Sessões executivas são geralmente discussões fechadas de um conselho de administração que podem incluir participantes convidados, como um diretor executivo ou certos membros da equipe. Estas sessões podem ocorrer no final de uma reunião do conselho de administração ou separadas de uma reunião do conselho se não for necessário tomar medidas formais. As sessões executivas podem ser uma ferramenta útil para uma diretoria para tratar de assuntos sensíveis e/ou legais, tais como a avaliação de um diretor executivo. A possibilidade de manter as discussões das sessões executivas privadas também pode ser uma grande vantagem para organizações que têm membros com direito a voto, estão sujeitas às leis da reunião aberta, ou têm as atas das reuniões gerais da diretoria mantidas pelos funcionários.
Quando feitas corretamente, as sessões executivas podem criar um “espaço seguro” para os diretores discutirem um assunto aberta e honestamente, ajudar a fomentar a confiança entre os diretores e permitir uma melhor tomada de decisões independente. As sessões executivas também podem, no entanto, ser um obstáculo para uma melhor governança do conselho quando usadas de forma imprópria ou descuidada, criando desconfiança entre o conselho e os funcionários, sigilo desnecessário e paranóia. Abaixo estão alguns dos fatores importantes que um conselho deve considerar ao utilizar uma sessão executiva.
Confidencialidade
- Informe os participantes se a totalidade ou parte da discussão deve permanecer confidencial;
- Amarque apropriadamente os materiais como confidenciais e determine o que seria apropriado incluir na ata da reunião se eles forem divulgados aos membros ou funcionários;
- Assegure o cumprimento de qualquer lei aplicável de reunião aberta.
Limite o acesso aos materiais ou atas da sessão executiva às pessoas que participaram da sessão executiva na medida legalmente permitida; e
Transparência
- Determinar quais informações precisam ser comunicadas às partes apropriadas após a sessão executiva;
- Determinar se uma votação, se houver, deve ser realizada na sessão executiva ou pode ser realizada durante a reunião da diretoria geral; e
- Documentar os motivos ou tópico da sessão executiva na ata da reunião geral.
Processo
- Determinar se sessões executivas regulares ou ad hoc facilitarão melhor a supervisão adequada e a discussão aberta pelo conselho;
- Gerir expectativas claras com as partes excluídas quanto ao acompanhamento pelo conselho, mesmo que não haja nada a relatar; e
- Certifique-se de que a discussão permanece no tópico com respeito à agenda acordada para a sessão executiva.