Cum să organizezi gala perfectă de strângere de fonduri

Pentru antreprenorii sociali care caută să schimbe status quo-ul și să rezolve marile probleme ale lumii, organizarea unei gale de strângere de fonduri poate părea arhaică sau chiar ofensatoare. Totuși, organizațiile non-profit organizează gale de generații întregi – pentru că funcționează.

Desigur, o gală nu va funcționa pentru fiecare cauză sau organizație. Pentru început, întreprinderea dvs. socială trebuie să fie o organizație nonprofit. Deși este necesar, statutul 501(c)(3) nu este suficient pentru un eveniment de succes de strângere de fonduri.

Pentru a afla ce înseamnă o gală de succes, am adunat informații de la cinci persoane care împreună au organizat cu succes evenimente care au strâns milioane de dolari.

Experții sunt Carla Javits, director executiv al REDF; Fred Reggie, director executiv al Fred Reggie Associates; Jordan Levy, director de relații externe al Ubuntu Pathways; Brett Durbin, director executiv al Trash Mountain Project, și Derek Rapp, director executiv al JDRF.

Ce organizații sunt candidați buni?

Dacă fiecare organizație nu este un candidat bun pentru o gală, care sunt și care nu sunt?

Organizațiile trebuie să aibă o „bază de susținători care sunt susceptibili de a fi ei înșiși energizați”, spune Carla Javits, a cărei organizație REDF finanțează întreprinderi sociale nonprofit care ajută oamenii să depășească lipsa de adăpost și încarcerarea pentru a se întoarce la o muncă productivă și satisfăcătoare. Galele organizației au strâns milioane de dolari pe parcursul a opt ani.

Ea remarcă faptul că o organizație se potrivește bine atunci când are un manager de proiect capabil să planifice și să organizeze un eveniment de o asemenea amploare.

Jordan Levy, a cărui cea mai recentă gală a strâns „aproape 1 milion de dolari” pentru activitatea Ubuntu Pathways din Africa de Sud, explică de ce este atât de important ca o organizație să aibă o bază de susținere existentă înainte de a încerca o gală. „Sunt implicate cheltuieli generale și este nevoie de o tonă de timp din partea personalului pentru a planifica și a executa. O parte din venituri trebuie să fie previzibilă. Dacă nu aveți o rețea stabilită, o gală ar putea fi o propunere riscantă.”

Fred Reggie, a cărui firmă ajută la organizarea de gale și alte evenimente de strângere de fonduri pentru organizațiile nonprofit, remarcă faptul că cauza este esențială. „Organizațiile care servesc copiii (în special pe cei loviți de boli devastatoare), artele, ospiciile și asistența medicală sunt cele care ar putea apela la un grup demografic înstărit care s-ar simți confortabil într-un cadru de gală.” El adaugă că galele în sprijinul animalelor au, de asemenea, succes. Nu este surprinzător faptul că a avea un eveniment de ajutorare condus de celebrități funcționează bine, spune el.

Brett Durbin, ale cărui gale cu buget redus au strâns până la 300.000 de dolari cu o medie de doar 25.000 de dolari în cheltuieli, spune că aproape orice organizație nonprofit poate face să funcționeze „dacă există o cerere pentru un astfel de eveniment.”

Derek Rapp, a cărui organizație națională care luptă împotriva diabetului de tip 1 are secțiuni în întreaga țară care organizează gale. Cheia, spune el, este de a avea voluntari care să sprijine personalul în planificarea evenimentelor.

Organizarea organizării

Experții noștri sugerează ca planificarea să înceapă cu mult timp înainte, poate chiar și cu 18 luni pentru un eveniment mare, organizat pentru prima dată. Levy remarcă faptul că planificarea următorului eveniment începe cu o analiză amănunțită a ultimului.

Unul dintre elementele cheie, subliniază Javits, este desemnarea unei persoane care să fie responsabilă în ultimă instanță pentru eveniment – cineva „cu bune abilități de gestionare a proiectului.”

De la început, este important să se organizeze un comitet de planificare care să includă personalul și voluntarii – inclusiv membrii consiliului de administrație – care vor fi implicați în planificare și în luarea deciziilor. Nu organizați niciodată o ședință de comitet fără persoana care ia decizii; cineva trebuie să fie în măsură să aprobe sau să respingă fiecare articol de cheltuieli, punct de mesagerie sau decizie de divertisment. Dacă comitetul se întrunește lunar și apare o întrebare pentru care nu se poate da un răspuns, se poate pierde o lună de muncă.

