Principi del parlare in pubblico

In passato, i lucidi visualizzati con lavagne luminose, poster e lavagne a fogli mobili erano aiuti visivi comuni, ma questi sono stati per lo più sostituiti dalla tecnologia informatica. Per molte persone, il termine “aiuti visivi” per presentazioni o discorsi è sinonimo di PowerPoint (spesso un PowerPoint lungo, asciutto e doloroso), ma questo è solo un tipo di aiuto visivo. Dovresti considerare tutte le opzioni disponibili per determinare ciò che sarà più efficace e appropriato per la tua presentazione.

Se indossi vestiti che non ti stanno bene, sei una fashion victim. Devi indossare abiti che ti fanno sembrare migliore. – Vivienne Westwood

Aspetto personale

Alcune persone scelgono di vestirsi come parte della loro presentazione, e questo può aiutare a impostare il tono del discorso o rafforzare un punto specifico. Un oratore può scegliere di indossare un maglione fatto a mano in un discorso sul lavoro a maglia al fine di ispirare gli altri ad iniziare l’hobby. Un altro oratore potrebbe optare per un’uniforme da pompiere in un discorso sull’adesione al locale dipartimento dei vigili del fuoco volontari, nel tentativo di fare appello al rispetto che la maggior parte delle persone ha per le persone in uniforme.

Se non ti stai vestendo in relazione al tuo argomento, dovresti vestirti in modo appropriato per il tuo pubblico e il luogo. Una presentazione a un pubblico professionale o a una conferenza professionale si presterebbe a un abbigliamento aziendale appropriato. Se state facendo una presentazione al vostro gruppo locale di Girl Scout, un abbigliamento più casual potrebbe essere la scelta migliore. Ogni volta che fate una dimostrazione, assicuratevi di essere vestiti in modo appropriato per dare la dimostrazione. È difficile per un oratore mostrare come indossare correttamente un’imbracatura da arrampicata su roccia se indossa una gonna il giorno della presentazione.

Oltre a vestirsi in modo appropriato per il pubblico e l’argomento, il pubblico darà dei giudizi su di voi anche prima che la vostra presentazione inizi. Il vostro abbigliamento, i vostri modi di fare, il modo in cui salutate il pubblico quando arriva, come vi presentate e le prime parole che escono dalla vostra bocca hanno un impatto sulla vostra credibilità e sulla vostra capacità di connettervi con il pubblico. Assicurati di essere calmo e accogliente con il tuo pubblico quando arriva e salutalo in modo professionale. La tua credibilità e la tua professionalità ne risentono quando il pubblico arriva e tu sei impegnato a rimuginare nel tentativo di finire i tuoi preparativi.

Oggetti e oggetti di scena

Oggetti e oggetti di scena, come un casco da bicicletta per un discorso sulla sicurezza in bicicletta o un campione reale del prodotto che state cercando di vendere, possono migliorare notevolmente la vostra presentazione. Vedere l’oggetto reale spesso renderà più facile per il vostro pubblico capire il vostro significato e vi aiuterà a connettervi con il vostro pubblico a livello emotivo. Gli oggetti di scena possono essere utilizzati come parte di dimostrazioni (discussi di seguito) o come un elemento a sé stante a cui si fa riferimento nel vostro discorso.

Ci sono diverse considerazioni importanti per l’utilizzo di oggetti di scena nella vostra presentazione. Se avete un grande pubblico, mostrare l’oggetto di scena nella parte anteriore della sala può significare che i membri del pubblico non possono vedere l’oggetto. L’alternativa a questo è passare l’oggetto in giro, anche se Young e Travis consigliano cautela nel passare gli oggetti durante il tuo discorso, poiché la maggior parte delle persone vedrà l’oggetto dopo che tu sei andato avanti con il tuo discorso. Avere il vostro oggetto di scena fuori sincrono con la vostra presentazione, sia quando viene passato in giro, disturbando l’attenzione del pubblico, sia quando l’oggetto è visibile quando non ne state parlando, distrae il vostro pubblico e il vostro messaggio. Per fare l’uso più efficace degli oggetti di scena nella vostra presentazione, considerate attentamente come l’oggetto sarà visibile a tutto il vostro pubblico quando ne state parlando, e assicuratevi che sia fuori dalla vista quando non ne state parlando.

