Principii de vorbire în public

În trecut, suporturile vizuale obișnuite erau reprezentate de transparențele afișate cu ajutorul retroproiectoarelor, posterele și flipchart-urile, dar acestea au fost înlocuite în mare parte de tehnologia informatică. Pentru mulți oameni, termenul „mijloace vizuale” pentru prezentări sau discursuri este sinonim cu PowerPoint (adesea PowerPoint lung, uscat și dureros de altfel), dar acesta este doar un tip de mijloace vizuale. Ar trebui să luați în considerare toate opțiunile disponibile pentru a determina ce va fi cel mai eficient și adecvat pentru prezentarea dumneavoastră.

Dacă purtați haine care nu vi se potrivesc, sunteți o victimă a modei. Trebuie să porți haine care te fac să arăți mai bine. – Vivienne Westwood

Aparența personală

Câteva persoane aleg să se îmbrace elegant ca parte a prezentării lor, iar acest lucru poate ajuta la stabilirea tonului discursului sau la consolidarea unui anumit punct. Un vorbitor poate alege să poarte un pulover lucrat manual într-un discurs despre tricotat pentru a-i inspira pe alții să înceapă acest hobby. Un alt vorbitor poate opta pentru o uniformă de pompier într-un discurs despre alăturarea la departamentul local de pompieri voluntari, în încercarea de a face apel la respectul pe care majoritatea oamenilor îl au pentru persoanele în uniformă.

Dacă nu vă îmbrăcați în legătură cu subiectul pe care îl abordați, ar trebui să vă îmbrăcați în mod corespunzător pentru publicul și locul de desfășurare. O prezentare în fața unui public profesionist sau la o conferință profesională s-ar preta la o ținută de afaceri adecvată. Dacă faceți o prezentare în fața trupei locale de cercetași, o îmbrăcăminte mai casual ar putea fi cea mai bună alegere. Ori de câte ori faceți o demonstrație, asigurați-vă că sunteți îmbrăcat corespunzător pentru a face demonstrația respectivă. Este dificil pentru un vorbitor să arate cum se pune corect un ham de alpinism dacă poartă o fustă în ziua prezentării.

Pe lângă faptul că se îmbracă adecvat pentru audiență și subiect, publicul va emite judecăți despre dvs. chiar înainte de a începe prezentarea dvs. Îmbrăcămintea, manierele, modul în care salutați publicul la sosire, modul în care vă prezentați și primele cuvinte pe care le scoateți din gură, toate acestea au un impact asupra credibilității dvs. și a capacității de a vă conecta cu publicul. Asigurați-vă că sunteți calm și primitor față de public atunci când acesta sosește și salutați-l într-un mod profesionist. Credibilitatea și profesionalismul dvs. au de suferit atunci când audiența sosește, iar dvs. sunteți ocupat să vă agitați încercând să vă terminați pregătirile.

Obiecte și recuzită

Obiectele și recuzita, cum ar fi o cască de bicicletă pentru un discurs despre siguranța pe bicicletă sau o mostră reală a produsului pe care încercați să îl vindeți, vă pot îmbunătăți foarte mult prezentarea. Văzând obiectul real va fi adesea mai ușor pentru publicul dvs. să vă înțeleagă sensul și vă va ajuta să vă conectați cu publicul dvs. la un nivel emoțional. Recuzita poate fi utilizată ca parte a demonstrațiilor (discutate mai jos) sau ca element de sine stătător la care faceți referire în discursul dumneavoastră.

Există câteva considerente importante pentru utilizarea recuzitei în prezentarea dumneavoastră. Dacă aveți un public numeros, prezentarea recuzitei în partea din față a sălii poate însemna că membrii publicului nu pot vedea obiectul. Alternativa la acest lucru este să distribuiți obiectul, deși Young și Travis recomandă prudență în a distribui obiectele în timpul discursului dumneavoastră, deoarece majoritatea oamenilor vor vedea obiectul după ce ați trecut mai departe cu discursul dumneavoastră. Faptul că obiectul de recuzită nu este sincronizat cu prezentarea dumneavoastră, fie că este trecut de colo-colo, perturbând atenția publicului, fie că este vizibil atunci când nu vorbiți despre el, distrage atenția publicului și a mesajului dumneavoastră. Pentru a utiliza cât mai eficient recuzita în prezentarea dumneavoastră, analizați cu atenție modul în care obiectul va fi vizibil pentru întregul public atunci când vorbiți despre el și asigurați-vă că nu este la vedere atunci când nu vorbiți despre el.

