Výkonná zasedání jsou obecně uzavřené diskuse správní rady, které mohou zahrnovat pozvané účastníky, jako je výkonný ředitel nebo někteří zaměstnanci. Tato zasedání mohou probíhat na konci zasedání správní rady nebo odděleně od zasedání správní rady, pokud se nemají přijímat žádná formální opatření. Výkonná zasedání mohou být pro správní radu užitečným nástrojem pro řešení citlivých a/nebo právních záležitostí, jako je hodnocení výkonného ředitele. Možnost zachovat diskusi na výkonném zasedání jako neveřejnou může být také velkou výhodou pro organizace, které mají hlasovací právo, podléhají zákonům o otevřených zasedáních nebo mají obecné zápisy ze zasedání správní rady vedené zaměstnanci.
Pokud jsou výkonná zasedání prováděna správně, mohou pro členy správní rady vytvořit „bezpečný prostor“ pro otevřenou a upřímnou diskusi o dané záležitosti, pomoci posílit důvěru mezi členy správní rady a umožnit lepší nezávislé rozhodování. Výkonná zasedání však mohou být také překážkou lepšího řízení správní rady, pokud jsou používána nesprávně nebo nedbale, vytvářejí nedůvěru mezi správní radou a zaměstnanci, zbytečné utajování a paranoiu. Níže jsou uvedeny některé důležité faktory, které by představenstvo mělo při používání výkonného zasedání zvážit.
Důvěrnost
- Informujte účastníky, zda má celá diskuse nebo její část zůstat důvěrná;
- Vhodně označte materiály jako důvěrné a určete, co by bylo vhodné zahrnout do zápisu z jednání, pokud budou zpřístupněny členům nebo zaměstnancům;
- Omezte přístup k materiálům nebo zápisu z výkonného zasedání na ty osoby, které se výkonného zasedání zúčastnily, a to v zákonem přípustném rozsahu; a
- Zajistěte dodržování všech platných zákonů o veřejných zasedáních.
Transparentnost
- Určit, jaké informace je třeba sdělit příslušným stranám po skončení výkonného zasedání;
- Určit, zda by případné hlasování mělo být provedeno na výkonném zasedání, nebo zda může být provedeno během všeobecného zasedání správní rady; a
- Dokumentovat důvody nebo téma výkonného zasedání v zápisu z všeobecného zasedání.
Proces
- Určete, zda pravidelná nebo ad hoc výkonná zasedání lépe usnadní řádný dohled a otevřenou diskusi představenstva;
- Určete jasná očekávání vůči vyloučeným stranám ohledně následných kroků představenstva, a to i v případě, že není o čem informovat; a
- Určete, že diskuse zůstane k tématu s ohledem na dohodnutý program výkonného zasedání.