O propunere de proiect este un document care definește pașii necesari pentru rezolvarea unei anumite probleme. Acesta prezintă o progresie logică și o descriere a problemei, planul de acțiuni pe care intenționați să îl întreprindeți pentru a rezolva problema și necesarul bugetar pentru aceasta. Propunerea este înaintată donatorului în așteptarea fondurilor, astfel încât să vă puteți continua eforturile pentru a crea un impact social.
Desenarea unui proiect este un proces care necesită timp și vă cere să acordați atenție fiecărei etape de dezvoltare a proiectului. Înainte de a discuta despre sfaturile pentru scrierea propunerii, haideți să înțelegem mai întâi procesul de scriere a propunerii.
Întregul proces constă în principal din două etape principale:
1. Planificarea proiectului: În timpul etapei de planificare, vi se va cere să răspundeți la mai multe întrebări înainte de a putea începe în cele din urmă să scrieți propunerea. Unele dintre întrebările pe care ar trebui să vi le puneți în timpul fazei de planificare sunt:
- Cine sunt donatorii la care vă veți adresa?
- Se califică organizația dvs. pentru criteriile de eligibilitate stabilite de agenția donatoare?
- Care este problema pe care propunerea își propune să o abordeze?
- Cine va fi implicat cu toții în activitatea de redactare a propunerii?
Majoritatea organizațiilor ratează complet planificarea proiectului și, în cele din urmă, nu reușesc să redacteze o propunere de bună calitate.
2. Redactarea propunerii: Odată ce ați terminat cu faza de planificare, începe munca efectivă de redactare a propunerii. În timpul redactării propunerii va trebui să acordați atenție liniilor directoare ale donatorului, formatării, stabilirii tonului corect al propunerii, elaborării unui buget etc.
Este important să acordați atenție ambelor etape pentru a elabora o propunere solidă. Pentru a vă ajuta să scrieți propuneri eficiente, ghidul a fost împărțit în trei părți.
Partea 1 oferă puncte importante de reținut în timpul fazei de planificare;
Partea 2 detaliază punctele importante de care trebuie să țineți cont în timpul scrierii propunerii;
Partea 3 oferă câteva dintre motivele din cauza cărora propunerile nu reușesc să obțină fondurile dorite.
Partea 1. Sfaturi de reținut în faza de planificare
(1) Identificați problema pe care o va rezolva proiectul dumneavoastră: În timpul scrierii propunerii este important să identificați o problemă pe care o veți aborda. Pot exista mai multe probleme care există în localitatea dumneavoastră, dar nu puteți aborda toate aceste probleme deodată și, prin urmare, trebuie să identificați o anumită problemă pentru o propunere. Identificați cea mai presantă problemă care predomină în locația proiectului dumneavoastră și, în consecință, finalizați strategia pe care o veți adopta pentru a rezolva problema.
(2) Identificați potențialele agenții de finanțare: Probabilitatea ca propunerea dvs. să primească fonduri depinde în mare măsură de faptul că ați înaintat propunerea către donatorii potriviți. Este important să identificați donatori ale căror priorități și criterii de finanțare se potrivesc organizației dumneavoastră. Câteva întrebări care vă pot ajuta în identificarea potențialilor donatori sunt:
- Ce agenții donatoare finanțează în mod activ în localitatea dumneavoastră?
- Agenția donatoare finanțează organizații ca a dumneavoastră?
- Vă calificați pentru a depune o propunere la agenția respectivă?
- Care sunt liniile directoare pentru depunerea cererii?
- Aveți suficient timp pentru a depune propunerea?
Cel mai bun mod de a localiza donatorii este de a efectua o căutare pe internet pentru a afla diverse detalii despre aceștia. De asemenea, puteți utiliza baza de date a donatorilor dvs. pentru a identifica donatorii potriviți pentru depunerea propunerii. În timpul acestei etape specifice, cel mai probabil veți identifica 4-5 donatori care oferă granturi pentru tipul de activitate pe care intenționați să o faceți.
(3) Cunoașteți ce caută donatorul: Citiți cu mare atenție Ghidul anunțului de finanțare și înțelegeți ce caută donatorul. Multe organizații sar peste acest pas important și se uită la el doar în momentul depunerii propunerii. Ghidul specifică în mod clar criteriile de eligibilitate, cerințele de format, termenul limită, informațiile bugetare, limita de pagini, documentele care trebuie prezentate etc. Faceți o cercetare de fond a donatorului, astfel încât să înțelegeți donatorul, proiectele anterioare care au fost finanțate, numărul de proiecte sprijinite etc. Odată ce ați terminat cu cercetarea de fond, puteți începe să lucrați la propunerea dumneavoastră.
