Jak uspořádat dokonalý fundraisingový galavečer

Pro sociální podnikatele, kteří chtějí změnit status quo a řešit velké světové problémy, se pořádání fundraisingového galavečera může zdát archaické nebo dokonce urážlivé. Přesto neziskové organizace pořádají galavečery již po generace – protože fungují.

Samozřejmě, že galavečer nebude fungovat pro každou věc nebo organizaci. Začněme tím, že váš sociální podnik musí být neziskový. Status 501(c)(3) je sice nezbytný, ale pro úspěšnou fundraisingovou akci nestačí.

Abych se dozvěděl, co dělá galavečer úspěšným, shromáždil jsem poznatky od pěti lidí, kteří společně úspěšně zorganizovali akce, na nichž se vybralo několik milionů dolarů.

Těmito odborníky jsou Carla Javitsová, generální ředitelka organizace REDF; Fred Reggie, generální ředitel společnosti Fred Reggie Associates; Jordan Levy, vedoucí oddělení vnějších vztahů společnosti Ubuntu Pathways; Brett Durbin, generální ředitel společnosti Trash Mountain Project, a Derek Rapp, generální ředitel organizace JDRF.

Které organizace jsou vhodnými kandidáty?

Pokud každá organizace není vhodným kandidátem na galavečer, které jsou a které nejsou?

Organizace musí mít „základnu příznivců, kteří budou pravděpodobně sami nabití energií“, říká Carla Javitsová, jejíž organizace REDF financuje neziskové sociální podniky, které pomáhají lidem překonat bezdomovectví a uvěznění a vrátit se k produktivní a naplňující práci. Na galavečerech této organizace se během osmi let podařilo vybrat miliony dolarů.

Poznamenává, že pro organizaci je vhodné, když má projektového manažera, který je schopen tak velkou akci naplánovat a zorganizovat.

Jordan Levy, jehož poslední galavečer vynesl „téměř milion dolarů“ na činnost organizace Ubuntu Pathways v Jihoafrické republice, vysvětluje, proč je tak důležité, aby organizace měla existující základnu podpory, než se pokusí uspořádat galavečer. „Je s tím spojena režie a plánování a realizace zabere spoustu času zaměstnanců. Část příjmů musí být předvídatelná. Pokud nemáte zavedenou síť, může být galavečer riskantní záležitostí.“

Fred Reggie, jehož firma pomáhá organizovat galavečery a další fundraisingové akce pro neziskové organizace, upozorňuje, že klíčový je důvod. „Organizace, které slouží dětem (zejména postiženým zničujícími nemocemi), umění, hospicům a zdravotní péči, jsou ty, které by mohly využít bohatou demografickou skupinu, která by se cítila dobře v prostředí galavečera.“ Dodává, že úspěšné jsou také galavečery na podporu zvířat. Není překvapením, že se podle něj dobře osvědčuje pořádat akce na pomoc celebritám.

Brett Durbin, jehož nízkorozpočtové galavečery vynesly až 300 000 dolarů při průměrných nákladech pouhých 25 000 dolarů, říká, že téměř každá nezisková organizace může fungovat, „pokud je po takové akci poptávka.“

Derek Rapp, jehož národní organizace bojující proti diabetu 1. typu má pobočky po celé zemi, které pořádají galavečery. Klíčem k úspěchu je podle něj mít dobrovolníky, kteří podporují zaměstnance při plánování akcí.

Organizace Organizace

Naši odborníci doporučují začít s plánováním v dostatečném předstihu, třeba až 18 měsíců pro velkou akci, která se koná poprvé. Levy poznamenává, že plánování další akce začíná důkladnou analýzou té minulé.

Jedním z klíčů, jak upozorňuje Javits, je určit jednu osobu, která bude za akci v konečném důsledku zodpovědná – někoho „s dobrými schopnostmi projektového řízení“.

Na začátku je důležité zorganizovat plánovací výbor, který zahrnuje zaměstnance a dobrovolníky – včetně členů správní rady – kteří se budou podílet na plánování a rozhodování. Nikdy nepořádejte schůzi výboru bez osoby s rozhodovací pravomocí; někdo musí být schopen schválit nebo zamítnout každou výdajovou položku, bod sdělení nebo rozhodnutí o zábavě. Pokud se výbor schází každý měsíc a vyvstane otázka, na kterou nelze odpovědět, může být měsíc práce ztracen.