Dimostrazione

Una dimostrazione può servire a due scopi diversi in un discorso. In primo luogo, può essere usata per “stupire” il pubblico. Mostrare le caratteristiche del vostro nuovo prodotto, illustrare il fallimento catastrofico di un nodo di arrampicata mal legato, o lanciare un tappo di sughero attraverso la stanza durante un esperimento di chimica sono tutti modi per catturare l’attenzione del pubblico. La dimostrazione non dovrebbe essere una trovata, ma dovrebbe aggiungere valore alla vostra presentazione. Se fatta bene, può essere il momento memorabile del tuo discorso, quindi assicurati che rafforzi il messaggio centrale del tuo discorso.

La dimostrazione può anche essere usata per mostrare come si fa qualcosa. Le persone hanno diversi stili di apprendimento, e una dimostrazione del processo può aiutare gli studenti visivi a capire meglio il concetto che viene insegnato. Considerate per un momento la differenza tra leggere le istruzioni su come eseguire la RCP, guardare qualcuno eseguire la RCP, e provare la RCP sul manichino da allenamento. Come evidenziato dall’enorme numero di video online che illustrano come fare qualcosa, c’è un grande valore nel guardare mentre si impara un nuovo compito.

Se la vostra presentazione include un processo in cui vedere migliorerà la comprensione, considerate di includere una dimostrazione.

Perché avete un tempo limitato per presentare, assicuratevi che le vostre dimostrazioni siano succinte, ben provate, e visibili a tutto il pubblico. Siate preparati all’eventualità che la dimostrazione fallisca e abbiate un piano di riserva. È meglio andare avanti con la vostra presentazione piuttosto che agitarsi cercando di rendere la vostra dimostrazione perfetta o riparata. Tuttavia, se state fornendo una dimostrazione del vostro nuovo prodotto, assicuratevi che sia il più possibile senza errori. Se non puoi essere sicuro che il prodotto funzionerà come previsto, è meglio saltare la dimostrazione.

Posters e Flip Charts

Se stai presentando ad un piccolo pubblico, circa una dozzina di persone, puoi scegliere di usare un poster piuttosto che PowerPoint. L’obiettivo del tuo poster dovrebbe essere quello di sostenere il tuo messaggio principale e può essere lasciato per ricordare ai presenti la tua presentazione dopo che te ne sei andato. I poster devono avere un aspetto professionale (ad esempio, non scritti a mano), essere visibili a tutti nella stanza e seguire le regole di progettazione descritte più avanti in questo capitolo. Prima della presentazione, dovresti chiedere se i poster devono essere appesi o stare in piedi. Per i poster che saranno appesi a una parete, saranno sufficienti cartelloni robusti o opachi. Se il tuo poster deve stare in piedi o se hai intenzione di usare lo stesso poster per più presentazioni, dovresti considerare l’utilizzo di un tabellone trifoglio.

Altri supporti visivi basati sul testo includono lavagne bianche e flip charts. Entrambi possono essere usati per scrivere o disegnare durante la presentazione e dovrebbero essere usati con diversi avvertimenti. Scrivere durante la presentazione sottrae effettivamente tempo al vostro tempo di parola, quindi assicuratevi di tenerne conto nel vostro tempo di parola. Parlare e scrivere allo stesso tempo può essere difficile perché il pubblico avrà difficoltà ad elaborare ciò che sta ascoltando quando sta anche cercando di leggere ciò che si scrive. Inoltre, se stai scrivendo, devi stare attento a non dare le spalle al tuo pubblico, il che rende più difficile per loro sentirti e per te connetterti con il tuo pubblico. Una scrittura leggibile che può essere vista a distanza è di primaria importanza, quindi l’uso di questo tipo di aiuti visivi dovrebbe essere limitato a piccole platee. Mentre alcuni oratori scrivono e disegnano per evidenziare punti importanti, questo richiede un’enorme quantità di abilità e pratica. Per coloro che hanno abilità meno sviluppate, i flip charts sono meglio limitati a situazioni in cui l’input del pubblico è necessario per la direzione o la continuazione della presentazione.