Principal înainte de a începe multă muncă, comitetul trebuie să stabilească o temă, obiective financiare și contractori. Membrii comitetului ar trebui să fie aleși de comun acord – adică personalul ar trebui să se simtă confortabil cu alegerea persoanei și persoana ar trebui să se simtă confortabil cu misiunea – pentru a conduce subcomitete pentru funcțiile cheie:

• Finanțe și buget
• Venitură, mâncare și băutură
• Sponsorizări
• Parlatori și divertisment
• Vânzări de bilete și înregistrare la eveniment
• Stragere sau tombolă
• Licitație silențioasă
• Licitație live
• Alte donații și urmărire

Dacă alegeți să nu faceți o tragere la sorți, licitație silențioasă sau licitație live, evident că nu veți avea nevoie de aceste comitete formate, dar veți renunța la veniturile potențiale care provin din acestea.

Rețineți că, cu nouă subcomitete, numărul de persoane implicate în planificarea evenimentului ar trebui să ajungă rapid la câteva zeci. Câteva persoane ar putea fi dispuse să facă parte din două comitete, dar, de obicei, veți dori ca voluntarii să se concentreze pe elemente restrânse, dar strategice, astfel încât să îi mențineți implicați, dar nu copleșiți.

La prima întâlnire, programați toate întâlnirile pe care comitetul complet le va ține până la eveniment. Este posibil să doriți să aveți întâlniri mai puțin frecvente la început și mai frecvente, poate săptămânale, în ultima lună de pregătire.

Tema aleasă de comitet ar trebui să fie aliniată îndeaproape cu misiunea și scopul organizației – planificați o strângere de fonduri, nu un bal de absolvire. Odată ales, tot restul, de la locul de desfășurare, mâncare și băuturi până la decor și divertisment, ar trebui să fie în armonie cu tema. După cum spune Javits, „Tema este esențială. Aplicați maximum de creativitate pentru a o lega de programele dvs.: mesele, divertismentul, decorul, chiar și locația ar trebui să fie aliniate cu acea temă care, la rândul ei, vă luminează programul.”

Reggie spune că, indiferent ce altceva face tema, „trebuie să strige DISTRACȚIE!”

„Nu vă gândiți prea mult la asta”. Levy de la Ubuntu oferă acest avertisment: „Oaspeții dvs. sunt oameni cu vieți ocupate și aceasta este seara lor. Nu încercați să puneți prea mult conținut. Mențineți seara scurtă. Gândiți-vă la tipul de seară de care v-ați bucura. Oamenii vor să fie implicați, să se distreze și să se simtă bine. Faceți ca mâncarea să fie simplă, faceți să fie ușor să obțineți o băutură și prezentați cele mai bune mesaje.”

Finanțe și buget

Costul de a organiza o gală – și veniturile pe care le generează – va fi diferit în Dayton sau Little Rock decât în Manhattan sau San Francisco. Cu toate acestea, unii parametri financiari vor fi consecvenți la majoritatea evenimentelor.

Javits și Reggie sugerează amândoi că o gală ar trebui să genereze o marjă de profit de aproximativ 60%. Altfel spus, dacă veniturile totale din toate sursele, inclusiv donațiile făcute la gală, ajung la 100.000 de dolari, ar trebui să vă așteptați să fi cheltuit 40.000 de dolari sau mai puțin pentru toate cheltuielile, de la mâncare și băutură până la etichete și decorațiuni.

Acest lucru evidențiază unul dintre argumentele împotriva organizării de gale. Oare prea mulți bani se duc la locul de desfășurare și la firma de catering? Javits sugerează să organizați o gală doar dacă nu aveți o altă modalitate „mai puțin costisitoare” de a activa donatorii.

În ipoteza în care mergeți mai departe, bugetați-vă cu atenție sursele de venit. Reggie sugerează următoarea defalcare a veniturilor:

• Sponsorizări: 10%
• Vânzări de bilete: 40%
• Drawing/raffle: 10%
• Silent Auction: 20%
• Live Auction: 20%

Utilizând această defalcare, toate costurile întregului eveniment sunt acoperite de vânzările de bilete. Alții au sugerat acoperirea costurilor între sponsorizări și vânzările de bilete. În orice caz, doriți ca tragerea la sorți și licitațiile să genereze bani pentru misiunea dumneavoastră, nu pentru puii dumneavoastră.

Vom discuta despre tragere la sorți mai în detaliu mai jos, dar este important să rețineți că veniturile pe care le puteți genera dintr-o tombolă sau o tragere la sorți vor varia considerabil în funcție de ceea ce este legal în statul dumneavoastră. Dacă jocurile de noroc în scop caritabil sunt permise și sunt acceptate din punct de vedere cultural, ați putea strânge mult mai mult de 10% din veniturile dvs. în acest mod. Pe de altă parte, în statele care interzic practic toate jocurile de noroc – chiar și în scopuri caritabile – ar putea fi dificil să generați 5% din veniturile serii, respectând în același timp regulile care vă obligă să oferiți bilete de intrare gratuite tuturor celor care le cer. Unele state interzic complet tombolele.

