役員会とは通常、理事会の閉じた話し合いのことで、執行理事や特定のスタッフなどの招待客も含まれる場合があります。 これらのセッションは、正式なアクションが実行されない場合、取締役会の会議の最後に、または取締役会とは別に発生する可能性があります。 執行委員会は、理事会にとって、専務理事の評価など、機密事項および／または法的事項に対処するための有用な手段となり得る。
適切に行われた場合、役員会は、理事が率直かつ誠実に問題を話し合うための「安全な空間」を作り、理事間の信頼を育み、より良い独立した意思決定を可能にすることができます。 しかし、執行会議は、不適切または不注意に使用された場合、取締役会とスタッフ間の不信感、不必要な秘密主義、およびパラノイアを生み出し、より良い取締役会ガバナンスの妨げとなる可能性もあります。 以下は、取締役会が執行会議を使用する際に考慮すべき重要な要素の一部である。
機密保持
- 議論の全部または一部を秘密にすべきかどうかを参加者に知らせる；
- 資料を機密として適切にマークし、会員または職員に開示する場合、会議録に何を含めるのが適切かを判断する；
- 法律的に許される範囲で、幹部会議の資料または議事録へのアクセスを幹部会議に参加した者に限定する；
- 該当するすべての公開会議法を確実に遵守させる。
透明性
- 執行セッションの後、どの情報を適切な関係者に伝える必要があるかを決定する；
- 投票がある場合、執行セッションで行うべきか、一般取締役会中に行うことができるかを決定する；および
- 一般会議の議事録に執行セッションの理由または話題を文書化する。
プロセス
- 定期的または臨時の執行セッションが、取締役会による適切な監督と開かれた議論をより促進するかどうかを決定する。
- 報告すべきことがない場合でも、取締役会によるフォローアップに関して、除外した当事者と明確な期待を管理する。