Ecco un esempio di piano di raccolta fondi per il tuo Non-Profit

Il tuo piano di raccolta fondi è importante per il tuo non-profit. I programmi di sviluppo delle non-profit di maggior successo – quelli che superano i loro obiettivi di raccolta fondi anno dopo anno – hanno piani di raccolta fondi scritti per guidare i loro sforzi.

In questo articolo, ti guiderò attraverso gli elementi di un piano forte, poi ti darò un esempio di piano di raccolta fondi che puoi usare come modello per la tua non-profit.

Ogni non-profit, non importa quanto grande o piccola, ha bisogno di un piano scritto di raccolta fondi per avere successo. Se ti stai chiedendo perché i piani di raccolta fondi sono così importanti per la tua organizzazione, leggi il nostro articolo Come scrivere un piano di raccolta fondi efficace per la tua non-profit, che spiega in dettaglio perché hai bisogno di un piano di raccolta fondi e il processo che puoi usare per crearlo.

In questo articolo, ci concentreremo sul piano stesso: ti diremo esattamente cosa includere nei tuoi piani di raccolta fondi, e ti daremo un esempio di piano di raccolta fondi che puoi scaricare e usare per guidare i tuoi sforzi.

Le 10 componenti di un piano di raccolta fondi di successo

Ogni organizzazione, consulente e fundraiser ha una formula e una struttura diversa per scrivere piani di raccolta fondi. Io baso i miei piani su 10 sezioni chiave, che sono dettagliate qui sotto. Vedrete ognuno di questi componenti nel piano di raccolta fondi campione che potete scaricare alla fine di questo articolo.

La struttura del vostro piano di raccolta fondi potrebbe essere diversa da quella che uso io… e va bene così. L’importante è che vi sediate e scriviate il piano, poi continuate a perfezionarlo mentre lo mettete in azione. Ecco i 10 componenti che uso nei miei piani:

#1: La pagina di copertina

Questo potrebbe non sembrare un componente incredibilmente importante per il vostro piano, ma c’è una cosa importante da menzionare sulla pagina di copertina del vostro piano: includere sempre sia un anno del piano che una data di revisione sulla copertina anteriore. Per esempio, se questo è il tuo piano di raccolta fondi per il 2020, dillo. Allo stesso modo, se avete rivisto il piano per l’ultima volta il 1 maggio 2019, mettetelo anche sulla copertina.

Questo è importante perché nel tempo, se state scrivendo e aggiornando costantemente il vostro piano di raccolta fondi, finirete per avere diversi anni di piani che si trovano sui dischi rigidi di ciascuno dei membri del vostro staff di raccolta fondi, così come diverse versioni di ciascuno di questi piani. Dovete sempre assicurarvi di modificare o leggere il piano più recente. Sareste sorpresi di quante volte questo ha fatto inciampare le organizzazioni, in particolare quelle grandi con grandi team di raccolta fondi.

#2: Informazioni di base

Prossimo, includete un background che spieghi brevemente cosa sta succedendo al vostro non-profit che influenzerà il piano. Questo può essere un breve (mezza pagina o una pagina) riassunto degli ultimi due anni e dell’anno in corso che porterà chiunque legga il piano alla velocità di tutto ciò che deve sapere per interpretare correttamente il piano.

Non preoccupatevi di mettere ogni piccola cosa qui dentro. Non c’è bisogno di dire alla gente tutti i cambiamenti di personale dell’anno scorso o quanto bene ha fatto ogni evento. Raccontate solo i fatti rilevanti che avranno un impatto sul vostro piano di raccolta fondi per il prossimo anno.

Per esempio, se l’ultima volta avete deciso di smettere di tenere il vostro grande evento annuale perché stava diventando troppo costoso, mettetelo sullo sfondo. Allo stesso modo, se recentemente avete ampliato il vostro consiglio di amministrazione in modo che sia più focalizzato sulla raccolta fondi, mettete anche questo.

#3: Obiettivi e traguardi

Questa è la sezione in cui dichiarate ciò che la vostra organizzazione spera di ottenere nella raccolta fondi durante il periodo di tempo coperto dal piano. Includi i numeri – esponi i tuoi obiettivi di raccolta fondi per quest’anno e per i prossimi due anni. Quanto avete bisogno di raccogliere? Ci sono somme che devono essere raccolte ogni mese solo per tenere aperte le porte? Ci sono obiettivi di contingenza in cui sarete in grado di fare lavoro aggiuntivo se arriveranno altri soldi?