La începutul fazei de pregătire, comitetul de finanțe și buget ar trebui să pregătească un buget detaliat pentru eveniment, asigurându-se că nicio cheltuială nu este trecută cu vederea.

Locuință, mâncare și băutură

Cea mai mare cheltuială și unul dintre cele mai strategice aspecte ale unei gale este locul de desfășurare. De obicei, locul de desfășurare vă va cere să le folosiți bucătăria – și poate barul. Nu luați această decizie cu ușurință.

Reggie sugerează: „Cineva din organizație care are experiență și posedă abilități puternice de negociere ar trebui să fie implicat în finalizarea aranjamentelor cu locul de desfășurare. Întotdeauna există loc de negociere – nimic nu este niciodată stabilit în piatră. De asemenea, aveți două sau trei opțiuni ori de câte ori este posibil.”

Durbin remarcă faptul că hotelul care îi găzduiește evenimentul a fost de acord să o facă la preț de cost!

Levy pledează pentru alegerea unui loc care este deja elegant. „Cu cât va trebui să „transformați” mai puțin spațiul, cu atât cheltuielile generale vor fi mai mici.”

Javits spune că alegerea locului de desfășurare ar trebui să fie ghidată de proximitatea și comoditatea față de „participanții cu cea mai mare valoare”. Acest lucru include o parcare adecvată. Ea adaugă că ar trebui să fie, de asemenea, accesibil persoanelor cu dizabilități.

Este, de asemenea, important ca locul de desfășurare să fie de dimensiunea potrivită pentru eveniment, inclusiv pentru punerea în scenă a programului și a meselor pentru toți participanții, împreună cu exponate legate de misiune, licitație și obiecte de tombolă. Organizarea evenimentului într-un spațiu prea mare poate face ca un eveniment de succes să se simtă ca un eșec pentru că nu ați umplut sala.

Rapp sugerează să folosiți locuri tradiționale. „Deși uneori folosim locuri de desfășurare netradiționale, majoritatea evenimentelor noastre au loc fie într-un hotel, fie în spațiul unui centru de convenții.”

Reggie explică de ce poate fi așa. Aveți nevoie de un „personal experimentat și competent, inclusiv de un manager la fața locului, pentru a vă asigura că tot ceea ce promite locul de desfășurare este livrat fără probleme”. El notează, de asemenea, că veți dori să aveți acces la locul de desfășurare în avans pentru amenajare.

În cele din urmă, este important să aveți echipamentul audio-vizual potrivit. Acest lucru poate necesita încheierea unui contract cu un furnizor aprobat de locație. Planificați – și bugetați – în avans pentru a/v.

Trash Mountain Project este o slujbă creștină. Durbin spune că nu au avut niciodată băuturi pentru adulți la unul dintre evenimentele lor. Cu toate acestea, majoritatea galei includ un cocktail de recepție și vin la cină. De obicei, hotelurile se vor ocupa de acest lucru pentru dumneavoastră.

Reggie remarcă faptul că băuturile alcoolice pot reprezenta o oportunitate de a găsi reduceri sau sponsorizări.

În ceea ce privește aperitivele și cina, Javits vă reamintește să aveți la dispoziție opțiuni de mese vegetariene/vegane/sfără gluten pentru cei care le doresc.

Javits mai spune: „Am început să servim feluri de mâncare în „stil familial”, pe care oamenii trebuie să le paseze în jurul mesei, în loc să aranjăm masa în avans. Oamenilor le-a plăcut asta. A adăugat un sentiment de distracție și interactivitate”. Ea sugerează, de asemenea, să se treacă aperitivele devreme, atunci când oamenii sosesc, dar să nu fie prea grele.

Reggie pune accent pe creativitate.” Bineînțeles, mâncarea poate varia de la un grătar texan la o serie de delicatese oferite de un cadru de bucătari locali renumiți, servite în stil bufet, până la o cină cu mai multe feluri de mâncare pe platou.”

„Dacă biletele sunt de peste 100 de dolari, nu vă așteptați ca toată lumea să fie încântată de o salată caldă, o supă rece, un pui de cauciuc cu fasole verde și cartofi și o bucată de tort de morcovi deja pe masă”, adaugă Reggie.

Levy, despre care vă amintiți că a strâns aproape un milion de dolari la ultima sa gală, avertizează: „Păstrați lucrurile simple!”. El remarcă faptul că mâncarea trebuie să fie servită rapid, cât timp este încă caldă, pentru sute de persoane. „Nu fiți prea fantezist.”

