Sesiunile executive sunt, în general, discuții închise ale unui consiliu de administrație care pot include participanți invitați, cum ar fi un director executiv sau anumiți membri ai personalului. Aceste sesiuni pot avea loc la sfârșitul unei ședințe a consiliului de administrație sau separat de o ședință a consiliului de administrație, dacă nu trebuie luate măsuri formale. Ședințele executive pot fi un instrument util pentru un consiliu de administrație pentru abordarea unor chestiuni sensibile și/sau juridice, cum ar fi evaluarea directorului executiv. Posibilitatea de a păstra discuțiile din cadrul sesiunilor executive private poate fi, de asemenea, un mare avantaj pentru organizațiile care au membri cu drept de vot, care fac obiectul legilor privind ședințele publice sau ale căror procese-verbale ale ședințelor generale ale consiliului de administrație sunt păstrate de către personal.
Când sunt realizate în mod corespunzător, sesiunile executive pot crea un „spațiu sigur” pentru ca directorii să discute o chestiune în mod deschis și onest, pot contribui la promovarea încrederii între directori și pot permite o mai bună independență în luarea deciziilor. Cu toate acestea, ședințele executive pot fi, de asemenea, un obstacol în calea unei mai bune guvernanțe a consiliului de administrație atunci când sunt utilizate în mod necorespunzător sau neglijent, creând neîncredere între consiliu și personal, secretomanie inutilă și paranoia. Mai jos sunt prezentați câțiva dintre factorii importanți pe care un consiliu ar trebui să îi ia în considerare atunci când utilizează o ședință executivă.
Confidențialitatea
- Informați participanții dacă întreaga discuție sau o parte a acesteia ar trebui să rămână confidențială;
- Semnalizați în mod corespunzător materialele ca fiind confidențiale și stabiliți ce ar fi adecvat să includeți în procesul-verbal al ședinței dacă acestea vor fi dezvăluite membrilor sau personalului;
- Limitați accesul la materialele sau la procesul-verbal al ședinței executive la acele persoane care au participat la ședința executivă în măsura în care acest lucru este permis din punct de vedere legal; și
- Asigurați conformitatea cu orice lege aplicabilă privind ședințele publice.
Transparență
- Determinați ce informații trebuie să fie comunicate părților corespunzătoare după sesiunea executivă;
- Determinați dacă un vot, dacă este cazul, ar trebui să se desfășoare în cadrul sesiunii executive sau poate fi exprimat în timpul ședinței generale a consiliului de administrație; și
- Documentați motivele sau subiectul sesiunii executive în procesul-verbal al ședinței generale.
Proces
- Determinați dacă sesiunile executive programate în mod regulat sau cele ad-hoc vor facilita mai bine o supraveghere adecvată și o discuție deschisă de către consiliu;
- Gestionați așteptări clare cu părțile excluse în ceea ce privește urmărirea de către consiliu, chiar dacă nu există nimic de raportat; și
- Asigurați-vă că discuția rămâne pe subiect în ceea ce privește ordinea de zi convenită pentru sesiunea executivă.
.