Para os empreendedores sociais que procuram melhorar o status quo e resolver os grandes problemas do mundo, realizar uma gala de angariação de fundos pode parecer arcaico ou mesmo ofensivo. Ainda assim, as organizações sem fins lucrativos têm mantido galas por gerações – porque elas funcionam.
De fato, uma gala não funcionará para todas as causas ou organizações. Para começar, sua empresa social deve ser uma organização sem fins lucrativos. Embora necessário, 501(c)(3) status não é suficiente para um evento de gala bem sucedido.
Para aprender o que faz uma gala bem sucedida, eu reuni insights de cinco pessoas que juntas organizaram com sucesso eventos que arrecadaram milhões de dólares.
Os especialistas são Carla Javits, a CEO da REDF; Fred Reggie, CEO da Fred Reggie Associates; Jordan Levy, diretor de relações externas da Ubuntu Pathways; Brett Durbin, CEO do Trash Mountain Project, e Derek Rapp, CEO da JDRF.
Painel de peritos
Crédito: Fotos cortesia das respectivas organizações
Quais são as organizações que são bons candidatos?
Se cada organização não é um bom candidato para uma gala, quais são e quais não são?
As organizações devem ter uma “base de apoiantes que provavelmente serão energizados”, diz Carla Javits, cuja organização REDF financia empreendimentos sociais sem fins lucrativos que ajudam as pessoas a superar o desabrigo e o encarceramento para retornar ao trabalho produtivo e gratificante. As galas da organização arrecadaram milhões de dólares em um período de oito anos.
Ela observa que uma organização é um bom ajuste quando tem um gerente de projeto capaz de planejar e organizar um evento tão grande.
p>Jordan Levy, cuja gala mais recente arrecadou “quase US$ 1 milhão” para o trabalho dos Caminhos Ubuntu na África do Sul, explica por que é tão importante para uma organização ter uma base de apoio existente antes de tentar uma gala. “Há despesas gerais envolvidas, e é preciso uma tonelada de tempo de pessoal para planejar e executar. Uma parte da receita precisa ser previsível. Se você não tem uma rede estabelecida, uma gala pode ser uma proposta arriscada”
Fred Reggie, cuja firma ajuda a organizar galas e outros eventos de arrecadação de fundos para organizações sem fins lucrativos, observa que a causa é fundamental. “As organizações que servem crianças (especialmente aquelas atingidas por doenças devastadoras), as artes, os hospícios e os cuidados de saúde são aquelas que se tocariam em uma população afluente que se sentiria confortável em um ambiente de gala”. Ele acrescenta que as galas em apoio aos animais também são bem sucedidas. Não surpreende, ter um evento de alívio dirigido por celebridades funciona bem, diz ele.
Brett Durbin, cujas galas de baixo orçamento arrecadaram até $300.000 com uma média de apenas $25.000 em despesas, diz que quase qualquer organização sem fins lucrativos pode fazer funcionar “se houver demanda para tal evento”.
Derek Rapp, cuja organização nacional de combate à diabetes Tipo 1 tem capítulos em todo o país que recebe as galas. A chave, diz ele, é ter voluntários que apoiem o pessoal no planejamento dos eventos.
Organizar a Organização
Nossos especialistas sugerem que o planejamento comece com bastante antecedência, talvez até 18 meses para um evento grande e inédito. Levy observa que o planejamento do próximo evento começa com uma análise completa do último.
Uma chave, aponta Javits, é designar uma pessoa que seja a responsável final pelo evento – alguém “com boas habilidades de gerenciamento de projetos”
No início, é importante organizar um comitê de planejamento que inclua a equipe e os voluntários – incluindo os membros da diretoria – que estarão envolvidos no planejamento e na tomada de decisões. Nunca tenha uma reunião de comitê sem o tomador de decisão; alguém precisa ser capaz de aprovar ou rejeitar cada item de gastos, ponto de mensagem ou decisão de entretenimento. Se o comitê se reúne mensalmente e surge uma pergunta para a qual não se pode responder, um mês de trabalho pode ser perdido.