(4) Organizați o echipă de lucru bună: Nu vă suprasolicitați cu întregul proces de redactare a propunerii; în schimb, alocați diferite secțiuni echipei dvs. în funcție de expertiza lor. În funcție de mărimea ONG-ului dumneavoastră, organizați o echipă cu sarcini, responsabilități și termene clar definite. Membrii echipei ar trebui să posede bune abilități de redactare, împreună cu cunoștințe tehnice solide despre subiectul respectiv.
(5) Citiți propunerile câștigătoare: În timp ce redactați propunerea, asigurați-vă că citiți câteva propuneri câștigătoare (acestea sunt, de obicei, disponibile online). Acest lucru vă va ajuta să vă structurați propunerea și vă va oferi o perspectivă asupra terminologiei, formatului și limbajului preferat de donatori.
Partea 2. Sfaturi de care trebuie să vă amintiți în faza de redactare a propunerii
(1) Titlul proiectului trebuie să surprindă esența proiectului: În timp ce vă decideți asupra titlului propunerii, asigurați-vă că titlul este atrăgător și că oferă cititorului o idee generală despre proiect.
(2) Structurați propunerea în mod corespunzător: De cele mai multe ori, agenția de finanțare vă va pune la dispoziție un model/format de propunere pentru prezentare. În cazul în care agenția de finanțare nu v-a furnizat un șablon, puteți utiliza un model standard de propunere cu următoarele subtitluri:
(3) Aduceți idei și elemente inovatoare în proiect: Majoritatea donatorilor sprijină organizațiile care sunt capabile să inoveze și să vină cu idei inovatoare în propunerea lor de proiect. Încercați să încorporați puțină creativitate în oricare dintre elementele proiectului, fie că este vorba de furnizarea de servicii, de canalele de comunicare sau de adoptarea tehnologiei.
(4) Scrieți rezumatul executiv într-un mod clar, succint și atractiv: Rezumatul executiv nu numai că rezumă propunerea de proiect, dar dezvăluie și puncte importante legate de problemă, soluție, caracterul unic al propunerii și motivul pentru care organizația dvs. este potrivită pentru a realiza un astfel de proiect. Pentru a da tonul potrivit, este important să reușiți să vă adresați la De ce, Cum și Ce al propunerii chiar în rezumat.
(5) Fiți specific și la obiect: Scrieți doar ceea ce este cu adevărat important și menționați faptele care vă întăresc cazul. Scrieți propunerea pentru a transmite informațiile necesare cititorului, astfel încât acesta să fie capabil să înțeleagă clar propunerea dumneavoastră de proiect. Evitați să scrieți povești și lucruri irelevante în propunere, deoarece evaluatorii trebuie să parcurgă mai multe propuneri, obiectivul dvs. ar trebui să fie acela de a vă clarifica cazul în câteva pagini și să nu îi plictisiți/supraîncărcați cu detalii inutile
(6) Includeți exemple/studii de caz relevante: Includerea de exemple relevante în propunere îi oferă donatorului o idee despre modul în care organizația dvs. a abordat anterior situații similare. Încercați să menționați studii de caz adecvate în care organizația dvs. a ajutat oamenii să depășească probleme/probleme și a creat un impact pozitiv.
(7) Când scrieți despre organizația dvs. nu vă lăudați cu realizările dvs: În secțiunea în care menționați despre organizație, folosiți un limbaj care să nu pară că vă lăudați cu dumneavoastră, în schimb dovediți donatorului că sunteți capabil să gestionați și să finalizați cu succes proiectul. Puteți menționa unele realizări și premii pe care organizația dvs. le-a primit pentru că a făcut un tip de muncă similar.
(8) Folosiți date și fapte pentru a vă susține cazul: În timp ce scrieți raționamentul proiectului, citați fapte și cifre ca dovadă a problemei dumneavoastră. Aceste fapte pot proveni din date pe care organizația dvs. le-a colectat sau pot fi din articole de cercetare, rapoarte guvernamentale, articole de presă etc. Asigurați-vă că datele pe care le citați sunt de actualitate și provin dintr-o sursă credibilă. Evitați să folosiți date dacă sunt depășite și nu sunteți sigur de sursă.
(9) Scopul trebuie să indice clar scopul propunerii dumneavoastră: Scopul propunerii trebuie să fie redactat într-o manieră clară pentru a indica scopul principal al proiectului, beneficiarul țintă și aspectele specifice ale proiectului. Evitați să folosiți afirmații nepractice și vagi în enunțul obiectivului.
(10) Păstrați un singur obiectiv pentru propunere: Este recomandabil ca propunerea dvs. de proiect să aibă un singur obiectiv. Faptul că aveți mai multe obiective în proiect indică faptul că sunteți confuz și că nu sunteți sigur de ceea ce intenționați cu adevărat să faceți prin proiect.