Před zahájením velké části práce by se měl výbor dohodnout na tématu, finančních cílech a dodavatelích. Členové výboru by měli být vybráni vzájemně – to znamená, že zaměstnanci by měli být spokojeni s výběrem osoby a tato osoba by měla být spokojena s úkolem vést podvýbory pro klíčové funkce:

• Finance a rozpočet
• Místo konání, jídlo a nápoje
• Sponzoring
• Přednášející a zábava
• Prodej vstupenek a registrace na akci
• Slosování nebo tombola
• Tichá aukce
• Živá aukce
• Další dary a následná opatření

Pokud se rozhodnete losování neprovádět, tichou aukci nebo živou aukci, nebudete zřejmě potřebovat tyto komise vytvořit, ale vzdáte se potenciálních příjmů, které z nich plynou.

Všimněte si, že s devíti podvýbory by se počet lidí zapojených do plánování akce měl rychle vyšplhat na desítky. Několik lidí může být ochotno pracovat ve dvou výborech, ale obvykle budete chtít, aby se dobrovolníci věnovali úzkým, ale strategickým bodům, aby byli zapojeni, ale nebyli zahlceni.

Na první schůzce naplánujte všechny schůzky, které bude celý výbor pořádat až do akce. Možná budete chtít mít zpočátku méně časté schůzky a v posledním měsíci příprav častější, třeba každý týden.

Téma zvolené výborem by mělo být v úzkém souladu s posláním a účelem organizace – plánujete sbírku, ne ples. Po zvolení tématu by s ním mělo být v souladu vše ostatní, od místa konání, přes jídlo a nápoje až po výzdobu a zábavu. Jak říká Javits: „Téma je rozhodující. Uplatněte maximální kreativitu při jeho propojení s programem: jídla, zábava, výzdoba, dokonce i místo konání by měly být v souladu s tímto tématem, které následně osvětlí váš program.“

Reggie říká, že ať už vaše téma dělá cokoli jiného, „musí křičet ZÁBAVA!“

„Nepřemýšlejte nad tím příliš.“

„Ať už je to cokoli jiného, musí to křičet ZÁBAVA!“. Levy z Ubuntu nabízí toto varování: „Vaši hosté jsou lidé s rušným životem a toto je jejich večer. Nesnažte se do něj vložit příliš mnoho obsahu. Udržujte večer krátký. Přemýšlejte o typu večera, který by se vám líbil. Lidé chtějí být zaujati, pobaveni a dobře se bavit. Udržujte jídlo jednoduché, zajistěte, aby se dalo snadno dostat k pití, a předveďte to nejlepší sdělení.“

Finance a rozpočet

Náklady na uspořádání galavečera – a příjmy z něj – budou v Daytonu nebo Little Rocku jiné než na Manhattanu nebo v San Francisku. Přesto se některé finanční ukazatele budou u většiny akcí shodovat.

Javits i Reggie uvádějí, že galavečer by měl generovat přibližně 60% ziskovou marži. Jinak řečeno, pokud celkové příjmy ze všech zdrojů, včetně darů poskytnutých na galavečeru, dosáhnou 100 000 dolarů, měli byste očekávat, že na všechny výdaje od jídla a pití až po jmenovky a výzdobu jste vynaložili maximálně 40 000 dolarů.

Toto zdůrazňuje jeden z argumentů proti pořádání galavečerů vůbec. Nepřipadá příliš velká část peněz na místo konání a dodavatele občerstvení? Javits navrhuje pořádat galavečer pouze v případě, že nemáte jiný, „méně nákladný“ způsob aktivizace dárců.

Pokud se do toho pustíte, pečlivě rozpočítejte zdroje příjmů. Reggie navrhuje následující rozdělení příjmů:

• Sponzorské příspěvky: 10 %
• Prodej vstupenek: 40 %
• Slosování/ tombola: 10 %
• Tichá aukce: 20 %
• Živá aukce: 20 %

Podle tohoto rozdělení jsou veškeré náklady na celou akci pokryty z prodeje vstupenek. Jiní navrhují pokrýt náklady mezi sponzoring a prodej vstupenek. V každém případě chcete, aby losování a aukce generovaly peníze pro vaši misi, nikoliv pro vaše kuře.