p> Antes que muito trabalho possa começar, o comitê deve se estabelecer sobre um tema, objetivos financeiros e empreiteiros. Os membros do comitê devem ser escolhidos mutuamente – isto é, o pessoal deve se sentir confortável com a escolha da pessoa e a pessoa deve se sentir confortável com a designação – para administrar subcomitês para as funções-chave:
- Finanças e orçamento
- Venue, Comida e bebida
- Patrocínios
Leilões em directoLeil>Devendas de bilhetes e inscrições no evento>li>Sorteios ou rifasli>Leilões em directoLeil>Leilões em directoOutras doações e acompanhamento
Se optar por não fazer um desenho, leilão silencioso ou leilão ao vivo, você obviamente não vai precisar desses comitês formados, mas você vai desistir da receita potencial que vem deles.
Note que com nove subcomitês, o número de pessoas envolvidas no planejamento do evento deve aumentar rapidamente para as dezenas. Algumas pessoas podem estar dispostas a servir em dois comitês, mas você geralmente vai querer que os voluntários se concentrem em itens estreitos, mas estratégicos, para mantê-los envolvidos, mas não sobrecarregados.
Na primeira reunião, agende todas as reuniões que o comitê completo realizará até o evento. Talvez você queira ter reuniões menos frequentes na primeira e mais frequentes, talvez semanalmente, no último mês de preparação.
O tema escolhido pelo comitê deve estar alinhado de perto com a missão e propósito da organização – você está planejando uma angariação de fundos, não um baile de finalistas. Uma vez escolhido, tudo o resto, desde o local, comida e bebidas até à decoração e entretenimento, deve estar em harmonia com o tema. Como diz Javits, “O tema é crítico. Aplique o máximo de criatividade para amarrar isso aos seus programas: as refeições, o entretenimento, a decoração, até mesmo o local devem estar alinhados com aquele tema que, por sua vez, ilumina o seu programa”
Reggie diz, qualquer que seja o seu tema, “Tem que gritar FUN!”
“Não pense demais”. Ubuntu’s Levy oferece esta precaução: “Os seus convidados são pessoas com vidas ocupadas e esta é a sua noite. Não tentem pôr muito conteúdo. Mantenha a noite curta. Pense no tipo de noite que você gostaria. As pessoas querem estar noivas, entretidas e se divertir. Mantenha a comida simples, facilite a obtenção de uma bebida e ponha a sua melhor mensagem para a frente”
Finanças e Orçamento
O custo de fazer uma gala-e a receita que gera – será diferente em Dayton ou Little Rock do que em Manhattan ou São Francisco. Ainda assim, algumas métricas financeiras serão consistentes na maioria dos eventos.
Javits e Reggie ambos sugerem que uma gala deve gerar cerca de 60% de margem de lucro. Dito de outra forma, se a receita total de todas as fontes, incluindo doações feitas na gala, chegar a $100.000, você esperaria ter gasto $40.000 ou menos em todas as despesas desde alimentos e bebidas até etiquetas com nomes e decorações.
Isso destaca um dos argumentos contra fazer galas. Será que muito do dinheiro vai para o local do evento e para o catering? Javits sugere que você só faça uma gala se não tiver outra forma “menos cara” de ativar os doadores.
Presumindo que você vá em frente, orçar cuidadosamente suas fontes de receita. Reggie sugere a seguinte repartição de receitas:
Revenue Breakdown
Crédito: Dados fornecidos por Fred Reggie Associates
- Patrocínios: 10%
- Vendas de bilhetes: 40%
- Leilão Silencioso: 20%
- Leilão Vivo: 20%
li>Drawing/raffle: 10%
Usando esta repartição, todos os custos do evento inteiro são cobertos pela venda de bilhetes. Outros têm sugerido cobrir os custos entre patrocínios e venda de ingressos. Em qualquer caso, você quer que o sorteio e os leilões gerem dinheiro para a sua missão e não para a sua galinha.
