Una proposta di progetto è un documento che definisce i passi necessari per risolvere un particolare problema. Presenta una progressione logica e una descrizione del problema, il piano d’azione previsto per affrontare il problema e il requisito di bilancio per lo stesso. La proposta viene presentata al donatore in attesa di fondi in modo da poter continuare i vostri sforzi per creare un impatto sociale.
Disegnare un progetto è un processo che richiede tempo e richiede di prestare attenzione ad ogni fase dello sviluppo del progetto. Prima di discutere i consigli per scrivere la proposta, cerchiamo di capire il processo di scrittura della proposta.
L’intero processo consiste principalmente in due fasi principali:
1. Pianificazione del progetto: Durante la fase di pianificazione, vi sarà richiesto di rispondere a diverse domande prima di poter finalmente iniziare a scrivere la proposta. Alcune delle domande che vorreste porvi durante la fase di pianificazione sono:
- Chi sono i donatori a cui vi rivolgerete?
- La vostra organizzazione soddisfa i criteri di ammissibilità stabiliti dall’ente donatore?
- Qual è il problema che la proposta intende affrontare?
- Chi sarà coinvolto nell’attività di scrittura della proposta?
La maggior parte delle organizzazioni non si occupa completamente della pianificazione del progetto e alla fine non riesce a scrivere una proposta di buona qualità.
2. Scrittura della proposta: Una volta terminata la fase di pianificazione, inizia il lavoro effettivo di redazione della proposta. Mentre scrivi la proposta dovrai prestare attenzione alle linee guida del donatore, alla formattazione, all’impostazione del giusto tono della proposta, allo sviluppo di un budget ecc.
È importante che tu presti attenzione a entrambi i passi per sviluppare una proposta forte. Per aiutarti a scrivere proposte efficaci, la guida è stata divisa in tre parti.
Parte 1 fornisce punti importanti da ricordare durante la fase di pianificazione;
Parte 2 dettaglia i punti importanti da tenere a mente durante la scrittura della proposta;
Parte 3 fornisce alcune delle ragioni per cui le proposte non riescono ad ottenere i fondi desiderati.
Parte 1. Suggerimenti da ricordare durante la fase di pianificazione
(1) Identificare il problema che il vostro progetto dovrebbe risolvere: Mentre scrivi la proposta è importante per te identificare un problema che affronterai. Ci possono essere diversi problemi che esistono nella tua località, ma non puoi affrontare tutti questi problemi in una volta sola e quindi hai bisogno di identificare un problema particolare per una proposta. Identificate il problema più urgente prevalente nel vostro sito di progetto e di conseguenza finalizzate la strategia che adotterete per risolvere il problema.
(2) Identificare le potenziali agenzie di finanziamento: La probabilità che la tua proposta ottenga dei fondi dipende in gran parte dal fatto che tu la presenti ai donatori giusti. È importante per te identificare i donatori le cui priorità e criteri di finanziamento si adattano alla tua organizzazione. Alcune domande che possono aiutarvi a identificare le prospettive sono:
- Quali agenzie di donatori stanno finanziando attivamente nella vostra località?
- L’agenzia di donatori finanzia organizzazioni come la vostra?
- Ha i requisiti per presentare una proposta all’agenzia?
- Quali sono le linee guida per la candidatura?
- Hai tempo sufficiente per presentare la proposta?
Il modo migliore per individuare i donatori è quello di condurre una ricerca su internet per scoprire vari dettagli su di loro. Puoi anche usare il tuo database di donatori per identificare i donatori adatti a presentare la proposta. Durante questo particolare passo, è molto probabile che identifichiate 4-5 donatori che forniscono sovvenzioni per il tipo di lavoro che intendete fare.
(3) Sapere cosa sta cercando il donatore: Leggere molto attentamente le linee guida dell’annuncio di finanziamento e capire cosa sta cercando il donatore. Molte organizzazioni saltano questo passo importante e lo guardano solo quando presentano la proposta. Le linee guida specificano chiaramente i criteri di ammissibilità, i requisiti di formato, la scadenza, le informazioni di bilancio, il limite di pagine, i documenti da presentare ecc. Fai qualche ricerca di base sul donatore, in modo da capire il donatore, i progetti passati che sono stati finanziati, il numero di progetti sostenuti ecc. Una volta che hai finito con la ricerca di base puoi iniziare a lavorare sulla tua proposta.