Losování probereme podrobněji níže, ale je důležité si uvědomit, že příjmy, které můžete získat z tomboly nebo losování, se budou značně lišit podle toho, co je ve vašem státě legální. Pokud je charitativní hraní povoleno a je kulturně akceptováno, můžete tímto způsobem získat mnohem více než 10 % příjmů. Na druhou stranu ve státech, které prakticky zakazují veškeré hazardní hry – a to i charitativní – může být obtížné získat 5 % příjmů z večera a zároveň dodržet pravidla, která vyžadují, abyste dali vstupenky zdarma každému, kdo o ně požádá. Některé státy zakazují tombolu úplně.

Ve fázi příprav by měl finanční a rozpočtový výbor připravit podrobný rozpočet akce a zajistit, aby nebyl opomenut žádný výdaj.

Místo konání, jídlo a pití

Největší výdaj a jeden z nejstrategičtějších aspektů galavečera je místo konání. Obvykle bude místo konání vyžadovat, abyste využili jeho kuchyni – a možná i bar. Toto rozhodnutí neberte na lehkou váhu.

Reggie navrhuje: „Do finalizace ujednání s místem konání by se měl zapojit někdo z organizace, kdo má zkušenosti a silné vyjednávací schopnosti. Vždy existuje prostor pro vyjednávání – nic není nikdy vytesáno do kamene. Kdykoli je to možné, mějte také dvě nebo tři možnosti.“

Durbin poznamenává, že hotel, který hostí jeho akci, souhlasil s tím, že to udělá za cenu nákladů!“

Levy se přimlouvá za výběr místa, které je již elegantní. „Čím méně budete muset prostor „přetvářet“, tím nižší budou vaše režijní náklady.“

Javits říká, že výběr místa konání by se měl řídit blízkostí a pohodlím pro „účastníky s nejvyšší hodnotou“. To zahrnuje i dostatečné parkování. Dodává, že by mělo být přístupné i pro osoby se zdravotním postižením.

Důležité je také, aby místo mělo správnou velikost pro akci, včetně pódia pro program a stolů pro všechny účastníky, spolu s expozicemi souvisejícími s posláním, aukcí a předměty tomboly. Pořádání akce v příliš velkém prostoru může způsobit, že úspěšná akce bude vypadat jako neúspěch, protože jste nenaplnili místnost.

Rapp doporučuje využívat tradiční místa konání. „I když občas využíváme netradiční prostory, většina našich akcí se koná buď v hotelu, nebo v prostorách kongresového centra.“

Reggie vysvětluje, proč tomu tak může být. Potřebujete „zkušený a kompetentní personál, včetně manažera na místě, který zajistí, že vše, co místo konání slíbí, bude splněno bez zádrhelů“. Upozorňuje také, že budete chtít mít přístup do místa konání předem kvůli přípravě.

Nakonec je důležité mít správné audiovizuální vybavení. To může vyžadovat uzavření smlouvy s dodavatelem schváleným místem konání. Plánujte – a počítejte s rozpočtem na a/v předem.

Trash Mountain Project je křesťanská služba. Durbin říká, že na žádné ze svých akcí nikdy neměli nápoje pro dospělé. Většina galavečerů však zahrnuje koktejl a víno k večeři. Hotely to obvykle zařídí za vás.

Reggie poznamenává, že alkohol může představovat příležitost k získání slev nebo sponzorských darů.

V souvislosti s předkrmy a večeří Javits připomíná, že je třeba mít k dispozici vegetariánské/veganské/bezlepkové varianty jídla pro ty, kteří o ně stojí.

Javits také říká: „Začali jsme podávat jídla v ‚rodinném stylu‘, která si lidé musí podávat kolem stolu, místo toho, abychom jídlo servírovali předem. Lidé si to oblíbili. Dodalo jim to pocit zábavy a interaktivity.“ Navrhuje také, aby se předkrmy podávaly brzy po příchodu lidí, ale aby nebyly příliš těžké.“

Reggie klade důraz na kreativitu. Jídlo se samozřejmě může pohybovat od texaského barbecue přes řadu pochoutek poskytovaných kádrem místních známých kuchařů podávaných formou bufetu až po večeři o několika chodech na talíři.“Pokud vstupenky stojí více než 100 dolarů, nečekejte, že všechny nadchne teplý salát, studená polévka, gumové kuře se zelenými fazolkami a brambory a kousek mrkvového dortu už na stole,“ dodává Reggie.