Discutiremos o sorteio com mais detalhes abaixo, mas é importante notar que a receita que você pode gerar a partir de uma rifa ou sorteio irá variar consideravelmente de acordo com o que é legal no seu estado. Se o jogo beneficente for permitido e culturalmente aceito, você poderá arrecadar muito mais de 10% da sua receita desta forma. Por outro lado, em estados que praticamente proíbem todos os jogos – mesmo para caridade – pode ser difícil gerar 5% da receita da noite, cumprindo as regras que exigem que você dê bilhetes de entrada gratuitos a qualquer pessoa que peça. Alguns estados proíbem as rifas por completo.
Principadamente na fase de preparação, o comitê de finanças e orçamento deve preparar um orçamento detalhado para o evento, assegurando que nenhuma despesa seja negligenciada.
Venue, comida e bebida
A maior despesa e um dos aspectos mais estratégicos de uma gala é o local do evento. Normalmente, o local exigirá que você use a cozinha e talvez o bar deles. Não tome essa decisão de ânimo leve.
Reggie sugere, “Alguém da organização que seja experiente e possua fortes habilidades de negociação deve estar envolvido na finalização dos arranjos com o local. Há sempre espaço para negociação – nada é sempre gravado em pedra”. Além disso, ter duas ou três opções sempre que possível”
Durbin observa que o hotel que hospeda seu evento concordou em fazê-lo pelo custo!
Levy argumenta para escolher um lugar que já seja elegante. “Quanto menos você tiver que “transformar” o espaço, menor será a sua sobrecarga””
Javits diz que a escolha do local deve ser guiada pela proximidade e conveniência para os “participantes de maior valor”. Isto inclui estacionamento adequado. Ela acrescenta que também deve ser acessível a pessoas com deficiência.
Também é importante que o local seja do tamanho certo para o evento, incluindo a montagem do programa e das mesas para todos os participantes, juntamente com as exposições relacionadas com a missão, os itens do leilão e do sorteio. Ter o evento em um espaço muito grande pode fazer um evento bem sucedido parecer um fracasso porque você não preencheu a sala.
Local da Gala
Crédito:
Rapp sugere o uso de locais tradicionais. “Embora às vezes utilizemos locais não tradicionais, a maioria dos nossos eventos são realizados em hotéis ou centros de convenções”
Reggie explica porque isso pode ser. Você precisa de uma “equipe experiente e competente, incluindo um gerente no local, para garantir que tudo o que o local promete seja entregue sem atalhos”. Ele também observa que você vai querer ter acesso ao local com antecedência para a instalação.
Finalmente, é importante ter o equipamento áudio-visual certo. Isto pode exigir a contratação de um fornecedor aprovado pelo local do evento. Plano e orçamento – para um/v na frente.
O Projeto Montanha do Lixo é um ministério cristão. Durbin diz que eles nunca tomaram bebidas para adultos em um de seus eventos. A maioria das galas, no entanto, inclui um coquetel de recepção e vinho com jantar. Com respeito aos aperitivos e ao jantar, Javits lembra você de ter opções de refeições vegetarianas/veganas/glúten grátis disponíveis para aqueles que as querem.
Javits também diz: “Começamos a servir pratos ‘estilo familiar’ que as pessoas precisam passar na mesa ao invés de embelezar a refeição com antecedência”. As pessoas gostaram disso. Acrescentou uma sensação de diversão e interatividade”. Ela também sugere passar aperitivos cedo quando as pessoas chegam, mas para não torná-los muito pesados.
Reggie enfatiza a criatividade”. É claro que a comida pode variar desde um churrasco no Texas até uma variedade de iguarias fornecidas por um quadro de chefs locais bem conhecidos, servido em estilo bufê, até um jantar com pratos múltiplos.”
“Se os ingressos forem acima de 100 dólares, não espere que todos se emocionem com uma salada quente, sopa fria, frango de borracha com feijão verde e batatas, e um pedaço de bolo de cenoura já na mesa”, acrescenta Reggie.