(4) Organizza un buon team di lavoro: Non sovraccaricatevi dell’intero processo di scrittura della proposta; invece, assegnate diverse sezioni al vostro team in base alle loro competenze. A seconda delle dimensioni della vostra ONG, organizzate una squadra con compiti, responsabilità e tempi chiaramente definiti. I membri del team dovrebbero possedere buone capacità di scrittura insieme ad una solida conoscenza tecnica del soggetto correlato.
(5) Leggere le proposte vincenti: Durante la stesura della proposta assicuratevi di leggere alcune proposte vincenti (queste sono di solito disponibili online). Questo vi aiuterà a strutturare la vostra proposta e vi darà un’idea della terminologia, del formato e del linguaggio preferito dai donatori.
Parte 2. Suggerimenti da ricordare durante la fase di scrittura della proposta
(1) Il titolo del progetto dovrebbe catturare l’essenza del progetto: Mentre decidete il titolo della proposta, assicuratevi che il titolo sia accattivante e fornisca al lettore un’idea generale del progetto.
(2) Strutturate la proposta correttamente: Il più delle volte l’ente finanziatore vi fornirà un modello/formato di proposta da presentare. Nel caso in cui l’agenzia di finanziamento non abbia fornito un modello, puoi usare un modello standard di proposta con i seguenti sottotitoli:
(3) Introdurre idee ed elementi innovativi nel progetto: La maggior parte dei donatori sostiene le organizzazioni che sono in grado di innovare e di proporre idee innovative nella loro proposta di progetto. Cercate di incorporare un po’ di creatività in qualsiasi elemento del progetto, che si tratti di fornitura di servizi, canali di comunicazione o adozione di tecnologia.
(4) Scrivete il riassunto esecutivo in modo chiaro, succinto e accattivante: Il riassunto esecutivo non solo riassume la proposta di progetto, ma rivela anche punti importanti relativi al problema, alla soluzione, all’unicità della proposta e al motivo per cui la vostra organizzazione è adatta a realizzare un tale progetto. Per dare il tono giusto è importante che siate in grado di affrontare il Perché, il Come e il Cosa della proposta nel riassunto stesso.
(5) Siate specifici e puntuali: Scrivi solo ciò che è veramente importante e menziona i fatti che rafforzano il tuo caso. Scrivi la proposta per trasmettere le informazioni necessarie al lettore, in modo che sia in grado di capire chiaramente la tua proposta di progetto. Evita di scrivere storie e cose irrilevanti nella proposta, dato che i revisori devono passare attraverso diverse proposte il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di rendere il tuo caso chiaro in poche pagine e non annoiarli/sovraccaricarli con dettagli inutili
(6) Includi esempi rilevanti/casi di studio: Includere esempi rilevanti nella proposta dà al donatore un’idea di come la vostra organizzazione ha affrontato situazioni simili in precedenza. Cercate di menzionare casi di studio adeguati in cui la vostra organizzazione ha aiutato le persone a superare problemi/problemi e ha creato un impatto positivo.
(7) Quando scrivete sulla vostra organizzazione non vantatevi dei vostri successi: Nella sezione in cui parlate dell’organizzazione, usate un linguaggio che non sembri vantarsi di voi, ma dimostri al donatore che siete in grado di gestire e completare con successo il progetto. Potete menzionare alcuni risultati e premi che la vostra organizzazione ha ricevuto per fare un tipo di lavoro simile.
(8) Usate dati e fatti per sostenere il vostro caso: Mentre scrivi il razionale del progetto cita fatti e cifre come prova del tuo problema. Questi fatti possono provenire da dati che la tua organizzazione ha raccolto o da articoli di ricerca, rapporti governativi, articoli di giornale ecc. Assicurati che i dati che citi siano aggiornati e provengano da una fonte credibile. Evita di usare i dati se sono superati e non sei sicuro della fonte.
(9) L’obiettivo dovrebbe indicare chiaramente lo scopo della tua proposta: L’obiettivo della proposta dovrebbe essere scritto in modo chiaro per indicare lo scopo principale del progetto, il beneficiario target e gli aspetti specifici del progetto. Evita di usare affermazioni impraticabili e vaghe nella dichiarazione dell’obiettivo.