Amintiți-vă, spune Levy, „Nu sunt acolo pentru mâncare, dar ar trebui să se bucure de ea.”

Gala JDRF include o notă unică: „enumerarea numărului de carbohidrați, deoarece carbohidrații sunt atât de importanți în gestionarea T1D.”

Asigurați-vă că mâncarea, băuturile sau locul de desfășurare nu intră în conflict cu misiunea dumneavoastră. Căutați oportunități de a lega mâncarea de tema dumneavoastră.

Sponsorizări

Căutarea sponsorilor este un pas important. Cu cât mai multe costuri care pot fi finanțate de sponsori, cu atât mai puține costuri vor fi finanțate de donatorii dumneavoastră – doriți ca banii lor să meargă direct la impact.

Conducerea dumneavoastră ar trebui să fie o sursă excelentă de contacte pentru sponsorizări, potrivit lui Javits.

Reggie își împarte planificarea sponsorizărilor în patru categorii. Căutați sponsori în toate aceste locuri:

1. Sponsori din trecut: dacă nu ați mai avut o gală până acum, uitați-vă la cei care au sponsorizat evenimente similare.
2. Sponsori de afinitate: căutați companii care s-au aliniat cu misiunea dumneavoastră.
3. Sponsori de activare: este posibil să existe organizații dispuse să plătească, pe lângă o taxă inițială, o taxă suplimentară după eveniment pentru lead-uri sau conversii generate de eveniment.
4. Sponsori de licitație/licitație: multe organizații de caritate caută să aibă toate articolele de licitație și de tombolă donate. Puteți apoi să-i recunoașteți pe cei care donează aceste articole în mod corespunzător atunci când articolul lor este scos la licitație sau la tombolă.

Sugerează, de asemenea, sponsorizări funcționale, adică „titlul, prezentarea, decorațiunile, mesele, masa, serviciul de bar, mâncarea, tipărirea și parcarea.”

Oricine este dispus să facă lansarea o poate face, dar cel mai bine este să fie pregătit cu „o prezentare structurată” care să facă clare beneficiile pentru sponsor, spune Reggie. Adăugând, că cel mai bine este ca prezentarea să fie făcută de cei care sunt „adepți ai vânzărilor și negocierilor.”

Ubuntu’s Levy avertizează: „Adesea, este nevoie de ani de zile pentru a construi relațiile potrivite și rețeaua necesară. Este vorba despre căutarea constantă de noi relații, menținerea relațiilor cu susținătorii dvs. și promovarea brandului dvs.”

Brett Durbin, care a reușit să valorifice cu succes o abordare cu buget modest pentru succesul galei, se mândrește cu un mare succes cu sponsorii. „Întotdeauna am avut unul sau doi subscriptori care acoperă întregul cost al evenimentului, ceea ce este foarte important, deoarece apoi orice altceva care se strânge merge către activitatea organizației noastre.”

Sponsorizările variază dramatic ca mărime, de la o companie care donează un coș cadou pentru o tragere la sorți până la organizații care pot scrie cecuri de șase cifre pentru a sponsoriza un eveniment cu 1.000 de persoane din elita puterii din New York. Începeți de acolo de unde sunteți și creșteți de acolo.

Speakers and Entertainment

Punerea în scenă a unui program care să fie la fel de distractiv și memorabil pe cât este de inspirațional este cheia pentru a atrage oamenii potriviți la eveniment și pentru a-i face să își deschidă portofelele odată ajunși acolo.

Rapp de la FRJD spune: „Galele noastre sunt o petrecere grozavă pentru o cauză extrem de valoroasă. Încă de la începutul serii, avem în vedere experiența invitaților pentru toți donatorii. Le respectăm timpul, avem licitații pline de obiecte care să atragă gusturile lor, oferim un program bine pus la punct și divertisment după eveniment.”

Parlatorii ar trebui să aibă o legătură cu cauza dumneavoastră, notează atât Rapp, cât și Javits. De fapt, beneficiarii programului dumneavoastră sunt niște vorbitori foarte buni. Veți dori să îi alegeți pe cei care sunt dispuși să accepte coaching.

Celebritățile sunt foarte buni prezentatori, notează Javits. Ea sugerează să se facă donații pentru vorbitori și divertisment.

„Vorbitorii principali ar trebui să cunoască bine organizația, misiunea acesteia și contribuția sa la comunitate”, spune Reggie.