Levy, que você se lembrará que arrecadou quase 1 milhão de dólares em sua última gala, precauções, “Mantenha simples!” Ele observa que a comida precisa ser servida rapidamente, enquanto ainda quente, para centenas de pessoas. “Não fique muito chique””
Lembra-te, Levy diz: “Eles não estão lá pela comida, mas devem apreciá-la””
A gala JDRF inclui um toque único: “a lista de carboidratos conta porque os carboidratos são tão importantes na gestão do T1D””
Tenha a certeza de que a comida, as bebidas ou o local não entram em conflito com a sua missão. Procure oportunidades para ligar a sua comida ao seu tema.
Patrocínios
Encontrar patrocinadores é um passo importante. Quanto mais custos puderem ser financiados pelos patrocinadores, menos custos serão financiados pelos seus doadores – você quer que o dinheiro deles vá direto para o impacto.
A sua diretoria deve ser uma ótima fonte de contatos para patrocínios, de acordo com Javits.
Reggie divide o seu planejamento de patrocínio em quatro categorias. Procure por patrocinadores em todos estes lugares:
- Patrocinadores anteriores: se você não teve uma gala antes, olhe para aqueles que patrocinaram eventos similares.
- Patrocinadores afins: procure por empresas que se alinharam com a sua missão.
- Patrocinadores de ativação: pode haver organizações dispostas a pagar, além de uma taxa inicial, uma taxa adicional após o evento por leads ou conversões geradas pelo evento.
- Patrocinadores de prêmios/ leilões: muitas instituições de caridade procuram ter todos os seus itens de leilão e sorteios doados. Você pode então reconhecer aqueles que doam esses itens apropriadamente quando seu item é leiloado ou sorteado.
Ele também sugere patrocínios funcionais, ou seja, “título, apresentação, decorações, mesas, refeições, serviço de bar, comida, impressão e estacionamento”.
Ainda alguém disposto a fazer o lance pode, mas é melhor estar preparado com “uma apresentação estruturada” que deixe claros os benefícios para o patrocinador, diz Reggie. Acrescentando, que é melhor se o lançamento for feito por aqueles que são “hábeis em vendas e negociações”
O Levy do Ubuntu avisa, “Muitas vezes leva anos para construir as relações certas e a rede necessária. Trata-se de procurar constantemente novos relacionamentos, manter relações com seus apoiadores e promover sua marca”
Brett Durbin, que alavancou com sucesso uma modesta abordagem orçamentária para o sucesso da gala, ostenta um grande sucesso com patrocinadores. “Sempre tivemos um ou dois subscritores que cobrem todo o custo do evento, o que é um grande negócio porque qualquer outra coisa que seja levantada vai para o trabalho da nossa organização”
Os patrocínios variam drasticamente em tamanho, desde uma empresa que doa uma cesta de presentes para um sorteio até organizações que podem passar cheques de seis dígitos para patrocinar um evento com 1.000 da elite do poder de Nova York. Comece onde você está e trabalhe a partir daí.
Falantes e Entretenimento
P>Pôr um programa que seja tão divertido e memorável quanto inspirador é a chave para ter as pessoas certas no evento e para que elas abram suas carteiras uma vez lá.
O Rapp da JDRF diz: “Nossas Galas são uma grande festa para uma causa extremamente digna. Desde o início da noite, nós consideramos a experiência do convidado para todos os doadores. Respeitamos o seu tempo, temos leilões cheios de itens que apelam aos seus gostos, proporcionam um programa oportuno e entretenimento pós-evento”.”
Os falantes devem ter uma ligação à sua causa, tanto Rapp como Javits. Na verdade, os beneficiários do seu programa são grandes oradores. Você vai querer escolher aqueles que estão dispostos a aceitar o coaching.
Celebrities fazem ótimos emcees, notas Javits. Ela sugere que se façam doações de palestrantes e entretenimento.
Dan Clark, keynote speaker
Crédito: Cortesia de Dan Clark
“Keynote speakers should be knowledgeable about the organization, its mission and its contribution to the community”, diz Reggie.