Levy, který, jak si jistě vzpomínáte, na svém posledním galavečeru vybral téměř 1 milion dolarů, varuje: „Udržujte to jednoduché!“. Podotýká, že jídlo je třeba servírovat rychle, ještě teplé, pro stovky lidí. „Nebuďte příliš nóbl.“

Levy říká: „Nejsou tam kvůli jídlu, ale měli by si na něm pochutnat.“

Gala JDRF zahrnuje jedinečný prvek: „uvedení počtu sacharidů, protože sacharidy jsou při léčbě T1D velmi důležité.“

Ujistěte se, že jídlo, nápoje nebo místo konání nejsou v rozporu s vaším posláním. Hledejte příležitosti, jak jídlo propojit s vaším tématem.

Sponzorování

Důležitým krokem je nalezení sponzorů. Čím více nákladů mohou financovat sponzoři, tím méně nákladů budou muset financovat vaši dárci – chcete, aby jejich peníze šly přímo na dopad.

Vaše správní rada by podle Javitse měla být skvělým zdrojem kontaktů na sponzory.

Reggie rozděluje plánování sponzoringu do čtyř kategorií. Hledejte sponzory na všech těchto místech:

1. Sponzoři z minulosti: pokud jste ještě žádný galavečer nepořádali, podívejte se na ty, kteří sponzorovali podobné akce.
2. Afinitní sponzoři: hledejte společnosti, které se shodují s vaším posláním.
3. Aktivační sponzoři: mohou existovat organizace, které jsou ochotny zaplatit kromě předběžného poplatku i dodatečný poplatek po skončení akce za leady nebo konverze získané na základě akce.
4. Sponzoři cen/aukcí: mnoho charitativních organizací hledá sponzory, kteří jim věnují všechny předměty do aukce a tomboly. Ty, kteří tyto předměty darují, pak můžete náležitě ocenit, když je jejich předmět vydražen nebo vydražen v tombole.

Navrhuje také funkční sponzorství, tedy „titul, prezentaci, výzdobu, stoly, jídlo, barový servis, potraviny, tisk a parkování.“

Podávat nabídky může každý, kdo je ochoten, ale nejlepší je připravit si „strukturovanou prezentaci“, ze které budou jasné výhody pro sponzora, říká Reggie. A dodává, že nejlepší je, když pitch přednesou ti, kteří jsou „zběhlí v prodeji a vyjednávání“.

Levy z Ubuntu varuje: „Vybudování správných vztahů a potřebné sítě často trvá roky. Jde o neustálé vyhledávání nových vztahů, udržování vztahů s příznivci a propagaci vaší značky.“

Brett Durbin, který úspěšně využil přístup se skromným rozpočtem k úspěchu na galavečeru, se může pochlubit velkým úspěchem u sponzorů. „Vždy jsme měli jednoho nebo dva sponzory, kteří pokryli celé náklady na akci, což je velmi důležité, protože pak vše ostatní, co se vybere, jde na činnost naší organizace.“

Sponzorské příspěvky se dramaticky liší velikostí, od společnosti, která věnuje dárkový koš na losování, až po organizace, které mohou vypsat šestimístné šeky na sponzorování akce s účastí 1 000 newyorské mocenské elity. Začněte tam, kde jste, a od toho se odvíjejte.

Řečníci a zábava

Připravit program, který bude stejně zábavný a zapamatovatelný jako inspirativní, je klíčem k tomu, aby se na akci dostavili ti správní lidé a aby po jejím skončení otevřeli své peněženky.

Rapp z JDRF říká: „Naše galavečery jsou skvělou party pro nesmírně záslužnou věc. Od začátku večera zvažujeme, jaký zážitek budou mít hosté pro všechny dárce. Respektujeme jejich čas, máme aukce plné předmětů, které odpovídají jejich vkusu, zajišťujeme dobře načasovaný program a zábavu po skončení akce.“

Přednášející by měli mít vztah k vaší věci, poznamenávají Rapp i Javits. Ve skutečnosti jsou skvělými řečníky příjemci vašeho programu. Budete chtít vybrat ty, kteří jsou ochotni přijmout koučování.

Známé osobnosti jsou skvělými konferenciéry, podotýká Javits. Navrhuje, abyste řečníky a baviče získali darem.

„Hlavní řečníci by měli mít znalosti o organizaci, jejím poslání a přínosu pro komunitu,“ říká Reggie.

