É o tipo de pesadelo que pode fazer uma pessoa acordar com suor frio: você recebe uma carta que diz que o IRS vai auditar o seu negócio, e você não tem mantido nenhum tipo de registro organizado. Você está perdendo todo tipo de documentação e recibos de despesas comerciais.
Se você está enfrentando este pior cenário, você provavelmente está um pouco estressado. Estamos aqui para ajudar, e para lhe dizer que você pode superar isso – você não precisa fugir para o México ou comprar um bigode falso e óculos. Neste artigo, vamos falar sobre a sua situação e explicar como se colocar na melhor posição possível para sobreviver à sua auditoria.
Não tente se esconder de uma auditoria!
O que você não quer fazer depois de receber a notificação de uma auditoria é ignorar o problema. Se a Receita Federal selecionou você para uma auditoria, não há como sair dela, então você precisa começar a tomar medidas pró-ativas para se preparar. (Você receberá uma carta do IRS notificando-o sobre uma auditoria. As cartas são a única forma do IRS notificar os contribuintes de que estão a ser auditados – os agentes do IRS nunca o chamarão ou aparecerão em sua casa.)
Durante uma auditoria, o IRS pode examinar as declarações de imposto de renda que você apresentou nos últimos três anos. No entanto, se a agência identificar um erro significativo, eles podem voltar ainda mais atrás e olhar para declarações de impostos adicionais – até seis anos.
Embora você não possa sair de uma auditoria, você pode ganhar mais tempo para se organizar. O agente do IRS deve aceitar um pedido de adiamento por determinadas razões válidas, como por exemplo:
- Você precisa de mais tempo para reunir seus registros
- Você precisa de mais tempo para garantir a representação legal
- Seu contador ou profissional de impostos não pode fazer a data da auditoria atual
- Você tem um compromisso significativo no momento da auditoria, e você não pode remarcar
- Você tem um problema médico que o torna impraticável para você participar da auditoria
Registros Financeiros Incompletos para uma Auditoria do IRS? Você não está sozinho
P>Primeiro, saiba que você está longe da primeira pessoa que entrou em uma auditoria com registros financeiros que são menos que impecáveis. Em um mundo perfeito, todos nós manteríamos registros impecavelmente organizados e prontos a qualquer momento. No mundo real, muitos proprietários de pequenas empresas ficam para trás na manutenção de registros ou nunca se organizam em primeiro lugar.
De fato, registros ausentes ou incompletos são um problema tão comum durante auditorias que o Tribunal Fiscal dos Estados Unidos estabeleceu uma regra de lei fiscal que permite aos contribuintes recriar despesas quando os registros diretos não existem. Esta regra é chamada de regra Cohan porque teve origem num processo judicial fiscal dos anos 30, Cohan v. Commissioner.
A regra Cohan diz que na ausência de recibos ou outra prova concreta de despesas empresariais, o contribuinte pode criar uma estimativa para essas despesas e depois utilizar essas estimativas para reclamar deduções e créditos fiscais. Entretanto, as estimativas para as despesas precisam ser razoáveis.
Então, se você está tentando estimar o valor de um berbequim elétrico que você comprou para o seu negócio de contratação individual, você pode usar o valor de mercado desse modelo de berbequim para estabelecer o valor da despesa.
A regra Cohan pode fornecer um “out” se você realmente não tem outra maneira de provar uma despesa comercial, mas é mais uma opção de última hora. Alguns contribuintes que foram a tribunal com o IRS e tentaram confiar na regra Cohan, perderam. Além disso, a regra não se aplica a despesas de viagem, despesas de entretenimento, presentes e certos outros tipos de propriedade que estão listados na seção 274(d) do código fiscal dos EUA.