Ele também adverte que se o humor for considerado, ele deve ser entregue somente por um “humorista experiente” que será sensível ao público. “Não há nada pior do que ter um membro da diretoria ou apoiador que pensa que é um comediante e quer experimentar no evento”. Não posso contar as vezes que vi esta explosão e arruinar uma noite maravilhosa”
Levy diz que a chave para um bom locutor ou animador é o noivado. “Eles podem envolver o público? Esse é o número um absoluto. Galas pode ser rígido e formal. A multidão precisa de ser atraída e animada. A presença no palco e a ligação são fundamentais.” É claro que a mensagem ainda deve estar alinhada com a missão da organização.
Durbin escapa de palestrantes e animadores profissionais, ao invés de voar em pessoas das comunidades que a Montanha do Lixo serve no mundo em desenvolvimento para falar sobre como a organização impactou suas vidas.
Diz também: “Tentamos torná-la envolvente, e não por muito tempo porque a diversão se perde se ela continuar para sempre”.
Vendas de bilhetes
Javits explica a estratégia para não só encher a sala, mas enchê-la com as pessoas certas. Começa por “escolher cuidadosamente os convidados”. Use o seu quadro e outros apoiantes para ajudá-lo a identificar e convidar pessoas capazes e prováveis de dar. Em seguida, ligue o tema da gala, o local e o programa aos interesses dos participantes que você mais quer lá.
Reggie concorda. Tudo, desde a comida e bebida até a decoração e o local do evento deve contribuir para a marca do evento.
Ele sugere fazer as seguintes perguntas para ajudar a identificar as pessoas certas:
- O que as motiva?
- Que outros eventos eles apoiam?
- Como isso se alinha com este evento?
“Os grandes vencedores em qualquer comunidade são bem conhecidos; zere e aprenda o que os faz vibrar. Convide aqueles que socializam juntos ou que têm fortes laços profissionais”, diz Reggie.
Levy observa que enquanto algumas organizações podem realizar eventos com um animador de lista A, a maioria não pode.
“No nosso caso e no caso da maioria das organizações, leva anos para construir uma rede capaz de encher a sala”, diz Levy. “Uma gala não é apenas lançada em uma noite. Ela é construída ao longo dos anos; você deve engajar apoiadores, provar seu impacto e convencê-los de que o investimento deles na sua gala proporcionará retornos para os beneficiários – e que você consistentemente fará uma grande festa”
Durbin diz que o Trash Mountain Project começa convidando pessoas que já estão apoiando a organização, sabendo que muitos vão convidar amigos e encher mesas. Ele também promove o evento através das igrejas locais.
Rapp diz que é responsabilidade dos voluntários da JDRF encher a sala. “Sejam eles corporativos ou focados em mesas sociais, os voluntários passam tempo em parceria com nossa equipe no recrutamento de patrocinadores e mesas para encher nossos salões de baile. Uma vez que as mesas estejam seguras, a conversa muda para determinar quem exatamente deve preencher os lugares nessas mesas”
Muitas organizações usam capitães de mesa para encher as mesas. Javits diz que é seu trabalho convidar e encorajar as pessoas certas. O seu papel também inclui assegurar que a noite seja agradável para aqueles que vão, para educar diplomaticamente os convidados sobre a organização e encorajar a doação.
Diz ela: “Um bom capitão está ansioso e entusiasmado com o trabalho em mãos, aceita bem o treino, e não está excessivamente apreensivo para desempenhar o papel”
“Os capitães de mesa são os embaixadores para a gala. Eles são os movimentadores e agitadores dentro da comunidade e dentro de seus círculos sociais e empresariais”, diz Reggie. “A responsabilidade deles não deve se limitar ao preenchimento da mesa, mas à promoção da venda de ingressos a cada oportunidade razoável”
“Os anfitriões de mesa desempenham um papel muito importante em nossas galas”, diz Rapp sobre os eventos da JDRF. “Estas pessoas são campeãs da causa e do próprio evento, transmitindo informações aos seus convidados e criando uma expectativa para a noite”. Eles lideram pelo exemplo com suas doações e trazem consigo convidados que podem causar um impacto semelhante”
Precificar os ingressos certos também é importante. Como discutido anteriormente, você quer que os custos do evento sejam totalmente cobertos pela venda de ingressos e patrocínios, então todo o dinheiro arrecadado no evento vai diretamente para financiar a missão da organização.