Upozorňuje také, že pokud se uvažuje o humoru, měl by ho přednášet pouze „zkušený humorista“, který bude citlivý k publiku. „Není nic horšího než člen správní rady nebo příznivec, který si myslí, že je komik, a chce to na akci zkusit. Nedokážu spočítat, kolikrát jsem byl svědkem toho, že to prasklo a zničilo jinak skvělý večer.“

Levy říká, že klíčem k dobrému řečníkovi nebo baviči je angažovanost. „Dokáže zapojit publikum? To je absolutní číslo jedna. Galavečery mohou být strnulé a formální. Publikum je třeba vtáhnout a rozpumpovat. Přítomnost na pódiu a spojení jsou klíčové.“ Poselství musí být samozřejmě stále v souladu s posláním organizace.

Durbin se vyhýbá profesionálním řečníkům a bavičům, místo toho přivádí lidi z komunit, kterým Trash Mountain v rozvojovém světě slouží, aby mluvili o tom, jak organizace ovlivnila jejich životy.

Říká také: „Snažíme se, aby to bylo poutavé a ne příliš dlouhé, protože pokud to trvá věčně, ztrácí se zábava.“

Prodej vstupenek

Javits vysvětluje strategii, jak nejen naplnit místnost, ale také ji naplnit správnými lidmi. Začíná to „pečlivým zacílením na pozvané“. Využijte správní radu a další příznivce, aby vám pomohli identifikovat a pozvat lidi, kteří jsou schopni a pravděpodobně přispějí. Poté propojte téma, místo konání a program galavečera se zájmy účastníků, které tam nejvíce chcete.

Reggie souhlasí. Vše od jídla a pití až po výzdobu a místo konání musí přispívat ke značce akce.

Navrhuje položit si následující otázky, které pomohou identifikovat ty správné lidi:

• Co je motivuje?
• Jaké další akce podporují?
• Jak to ladí s touto akcí?

„Velcí hráči v každé komunitě jsou dobře známí; zaměřte se na ně a zjistěte, co je motivuje. Pozvěte ty, kteří se spolu stýkají nebo kteří mají silné profesní vazby,“ říká Reggie.

Levy poznamenává, že zatímco některé organizace mohou uspořádat akce s áčkovým bavičem, většina z nich to nedokáže.

„V našem případě a v případě většiny organizací trvá roky, než se vybuduje síť schopná zaplnit sál,“ říká Levy. „Galavečer se neodehrává pouze během jednoho večera. Buduje se roky; musíte zapojit příznivce, dokázat svůj dopad a přesvědčit je, že jejich investice do vašeho galavečera přinese příjemcům návratnost – a že důsledně pořádáte skvělou party.“

Durbin říká, že Trash Mountain Project začíná tím, že zve lidi, kteří již organizaci podporují, a ví, že mnozí z nich pozvou přátele a zaplní stoly. Akci také propaguje prostřednictvím místních církví.

Rapp říká, že za zaplnění sálu jsou zodpovědní dobrovolníci JDRF. „Ať už jsou zaměřeni na firemní nebo společenské stoly, dobrovolníci tráví čas ve spolupráci s našimi zaměstnanci při náboru sponzorů a stolů, aby zaplnili náš taneční sál. Jakmile jsou stoly zajištěny, konverzace se přesune k určení, kdo přesně by měl místa u těchto stolů obsadit.“

Mnoho organizací využívá k obsazení stolů kapitány stolů. Podle Javitse je jejich úkolem pozvat a povzbudit ty správné lidi. Jejich úkolem je také zajistit, aby byl večer pro účastníky příjemný, diplomaticky informovat hosty o organizaci a povzbuzovat k dárcovství.

Říká: „Dobrý kapitán je dychtivý a nadšený pro danou práci, dobře přijímá koučování a nemá z této role přehnané obavy.“

„Kapitáni stolů jsou velvyslanci galavečera. Jsou hybateli v komunitě a ve svých společenských a obchodních kruzích,“ říká Reggie. „Jejich odpovědnost by se neměla omezovat na zaplnění jejich stolu, ale na podporu prodeje vstupenek při každé rozumné příležitosti.“

„Hostitelé stolů hrají na našich galavečerech velmi důležitou roli,“ říká Rapp o akcích JDRF. „Tito lidé jsou mistry věci i akce samotné, předávají svým hostům informace a vytvářejí očekávání pro celý večer. Svým darováním jdou příkladem a přivádějí s sebou hosty, kteří mohou mít podobný dopad.“

Důležitá je také správná cena vstupenek. Jak již bylo řečeno, chcete, aby náklady na akci byly plně pokryty prodejem vstupenek a sponzorskými dary, takže všechny peníze získané na akci půjdou přímo na financování poslání organizace.