L’anima non pensa mai senza un’immagine. – Aristotele

Audio e video

Una grande quantità di audio e video digitalizzati è ora disponibile per essere inclusa e incorporata nella vostra presentazione. Scegliete clip brevi; Young e Travis raccomandano solo 10-20 secondi, ma questo dipenderà in parte dalla lunghezza della presentazione, lo scopo della presentazione, e il contenuto e la rilevanza della clip. Non dovresti avere una presentazione composta principalmente da clip audio/video. Scegliete solo clip che rafforzino il messaggio o che servano come un appropriato passaggio all’argomento successivo.

Quando includete audio o video nel vostro discorso, ci sono diverse considerazioni tecniche. È importante che il filmato sia adeguatamente collegato per iniziare esattamente nel punto in cui volete che inizi la riproduzione. Distrae sia l’attenzione del pubblico che la vostra credibilità quando armeggiate con la tecnologia durante un discorso. È anche importante che il vostro formato di file possa essere riprodotto sul computer che state usando. Poiché non tutti i computer riproducono tutti i formati di file, assicuratevi di testare la riproducibilità e il volume dell’audio prima della vostra presentazione. Ancora una volta, tornando a fornire un aspetto professionale dalla prima interazione con il pubblico, dovreste sistemare i dettagli tecnici prima che entrino nella stanza. Come per una dimostrazione, se la clip non viene riprodotta correttamente, andate avanti piuttosto che cercare di correggere il problema. Armeggiare con la tecnologia è uno spreco del tempo prezioso del tuo pubblico.

Distribuzioni

Ci sono molte scuole di pensiero sull’uso delle dispense durante una presentazione. La pratica corrente più comune è che i presentatori forniscono una copia delle loro diapositive PowerPoint ai partecipanti prima o dopo la presentazione. Questo è così comune che alcune conferenze accademiche e professionali richiedono ai presentatori di presentare le loro diapositive prima dell’evento, in modo che le copie delle diapositive possano essere fatte per ogni partecipante. Nonostante questa tendenza prevalente, si dovrebbe evitare di usare le diapositive come dispense perché servono a scopi diversi. Usare le diapositive della tua presentazione come dispense significa ridurre la qualità delle tue diapositive e fallire come dispense.

Le dispense sono usate al meglio per integrare il contenuto del tuo discorso. Se state fornendo dati statistici, la vostra diapositiva può mostrare solo la statistica rilevante concentrandosi sulla conclusione che volete che il vostro pubblico tragga. Il vostro handout, d’altra parte, può contenere la tabella completa dei dati. Se avete bisogno di mostrare un diagramma o un grafico complesso, un volantino sarà più leggibile che cercare di stipare tutte quelle informazioni su una diapositiva. Poiché è necessario semplificare i dati per renderli comprensibili su una diapositiva, l’handout può contenere le prove del vostro messaggio in un modo che sia leggibile, dettagliato, complesso e che mostri rispetto per il tempo e l’intelligenza del pubblico.

Non è necessario includere tutto nel vostro discorso, e non è necessario impacchettare tutte le informazioni nelle vostre diapositive. Scrivi un documento di presentazione con tutti i dettagli che vuoi e mantieni le diapositive semplici. I presentatori spesso sentono il bisogno di mostrare tutti i dati e le informazioni che hanno per apparire competenti, informati e preparati. Puoi aiutare ad alleviare questa sensazione creando un volantino con tutti i dati dettagliati che desideri, lasciando le diapositive aperte per concentrarsi sul tuo messaggio chiave.

