(CNN) As reuniões podem ser aborrecidas, mas podem realmente arrastar-se quando alguém está a falar demais ou a sair do tópico.
Se uma pessoa domina a conversa, pode impedir que os outros falem e significar perder novas ideias e obter uma variedade de opiniões.
“Eu nunca liderei uma equipe onde não há algum grau de alguém que fale demais”, disse Ellen Faye, uma treinadora de produtividade e liderança.
Líderes precisam aprender como administrar uma reunião. Eles precisam assumir o comando quando alguém sai dos trilhos, mas eles também precisam pisar com cuidado quando se trata de reinar a pessoa.
“Você quer que as reuniões sejam úteis, e se você tem alguém que continua e continua — essa reunião se tornou não produtiva”, disse Faye.
Definir uma agenda firme
É mais fácil manter as pessoas no caminho certo com uma agenda abrangente que inclua tópicos e prazos. Ela fornece uma planta do que será (e não será) discutido, o que pode ajudar as pessoas a se manterem no tópico”.
Definir o tom da reunião desde o início: Dizer aos participantes que você planeja manter as coisas em movimento e no tópico pode tornar as pessoas mais conscientes de seu tempo de fala e torná-lo menos embaraçoso se você tiver que intervir.
Criar limites de tempo
Definir parâmetros também pode ajudar a conter o excesso de falantes.
Você pode solicitar que as pessoas guardem seus comentários para cerca de um ou dois minutos, ou que compartilhem seus melhores pensamentos e depois passem para a próxima pessoa, recomendada por Faye.
Outra opção é esboçar que você quer ouvir de cada participante pelo menos uma vez, mas não mais do que três vezes. “Dessa forma, todos são obrigados a falar e participar, mas os que falarem demais serão mais limitados”, disse Faye.
Direcione-os de volta ao caminho
Todos nós podemos entrar na erva daninha às vezes e corremos o risco de ficar atolados com detalhes que não são relevantes.
Se isso está a acontecer, a Faye sugeriu dizer algo como: Esses são grandes detalhes para se trabalhar. Vamos manter uma nota disso para mais tarde.
“É preciso um líder com confiança para saber quando é suficiente”, disse ela.
Criar um ‘parque de estacionamento’
Fazer com que os participantes se sintam ouvidos é importante, mas às vezes as suas ideias não são relevantes para o tópico em questão. Essas idéias podem ser enviadas para um “estacionamento”, que é uma lista que você cria, seja no papel ou para que todos vejam.
Isso valida uma ideia, mas mantém a conversa sobre o tópico. Basta fazer um círculo de volta ao parque de estacionamento no final da reunião.
“As acções no parque de estacionamento precisam de ser encaminhadas de alguma forma”, aconselhou Hallie Crawford, uma treinadora de carreira certificada. Isso pode significar mover uma ideia para a agenda da próxima reunião, designando alguém para investigar, ou lidar com ela via e-mail.
Interromper educadamente
se houver um falante em série ou se alguém estiver a fazer uma tangente durante vários minutos, pode ser altura de interromper — seja educado.
se alguém está a ser verboso e não está a chegar ao seu ponto, Crawford sugeriu dizer algo como: “Joe, se eu puder interromper, acho que é um grande pensamento. Você tem alguma recomendação de como podemos implementar esse plano ou estratégia?”
Ela também disse frases como: “Desculpe interromper, mas no interesse do tempo” ou “trazer-nos de volta à agenda” também pode fazer com que as pessoas voltem ao bom caminho sem sair tão duro.