Demonstrație

O demonstrație poate avea două scopuri diferite în cadrul unui discurs. În primul rând, poate fi folosită pentru a „uimi” audiența. Prezentarea caracteristicilor noului dvs. produs, ilustrarea eșecului catastrofal al unui nod de cățărare prost legat sau lansarea unui dop de plută prin cameră în timpul unui experiment de chimie sunt toate modalități de a capta atenția publicului. Demonstrația nu ar trebui să fie o găselniță, ci ar trebui să adauge valoare prezentării dumneavoastră. Atunci când este făcută bine, poate fi momentul memorabil din discursul dumneavoastră, așa că asigurați-vă că întărește mesajul central al discursului dumneavoastră.

Demonstrația poate fi folosită și pentru a arăta cum se face ceva. Oamenii au stiluri de învățare diferite, iar o demonstrație de proces îi poate ajuta pe cei care învață vizual să înțeleagă mai bine conceptul predat. Gândiți-vă pentru o clipă la diferența dintre citirea instrucțiunilor despre cum să efectuați resuscitarea cardio-respiratorie, vizionarea cuiva care efectuează resuscitarea cardio-respiratorie și încercarea de resuscitare cardio-respiratorie pe manechinul de antrenament. După cum o demonstrează numărul uriaș de videoclipuri online care ilustrează cum să faci ceva, există o mare valoare în a privi în timp ce înveți o sarcină nouă.

Dacă prezentarea dvs. include un proces în care vederea va îmbunătăți înțelegerea, luați în considerare includerea unei demonstrații.

Pentru că aveți un timp limitat de prezentare, asigurați-vă că demonstrațiile dvs. sunt succinte, bine repetate și vizibile pentru întreaga audiență. Fiți pregătit pentru ca demonstrația să eșueze și să aveți un plan de rezervă. Este mai bine să mergeți mai departe cu prezentarea dvs. decât să vă agitați încercând să vă faceți demonstrația perfectă sau să o reparați. Cu toate acestea, dacă oferiți o demonstrație a noului dvs. produs, asigurați-vă că aceasta este cât mai lipsită de erori posibil. Dacă nu puteți fi sigur că produsul va funcționa conform așteptărilor, este mai bine să săriți peste demonstrație.

Postere și flip chart-uri

Dacă faceți o prezentare pentru o audiență mică, în jur de o duzină de persoane, puteți alege să folosiți un poster în loc de PowerPoint. Posterul trebuie să se concentreze pe susținerea mesajului dvs. principal și poate fi lăsat în urmă pentru a le reaminti celor prezenți de prezentarea dvs. după ce ați plecat. Afișele ar trebui să aibă un aspect profesional (de exemplu, să nu fie scrise de mână), să fie vizibile pentru toți cei din sală și să respecte regulile de design abordate mai târziu în acest capitol. Înainte de prezentare, trebuie să întrebați dacă posterele trebuie să fie atârnate sau să stea libere. Pentru posterele care vor fi atârnate de un perete, sunt suficiente posterele rezistente sau panourile mate. Dacă posterul dvs. va fi liber sau dacă veți folosi același poster pentru mai multe prezentări, ar trebui să luați în considerare utilizarea unui panou de afișaj triplu.

Alte ajutoare vizuale bazate pe text includ planșe albe și flipchart-uri. Ambele pot fi folosite pentru a scrie sau a desena pe ele în timpul prezentării și ar trebui folosite cu câteva avertismente. Scrierea în timpul prezentării vă răpește, de fapt, din timpul de vorbire, așa că asigurați-vă că luați în calcul acest lucru în timpul de vorbire. A vorbi și a scrie în același timp poate fi dificil, deoarece publicul va avea dificultăți în a procesa ceea ce aude atunci când încearcă să citească și ceea ce scrieți. În plus, dacă scrieți, trebuie să aveți grijă să nu vă întoarceți cu spatele la auditoriu, ceea ce face mai dificil pentru aceștia să vă audă și pentru dumneavoastră să vă conectați cu publicul. Scrisul de mână lizibil care poate fi văzut de la distanță este de o importanță primordială, așa că utilizarea acestor tipuri de ajutoare vizuale ar trebui să fie limitată la audiențe mici. În timp ce unii vorbitori scriu și desenează pentru a evidenția punctele importante, acest lucru necesită foarte multă îndemânare și practică. Pentru cei cu abilități mai puțin dezvoltate, flipchart-urile sunt cel mai bine limitate la situațiile în care contribuția publicului este necesară pentru direcționarea sau continuarea prezentării.