(10) Tieni solo un obiettivo per la proposta: E’ consigliabile che la tua proposta di progetto abbia un solo obiettivo. Avere più obiettivi nel progetto indica che sei confuso e non sei sicuro di quello che intendi fare veramente attraverso il progetto.
(11) Scrivi obiettivi S.M.A.R.T: Gli obiettivi sono dichiarazioni dettagliate che descrivono i modi attraverso i quali si intende raggiungere l’obiettivo. Usate il metodo S.M.A.R.T. per scrivere i vostri obiettivi che significa scrivere dichiarazioni specifiche, misurabili, raggiungibili, realistiche e con limiti di tempo.
(12) Descrivete chiaramente la metodologia che seguirete per raggiungere gli scopi/obiettivi desiderati: Mentre scrivete l’approccio/metodologia del progetto descrivete chiaramente ogni passo che metterete in atto. Fornite i dettagli della strategia (numero di workshop da organizzare, corsi di formazione sull’argomento XVZ da impartire in un periodo di 3 mesi, ecc.) che adotterete per allineare le vostre attività di progetto con gli scopi e gli obiettivi del progetto.
(13) Evitate di usare gerghi e linguaggio tecnico: Usate un linguaggio semplice e facile da capire in tutta la proposta. Il lettore/revisore della proposta potrebbe non essere necessariamente un esperto nel particolare campo e potrebbe non conoscere le parole tecniche, quindi usa parole semplici per spiegare il tuo problema e la soluzione.
(14) Usa grafici, diagrammi di flusso, grafici informativi per rendere la proposta: Per far risaltare la tua proposta, è sempre meglio usare semplici diagrammi, mappe, grafici ecc. invece del testo semplice. L’uso di diagrammi di flusso e diagrammi aiuta il lettore a capire meglio il contesto e rende anche la proposta più attraente
(15) Segui le linee guida specifiche: In nessun caso si dovrebbero superare i limiti stabiliti nelle linee guida del donatore, il numero di pagine, la dimensione dei caratteri, lo spazio tra le righe, ecc, dovrebbero essere come da linee guida. Le linee guida ci sono per un motivo e bisogna seguirle.
(16) Formattare la proposta correttamente: Formatta la proposta in modo da renderla attraente. Tutti i paragrafi devono essere allineati in modo ordinato; il testo deve essere leggibile con una spaziatura sufficiente tra le righe e l’intero testo deve avere lo stesso carattere (sia la dimensione che il tipo). Impagina tutti i numeri correttamente.
(17) Fai revisionare la proposta dai tuoi colleghi e rivedila: È sempre una buona idea far revisionare la proposta dai tuoi colleghi/membri del consiglio ecc. Molte organizzazioni fanno anche rivedere le loro proposte da un lettore freddo (una persona che non è stata coinvolta nella scrittura del progetto). Esaminate i commenti dei revisori e accogliete i loro suggerimenti, le loro critiche e correggete gli errori e le omissioni da loro suggerite. La revisione aiuta a migliorare la qualità della proposta. Ripassa la proposta più volte per rimuovere dettagli inutili, errori grammaticali e di fatto. Durante la revisione della proposta assicurati che la tua proposta sia conforme alle linee guida, che colleghi chiaramente gli obiettivi e le attività e che sia priva di errori.
(20) Rispondi a tutte le domande/sezioni menzionate nel modello della proposta: Non lasciate nessuna sezione/domanda incustodita. Anche se le domande sono ripetitive, assicurati di scrivere una risposta appropriata. I moduli incompleti sono squalificati al primo esame e non sono accettati per un’ulteriore revisione da parte dell’agenzia.
(21) Evitare il plagio: Assicurati che la proposta sia redatta correttamente e che sia stata controllata per il plagio. Nel caso in cui abbiate usato un paragrafo, dati, fatti o altre informazioni da qualsiasi articolo, assicuratevi di dare credito a tutte le vostre fonti. Puoi parafrasare, citare, citare o includere una pagina di riferimento alla fine della proposta per evitare il plagio. Molte agenzie (specialmente quelle orientate alla ricerca) usano software anti-plagio e nel momento in cui la tua proposta mostra segni di plagio la proposta può essere squalificata.