(11) Scrieți obiectivele S.M.A.R.T.: Obiectivele sunt declarații detaliate care descriu modalitățile prin care intenționați să atingeți scopul. Folosiți metoda S.M.A.A.R.T. pentru a vă scrie obiectivele, ceea ce înseamnă să scrieți declarații Specifice, Măsurabile, Realizabile, Realiste și Limitate în timp.
(12) Descrieți clar metodologia pe care o veți urma pentru a atinge scopurile/obiectivele dorite: În timp ce scrieți abordarea/metodologia proiectului, descrieți clar fiecare pas pe care îl veți implementa. Oferiți detalii cu privire la strategia (nr. de ateliere de lucru care vor fi organizate, cursuri de formare pe tema XVZ care vor fi oferite pe o perioadă de 3 luni etc.) pe care o veți adopta pentru a alinia activitățile proiectului la scopurile și obiectivele proiectului.
(13) Evitați utilizarea de jargoane și limbaj tehnic: Folosiți un limbaj simplu și ușor de înțeles în întreaga propunere. Este posibil ca cititorul/revizorul propunerii să nu fie neapărat un expert în domeniul respectiv și să nu fie conștient de cuvintele tehnice, așa că folosiți cuvinte simple pentru a vă explica problema și soluția.
(14) Utilizați diagrame, diagrame de flux, infografice pentru a realiza propunerea: Pentru ca propunerea dvs. să iasă în evidență, este întotdeauna mai bine să folosiți diagrame simple, hărți, grafice etc. în loc de text simplu. Utilizarea diagramelor și diagramelor de flux ajută cititorul să înțeleagă mai bine contextul și, de asemenea, face propunerea mai atractivă
(15) Respectați liniile directoare specifice: În niciun caz nu trebuie să depășiți limitele stabilite în liniile directoare ale donatorului, numărul de pagini, dimensiunea fontului, spațiul dintre rânduri etc., trebuie să fie în conformitate cu liniile directoare. Orientările există cu un motiv și ar trebui să le respectați.
(16) Formatați propunerea în mod corespunzător: Formatați propunerea în așa fel încât să aibă un aspect atractiv. Toate paragrafele ar trebui să fie aliniate în mod îngrijit; textul ar trebui să fie lizibil, cu o spațiere suficientă între rânduri și întregul text ar trebui să aibă același font (atât mărimea, cât și tipul). Paginați corect toate numerele.
(17) Faceți ca propunerea să fie revizuită de colegii dvs. și revizuiți-o: Este întotdeauna o idee bună să faceți ca propunerea să fie revizuită de colegii dumneavoastră/membrii consiliului etc. De asemenea, multe organizații își fac propunerile să fie revizuite de un cold reader (o persoană care nu a fost implicată în scrierea proiectului). Parcurgeți comentariile făcute de recenzenți și luați în considerare sugestiile, criticile și corectați erorile și omisiunile sugerate de aceștia. Revizuirea ajută la îmbunătățirea calității propunerii. Parcurgeți propunerea din nou și din nou pentru a elimina detaliile inutile, erorile gramaticale și faptice. În timpul revizuirii propunerii, asigurați-vă că propunerea dvs. este conformă cu liniile directoare, leagă în mod clar obiectivele și activitățile și nu conține erori.
(20) Răspundeți la toate întrebările/secțiunile menționate în modelul de propunere: Nu lăsați nicio secțiune/întrebare nesupravegheată. Chiar dacă vi se pare că întrebările sunt repetitive, asigurați-vă că scrieți un răspuns adecvat. Formularele incomplete sunt descalificate încă de la prima selecție și nu sunt acceptate pentru o examinare ulterioară de către agenție.
(21) Evitați plagiatul: Asigurați-vă că propunerea este editată corespunzător și că a fost verificată pentru plagiat. În cazul în care ați folosit un paragraf, date, fapte sau alte informații din orice articol, asigurați-vă că dați credit tuturor surselor dumneavoastră. Puteți să parafrazați, să citați, să citați sau să includeți o pagină de referință la sfârșitul propunerii pentru a evita plagiatul. Multe agenții (în special cele orientate spre cercetare) utilizează software anti-plagiat și în momentul în care propunerea dvs. prezintă semne de plagiat, propunerea poate fi descalificată.
(22) Concepeți bugetul cu cea mai mare atenție: Asigurați-vă că toate elementele bugetare îndeplinesc cerințele agenției de finanțare. Pregătiți întotdeauna un text narativ împreună cu bugetul, astfel încât să explicați diferitele cheltuieli. Este important ca bugetul proiectului să fie aliniat cu activitățile proiectului și ar trebui să puteți justifica pentru toate costurile pe care le menționați.