Sufletul nu gândește niciodată fără o imagine. – Aristotel

Audio și video

O mare cantitate de materiale audio și video digitizate este acum disponibilă pentru a fi inclusă și încorporată în prezentarea dumneavoastră. Selectați clipuri scurte; Young și Travis recomandă doar 10-20 de secunde, dar acest lucru va depinde în parte de durata prezentării, de scopul acesteia și de conținutul și relevanța clipului. Nu ar trebui să aveți o prezentare compusă în principal din clipuri audio/video. Selectați doar clipurile care întăresc mesajul sau care servesc ca o trecere adecvată la următorul subiect.

Când includeți materiale audio sau video în discursul dumneavoastră, există mai multe considerente tehnice. Este important ca videoclipul să fie corect pregătit pentru a începe exact acolo unde doriți să înceapă redarea. Distrage atât atenția publicului, cât și credibilitatea dvs. atunci când bâjbâiți cu tehnologia în timpul unui discurs. De asemenea, este important ca formatul fișierului dvs. să poată fi redat pe computerul pe care îl utilizați. Deoarece nu toate computerele pot reda toate formatele de fișiere, asigurați-vă că testați capacitatea de redare și volumul audio înainte de prezentare. Din nou, revenind la asigurarea unui aspect profesional încă de la prima interacțiune cu publicul, ar trebui să rezolvați detaliile tehnice înainte ca acesta să intre în sală. Ca și în cazul unei demonstrații, dacă clipul dvs. nu se redă corect, treceți mai degrabă mai departe decât să încercați să corectați problema. Bâjbâiala cu tehnologia este o pierdere de timp prețios al audienței dumneavoastră.

Handouts

Există mai multe școli de gândire cu privire la utilizarea de handouts în timpul unei prezentări. Cea mai frecventă practică curentă este ca prezentatorii să ofere participanților o copie a diapozitivelor lor PowerPoint înainte sau după prezentare. Acest lucru este atât de comun, încât unele conferințe academice și profesionale cer prezentatorilor să își trimită slide-urile înainte de eveniment, astfel încât să se poată face copii ale acestora pentru fiecare participant. În ciuda acestei tendințe predominante, ar trebui să evitați să vă folosiți diapozitivele ca documente de prezentare, deoarece acestea au scopuri diferite. Folosirea diapozitivelor prezentării dvs. pe post de handout atât vă scurtează diapozitivele, cât și eșuează ca handout.

Handout-urile sunt cel mai bine folosite pentru a completa conținutul discursului dumneavoastră. Dacă furnizați date statistice, diapozitivul dvs. poate prezenta doar statistica relevantă, concentrându-se pe concluzia pe care doriți să o tragă publicul dvs. Pe de altă parte, handout-ul dvs. poate conține tabelul complet de date. Dacă trebuie să prezentați o diagramă sau un grafic complex, un material de prezentare va fi mai ușor de citit decât să încercați să înghesuiți toate aceste informații pe un diapozitiv. Din moment ce trebuie să simplificați datele pentru a le face ușor de înțeles pe un diapozitiv, handout-ul poate conține dovezile pentru mesajul dvs. într-un mod lizibil, detaliat, complex și care arată respect pentru timpul și inteligența audienței.

Nu trebuie să includeți totul în discursul dvs. și nu trebuie să împachetați toate informațiile în diapozitive. Scrieți un document de prezentare cu cât de multe detalii doriți și păstrați slide-urile simple. Prezentatorii simt adesea nevoia să afișeze toate datele și informațiile pe care le au, astfel încât să pară cunoscători, informați și minuțios pregătiți. Puteți ajuta la atenuarea acestui sentiment creând un document de prezentare cu toate datele detaliate pe care le doriți, ceea ce vă lasă diapozitivele libere pentru a vă concentra pe mesajul dvs. cheie.