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Reúna o máximo de evidências possíveis
P>Even se você não tiver recibos em mãos, um pouco de trabalho de perna pode aparecer uma grande quantidade de documentação útil para as suas despesas comerciais. Aqui estão alguns métodos possíveis que você pode usar para reconstruir seus registros:
- Chegar aos vendedores e fornecedores para cópias de recibos ou faturas. Graças aos sistemas digitais de ponto de venda e facturação ligados à nuvem, é fácil para muitas empresas armazenar registos detalhados de compras durante muitos anos. Você pode se surpreender com a quantidade de recibos que pode reunir entrando em contato com as empresas onde fez suas compras. O mesmo vale para contribuições de caridade também.
- Reveja seus extratos de conta bancária e extratos de cartão de crédito. Um item no extrato bancário pode não ser tão bom quanto um recibo ou fatura detalhada, mas é muito melhor do que nada quando você quer provar que uma despesa foi real e legítima. Cheques cancelados também podem substituir recibos em muitos casos.
- Verifique seu calendário ou sua agenda. Se você puder ao menos identificar quando e onde fez uma compra para o seu negócio, isso é um começo.
- Para despesas de quilometragem e viagem, verifique seu histórico de redes sociais ou registros de celulares. Se você é um usuário freqüente das redes sociais, você pode ser capaz de reconstruir seu histórico de viagens usando as tags de localização em seus postos de redes sociais. Caso contrário, os registros de celular podem exigir um pouco mais de trabalho para obter, mas eles podem ajudá-lo a descobrir para onde e quando você viajou. Depois de reconstruir seu histórico de viagens, você pode usar um programa de mapas como o Google Maps para descobrir a quilometragem exata que você viajou.
Se não há absolutamente nenhuma maneira de obter um recibo ou outro registro confiável para um item que você comprou para o seu negócio, então tire uma foto do item. Anote tudo o que você pode lembrar sobre onde e quando você comprou o item, bem como aproximadamente quanto você pagou. Se você comprou o item novo, procure-o no catálogo impresso ou online da loja e tire uma foto ou screenshot para mostrar o preço. Se você comprou o item usado, procure itens similares na Craigslist ou eBay para tentar estabelecer o valor do item no mercado de segunda mão.
Como um profissional de impostos pode ajudar
Contratação de um profissional de impostos é normalmente uma jogada sábia em todas as situações, exceto nas mais simples de auditoria. (E se lhe faltam recibos e outra documentação, então o seu processo de auditoria provavelmente não será simples). Um representante fiscal experiente pode proteger os seus direitos e ajudá-lo a organizar-se. Se o seu fiscalista já lidou com auditorias antes, ele deve saber exatamente o que você precisa e como obtê-lo, e provavelmente já representou pessoas em situações similares à sua.
Não só um profissional experiente pode olhar por você durante uma auditoria, mas também pode tirar muito do seu prato e tornar todo o processo muito mais simples e menos estressante. Uma vez contratado um advogado fiscal, agente inscrito, ou outro representante qualificado, você pode nem precisar mais falar com o auditor. Você pode se concentrar em outras coisas que exigem seu tempo enquanto seu representante fiscal administra a auditoria e o mantém no circuito.
Após o término de sua auditoria fiscal, seu profissional de impostos deve ser capaz de lhe dar conselhos que o ajudarão a evitar problemas fiscais similares no futuro. Eles também devem ser capazes de ajudá-lo com qualquer necessidade de preparação de impostos ou encaminhá-lo a um preparador de impostos qualificado que irá.
S.H. Block Tax Services Is Here to Help With Your Business Audit
Se você ou alguém que você conhece está enfrentando uma auditoria de negócios, S.H. Block Tax Services está aqui para ajudar. De facto, para os clientes existentes, o nosso software pode alertar os contribuintes antes que uma auditoria realmente aconteça. Isto permite-lhe alterar os seus rendimentos antes de o IRS se envolver. Com este serviço, pode potencialmente evitar o tempo, dinheiro e agravamento envolvidos numa auditoria fiscal empresarial.
Para falar com um representante fiscal experiente da nossa equipa, ligue para (410) 727-6006 ou utilize o nosso formulário de contacto online.
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