Reggie říká, že cena vstupenek by měla být přiměřená publiku, ale nikdy ne nižší než 100 dolarů. Přesto má Durbin se svými akcemi úspěch a účtuje si pouhých 30 dolarů za vstupenku – poté, co má všechny náklady podepsané.

Rapp poznamenává, že pobočky JDRF obvykle sledují ceny účtované na podobných akcích ve své komunitě, aby si zajistily referenční bod.

Javits upozorňuje, že při stanovování cen je třeba brát v úvahu sponzory a další osoby, které by si chtěly koupit celý stůl.

Ať už se rozhodnete stanovit cenu akce jakkoli, nezapomeňte sestavit a dodržet rozpočet, aby náklady nepřevýšily příjmy.

Rozlosování nebo tombola:

Rozlosování nebo tombola mohou být jednou z nejzajímavějších částí večera, pokud jsou dobře provedeny, ale mohou celou akci zničit, pokud nejsou dodržena pravidla a někdo je naštvaný, nebo pokud se toho chytí úřady.

Několik států, včetně Alabamy, Havaje a Utahu, zakazuje tombolu v jakékoli podobě. Pořádání příležitostného losování může být stále legální, ale buďte opatrní. Hra má tři prvky: cenu, šanci a cenu. Vyloučením jednoho z těchto tří prvků se můžete vyhnout hře. V případě charitativního losování může být nejjednodušší odstranit cenu pro některé účastníky. Stačí poskytnout snadno proveditelné pokyny pro získání volného lístku – poslat pohlednici s žádostí o jeho získání. Málokdo, pokud vůbec někdo, by požádal o bezplatnou vstupenku do slosování o finanční prostředky. (Nespoléhejte se na tento návod jako na právní radu.)

Přesto je v těchto státech, které hry zakazují, nejlepší nespoléhat se na tombolu nebo losování pro významnou část fundraisingu.

Ve státech, kde jsou charitativní hry povoleny nebo dokonce podporovány, budete pravděpodobně muset začít se získáním licence. Tu zařaďte na seznam věcí, které je třeba udělat co nejdříve, protože její získání může trvat i několik měsíců. Během tohoto procesu se dozvíte pravidla týkající se propagace tomboly a požadovaných informací. V těchto státech může být tombola největším fundraiserem večera.

Reggie nabízí následující strategické rady:

Cena pro losování by měla být významná – auto, šperk na zakázku, luxusní dovolená, krásná umělecká díla – s několika podstatnými vedlejšími cenami. Organizace by se měly vyvarovat předmětů, jako jsou kožichy nebo jakékoli kůže či kožešiny exotických zvířat, lovy velké zvěře (zejména v Africe), zbraně jakéhokoli druhu a živá domácí zvířata. Tyto předměty mohou přitáhnout nežádoucí pozornost a případné protesty skupin ochránců práv. Vždy hrajte na jistotu.

Pokud jsou vstupenky k dispozici veřejnosti bez ohledu na návštěvnost, začněte je prodávat přibližně osm týdnů před rozdáváním. Nabídněte cenu „Early-Bird“ pro ty, kteří si zakoupí vstupenky do určitého data. Zkušenosti ukazují, že prodej lístků do tomboly je vysoký na začátku prodejního období a postupně klesá a zvedá se během posledních dvou týdnů s nárůstem v posledním týdnu.

Usnadněte nákup lístků. Pokud je povolen prodej vstupenek online, umístěte na webové stránky organizace odkaz na bezpečný nákup. Nemůžete nařídit, aby kupující vstupenek museli být přítomni, aby mohli vyhrát. Vždy se najde několik členů organizace, kteří budou ochotni a velmi schopni prodat velké množství vstupenek přátelům a spolupracovníkům.

Tichá aukce

Tichá aukce se na rozdíl od živé aukce s licitátorem, který vyvolává ceny a ukazuje na dražitele, kteří mohou přihazovat potichu, tradičně řídí pomocí schránky a pera. Předměty, které jsou v aukci k dispozici, jsou zobrazeny nebo popsány a na blízkém listu mohou dražitelé v průběhu večera zapisovat své nabídky.