Reggie diz que os ingressos devem ter um preço apropriado para o público, mas nunca abaixo de $100. Ainda assim, Durbin teve sucesso com seus eventos e cobra apenas $30 por ingresso – depois de ter todos os custos garantidos.
Rapp observa que os capítulos da JDRF normalmente olham para os preços cobrados por eventos similares em sua comunidade para fornecer um ponto de referência.
Javits aponta que os preços devem considerar os patrocinadores e outros que gostariam de comprar uma mesa inteira.
No entanto você escolhe o preço do seu evento, certifique-se de construir e manter o seu orçamento para que os custos não excedam as suas receitas.
Desenhar ou Sorteio:
O sorteio ou sorteio pode ser uma das partes mais emocionantes da noite se for bem feito, mas pode arruinar todo o evento se as regras não forem seguidas e alguém estiver chateado, ou se as autoridades pegarem o vento.
Poucos estados, incluindo Alabama, Havaí e Utah proíbem sorteios de qualquer forma. Ainda pode ser legal realizar um sorteio de oportunidade acidental, mas tenha cuidado. Há três elementos para jogar: um prêmio, uma chance e um preço. Ao eliminar um dos três, você pode evitar o jogo. Para um sorteio de caridade, pode ser mais fácil eliminar o preço para alguns participantes. Basta fornecer instruções fáceis de seguir para adquirir um bilhete gratuito enviado em um cartão postal pedindo um. Poucos ou nenhuns pediriam um bilhete gratuito para um sorteio para angariação de fundos. (Não confie nesta orientação como conselho legal.)
P>É melhor não depender de uma rifa ou sorteio para uma parte significativa da sua angariação de fundos.
Em estados onde os jogos de caridade são permitidos ou mesmo encorajados, você provavelmente precisará começar com a obtenção de uma licença. Coloque esse ponto alto na lista de coisas a serem feitas com antecedência, pois pode levar meses para obter. Nesse processo, você aprenderá as regras sobre a promoção do sorteio e as divulgações necessárias. Nestes estados, a rifa poderá ser a maior angariação de fundos da noite.
Reggie oferece os seguintes conselhos estratégicos:
O prémio do sorteio deverá ser significativo – um carro, uma peça de joalharia feita à medida, umas férias de luxo, belas obras de arte – com alguns prémios secundários substanciais. As organizações seriam bem aconselhadas a evitar itens como casacos de pele ou quaisquer peles ou peles de animais exóticos, caça grossa (especialmente na África), armas de qualquer tipo e animais vivos. Estes itens podem chamar a atenção indesejada e possíveis protestos de grupos de defesa. Sempre jogue com segurança.
Se os ingressos forem disponibilizados ao público, independentemente do comparecimento, comece a vendê-los cerca de oito semanas antes da entrega. Ofereça um prémio “Early-Bird” para quem comprar os bilhetes até uma data específica. A experiência tem mostrado que a venda de bilhetes de lotaria é alta no início do período de venda e gradualmente afrouxar e levantar durante as duas semanas finais com um aumento na semana final.
Facilitar a compra de bilhetes. Se a venda de bilhetes online for permitida, tenha um link para uma compra segura no site da organização. Você não pode exigir que os compradores de ingressos tenham que estar presentes para ganhar. Haverá sempre alguns membros da organização que estarão dispostos e muito capazes de vender um bom número de bilhetes a amigos e associados.
Leilão Silencioso
Um leilão silencioso, ao contrário do leilão ao vivo com um leiloeiro a chamar os preços e a apontar para os licitantes que podem licitar silenciosamente, é tradicionalmente gerido com uma prancheta e uma caneta. Os itens disponíveis no leilão são exibidos ou descritos e uma folha próxima permite que os licitantes escrevam em suas ofertas ao longo da noite.
