21 způsobů, jak efektivně komunikovat – Relavate

Když je třeba, buďte tvrdí, ale taktní.

Naučte se používat slova, která jsou pevná, ale diplomatická, i když opravujete oponenty. Můžete být pravdomluvní, aniž byste byli nevkusní.

Dobře využívejte otázky.

Člověk, který klade otázky, je často tím, kdo řídí konverzaci. Kontrola však nemusí být nutně cílem. Použití dobrých otázek spíše pronikne k jádru problému a pomůže zapojit lidi do procesu dialogu a komunikace. Ptejte se tak dlouho, dokud nedojde k vyjasnění, a to pomocí otázek typu „kdo-co-kdy-kde-jak“ a někdy i „proč“.

Pátrejte po poučných momentech, vyjasnění nebo sebepoznání.

Toto dělejte tak, že druhou osobu v kritických okamžicích zastavíte a zeptáte se, o čem přemýšlí.

Vyhledávejte okamžik tiché registrace.

Jedná se o okamžik, kdy osoba jakoby ustrne a přemýšlí o tom, co bylo řečeno. Často je to místo, kdy je osoba(y) zaujatá(é), něco, co jste řekli, se jí trefilo do noty a rezonovalo s ní.

Mlčení však nevyužívejte k frustraci druhé osoby. Pokud se rozhovor stává náročnějším, než jste v danou chvíli schopni unést, vysvětlete, proč váháte, zda mluvit, a poté diskusi ukončete.

Zjistěte si předem, čeho se domluvená konference týká.

Pokud vás někdo požádá o schůzku a vy máte podezření, že se nejedná pouze o zábavu nebo společenskou událost, pak požádejte, zda by vám druhá osoba prokázala laskavost a sdělila vám předem účel schůzky.

Zaznamenávejte si důležité záležitosti.

V některých situacích je to zásadní, například při osobním setkání s oponentem nebo protivníkem nebo při velmi důležitém jednání výboru či týmu. Winston Churchill byl zastáncem této praxe. Jedna z jeho maxim zněla: „Jsem pevným zastáncem toho, aby se oficiální záležitosti vyřizovaly písemně… Budiž jasně pochopeno, že všechny pokyny, které ode mne vycházejí, jsou vydávány písemně nebo by měly být okamžitě písemně potvrzeny a že nepřijímám odpovědnost za záležitosti týkající se národní obrany, o nichž se tvrdí, že jsem vydal rozhodnutí, pokud nejsou písemně zaznamenána.“ (Stephen Hayward, Churchill on Leadership; str. 110)

Pravidelně sdělujte plány a rozhodnutí těm, kteří je potřebují znát.

Lidé, kteří přerušují rozhovor, tak činí z různých důvodů, z nichž jen málokterý přináší hodnotu nebo obohacuje rozhovor. Někteří přerušují, protože neposlouchají. Musí poslouchat, jinak váš čas a energie přijdou vniveč. Někteří přerušují, protože mají malý respekt k vám nebo ostatním účastníkům rozhovoru. Když jsou takoví, je to pro vás záležitost pohrdání. Těžko může dojít k oboustranně prospěšné výměně názorů, když existuje jen malý nebo žádný respekt. Musí se chovat uctivě. Někteří vás přerušují, protože jsou příliš arogantní na to, aby věřili, že se s vámi chtějí podělit o něco zajímavého nebo důležitého. Potřebují určitou míru pokory, aby byli schopni s ostatními komunikovat nějakým užitečným a smysluplným způsobem.

Pokud vás druhá osoba bude i nadále přerušovat, ukončete rozhovor a odejděte.

Nenechávejte nevyřešené záležitosti bez odpovědi.

Zřídkakdy nevyřešené záležitosti jednoduše zmizí. Často se stává, že se tyto záležitosti později vrátí a pronásledují váš vztah. Pokud se vám nepodaří vyřešit nějaké problémy během rozhovoru, domluvte si schůzku, abyste je mohli probrat později. Obvykle je nejlepší učinit právě tuto záležitost jedinou prioritou vašeho následného rozhovoru.

Používejte parafrázování.

Je-li záležitost dostatečně důležitá, parafrázujte zpětně to, co bylo řečeno, nebo nechte posluchače(y) parafrázovat zpětně to, co jste řekli vy. To může být cenným nástrojem pro zjištění, zda mezi stranami došlo k přijatelnému porozumění. Může být užitečné ujistit se, že rozumíte tomu, co bylo řečeno, tím, že přeformulujete to, co druhá osoba řekla, a zeptáte se jí, zda to tak skutečně bylo řečeno nebo myšleno.

Shrňte schůzky.

Na schůzkách věnujte na konci čas shrnutí toho, o čem se hovořilo a komu byly přiděleny různé úkoly.

Vyhledejte pomoc, když je komunikace s druhou osobou obtížná.

Pokud máte trvale potíže s komunikací s druhou osobou, pak si vyžádejte pomoc jednoho nebo dvou dalších lidí, kteří vám pomohou zlepšit komunikaci. Často se tak může vyřešit problém mezi pravidelně konfliktními osobami. Uvědomte si, že ne vždy to znamená, že dojde k vyřešení problému.

Podávejte celkový obraz, ale nepoužívejte přílišná zobecnění.

Sledujte abstraktní pojmy na konkrétních příkladech. Jak radí odborníci na komunikaci: namalujte slovní obraz a spojte body.

Zbavte se rušivých elementů.

Záměrně odložte věci, které mohou váš rozhovor připravit o úroveň, kterou si zaslouží. Vypnutí mobilního telefonu, zavření tabletu nebo počítače, sundání sluchátka (sluchátek) z hlavy jsou způsoby, jak toho dosáhnout. Not only can you not give mindful attention to the discourse with other things vying for your mind’s attention, these distractions actually demonstrate to others that they are not important enough to have a meaningful conversation.

On the positive side, there are benefits when you put away anything that can intrude upon your discourse with others. Benefits include, but not limited to:

• Being able to converse in a more meaningful way.

• Showing mutual respect, which has a strong probability of elevating your relationship.

• Increasing the chances of actually getting something accomplished.

• You are able to better focus on each other and upon the topic or agenda.

• You can remember the conversation and most likely the salient points at a later time.