Ci sono molte affermazioni vere su argomenti complessi che sono troppo lunghe per essere inserite in una diapositiva di PowerPoint. – Edward Tufte

Creare un handout appropriato richiederà del tempo in più al presentatore, ma così facendo si otterrà un documento da portare via che starà in piedi da solo e una presentazione che si concentra su un efficace contenuto visivo. Duarte (2008) e Tufte (2003) raccomandano dispense solo per informazioni dense e dettagliate. Reynolds espande questa idea, notando che il vostro volantino deve essere abbastanza completo da stare al vostro posto, dato che non sarete lì per presentare le informazioni o rispondere alle domande.

Anche quando distribuire volantini è molto discusso. È così comune la pratica di fornire dispense all’inizio di una presentazione che può sembrare sbagliato rompere la convenzione. È importante capire, tuttavia, che se le persone hanno carta davanti a loro mentre state parlando, la loro attenzione sarà divisa tra il volantino, gli altri aiuti visivi e le vostre parole. Per contrastare questo, potreste considerare di distribuire le dispense man mano che sono necessarie durante la presentazione e lasciare il tempo alle persone di esaminarle prima di continuare. Questa potrebbe non essere un’opzione praticabile per presentazioni più brevi, e l’interruzione del flusso della presentazione potrebbe essere difficile da recuperare. A meno che avere i documenti di fronte al pubblico sia assolutamente critico per il successo della presentazione, le dispense dovrebbero essere distribuite alla fine della presentazione.

Slideware

Slideware è un termine generico per il software utilizzato per creare e visualizzare presentazioni come Microsoft PowerPoint, Apple iWorks Keynote, Google Drive Presentation, Zoho Show e altri. Composto da singole diapositive, note collettivamente come slide deck, lo slideware è uno standard de facto per i supporti visivi delle presentazioni, nonostante le critiche e le lamentele sul formato. In verità, il problema non è con il software ma nell’uso del programma. La maggior parte del resto di questo capitolo si concentrerà su suggerimenti e buone pratiche per creare slide deck efficaci che siano di grande impatto ed evitino molte delle lamentele dei detrattori dello slideware. Prima di questa discussione, ci sono due distinti stili di presentazione slideware che dovrebbero essere menzionati.

Un’immagine è una poesia senza parole. – Orazio

Pecha Kucha

Pecha Kucha è un metodo di presentazione che utilizza un mazzo di 20 slide che vengono visualizzate per 20 secondi per slide, avanzano automaticamente e generalmente non contengono testo. Questo metodo è iniziato nel 2003 come un modo per contenere la lunghezza delle presentazioni degli architetti e continua a crescere in popolarità, ma è ancora riservato soprattutto per le persone nelle industrie creative. A causa del formato restrittivo, le presentazioni in stile Pecha Kucha aiutano l’oratore a praticare l’editing, il ritmo, il collegamento con il pubblico, la concentrazione sul messaggio e l’uso di immagini al posto delle parole.

Prezi

Sebbene non sia proprio uno slideware, Prezi è un software di presentazione digitale che si allontana dalla presentazione standard di slide deck. Richiede agli utenti di tracciare i loro temi prima di aggiungere contenuti principalmente incentrati sulle immagini. Invece di sfogliare il mazzo di diapositive, il presentatore zooma dentro e fuori la presentazione per dimostrare visivamente le connessioni non disponibili in altri slideware. Il design del software si presta a immagini che cambiano più rapidamente. Questo aiuta a mantenere lo spettatore impegnato, ma si presta anche a sovra-popolare la tela bianca con le immagini.

Le immagini in rapido movimento di Prezi e, a volte, il movimento insolito possono rendere gli utenti vertiginosi o disorientati. È necessario un lavoro attento durante la pianificazione e la pratica in modo che il punto del discorso non sia il fattore wow del software Prezi, ma che le tue immagini migliorino la tua presentazione. Il modo migliore per saperne di più su questo strumento emergente è quello di visitare il sito web di Prezi per vedere degli esempi.

Se si sceglie di utilizzare Prezi in un ambiente aziendale, si dovrebbe considerare una delle opzioni a pagamento per il solo scopo di rimuovere il logo Prezi dalla presentazione.