Nos últimos dez anos como os smartphones se tornaram onipresentes, uma série de aplicativos e sites surgiram para trazer o processo para a era moderna. Isto permite que a licitação continue mais facilmente ao longo de todo o programa. Os hóspedes podem ser lembrados de licitar sem enviar pessoas para fora do quarto.
alguns aplicativos são caros, no entanto. Alguns hóspedes com conhecimentos técnicos não gostam de fazer o download de novos aplicativos sem antes examiná-los ou podem não estar dispostos a usar o aplicativo por questões de privacidade. Os membros menos experientes em tecnologia ainda podem ser intimidados pela tecnologia – incluindo alguns de seus maiores doadores. Considere todos esses fatores ao escolher como executar seu leilão silencioso.
Como observado acima, você vai querer ter seus itens de leilão doados. Você pode reconhecer os doadores como patrocinadores, tendo o cuidado de reconhecer o doador de férias de luxo que você pode vender por $5.000 a mais do que alguém que doa uma cesta de doação de $100.
Reggie avisa para não deixar o seu leilão silencioso se tornar uma venda de garagem para itens que estão recolhendo poeira em uma prateleira de varejo ou na casa de alguém. Os itens do leilão devem corresponder à demografia e ao estilo de vida dos convidados.
Além de exibir criativamente os itens a serem leiloados, certifique-se de ter descrições escritas totalmente adequadas para que os convidados saibam exatamente no que estão fazendo seus lances.
Durbin diz que sua organização não levanta muito dinheiro com o leilão silencioso, mas eles o usam para avançar a missão e a mensagem vendendo arte e fotografia que representa seu trabalho, ajudando as famílias a escapar de vidas baseadas em torno da coleta de lixo das pilhas de lixo.
Rapp diz que os leilões silenciosos da JDRF estão cheios de “itens de alta qualidade”. Nós focamos verdadeiramente na qualidade em detrimento da quantidade”. Uma chave para o sucesso, ele destaca, é uma avaliação completa do que foi vendido e do que não foi, e quais os itens que tiveram mais licitação. Itens impopulares podem ser evitados em anos futuros. “Queremos que os nossos convidados tenham a oportunidade de licitar e comprar itens que os atraiam”
Leilão ao vivo
O sucesso de um leilão ao vivo depende do leiloeiro. “Contrate um profissional”, diz Reggie. Levy concorda, observando que “se você pode criar um ambiente com um bom leiloeiro, ele funciona”
O leiloeiro irá organizar observadores na audiência para ajudar a identificar os licitantes. Você vai querer alertar o leiloeiro com antecedência para os rostos e nomes de alguns daqueles que você espera que possam estar escrevendo grandes cheques.
Reggie observa, também, que os itens do leilão ao vivo também devem ser exibidos, e os convidados devem ser incentivados a verificá-los antes do início do leilão.
Levy e Rapp ambos enfatizam encontrar experiências verdadeiramente únicas para o leilão, coisas que as pessoas não podem comprar em qualquer outro lugar. O melhor de tudo é que você vai ligar isso à sua missão de alguma forma.
Reggie também sugere que você encoraje os colegas a competir no leilão; isso começa por garantir que os rivais amigáveis estejam ambos presentes. “Muitas pessoas gostam de mostrar sua generosidade em torno de amigos e associados de negócios”
“Durante leilões ao vivo, não é incomum ter amigos envolvidos em uma guerra acalorada de lances uns contra os outros”, diz Reggie.
Doações
Após toda a diversão e jogos que são usados para levantar dinheiro, há uma última oportunidade de levantar dinheiro simplesmente pedindo doações.
“Na noite, o segredo é tornar seu lançamento relatável”, diz Levy do Ubuntu. “As pessoas precisam de se ligar à sua causa a um nível pessoal. Você precisa criar uma história sobre seu trabalho que mostre a elas que isso se relaciona com sua vida”. Por exemplo, se você está ajudando crianças, precisa ficar claro que as crianças de todo o mundo precisam das mesmas coisas”. Isto faz com que todos pensem sobre o que gostariam para os seus filhos se eles estivessem na mesma situação”
Javits da REDF diz que é importante traçar o perfil dos seus beneficiários. Tenha-os preparados para compartilhar suas histórias tanto um-a-um nas mesas como quando se misturam e depois do palco também.