(22) Progetta il budget con la massima cura: Assicurati che tutte le voci di bilancio soddisfino i requisiti dell’agenzia di finanziamento. Preparate sempre una narrazione con il budget in modo da spiegare le varie spese. E’ importante che il budget del progetto sia allineato con le attività del progetto e dovreste essere in grado di giustificare tutti i costi che menzionate.
Parte 3. Perché le proposte falliscono?
Anche se le ONG sviluppano diverse proposte ogni anno, solo alcune ricevono i finanziamenti richiesti. Questo ci porta ad un’importante domanda sul perché le organizzazioni falliscono nello scrivere buone proposte. Ci sono diverse ragioni per cui alcune proposte non riescono a convincere i donatori a sostenere la loro causa, alcune delle ragioni più comuni sono presentate qui sotto:
(1) Non aderenza alle linee guida: La maggior parte dei donatori ha una linea guida specifica per la presentazione della proposta, il tema del progetto, il formato e le scadenze. Molte ONG non leggono le linee guida e presentano le loro proposte senza integrare le istruzioni necessarie. Dovete capire che queste linee guida esistono solo perché il donatore vuole che voi le seguiate.
(2) Fatti e dati insufficienti per sostenere la vostra proposta: Molte ONG scrivono le proposte con così tanta emozione che mancano completamente di usare dati rilevanti. Puoi avere una storia accattivante, ma a meno che tu non abbia dei fatti a sostegno della tua storia, un donatore non ci presterà molta attenzione. Ricordate che la vostra proposta non è una sceneggiatura per un film, ma è un documento d’affari sulla base del quale la vostra organizzazione riceverà un finanziamento.
(3) Vaghezza: Un’altra ragione per cui molte proposte non riescono ad attrarre il donatore, è il fatto che tutte le ONG scrivono proposte senza descrivere correttamente il problema, i beneficiari, gli obiettivi e le attività. Questo rende la proposta vaga e non indica chiaramente perché si vuole il sostegno di una certa agenzia. Nessun donatore investirebbe in un progetto che manca di una visione adeguata e di un obiettivo irrealistico.
(4) Presentazione scadente ed errori: Come sottolineato in precedenza la proposta costituisce la base della vostra relazione con il donatore, è importante che voi presentiate la proposta in modo professionale. A volte le proposte sono scritte e presentate così male che il revisore non capisce il punto/l’intento. Un altro grande problema con le proposte sono gli errori di ortografia e gli errori grammaticali nella proposta. Un donatore ignorerà sicuramente qualche errore, ma se la vostra proposta ha numerosi errori non creerà una buona impressione e porterà al fallimento.
(5) La proposta manca di un piano di valutazione o di monitoraggio: I donatori tendono a finanziare quei progetti che hanno un piano di valutazione e una struttura di monitoraggio. Avere un piano di valutazione nella proposta rende la tua organizzazione più responsabile e aumenta le tue possibilità di essere finanziato.
(6) Presentazione dopo la scadenza: Molte organizzazioni presentano la proposta dopo che la scadenza è passata, questo porta solo alla squalifica della tua proposta.
(7) Non diretta verso la missione dell’agenzia donatrice: Se l’organizzazione non ha fatto abbastanza ricerche sull’agenzia donatrice è probabile che la proposta non corrisponda alla missione e all’obiettivo del donatore.
(8) Proposta incompleta/Documenti non completi: Molte organizzazioni presentano proposte che sono incomplete e non rispondono a tutte le domande/sezioni del modello di progetto. A volte le organizzazioni non presentano i documenti (Lettera di supporto, documenti di registrazione, lettera di autorizzazione ecc.)
Top 25 tips at a Glance
Come la scrittura della proposta è un processo che richiede tempo, inizia sempre presto in modo da avere il tempo per l’editing, la revisione, la revisione e la presentazione finale. Vai avanti, scrivi la proposta e presentala tempestivamente.
Se invii la proposta per posta, assicurati che tutti i documenti siano nominati correttamente e siano messi insieme in una cartella zippata. Questo dovrebbe essere accompagnato da una lettera di accompagnamento.
Se l’agenzia donatrice richiede la presentazione di una copia cartacea, invia le copie in modo tempestivo in modo che la proposta raggiunga l’ufficio ben entro la scadenza. Tutti i documenti devono essere archiviati correttamente e presentati nell’ufficio del finanziatore.
Se si presenta una domanda online, cliccare sul pulsante di presentazione e presentare la domanda.
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