V posledních deseti letech, kdy se chytré telefony staly všudypřítomnými, se objevila řada aplikací a webových stránek, které tento proces přenesly do moderní doby. To umožňuje snadněji pokračovat v přihazování v průběhu celého programu. Hostům lze připomenout, aby přihazovali, aniž by museli posílat lidi ven ze sálu.

Některé aplikace jsou však drahé. Někteří technicky zdatní hosté neradi stahují nové aplikace bez předchozího prověření nebo nemusí být ochotni aplikaci používat kvůli obavám o ochranu osobních údajů. Méně technicky zdatní členové mohou mít z technologií stále strach – včetně některých vašich největších dárců. Všechny tyto faktory zvažte při výběru způsobu vedení tiché aukce.

Jak bylo uvedeno výše, budete chtít získat aukční předměty od dárců. Dárce můžete ocenit jako sponzory, přičemž si dejte pozor, abyste ocenili dárce luxusní dovolené, kterou můžete prodat za 5 000 USD více než někoho, kdo věnuje dárkový koš v hodnotě 100 USD.

Reggie varuje, aby se vaše tichá aukce nestala garážovým výprodejem předmětů, na které se práší v regálu v obchodě nebo u někoho doma. Dražené předměty by měly odpovídat demografickým údajům a životnímu stylu hostů.

Kromě kreativního vystavení dražených předmětů nezapomeňte na zcela adekvátní písemné popisy, aby hosté přesně věděli, na co přihazují.

Durbin říká, že jeho organizace nevybírá pomocí tiché aukce mnoho peněz, ale využívá ji k podpoře svého poslání a poselství prodejem uměleckých děl a fotografií, které představují jejich práci a pomáhají rodinám uniknout ze života založeného na vybírání odpadků z hromad odpadků.

Rapp říká, že tiché aukce JDRF jsou plné „špičkových a kvalitních předmětů. Skutečně se zaměřujeme na kvalitu místo kvantity.“ Zdůrazňuje, že jedním z klíčů k úspěchu je důkladné vyhodnocování toho, co se prodalo a co ne, a které předměty měly nejvíce příhozů. Nepopulárním položkám se lze v příštích letech vyhnout. „Chceme, aby naši hosté měli možnost přihazovat a kupovat položky, které je osloví.“

Živá aukce

Úspěch živé aukce závisí na licitátorovi. „Najměte si profesionála,“ říká Reggie. Levy souhlasí a poznamenává, že „pokud se vám podaří vytvořit atmosféru s dobrým licitátorem, funguje to.“

Aukcionář zorganizuje v publiku spottery, kteří pomohou identifikovat dražitele. Budete chtít předem upozornit licitátora na tváře a jména některých z těch, o kterých doufáte, že by mohli vypsat vysoké šeky.

Reggie také poznamenává, že předměty živé aukce by měly být také vystaveny a hosté by měli být vyzváni, aby si je prohlédli ještě před zahájením aukce.

Levy i Rapp zdůrazňují, abyste do aukce našli skutečně jedinečné zážitky, věci, které si lidé nemohou koupit nikde jinde. Optimální je, když to nějakým způsobem propojíte se svým posláním.

Reggie také navrhuje, abyste povzbudili své vrstevníky k soutěžení v aukci; začíná to tím, že se ujistíte, že se oba zúčastní spřátelení soupeři. „Mnoho lidí rádo předvádí svou štědrost před přáteli a obchodními partnery.“

„Během živých aukcí není neobvyklé, že se přátelé zapojí do vášnivé dražební války proti sobě,“ říká Reggie.

Dary

Po všech zábavách a hrách, které slouží k získání peněz, existuje poslední příležitost, jak získat peníze jednoduše tím, že požádáte o dary.

„Během večera je klíčové, aby vaše nabídka byla relativní,“ říká Levy ze společnosti Ubuntu. „Lidé se musí s vaší věcí spojit na osobní úrovni. Musíte vytvořit příběh o vaší práci, který jim ukáže, že to souvisí s jejich životem. Pokud například pomáháte dětem, musí být jasné, že děti na celém světě potřebují stejné věci. To každého přiměje přemýšlet o tom, co by chtěl pro své děti, kdyby byl ve stejné situaci.“

Javits z REDF říká, že je důležité profilovat své příjemce. Mějte je připravené, aby se podělili o své příběhy jak jeden na jednoho u stolů, tak při míchání a pak také z pódia.