De asemenea, el avertizează că, dacă se ia în considerare umorul, acesta ar trebui să fie livrat doar de un „umorist experimentat” care va fi sensibil la public. „Nu este nimic mai rău decât să ai un membru al consiliului de administrație sau un susținător care se crede comediant și vrea să facă o încercare la eveniment. Nu pot să număr de câte ori am văzut acest lucru să explodeze și să ruineze o seară de altfel minunată.”

Levy spune că cheia pentru un bun vorbitor sau animator este implicarea. „Pot să facă publicul să se implice? Acesta este numărul unu absolut. Galele pot fi rigide și formale. Mulțimea trebuie să fie atrasă și stimulată. Prezența scenică și conexiunea sunt esențiale.” Bineînțeles, mesajul trebuie să fie în continuare aliniat cu misiunea organizației.

Durbin evită vorbitorii profesioniști și animatorii, în schimb aduce cu avionul oameni din comunitățile pe care Trash Mountain le deservește în țările în curs de dezvoltare pentru a vorbi despre modul în care organizația a avut un impact asupra vieții lor.

De asemenea, el spune: „Încercăm să o facem atractivă și nu prea lungă, pentru că distracția se pierde dacă durează la nesfârșit.”

Vânzarea biletelor

Javits explică strategia nu doar pentru a umple sala, ci și pentru a o umple cu oamenii potriviți. Începe prin „direcționarea atentă a invitaților”. Folosiți consiliul de administrație și alți susținători pentru a vă ajuta să identificați și să invitați persoanele care sunt capabile și susceptibile de a dona. Apoi legați tema, locul și programul galei de interesele participanților pe care îi doriți cel mai mult acolo.

Reggie este de acord. Totul, de la mâncare și băutură până la decor și locul de desfășurare, trebuie să contribuie la brandingul evenimentului.

Sugerează să puneți următoarele întrebări pentru a vă ajuta să identificați persoanele potrivite:

• Ce îi motivează?
• Ce alte evenimente susțin?
• Cum se aliniază acestea cu acest eveniment?

„Marii jucători din orice comunitate sunt bine cunoscuți; faceți un zero și învățați ce îi face să activeze. Invitați-i pe cei care socializează împreună sau care au legături profesionale puternice”, spune Reggie.

Levy remarcă faptul că, în timp ce unele organizații pot realiza evenimente cu un animator de pe lista A, majoritatea nu pot.

„În cazul nostru și în cazul majorității organizațiilor, este nevoie de ani de zile pentru a construi o rețea capabilă să umple sala”, spune Levy. „O gală nu se organizează doar într-o noapte. Se construiește în ani de zile; trebuie să angajezi susținători, să le dovedești impactul și să îi convingi că investiția lor în gala ta va da randament beneficiarilor – și că organizezi în mod constant o petrecere grozavă.”

Durbin spune că Trash Mountain Project începe prin a invita oameni care susțin deja organizația, știind că mulți dintre ei își vor invita prietenii și vor umple mesele. De asemenea, el promovează evenimentul prin bisericile locale.

Rapp spune că este responsabilitatea voluntarilor FRDJ să umple sala. „Fie că se concentrează pe mesele corporative sau sociale, voluntarii petrec timp în parteneriat cu personalul nostru pentru a recruta sponsori și mese pentru a umple sălile noastre de bal. Odată ce mesele sunt asigurate, conversația se schimbă pentru a determina cine anume ar trebui să ocupe locurile la aceste mese.”

Multe organizații folosesc căpitani de masă pentru a umple mesele. Javits spune că, este treaba lor să invite și să încurajeze persoanele potrivite. Rolul lor include, de asemenea, să se asigure că seara este plăcută pentru cei care participă, să îi educe cu diplomație pe invitați despre organizație și să încurajeze donațiile.

Ea spune: „Un căpitan bun este nerăbdător și entuziasmat de treaba pe care o are de făcut, acceptă bine coaching-ul și nu este prea îngrijorat de rolul pe care îl joacă.”

„Căpitanii de masă sunt ambasadorii galei. Ei sunt cei care fac mișcare în cadrul comunității și în cercurile lor sociale și de afaceri”, spune Reggie. „Responsabilitatea lor nu ar trebui să se limiteze la umplerea mesei lor, ci la promovarea vânzărilor de bilete cu orice ocazie rezonabilă.”

„Capii de masă joacă un rol foarte important la galele noastre”, spune Rapp despre evenimentele FRDJ. „Acești oameni sunt campioni ai cauzei și ai evenimentului în sine, transmițând informații invitaților lor și stabilind o așteptare pentru seara respectivă. Aceștia dau un exemplu prin donațiile lor și aduc cu ei invitați care pot avea un impact similar.”

Prețul corect al biletelor este, de asemenea, important. Așa cum am discutat mai devreme, doriți ca costurile evenimentului să fie acoperite în totalitate de vânzările de bilete și de sponsorizări, astfel încât toți banii strânși în cadrul evenimentului să meargă direct în finanțarea misiunii organizației.

