O Formulário W-2 do IRS detalha informações sobre a remuneração bruta de um funcionário, o pagamento da Previdência Social e do Medicare, a retenção na fonte do imposto de renda federal e estadual, e outras deduções fiscais. Os empregadores devem fornecer esta declaração a cada empregado que trabalhou para sua empresa durante o ano fiscal.
O formulário deve ser fornecido aos empregados e enviado à Administração da Previdência Social até 31 de janeiro do ano seguinte.
O que é o Formulário W-2?
O Formulário W-2 fornece informações de renda e retenção na fonte aos empregados para suas declarações de imposto de renda, e fornece as mesmas informações para o IRS e a Administração da Previdência Social (SSA).
Deve ser entregue para cada trabalhador do qual a renda, a Previdência Social e o Medicare foram retidos durante o ano. Existe uma exceção para empregados que declararam estar isentos de retenção nos formulários W-4 que deveriam ter fornecido aos seus empregadores no momento da contratação.
Quem Usa o Formulário W-2?
O formulário W-2 é fornecido a empregados, não a prestadores de serviços independentes, freelancers e outros não-empregados, tais como fornecedores. Você usaria o Formulário 1099-MISC para fornecer informações de renda a esses indivíduos. A maioria dos não-empregados deve receber um formulário 1099-MISC se você tiver pago a eles $600 ou mais no ano anterior.
Onde obter os formulários W-2
Você pode obter os formulários W-2 na loja de materiais do seu escritório local, no seu CPA, ou você pode acessá-los on-line no IRS. Você também pode obter formulários W-2 na maioria dos programas de preparação de impostos de negócios.
Não é possível, no entanto, fazer o download e imprimir formulários W-2 no site do IRS. A cópia A é uma cor específica de tinta vermelha e somente os originais com esta cor podem ser enviados.
Como preencher o formulário W-2
Você pode preparar formulários W-2 manualmente usando um formulário PDF preenchível no site da SSA, ou você pode fazer isso usando a versão para pequenas empresas da maioria dos programas de preparação de impostos. Você também pode usar um serviço de preparação de impostos, um software de preparação de impostos empresariais, ou um serviço de folha de pagamento para preparar, arquivar e enviar os formulários W-2.
alguns erros comuns são normalmente cometidos no Formulário W-2. Tome alguns minutos para ter certeza de que tudo está correto antes de entregar os formulários aos seus funcionários, e antes de enviá-los ao SSA.
As caixas do formulário estão todas claramente rotuladas, informando exatamente quais informações você deve inserir em cada espaço. Mas um erro comum dos empregadores é não reportar o custo do seguro de saúde fornecido aos empregados. Esta informação vai nas caixas 12a a 12d e são fornecidas instruções com o formulário.
Terá de passar por um processo de correcção com o SSA para remediar quaisquer erros que cometa nestes formulários.
Os Formulários W-2 podem ser E-Filed?
Os formulários W-2 podem ser arquivados no website do SSA, mas primeiro tem de se registar no SSA’s Business Services Online. O site também oferece vários outros serviços úteis.
Você enviaria apenas uma cópia eletrônica da cópia A se você selecionasse esta opção. Guarde a Cópia A e entregue as outras cópias ao funcionário.
Onde enviar os formulários W-2
O SSA fornece uma lista de endereços no seu site para envio de formulários W-2 em papel. O endereço que você usaria depende se você está preenchendo um original ou um W-2 corrigido, e se você está usando o Serviço Postal dos EUA ou uma transportadora privada como FedEx.
Como Arquivar Formulários W-2
formulários W-2, juntamente com um formulário W-3, devem ser enviados ao SSA até 31 de janeiro do ano seguinte. O prazo para entregar os formulários W-2 aos funcionários também é 31 de janeiro. O formulário W-3 é um formulário de transmissão utilizado para somar todas as informações sobre formulários W-2 individuais num total para o SSA.
Você não precisa enviar um formulário de transmissão W-3 se enviar seus W-2s online para o SSA, mas você precisará deste formulário se estiver enviando pelo correio.
Há multas e penalidades por arquivar W-2s com atraso, mas você pode solicitar uma extensão de 30 dias se o seu tempo estiver se esgotando. A extensão não é concedida automaticamente, no entanto. You must provide a detailed explanation of why the extension is necessary.
Key Takeaways
- Forms W-2s must be provided to each of a business’s employees, as well as to the Social Security Administration for each employee who had income, Social Security, and Medicare taxes withheld from their pay at any point during the year.
- The form cites earnings and amounts of taxes withheld.
- Forms W-2 can be easily filed online using the Social Security Administration’s Business Services Online.
- The deadline for submission to employees and to the Social Security Administration is Jan. 31 of the year following the year in which earnings were paid.