Formularul W-2 al IRS detaliază informații despre salariul brut al unui angajat, salariul de asigurări sociale și Medicare, impozitul pe venit federal și de stat reținut la sursă și alte deduceri fiscale. Angajatorii trebuie să furnizeze această declarație fiecărui angajat care a lucrat pentru compania lor în timpul anului fiscal.
Formularul trebuie să fie furnizat angajaților și depus la Administrația de Securitate Socială nu mai târziu de 31 ianuarie a anului următor.
Ce este formularul W-2?
Formularul W-2 oferă angajaților informații privind veniturile și reținerile la sursă pentru declarațiile de impozit pe venit și furnizează aceleași informații către IRS și Administrația de Securitate Socială (SSA).
Trebuie depus pentru fiecare lucrător de la care au fost reținute impozite pe venit, de Securitate Socială și Medicare în cursul anului. Există o excepție pentru angajații care au pretins că sunt scutiți de reținerile la sursă pe formularele W-4 pe care ar fi trebuit să le furnizeze angajatorilor lor în momentul angajării.
Cine folosește formularul W-2?
Formularul W-2 este furnizat angajaților, nu și contractorilor independenți, liber-profesioniștilor și altor persoane care nu sunt angajați, cum ar fi vânzătorii. În schimb, pentru a furniza informații despre venituri acestor persoane, veți utiliza formularul 1099-MISC. Majoritatea non-angajaților trebuie să primească un formular 1099-MISC dacă le-ați plătit 600 de dolari sau mai mult în anul precedent.
Verificați cu un profesionist în domeniul fiscal dacă nu sunteți sigur dacă un lucrător este un angajat sau un contractant independent, deoarece poate fi o distincție importantă cu implicații grave dacă ar trebui să clasificați greșit un angajat. De asemenea, puteți depune Formularul SS-8 la IRS, cerându-le să decidă în locul dumneavoastră.
De unde puteți obține formularele W-2
Puteți obține formularele W-2 de la magazinul local de articole de birotică, de la contabilul dumneavoastră sau le puteți accesa online de la IRS. De asemenea, puteți obține formularele W-2 de la majoritatea programelor de pregătire a impozitelor pentru întreprinderi.
În mod diferit de multe alte formulare fiscale, nu puteți descărca și imprima formularele W-2 de pe site-ul IRS, totuși. Copia A are o anumită culoare de cerneală roșie și numai originalele care poartă această culoare pot fi trimise.
Cum se completează formularul W-2
Puteți pregăti formularele W-2 manual, folosind un formular PDF care poate fi completat pe site-ul SSA, sau puteți face acest lucru folosind versiunea pentru întreprinderi mici a majorității programelor software de pregătire a declarațiilor fiscale. De asemenea, puteți utiliza un serviciu de pregătire a impozitelor, un software de pregătire a impozitelor pentru întreprinderi sau un serviciu de salarizare pentru a pregăti, depune și trimite formularele W-2.
Câteva greșeli frecvente se fac frecvent pe formularul W-2. Luați-vă câteva minute pentru a vă asigura că totul este corect înainte de a da formularele angajaților dvs. și înainte de a le trimite la SSA.
Căsuțele de pe formular sunt toate etichetate clar, spunându-vă exact ce informații trebuie să introduceți în fiecare spațiu. Dar o greșeală frecventă pe care o fac angajatorii este să nu raporteze costul asigurării de sănătate oferite angajaților. Aceste informații se înscriu în căsuțele de la 12a la 12d, iar instrucțiunile sunt furnizate împreună cu formularul.
Va trebui să parcurgeți un proces de corecție cu SSA pentru a remedia orice erori pe care le faceți în aceste formulare.
Formularele W-2 pot fi depuse electronic?
Formularele W-2 pot fi depuse electronic pe site-ul web al SSA, dar mai întâi trebuie să vă înregistrați la Business Services Online al SSA. Site-ul oferă, de asemenea, diverse alte servicii utile.
În cazul în care selectați această opțiune, veți depune doar o copie electronică a exemplarului A. Păstrați Copia A și dați celelalte copii angajatului.
Unde să trimiteți formularele W-2
SSA oferă o listă de adrese pe site-ul său web pentru expedierea formularelor W-2 pe suport de hârtie. Adresa pe care o folosiți depinde de faptul dacă depuneți un original sau un W-2 corectat și dacă folosiți U.S. Postal Service sau un transportator privat, cum ar fi FedEx.
Cum se depun formularele W-2
Formularele W-2, împreună cu un formular W-3, trebuie depuse la SSA până cel târziu la data de 31 ianuarie a anului următor. Termenul limită pentru a da formularele W-2 angajaților este, de asemenea, 31 ianuarie. Formularul W-3 este un formular de transmitere folosit pentru a aduna toate informațiile de pe formularele W-2 individuale într-un total pentru SSA.
Nu trebuie să depuneți un formular de transmitere W-3 dacă trimiteți formularele W-2 online la SSA, dar veți avea nevoie de acest formular dacă depuneți formularul prin poștă.
Există amenzi și penalități pentru depunerea cu întârziere a formularelor W-2, dar puteți solicita o prelungire de 30 de zile dacă nu mai aveți timp. Totuși, prelungirea nu este acordată automat. You must provide a detailed explanation of why the extension is necessary.
Key Takeaways
- Forms W-2s must be provided to each of a business’s employees, as well as to the Social Security Administration for each employee who had income, Social Security, and Medicare taxes withheld from their pay at any point during the year.
- The form cites earnings and amounts of taxes withheld.
- Forms W-2 can be easily filed online using the Social Security Administration’s Business Services Online.
- The deadline for submission to employees and to the Social Security Administration is Jan. 31 of the year following the year in which earnings were paid.