Durbin concorda. “A história é a número um. Usar a história para compartilhar sua visão é fundamental”.
Trate os beneficiários como convidados de honra, diz Reggie. Eles representam a sua missão.
Javits também nota que os doadores adoram saber para onde o seu dinheiro irá. Se você puder dar-lhes uma mensagem clara de que uma contribuição de US$1.000 será usada para realizar um tipo específico de coisa, isso é ótimo. Melhor ainda se você puder dar a um doador a oportunidade de escolher uma pessoa, uma escola, uma vila, um painel solar, um qualquer coisa que o seu dinheiro possa financiar. Caridade: A água é óptima a dar relatórios dos doadores sobre os poços individuais que financiaram.
Reggie nota que “Todos precisam de sentir que a sua participação está a servir a comunidade de uma forma espectacular. Os participantes precisam sentir que são as estrelas de um grande filme – seu filme”
Rapp lembra aos leitores que os discursos, vídeos e outras mídias precisam continuar reforçando a missão da organização para que ela nunca se perca.
Uma outra maneira de usar grandes doações, diz Javits, é alavancando-as como fósforos. Anuncie que os próximos $5.000 em doações serão equiparados por este doador particularmente generoso.
Follow Up
Após planejar seu grande evento por um ano ou mais, é tentador pensar no dia seguinte ao evento como o primeiro dia de férias, mas nossos especialistas advertem que o acompanhamento após a gala é uma parte crítica do evento.
Inicie “o mais rápido possível”, diz Levy. “Se você tiver realizado um evento de sucesso, seus convidados estarão noivos e animados para falar com você”. Ligue e envie um e-mail na manhã seguinte”
Após a gala, Rapp diz que a JDRF assegura que todos os convidados sejam reconhecidos pelo seu apoio. “Nós também asseguramos que eles estejam cientes das atualizações na pesquisa da T1D e das futuras datas de gala usando e-mail e correspondência nas mídias sociais.”
Durbin da Montanha do Lixo concorda, observando que todos que compram um ingresso ou freqüentam suas galas fornecem algumas informações de contato; sua equipe acompanha a todos.
Reggie sugere o envio de cartas a todos os que compareceram, expressando apreço, relatando o total arrecadado e creditando-lhes o sucesso da noite. Ele também sugere que se aproveite esta oportunidade para colocar a gala do próximo ano em seu calendário.
O acompanhamento precisa realmente continuar durante todo o ano, atualizando os convidados sobre o uso dos fundos, os progressos feitos e os planos para o próximo evento.
Reggie também sugere compartilhar fotos da noite em seu site e nas mídias sociais. Etiquetar os convidados em suas fotos pode ajudá-los a se sentirem apreciados nos dias seguintes ao evento. Quanto mais rápido essas fotos forem postadas, melhor.
P>Pensamentos Finais
Os líderes seniores da organização precisam ter uma lista completa de todos aqueles que contribuíram para o planejamento da gala e dos papéis desempenhados. Alguns deles estarão trabalhando inteiramente fora da vista desses líderes seniores; eles também vão querer ser reconhecidos.
P>Faça um tempo durante a gala para agradecer aos voluntários e funcionários que organizaram a gala. Você pode até querer considerar um social relaxado – uma pizza e cerveja de raiz – acompanhando a gala para reconhecer os voluntários e suas famílias que os apoiaram.
Durbin, cujo orçamento as galas angariam centenas de milhares de dólares para sua pequena organização, oferece uma palavra de cautela. “Galas ou são ótimos para a sua organização ou podem ser um grande dreno para sua equipe e voluntários, você deve encontrar um equilíbrio que seja benéfico para o trabalho que você faz”.
P>P>P>Agora, o Rapp da JDRF oferece esta garantia, “Já estive em muitas Galas, e quando a noite é bem pensada e os detalhes considerados, e nada deixado ao acaso, coisas mágicas podem acontecer”.