Includete anche i vostri obiettivi relativi alla raccolta fondi in questa sezione. Per esempio, … vuoi trovare 3 nuovi membri per il tuo comitato di sviluppo? State cercando di aumentare la vostra lista di raccolta fondi via e-mail del 10% quest’anno? Qualunque siano i vostri scopi e obiettivi per l’anno prossimo, spiegateli in questa sezione con quanta più specificità possibile. Usate l’esempio di piano di raccolta fondi alla fine di questo articolo per vedere alcuni esempi dei tipi di obiettivi che potete includere nel vostro piano.

#4: Presupposti

Questa sezione elenca i presupposti che state facendo nel formulare il piano. Ogni non-profit fa delle ipotesi quando pianifica la sua raccolta di fondi per l’anno successivo. Elencatele qui, in modo che tutti siano sulla stessa pagina. Alcuni esempi di possibili ipotesi includono:

• Supponendo che l’organizzazione sarà in grado di assumere un nuovo funzionario per le grandi donazioni quest’anno
• Supponendo che il Rotary Club locale continuerà a tenere la sua cena danzante annuale a vostro beneficio
• Supponendo che continuerete a ricevere una grande sovvenzione governativa quest’anno

Elenco tutte le vostre supposizioni in anticipo, e sappiate che se una delle ipotesi non si verifica, potrebbe essere necessario riscrivere una parte del piano per tracciare una strategia per affrontare questa eventualità.

#5: Infrastruttura di raccolta fondi

La seconda metà del piano è dove le cose iniziano davvero a diventare divertenti. Questo è il punto in cui si elenca ciò che si sta effettivamente facendo quest’anno per raggiungere i propri obiettivi. Qui è dove cominci a costruire la tua strategia di raccolta fondi. Tutto inizia con la vostra infrastruttura di raccolta fondi.

Per preparare questa sezione, chiedete al vostro team: quale infrastruttura abbiamo attualmente in atto per la raccolta fondi, e di quale infrastruttura prevediamo di aver bisogno nei prossimi anni? – Tutto ciò che usate per raccogliere fondi. Cosa dovrà essere aggiornato o sostituito quest’anno? Cosa volete aggiungere per rendere il vostro team più efficace nella raccolta di fondi?

Elenca tutto, con le scadenze e le responsabilità per l’implementazione, così come il costo per ogni elemento. L’esempio di piano di raccolta fondi qui sotto vi darà alcune idee sui tipi di infrastrutture che potete includere in questa sezione.

#6: Piano di ricerca dei donatori

Questa sezione risponde alla domanda cruciale: “Dove troveremo nuovi potenziali clienti per la nostra no-profit? Il processo di raccolta fondi inizia con il prospetto. I prospetti sono il punto di partenza fondamentale per l’imbuto di raccolta fondi. Senza prospetti, non hai nessuno da coltivare, e senza persone da coltivare, non hai nessuno a cui chiedere un regalo. In poche parole, le nuove prospettive sono la linfa vitale del vostro sforzo di raccolta fondi.

#7: Comunicazioni con i donatori e coltivazione

Questa sezione risponde alle domande: “Come pensiamo di coltivare i nostri donatori?” “Come saranno i nostri percorsi di coltivazione?” e “Quali sono i nostri calendari di comunicazione con i donatori e i prospect?”

La coltivazione è tutto ciò che il vostro non-profit fa dal momento in cui identificate una persona, un’azienda o una fondazione come una buona prospettiva per la vostra organizzazione fino al momento in cui fate una richiesta a quella persona o entità. La coltivazione è ciò che accade nel mezzo… è tutta la comunicazione e l’interazione che avviene tra la vostra no-profit e il vostro potenziale cliente.

Questa sezione sulla coltivazione include anche la gestione… rispondendo a domande come: “Come trattiamo i nostri donatori una volta che fanno una donazione? “Come ringraziamo e riconosciamo i nostri donatori?” e “Come manteniamo i nostri donatori, miglioriamo i nostri donatori e li convinciamo ad aprirci le loro reti?”

