Le sessioni esecutive sono generalmente discussioni chiuse di un consiglio di amministrazione che possono includere partecipanti invitati come un direttore esecutivo o alcuni membri dello staff. Queste sessioni possono avvenire alla fine di una riunione del consiglio o separate da una riunione del consiglio se non devono essere prese azioni formali. Le sessioni esecutive possono essere uno strumento utile per un consiglio per affrontare questioni delicate e/o legali come la valutazione del direttore esecutivo. La possibilità di mantenere private le discussioni della sessione esecutiva può anche essere un grande vantaggio per le organizzazioni che hanno soci con diritto di voto, sono soggette alle leggi sulle riunioni aperte, o hanno verbali generali delle riunioni del consiglio mantenuti dallo staff.
Quando fatte correttamente, le sessioni esecutive possono creare uno “spazio sicuro” per gli amministratori per discutere una questione in modo aperto e onesto, aiutare a promuovere la fiducia tra gli amministratori e consentire un migliore processo decisionale indipendente. Le sessioni esecutive, tuttavia, possono anche essere un ostacolo per una migliore governance del consiglio quando sono usate in modo improprio o negligente, creando sfiducia tra il consiglio e il personale, segretezza non necessaria e paranoia. Di seguito sono riportati alcuni dei fattori importanti che un consiglio dovrebbe considerare quando si utilizza una sessione esecutiva.
Confidenzialità
- Informare i partecipanti se tutta o parte della discussione deve rimanere confidenziale;
- Marcare adeguatamente il materiale come confidenziale e determinare cosa sarebbe appropriato includere nel verbale della riunione se sarà divulgato ai membri o al personale;
- Limitare l’accesso al materiale o ai verbali della sessione esecutiva a quelle persone che hanno partecipato alla sessione esecutiva nella misura legalmente consentita; e
- Assicurare il rispetto delle leggi applicabili sulle riunioni aperte.
Trasparenza
- Determinare quali informazioni devono essere comunicate alle parti appropriate dopo la sessione esecutiva;
- Determinare se una votazione, se esiste, deve essere condotta nella sessione esecutiva o può essere presa durante la riunione generale del consiglio; e
- Documentare le ragioni o l’argomento della sessione esecutiva nel verbale della riunione generale.
Processo
- Determinare se sessioni esecutive programmate regolarmente o ad hoc faciliteranno meglio la corretta supervisione e la discussione aperta da parte del consiglio;
- Gestire aspettative chiare con le parti escluse riguardo al follow-up da parte del consiglio, anche se non c’è nulla da riferire; e
- Assicurarsi che la discussione rimanga in tema rispetto all’ordine del giorno concordato per la sessione esecutiva.