IRSのW-2フォームは、従業員の給与総額、ソーシャルセキュリティとメディケアの給与、連邦と州の所得税の源泉徴収、その他の税金関連の控除に関する情報を詳しく説明しています。
このフォームは従業員に提供され、翌年の1月31日までにソーシャル・セキュリティ・アドミニストレーションに提出されなければなりません。
フォームW-2は、所得税申告のために従業員に所得と源泉徴収の情報を提供し、同じ情報をIRSと社会保障庁（SSA）に提供します。
これは、1年の間に所得税、社会保障税、医療保険税を源泉徴収されたすべての労働者に対して提出されなければなりません。
Form W-2 は誰が使うのか
フォームW-2は従業員に提供されるものであり、独立した請負業者、フリーランサー、およびベンダーなどの非従業員に提供されるものではありません。 これらの人に所得情報を提供する場合は、代わりにフォーム1099-MISCを使用します。 ほとんどの非雇用者は、前年度に600ドル以上の給与を支払った場合、1099-MISCフォームを受け取る必要があります。
労働者が従業員か独立請負人かわからない場合は、税務の専門家に確認するようにしてください。
Forms W-2の入手先
W-2フォームは、近くのオフィス用品店やCPAから入手できますし、IRSからオンラインで入手することもできます。
他の多くの税金申告書とは異なり、IRSのウェブサイトからW-2フォームをダウンロードしたり印刷したりすることはできません。 コピーAは特定の色の赤インクで、この色のついた原本のみ提出可能です。
W-2フォームの記入方法
W-2フォームは、SSAウェブサイトの記入用PDFフォームを使用して手動で作成するか、ほとんどの納税準備ソフトの小規模企業向けバージョンを使用して作成することが可能です。 また、税務申告サービス、ビジネス税務申告ソフトウェア、または給与計算サービスを使用して、W-2フォームの作成、提出、および送付を行うこともできます。
W-2 フォームにはよくある間違いがいくつかあります。
フォーム上のボックスはすべて明確にラベル付けされており、各スペースに入力すべき情報が正確に記載されています。 しかし、雇用主が犯しがちな間違いの一つは、従業員に提供された医療保険のコストを報告しないことです。 この情報は12aから12dの欄に記入し、説明書はフォームに添付されています。
これらのフォームの誤りを訂正するためには、SSAとの訂正手続きを行う必要があります。
Forms W-2はE-Fileできますか？
フォームW-2は、SSAのウェブサイトで電子ファイルすることができますが、まずSSAのビジネスサービスオンラインに登録する必要があります。
このオプションを選択した場合、コピーAの電子コピーのみを提出することになります。
このオプションを選択した場合、コピーAの電子コピーのみを提出することになります。コピーAは保管し、他のコピーは従業員に渡してください。
Forms W-2の郵送先
SSAは、紙のW-2フォームを郵送するための住所のリストをウェブサイトに掲載しています。
Forms W-2の提出方法
W-2フォームは、W-3フォームとともに、翌年の1月31日までにSSAに提出する必要があります。 従業員にW-2フォームを渡す期限も1月31日です。
W-2フォームをオンラインでSSAに提出する場合は、W-3送信フォームを提出する必要はありませんが、郵送で提出する場合は、このフォームが必要です。
W-2の提出が遅れると罰金やペナルティがありますが、時間がない場合は30日間の延長を申請することができます。 しかし、延長は自動的に許可されるわけではありません。 You must provide a detailed explanation of why the extension is necessary.
Key Takeaways
- Forms W-2s must be provided to each of a business’s employees, as well as to the Social Security Administration for each employee who had income, Social Security, and Medicare taxes withheld from their pay at any point during the year.
- The form cites earnings and amounts of taxes withheld.
- Forms W-2 can be easily filed online using the Social Security Administration’s Business Services Online.
- The deadline for submission to employees and to the Social Security Administration is Jan. 31 of the year following the year in which earnings were paid.