Ci sono molti modi per comunicare e coltivare i vostri donatori. Alcune delle strategie più comuni usate dalle organizzazioni non profit per la coltivazione dei donatori includono newsletter via e-mail e posta ordinaria, il vostro sito web, i social media, i rapporti annuali, gli eventi che non richiedono la partecipazione, le opportunità di volontariato, le chiamate ai donatori e gli incontri personali dei donatori. Date un’occhiata all’esempio di piano di raccolta fondi per altre idee su come strutturare questa sezione.

#8: Tattiche di raccolta fondi

La sezione delle tattiche di raccolta fondi dettaglia le tattiche che userete per fare richieste e sollecitare denaro. Ogni tattica dovrebbe avere una propria sottosezione con fasi di azione, scadenze e persone responsabili. Le tattiche comuni includono:

• Raccolta fondi per donatori individuali
• Posta diretta
• Eventi di raccolta fondi
• Raccolta fondi online
• Grants e supporto governativo
• Programmi di donazione annuale
• Planned Donazioni
• Endowments
• Campagne di capitale
• Gruppi di affinità e reti di raccolta fondi

Dettagliate esattamente cosa farete per raggiungere i vostri obiettivi di raccolta fondi in questa sezione, includendo ogni tattica di raccolta fondi che hai intenzione di impiegare.

#9: Bisogni e obiettivi di raccolta fondi

Alla fine dei miei piani di raccolta fondi, includo sempre due punti che riassumono il piano e il lavoro che stiamo per realizzare. Il primo è il riassunto dei bisogni e degli obiettivi della raccolta fondi. Si tratta di un riepilogo basato sui numeri di ciò che la vostra organizzazione ha bisogno di raccogliere (il vostro budget del programma) e come lo raccoglierete (i vostri obiettivi generali di raccolta fondi e gli obiettivi monetari specifici per ogni tattica che userete). Per vedere come questo appare in azione, date un’occhiata al piano di raccolta fondi campione fornito qui sotto.

#10: Timeline dei passi d’azione

Mi piace includere una lista di passi d’azione in ogni sezione del piano che elenca ciò che deve essere fatto entro quale scadenza affinché il piano abbia successo. Poi, come decimo e ultimo componente del piano di raccolta fondi, includo un consolidato con ogni passo d’azione elencato cronologicamente.

Questo permette a chiunque legga il piano di avere un buon quadro di tutta l’attività che è attualmente in corso, vedere quali sono le scadenze e gli obiettivi, e sapere chi è responsabile per ciascuno. Questa linea temporale delle fasi d’azione è difficile da spiegare, quindi date un’occhiata alla sezione finale dell’esempio di piano di raccolta fondi qui sotto. Molte organizzazioni con cui lavoro usano queste linee temporali per guidare le loro riunioni settimanali o mensili dello staff di raccolta fondi.

Ricorda, il tuo piano di raccolta fondi cambierà. È importante scrivere il vostro piano, ma è anche importante essere disposti a cambiare rotta quando gli eventi lo richiedono. Rivedete spesso il vostro piano e fate i cambiamenti necessari.

Il piano di raccolta fondi campione

Inserite il vostro indirizzo e-mail qui sotto per ricevere il vostro piano di raccolta fondi campione. Ti verrà inviato via e-mail subito dopo aver cliccato sul pulsante. Questo piano è per una no-profit fittizia chiamata Kilkenny Children’s Home. Sentitevi liberi di usare questo piano come modello per il vostro piano di raccolta fondi:

Quando riceverete il piano di raccolta fondi campione, sarete anche registrati alla nostra newsletter settimanale gratuita via e-mail, The Fundraising Blueprint Newsletter.

Nota che mentre questo piano è lungo (30 pagine) il tuo piano può essere più lungo, o significativamente più corto, a seconda delle tue esigenze. Ricorda solo che il tuo piano dovrebbe includere scadenze fisse per ciascuna delle tue tattiche, e dovrebbe notare chi è responsabile per ogni passo d’azione quando possibile. Se avete domande su questo piano di raccolta fondi, o volete aiuto per scrivere un piano per il vostro non-profit, cliccate qui per contattarmi.

Foto: ReynerMedia