Partea a treia. De ce eșuează propunerile?”
Chiar dacă ONG-urile elaborează mai multe propuneri în fiecare an, doar câteva selectate primesc finanțarea necesară. Acest lucru ne aduce la o întrebare importantă: de ce organizațiile nu reușesc să scrie propuneri bune. Există mai multe motive pentru care unele propuneri nu reușesc să convingă donatorii să le susțină cauza, unele dintre cele mai des întâlnite motive sunt prezentate mai jos:
(1) Nerespectarea liniilor directoare: Majoritatea donatorilor au o linie directoare specifică pentru depunerea propunerilor, tema proiectului, formatul și termenele limită. Multe ONG-uri nu citesc liniile directoare și își depun propunerile fără să integreze instrucțiunile necesare. Trebuie să înțelegeți că aceste orientări există doar pentru că donatorul dorește ca dumneavoastră să le respectați.
(2) Insuficiența faptelor și a datelor pentru a vă susține propunerea: Multe ONG-uri scriu propunerile cu atât de multă emoție, încât omit complet să folosească date relevante. Puteți avea o poveste atrăgătoare, dar dacă nu aveți niște fapte care să vă susțină povestea, un donator nu îi va acorda prea multă atenție. Amintiți-vă că propunerea dvs. nu este un scenariu pentru un film, ci este un document de afaceri pe baza căruia organizația dvs. va primi finanțare.
(3) Neclaritate: Un alt motiv pentru care multe propuneri nu reușesc să atragă donatorul este faptul că orice ONG scrie propuneri fără a descrie corect problema, beneficiarii țintă, obiectivele și activitățile. Acest lucru face ca propunerea să fie vagă și să nu indice în mod clar de ce doriți sprijin din partea unei anumite agenții. Niciun donator nu ar investi într-un proiect care nu are o viziune adecvată și un obiectiv nerealist.
(4) Prezentare slabă și erori: După cum s-a subliniat mai devreme propunerea constituie baza relației dvs. cu donatorul, este important să prezentați propunerea într-un mod profesionist. Uneori, propunerile sunt atât de prost redactate și prezentate încât evaluatorul ratează ideea/intenția. O altă problemă majoră a propunerilor este reprezentată de greșelile de ortografie și de gramatică din propunere. Un donator va ignora cu siguranță câteva greșeli, dar dacă propunerea dumneavoastră are numeroase greșeli, nu va crea o impresie bună și va duce la eșec.
(5) Propunerea nu are un plan de evaluare sau de monitorizare: Donatorii au tendința de a finanța acele proiecte care au un plan de evaluare și o structură de monitorizare. Faptul de a avea un plan de evaluare în propunere face ca organizația dvs. să fie mai responsabilă și vă sporește șansele de a obține finanțare.
(6) Depunerea după termenul limită: Multe organizații depun propunerea după ce termenul limită a trecut, acest lucru nu face decât să ducă la descalificarea intrării propunerii dvs. în competiție.
(7) Nu este direcționată către misiunea agenției donatoare: Dacă organizația nu a făcut suficiente cercetări cu privire la agenția donatoare, este probabil ca propunerea să nu se potrivească cu misiunea și obiectivul donatorului.
(8) Propunere incompletă/Documente necomplete: Multe organizații depun propuneri care sunt incomplete și nu răspund la toate întrebările/secțiunile din modelul de proiect. Uneori, organizațiile nu prezintă documentele (scrisoare de susținere, documente de înregistrare, scrisoare de autorizare etc.)
Top 25 de sfaturi dintr-o privire
Pentru că scrierea propunerii este un proces care necesită timp, începeți întotdeauna devreme, astfel încât să aveți timp pentru editare, revizuire, analiză și prezentare finală. Mergeți mai departe, scrieți propunerea și trimiteți-o la timp.
Dacă trimiteți propunerea prin poștă, asigurați-vă că toate documentele sunt denumite corespunzător și sunt puse împreună într-un dosar zippat. Acesta trebuie să fie însoțit de o scrisoare de intenție.
Dacă agenția donatoare solicită prezentarea pe suport de hârtie, trimiteți copiile în timp util, astfel încât propunerea să ajungă la birou cu mult înainte de termenul limită. Toate documentele trebuie să fie arhivate în mod corespunzător și depuse în biroul ofițerului finanțator.
Dacă depuneți o cerere online, faceți clic pe butonul de depunere și trimiteți cererea.
Related:
- How to Develop a Budget for your Project Proposal?
- A Simple Step-by-Step Guide for NGOs on „How to write Proposals”
- How to Write a Master Proposal Template