulo W-3, devono essere presentati alla SSA non più tardi del 31 gennaio dell’anno successivo. La scadenza per dare i moduli W-2 ai dipendenti è anche il 31 gennaio. Il modulo W-3 è un modulo di trasmissione usato per sommare tutte le informazioni sui singoli moduli W-2 in un totale per la SSA.
Non devi presentare un modulo di trasmissione W-3 se presenti i tuoi W-2 online alla SSA, ma avrai bisogno di questo modulo se li presenti per posta.
Ci sono multe e sanzioni per la presentazione dei W-2 in ritardo, ma puoi richiedere una proroga di 30 giorni se sei a corto di tempo. L’estensione non è concessa automaticamente, comunque. You must provide a detailed explanation of why the extension is necessary.
Key Takeaways
- Forms W-2s must be provided to each of a business’s employees, as well as to the Social Security Administration for each employee who had income, Social Security, and Medicare taxes withheld from their pay at any point during the year.
- The form cites earnings and amounts of taxes withheld.
- Forms W-2 can be easily filed online using the Social Security Administration’s Business Services Online.
- The deadline for submission to employees and to the Social Security Administration is Jan. 31 of the year following the year in which earnings were paid.