Reggie spune că biletele ar trebui să aibă un preț adecvat pentru public, dar niciodată sub 100 de dolari. Cu toate acestea, Durbin a avut succes cu evenimentele sale și percepe doar 30 de dolari pe bilet – după ce toate costurile au fost subscrise.

Rapp remarcă faptul că filialele JDRF se uită, de obicei, la prețurile practicate pentru evenimente similare din comunitatea lor pentru a oferi un punct de referință.

Javits subliniază că stabilirea prețurilor ar trebui să ia în considerare sponsorii și alte persoane care ar dori să cumpere o masă întreagă.

Indiferent de modul în care alegeți să stabiliți prețul evenimentului, asigurați-vă că vă construiți și vă respectați bugetul, astfel încât costurile să nu depășească veniturile.

Stragerea sau tombola:

Stragerea sau tombola poate fi una dintre cele mai interesante părți ale serii, dacă este făcută bine, dar poate ruina întregul eveniment dacă nu sunt respectate regulile și cineva este supărat, sau dacă autoritățile prind de veste.

Câteva state, inclusiv Alabama, Hawaii și Utah, interzic tombola sub orice formă. Este posibil să fie în continuare legal să organizați o tragere la sorți ocazională, dar aveți grijă. Există trei elemente ale jocurilor de noroc: un premiu, o șansă și un preț. Prin eliminarea unuia dintre cele trei, puteți evita jocurile de noroc. Pentru o tragere la sorți în scop caritabil, cel mai simplu ar putea fi să eliminați prețul pentru unii participanți. Oferiți doar instrucțiuni ușor de urmat pentru a obține un bilet gratuit – trimiteți o carte poștală prin care să cereți un bilet. Puțini sau chiar nimeni nu ar cere un bilet gratuit la o extragere pentru strângerea de fonduri. (Nu vă bazați pe această îndrumare ca fiind un sfat juridic.)

Cu toate acestea, în aceste state care interzic jocurile de noroc, cel mai bine este să nu vă bazați pe o tombolă sau o tragere la sorți pentru o parte semnificativă a strângerii de fonduri.

În statele în care jocurile de noroc în scop caritabil sunt permise sau chiar încurajate, probabil că va trebui să începeți cu obținerea unei licențe. Puneți acest lucru pe primul loc pe lista lucrurilor de făcut din timp, deoarece ar putea dura luni de zile pentru a o obține. În cadrul acestui proces, veți învăța regulile privind promovarea tombolei și dezvăluirile necesare. În aceste state, tombola ar putea fi cea mai mare strângere de fonduri a serii.

Reggie oferă următoarele sfaturi strategice:

Premiul pentru tragerea la sorți ar trebui să fie semnificativ – o mașină, o bijuterie făcută la comandă, o vacanță de lux, opere de artă – cu câteva premii secundare substanțiale. Organizațiile ar fi bine să evite articole precum haine de blană sau orice piei sau blănuri de animale exotice, vânători de vânat mare (în special în Africa), arme de orice fel și animale de companie vii. Aceste articole pot atrage o atenție nedorită și posibile proteste din partea grupurilor de susținere. Întotdeauna jucați în siguranță.

În cazul în care biletele sunt puse la dispoziția publicului, indiferent de prezență, începeți să le vindeți cu aproximativ opt săptămâni înainte de oferire. Oferiți un premiu „Early-Bird” pentru cei care cumpără bilete până la o anumită dată. Experiența a arătat că vânzările de bilete de tombolă sunt mari la începutul perioadei de vânzare și se reduc treptat, pentru ca apoi să revină în ultimele două săptămâni, cu o creștere bruscă în ultima săptămână.

Faceți ca biletele să fie ușor de cumpărat. Dacă este permisă vânzarea online a biletelor, aveți un link către o achiziție securizată pe site-ul web al organizației. Nu puteți impune ca cumpărătorii de bilete să trebuiască să fie prezenți pentru a câștiga. Întotdeauna vor exista câțiva membri ai organizației care vor fi dispuși și foarte capabili să vândă un număr bun de bilete prietenilor și asociaților.

Licitație silențioasă

O licitație silențioasă, spre deosebire de licitația în direct, cu un licitator care strigă prețurile și arată cu degetul către ofertanții care pot licita în tăcere, este în mod tradițional gestionată cu un clipboard și un pix. Obiectele disponibile în cadrul licitației sunt afișate sau descrise, iar o foaie aflată în apropiere permite ofertanților să își scrie ofertele pe parcursul serii.

