(CNN) Întâlnirile pot fi plictisitoare, dar se pot prelungi cu adevărat atunci când cineva vorbește prea mult sau se îndepărtează de subiect.
Dacă o persoană domină conversația, aceasta îi poate descuraja pe ceilalți să vorbească și înseamnă ratarea unor idei noi și obținerea unei varietăți de opinii.
„Nu am condus niciodată o echipă în care să nu existe într-o oarecare măsură cineva care să fie prea vorbăreț”, a declarat Ellen Faye, coach de productivitate și leadership.
Liderii trebuie să învețe cum să gestioneze o ședință. Ei trebuie să preia conducerea atunci când cineva iese de pe șine, dar trebuie, de asemenea, să fie atenți când vine vorba de a ține persoana în frâu.
„Vrei ca ședințele să fie utile, iar dacă ai pe cineva care nu se mai oprește – acea ședință a devenit neproductivă”, a spus Faye.
Stabilește o agendă fermă
Este mai ușor să ții oamenii pe drumul cel bun cu o agendă cuprinzătoare care include subiecte și termene. Aceasta oferă un plan pentru ceea ce se va discuta (și ceea ce nu se va discuta), ceea ce îi poate ajuta pe oameni să rămână la subiect.
Stabilește tonul întâlnirii încă de la început: Spunându-le participanților că intenționați să mențineți lucrurile în mișcare și la subiect poate face ca oamenii să fie mai conștienți de timpul lor de vorbire și să fie mai puțin stânjenitor dacă trebuie să interveniți.
Crearea unor limite de timp
Stabilirea parametrilor poate ajuta, de asemenea, la limitarea celor care vorbesc prea mult.
Puteți solicita ca oamenii să își limiteze comentariile la aproximativ un minut sau două, sau să împărtășească gândul lor principal și apoi să treacă la următoarea persoană, a recomandat Faye.
O altă opțiune este să subliniați că doriți să auziți fiecare participant cel puțin o dată, dar nu mai mult de trei ori. „În acest fel, toată lumea este obligată să vorbească și să participe, dar cei care vorbesc prea mult vor fi mai limitați”, a spus Faye.
Să-i readuceți pe drumul cel bun
Toți putem intra uneori în detalii și riscăm să ne împotmolim în detalii care nu sunt relevante.
Dacă acest lucru se întâmplă, Faye a sugerat să spuneți ceva de genul: „Nu vă faceți griji: Acestea sunt detalii grozave la care să lucrezi. Să păstrăm o notă despre asta pentru mai târziu.
„Este nevoie de un lider cu încredere pentru a ști când destul este destul”, a spus ea.
Crearea unei „parcări”
Asigurați-vă că participanții se simt ascultați este important, dar uneori ideile lor pur și simplu nu sunt relevante pentru subiectul în cauză. Aceste idei pot fi trimise într-o „parcare”, care este o listă pe care o creați, fie pe hârtie, fie pentru ca toată lumea să o vadă.
Acest lucru validează o idee, dar menține conversația pe subiect. Asigurați-vă doar că vă întoarceți la parcare la sfârșitul ședinței.
„Acțiunile din parcare trebuie să fie transmise într-un fel”, a sfătuit Hallie Crawford, un coach de carieră certificat. Acest lucru ar putea însemna mutarea unei idei pe ordinea de zi a următoarei ședințe, desemnarea cuiva care să se ocupe de ea sau tratarea ei prin e-mail.
Întrerupeți politicos
Dacă există un vorbitor excesiv în serie sau dacă cineva a luat-o razna timp de mai multe minute, ar putea fi momentul să întrerupeți – doar fiți politicos în această privință.
În cazul în care cineva este verbos și nu ajunge la subiect, Crawford a sugerat să spuneți ceva de genul: „Nu, nu, nu: „Joe, dacă pot să te întrerup, cred că este un gând minunat. Ai vreo recomandare cu privire la modul în care putem pune în aplicare acest plan sau strategie?”
De asemenea, ea a spus fraze de genul:: „Îmi pare rău că vă întrerup, dar în interesul timpului” sau „să ne întoarcem la ordinea de zi” pot, de asemenea, să readucă oamenii pe drumul cel bun fără să pară aspre.