(CNN) Schůzky mohou být nudné, ale pokud někdo mluví příliš mnoho nebo odbíhá od tématu, mohou se opravdu protáhnout.
Pokud konverzaci dominuje jedna osoba, může to ostatní odradit od toho, aby se ozvali, a znamená to, že přijdete o nové nápady a získání různých názorů.
„Nikdy jsem nevedla tým, kde by se v určité míře nevyskytoval někdo, kdo je příliš upovídaný,“ říká Ellen Fayeová, koučka produktivity a vedení lidí.
Lídři se musí naučit řídit porady. Musí převzít vedení, když někdo začne vybočovat z řady, ale také musí postupovat opatrně, když dojde na to, aby dotyčného usměrnili.
„Chcete, aby schůzky byly užitečné, a pokud máte někoho, kdo pořád mele a mele – taková schůzka se stala neproduktivní,“ říká Faye.“
Nastavte pevný program
Je snazší udržet lidi na uzdě s komplexním programem, který zahrnuje témata a časové rámce. Poskytuje plán, o čem se bude (a nebude) diskutovat, což může lidem pomoci držet se tématu.
Nastavte tón schůzky hned na začátku:
Vytvořte časové limity
Stanovení parametrů může také pomoci omezit přílišné řečníky.
Můžete požádat, aby se lidé ve svých komentářích zdrželi zhruba jednu až dvě minuty, nebo aby se podělili o svou hlavní myšlenku a pak přešli k další osobě, doporučuje Faye.
Další možností je nastínit, že chcete, aby každý účastník vystoupil alespoň jednou, ale ne více než třikrát. „Tímto způsobem budou všichni nuceni promluvit a zapojit se, ale přehnaně mluvící budou více omezeni,“ říká Faye.
Přivést je zpět na správnou cestu
Všichni můžeme někdy zabřednout do rozpaků a riskovat, že zabředneme do detailů, které nejsou podstatné.
Pokud k tomu dochází, Faye navrhla říci něco jako:
: To jsou skvělé detaily, na kterých je třeba pracovat. Poznamenejme si je na později.
„Je zapotřebí sebevědomého vedoucího, který pozná, kdy už toho bylo dost,“ řekla.
Vytvořte „parkoviště“
Ujistit se, že účastníci cítí, že jsou slyšet, je důležité, ale někdy jejich nápady prostě nejsou relevantní pro dané téma. Tyto nápady můžete poslat na „parkoviště“, což je seznam, který vytvoříte buď na papíře, nebo aby ho všichni viděli.
Tímto způsobem ověříte platnost nápadu, ale zároveň udržíte konverzaci v tématu. Jen nezapomeňte na konci schůzky zakroužkovat zpět na parkoviště.
„Akce na parkovišti je třeba nějakým způsobem předat dál,“ radí Hallie Crawfordová, certifikovaná kariérní koučka. To může znamenat přesunutí nápadu na program příští schůzky, pověření někoho, aby se jím zabýval, nebo jeho vyřízení prostřednictvím e-mailu.
Politické přerušení
Pokud je někdo sériový mluvka nebo někdo už několik minut odbíhá od tématu, může být na čase ho přerušit – jen to udělejte slušně.
Pokud je někdo mnohomluvný a nedostane se k věci, Crawford navrhl říct něco jako: „Joe, jestli tě můžu přerušit, myslím, že to je skvělá myšlenka. Máš nějaké doporučení, jak bychom mohli tento plán nebo strategii realizovat?“
Radila také věty jako např: „Omlouvám se, že vás přerušuji, ale v zájmu času“ nebo „vracíme se k programu jednání“ mohou také vrátit lidi zpět na cestu, aniž by to vyznělo tvrdě.