Durbin souhlasí. „Příběh je číslo jedna. Použití příběhu ke sdílení vaší vize je klíčové.“

Příjemce berte jako čestné hosty, říká Reggie. Představují vaše poslání.

Javits také poznamenává, že dárci rádi vědí, kam jejich peníze půjdou. Pokud jim můžete dát jasnou zprávu, že příspěvek ve výši 1 000 dolarů bude použit na dosažení konkrétního druhu věci, je to skvělé. Ještě lepší je, pokud můžete dát dárci možnost vybrat si jednoho člověka, jednu školu, jednu vesnici, jeden solární panel, cokoli, co mohou jeho peníze financovat. Dobročinnost: Water je skvělá v tom, že dárcům poskytuje zprávy o jednotlivých studnách, které financovali.

Reggie poznamenává, že „každý musí mít pocit, že jeho účast slouží komunitě velkolepým způsobem. Účastníci musí mít pocit, že jsou hvězdami ve skvělém filmu – ve vašem filmu.“

Rapp připomíná, že projevy, videa a další média musí neustále posilovat poslání organizace, aby se nikdy neztratilo.

Dalším způsobem, jak využít velké dary, je podle Javitse využít je jako sirky. Oznamte, že další dary ve výši 5 000 dolarů budou dorovnány tímto obzvláště štědrým dárcem.

Následná opatření

Po roce či více plánování velké akce je lákavé považovat den po akci za první den dovolené, ale naši odborníci upozorňují, že následná opatření po galavečeru jsou důležitou součástí akce.

Začněte „co nejdříve“, říká Levy. „Pokud jste uspořádali úspěšnou akci, vaši hosté budou zaujatí a nadšení, že s vámi mohou mluvit. Zavolejte a pošlete e-mail hned druhý den ráno.“

Rapp říká, že po skončení galavečera organizace JDRF zajistí, aby všichni hosté dostali poděkování za svou podporu. „Zajišťujeme také, aby byli informováni o novinkách ve výzkumu T1D a budoucích termínech galavečera pomocí e-mailové korespondence a sociálních médií.“

Durbin ze společnosti Trash Mountain souhlasí a poznamenává, že každý, kdo si koupí vstupenku nebo se zúčastní jejich galavečera, poskytne nějaké kontaktní údaje; jeho tým všechny sleduje.

Reggie navrhuje poslat dopisy všem, kteří se zúčastnili, vyjádřit jim uznání, informovat o celkové vybrané částce a připsat jim zásluhy za úspěch večera. Navrhuje také využít této příležitosti k tomu, aby si do kalendáře zapsali galavečer na příští rok.

V následných krocích je skutečně třeba pokračovat po celý rok a informovat hosty o využití finančních prostředků, dosaženém pokroku a plánech na příští akci.

Reggie také navrhuje sdílet fotografie z večera na svých webových stránkách a sociálních sítích. Označení hostů na fotografiích jim může pomoci cítit se oceněni ve dnech následujících po události. Čím rychleji budou takové fotografie zveřejněny, tím lépe.

Myšlenky na závěr

Vedoucí pracovníci organizace musí mít k dispozici úplný seznam všech, kteří se podíleli na plánování slavnostního večera, a jejich rolí. Někteří z nich budou pracovat zcela mimo dohled těchto vedoucích pracovníků; i oni budou chtít být oceněni.

Vyhraďte si během galavečera čas na poděkování dobrovolníkům a zaměstnancům, kteří galavečer organizovali. Možná budete chtít zvážit i možnost uspořádat po galavečeru uvolněnou společenskou akci – něco jako pizzu a kořeněné pivo – a ocenit tak dobrovolníky a jejich rodiny, kteří je podporovali.

Durbin, jehož rozpočtové galavečery vynesly jeho malé organizaci statisíce dolarů, nabízí jedno varování. „Galavečery jsou pro vaši organizaci buď skvělé, nebo mohou být pro váš tým a dobrovolníky velkou zátěží, musíte najít rovnováhu, která bude prospěšná pro vaši práci.“

Přesto Rapp z JDRF nabízí toto ujištění: „Byl jsem na mnoha galavečerech, a když je večer dobře promyšlený a zvážené detaily a nic není ponecháno náhodě, mohou se dít kouzelné věci.“