În ultimii zece ani, pe măsură ce smartphone-urile au devenit omniprezente, au apărut o serie de aplicații și site-uri web pentru a aduce procesul în epoca modernă. Acest lucru permite ca licitațiile să continue mai ușor pe tot parcursul programului. Invitaților li se poate reaminti să liciteze fără a-i trimite pe oameni afară din sală.

Câteva aplicații sunt însă costisitoare. Unii oaspeți pasionați de tehnologie nu le place să descarce aplicații noi fără să le verifice mai întâi sau s-ar putea să nu fie dispuși să folosească aplicația din cauza preocupărilor legate de confidențialitate. Membrii mai puțin pricepuți la tehnologie pot fi încă intimidați de tehnologie – inclusiv unii dintre cei mai mari donatori ai dumneavoastră. Luați în considerare toți acești factori atunci când alegeți cum să vă desfășurați licitația silențioasă.

Așa cum am menționat mai sus, veți dori să obțineți obiecte de licitație donate. Puteți recunoaște donatorii ca sponsori, având grijă să recunoașteți donatorul unei vacanțe de lux pe care o puteți vinde cu 5.000 de dolari mai mult decât cineva care donează un coș cadou de 100 de dolari.

Reggie vă avertizează să nu lăsați licitația silențioasă să devină o vânzare de garaj pentru articole care au adunat praf pe un raft de vânzare cu amănuntul sau în casa cuiva. Articolele de licitație ar trebui să se potrivească cu datele demografice și stilul de viață al invitaților.

Pe lângă expunerea creativă a obiectelor care vor fi scoase la licitație, asigurați-vă că aveți descrieri scrise pe deplin adecvate, astfel încât invitații să știe exact pe ce licitează.

Durbin spune că organizația sa nu strânge foarte mulți bani cu licitația silențioasă, dar o folosesc pentru a promova misiunea și mesajul prin vânzarea de artă și fotografii care reprezintă munca lor, ajutând familiile să scape de viețile bazate pe strângerea gunoaielor din grămezile de gunoi.

Rapp spune că licitațiile silențioase ale JDRF sunt pline de „articole de calitate, de înaltă clasă. Ne concentrăm cu adevărat pe calitate în detrimentul cantității”. O cheie a succesului, subliniază el, este o evaluare amănunțită a ceea ce s-a vândut și ceea ce nu s-a vândut, precum și a obiectelor care au avut cele mai multe licitații. Articolele nepopulare pot fi evitate în anii următori. „Vrem ca oaspeții noștri să aibă ocazia să liciteze și să cumpere articole care îi atrag.”

Licitație live

Succesul unei licitații live depinde de adjudecător. „Angajați un profesionist”, spune Reggie. Levy este de acord, menționând că „dacă poți crea o atmosferă cu un licitator bun, funcționează.”

Licitatorul va organiza observatori în public pentru a ajuta la identificarea ofertanților. Veți dori să îl alertați pe adjudecător în avans cu privire la fețele și numele unora dintre cei care sperați că vor scrie cecuri mari.

Reggie observă, de asemenea, că obiectele de licitație live ar trebui, de asemenea, să fie afișate, iar invitații ar trebui să fie încurajați să le verifice înainte de începerea licitației.

Levy și Rapp subliniază amândoi că trebuie să găsească experiențe cu adevărat unice pentru licitație, lucruri pe care oamenii nu le pot cumpăra în altă parte. În mod optim, veți lega acest lucru de misiunea dvs. într-un fel.

Reggie sugerează, de asemenea, să vă încurajați colegii să concureze la licitație; acest lucru începe prin a vă asigura că rivalii prietenoși sunt amândoi prezenți. „Mulți oameni se bucură să își etaleze generozitatea în jurul prietenilor și asociaților de afaceri.”

„În timpul licitațiilor live, nu este neobișnuit ca prietenii să fie implicați într-un război de licitație aprins unul împotriva celuilalt”, spune Reggie.

Donații

După toată distracția și jocurile care sunt folosite pentru a strânge bani, există o ultimă oportunitate de a strânge bani pur și simplu cerând donații.

„În timpul serii, cheia este să faci ca prezentarea ta să fie relativă”, spune Levy de la Ubuntu. „Oamenii trebuie să se conecteze la cauza ta la un nivel personal. Trebuie să creați o poveste despre munca dvs. care să le arate că aceasta are legătură cu viața lor. De exemplu, dacă ajutați copiii, trebuie să fie clar că copiii din întreaga lume au nevoie de aceleași lucruri. Acest lucru îi face pe toți să se gândească la ceea ce și-ar dori pentru copiii lor dacă s-ar afla în aceeași situație.”