Există multe afirmații adevărate despre subiecte complexe care sunt prea lungi pentru a încăpea pe un diapozitiv PowerPoint. – Edward Tufte

Elaborarea unui handout adecvat va necesita timp suplimentar pentru prezentator, dar făcând acest lucru va avea ca rezultat un document de luat la pachet care va fi de sine stătător și o prezentare de diapozitive care se concentrează pe un conținut vizual eficient. Duarte (2008) și Tufte (2003) recomandă handout-urile doar pentru informații dense și detaliate. Reynolds dezvoltă această idee, menționând că handout-ul trebuie să fie suficient de complet pentru a sta în locul dumneavoastră, deoarece nu veți fi acolo pentru a prezenta informațiile sau pentru a răspunde la întrebări.

Când să distribuiți handout-urile este, de asemenea, intens dezbătut. Este atât de comună practica de a oferi handout-uri la începutul unei prezentări, încât poate părea greșit să se rupă convenția. Cu toate acestea, este important să înțelegeți că, dacă oamenii au hârtie în fața lor în timp ce vorbiți, atenția lor va fi împărțită între foaia de mână, celelalte ajutoare vizuale și cuvintele dvs. Pentru a contracara acest lucru, ați putea lua în considerare distribuirea de handout-uri pe măsură ce sunt necesare în timpul prezentării și acordarea de timp pentru ca oamenii să le revizuiască înainte de a continua. Este posibil ca aceasta să nu fie o opțiune viabilă pentru prezentările mai scurte, iar întreruperea fluxului prezentării poate fi greu de recuperat. Cu excepția cazului în care a avea documentele în fața audienței este absolut esențial pentru succesul prezentării, handout-urile ar trebui distribuite la sfârșitul prezentării.

Slideware

Slideware este un termen generic pentru software-ul folosit pentru a crea și afișa prezentări de diapozitive, cum ar fi Microsoft PowerPoint, Apple iWorks Keynote, Google Drive Presentation, Zoho Show și altele. Compus din diapozitive individuale, cunoscute în mod colectiv sub numele de slide deck, slideware este un standard de facto pentru ajutoarele vizuale de prezentare, în ciuda criticilor și plângerilor cu privire la acest format. În realitate, problema nu este legată de software, ci de utilizarea programului. O mare parte din restul acestui capitol se va axa pe sugestii și cele mai bune practici pentru crearea de slide deck-uri eficiente, care vor avea un impact ridicat și vor evita multe dintre plângerile detractorilor slideware-ului. Înainte de această discuție, există două stiluri distincte de prezentare slideware care trebuie menționate.

O imagine este un poem fără cuvinte. – Horace

Pecha Kucha

Pecha Kucha este o metodă de prezentare care folosește un set de 20 de diapozitive care se afișează timp de 20 de secunde pentru fiecare diapozitiv, avansează automat și, în general, nu conțin text. Această metodă a început în 2003 ca o modalitate de a limita durata prezentărilor arhitecților și continuă să crească în popularitate, dar este încă rezervată mai ales persoanelor din industriile creative. Datorită formatului restrictiv, prezentările de tip Pecha Kucha ajută vorbitorul să exerseze editarea, ritmul, conectarea cu publicul, concentrarea asupra mesajului și utilizarea imaginilor în locul cuvintelor.

Prezi

Deși nu este chiar un slideware, Prezi este un software de prezentare digitală care se îndepărtează de prezentarea standard de tip slide deck. Acesta le cere utilizatorilor să își traseze temele înainte de a adăuga conținut axat în principal pe imagini. În loc să răsfoiască pachetul de diapozitive, prezentatorul face zoom înainte și înapoi în prezentare pentru a demonstra vizual conexiuni care nu sunt disponibile în alte slideware. Designul software-ului se pretează la o schimbare mai rapidă a elementelor vizuale. Acest lucru ajută la menținerea interesului privitorului, dar se pretează, de asemenea, la suprapopularea cu imagini a pânzei goale.

Imaginile în mișcare rapidă și, uneori, mișcările neobișnuite ale lui Prezi pot ameți sau dezorienta utilizatorii. Este necesară o muncă atentă în timpul planificării și al practicii, astfel încât scopul discursului să nu fie factorul wow al software-ului Prezi, ci ca elementele vizuale să vă pună în valoare prezentarea. Cel mai bun mod de a afla mai multe despre acest instrument emergent este să vizitați site-ul Prezi pentru a vizualiza exemple.

Dacă optați pentru utilizarea Prezi într-un mediu corporativ, ar trebui să luați în considerare cu tărie una dintre opțiunile cu plată cu unicul scop de a elimina logo-ul Prezi din prezentare.