Javits de la REDF spune că este important să vă faceți un profil al beneficiarilor. Pregătiți-i pe aceștia să își împărtășească poveștile atât individual, la mese, cât și atunci când se amestecă și apoi și de pe scenă.

Durbin este de acord. „Povestea este numărul unu. Folosirea poveștii pentru a vă împărtăși viziunea este esențială.”

Tratați beneficiarii ca pe niște invitați de onoare, spune Reggie. Ei vă reprezintă misiunea.

Javits observă, de asemenea, că donatorilor le place să știe unde vor merge banii lor. Dacă le puteți transmite un mesaj clar că o contribuție de 1.000 de dolari va fi folosită pentru a realiza un anumit tip de lucru, este minunat. Chiar mai bine dacă îi puteți oferi unui donator posibilitatea de a alege o persoană, o școală, un sat, un panou solar, orice altceva pe care banii lui sau ai lui îl pot finanța. Caritate: Water se pricepe de minune să ofere donatorilor rapoarte privind fântânile individuale pe care le-au finanțat.

Reggie remarcă faptul că „Fiecare trebuie să simtă că participarea sa servește comunității într-un mod spectaculos. Participanții trebuie să simtă că sunt vedetele unui film grozav – filmul tău.”

Rapp le reamintește cititorilor că discursurile, videoclipurile și alte mijloace de comunicare trebuie să continue să întărească misiunea organizației, astfel încât aceasta să nu se piardă niciodată.

O altă modalitate de a folosi donațiile mari, spune Javits, este de a le valorifica ca meciuri. Anunțați că următoarele donații de 5.000 de dolari vor fi egalate de acest donator deosebit de generos.

Follow Up

După ce ați planificat marele eveniment timp de un an sau mai mult, este tentant să vă gândiți la ziua de după eveniment ca la prima zi de vacanță, dar experții noștri avertizează că urmărirea după gală este o parte esențială a evenimentului.

Începeți „cât mai curând posibil”, spune Levy. „Dacă ați organizat un eveniment de succes, invitații dvs. vor fi implicați și încântați să vorbească cu dvs. Sunați și trimiteți e-mailuri în dimineața următoare.”

După gală, Rapp spune că FRDJ se asigură că toți invitații sunt recunoscuți pentru sprijinul lor. „Ne asigurăm, de asemenea, că sunt la curent cu actualizările în cercetarea T1D și cu viitoarele date ale galei, folosind corespondența prin e-mail și prin rețelele de socializare.”

Durbin de la Trash Mountain este de acord, menționând că toți cei care cumpără un bilet sau participă la galele lor oferă niște informații de contact; echipa sa urmărește pe toată lumea.

Reggie sugerează să trimită scrisori tuturor celor care au participat, exprimându-și aprecierea, raportând totalul strâns și atribuindu-le meritele pentru succesul serii. El sugerează, de asemenea, să se folosească de această ocazie pentru a le înscrie gala de anul viitor în calendar.

Continuarea urmăririi trebuie să continue cu adevărat pe tot parcursul anului, actualizând invitații cu privire la utilizarea fondurilor, la progresele înregistrate și la planurile pentru următorul eveniment.

Reggie sugerează, de asemenea, partajarea fotografiilor din timpul serii pe site-ul dvs. web și pe rețelele de socializare. Etichetarea invitaților în fotografiile lor îi poate ajuta să se simtă apreciați în zilele care urmează evenimentului. Cu cât mai repede sunt postate astfel de fotografii, cu atât mai bine.

Gânduri finale

Liderii seniori ai organizației trebuie să aibă o listă completă a tuturor celor care au contribuit la planificarea galei și a rolurilor jucate. Unii dintre ei vor lucra în întregime în afara vederii acelor lideri seniori; și ei vor dori să fie recunoscuți.

Asigurați-vă timp în timpul galei pentru a mulțumi voluntarilor și personalului care a organizat gala. S-ar putea chiar să doriți să luați în considerare un eveniment social relaxat – un fel de pizza și bere de rădăcini – după gală pentru a recunoaște voluntarii și familiile lor care i-au susținut.

Durbin, ale cărui gale bugetare strâng sute de mii de dolari pentru mica sa organizație, oferă un cuvânt de precauție. „Galele sunt fie grozave pentru organizația dumneavoastră, fie pot fi un consum major pentru echipa și voluntarii dumneavoastră, trebuie să găsiți un echilibru care să fie benefic pentru activitatea pe care o desfășurați.”

Cu toate acestea, Rapp de la JDRF oferă această asigurare: „Am fost la multe gale, iar atunci când seara este bine gândită și detaliile sunt luate în considerare, iar nimic nu este lăsat la voia întâmplării, se pot întâmpla lucruri magice.”

.