Formulář W-2 IRS obsahuje podrobné informace o hrubé mzdě zaměstnance, platbách sociálního a zdravotního pojištění, srážkách federální a státní daně z příjmu a dalších daňových odvodech. Zaměstnavatelé musí tento výkaz poskytnout každému zaměstnanci, který pro jejich společnost pracoval během daňového roku.
Formulář musí být poskytnut zaměstnancům a předložen Správě sociálního zabezpečení nejpozději do 31. ledna následujícího roku.
Co je formulář W-2?
Formulář W-2 poskytuje zaměstnancům informace o příjmech a srážkách pro jejich přiznání k dani z příjmu a stejné informace poskytuje i finančnímu úřadu a správě sociálního zabezpečení (SSA).
Je třeba jej vyplnit za každého pracovníka, kterému byly v průběhu roku sraženy daně z příjmu, sociální a zdravotní pojištění. Výjimku tvoří zaměstnanci, kteří na formulářích W-4, které měli zaměstnavateli předložit při nástupu do zaměstnání, uvedli, že jsou od srážek osvobozeni.
Kdo používá formulář W-2?
Formulář W-2 se poskytuje zaměstnancům, nikoli nezávislým dodavatelům, osobám na volné noze a dalším osobám, které nejsou zaměstnanci, například prodejcům. Pro poskytnutí informací o příjmech těchto osob byste místo toho použili formulář 1099-MISC. Většina osob, které nejsou zaměstnanci, musí obdržet formulář 1099-MISC, pokud jste jim v předchozím roce vyplatili 600 USD nebo více.
Pokud si nejste jisti, zda je pracovník zaměstnancem nebo nezávislým dodavatelem, poraďte se s daňovým odborníkem, protože může jít o důležité rozlišení se závažnými důsledky, pokud byste zaměstnance špatně klasifikovali. Můžete také podat formulář SS-8 u finančního úřadu a požádat ho, aby tuto otázku rozhodl za vás.
Kde získat formuláře W-2
Formuláře W-2 můžete získat v místním obchodě s kancelářskými potřebami, u svého daňového poradce nebo je můžete získat online od finančního úřadu. Formuláře W-2 můžete získat také ve většině programů pro přípravu firemních daní.
Na rozdíl od mnoha jiných daňových formulářů si však formuláře W-2 nemůžete stáhnout a vytisknout z webových stránek IRS. Kopie A má specifickou barvu červeného inkoustu a odesílat lze pouze originály opatřené touto barvou.
Jak vyplnit formulář W-2
Formuláře W-2 můžete připravit ručně pomocí vyplnitelného formuláře PDF na webových stránkách SSA nebo tak můžete učinit pomocí verze pro malé firmy ve většině programů pro přípravu daní. K přípravě, vyplnění a odeslání formulářů W-2 můžete také využít službu přípravy daní, software pro přípravu daní pro malé podniky nebo mzdovou službu.
Ve formuláři W-2 se běžně vyskytují některé chyby. Než formuláře předáte svým zaměstnancům a než je odešlete úřadu SSA, věnujte několik minut tomu, abyste se ujistili, že je vše správně.
Všechny kolonky na formuláři jsou jasně označeny a přesně vám říkají, jaké informace máte do jednotlivých políček uvést. Jednou z častých chyb, kterých se zaměstnavatelé dopouštějí, je však nevykazování nákladů na zdravotní pojištění poskytované zaměstnancům. Tyto informace patří do kolonek 12a až 12d a k formuláři jsou přiloženy pokyny.
Pro nápravu chyb, kterých se v těchto formulářích dopustíte, budete muset projít opravným řízením u SSA.
Lze formuláře W-2 vyplnit elektronicky?
Formuláře W-2 lze vyplnit elektronicky na webových stránkách SSA, musíte se však nejprve zaregistrovat v systému SSA Business Services Online. Stránky nabízejí i různé další užitečné služby.
Pokud byste zvolili tuto možnost, předložili byste pouze elektronickou kopii výtisku A. Kopii A si ponechte a ostatní kopie předejte zaměstnanci.
Kam zasílat formuláře W-2
Na svých webových stránkách poskytuje SSA seznam adres pro zasílání papírových formulářů W-2. Na těchto adresách je možné zasílat formuláře W-2 v elektronické podobě. Adresa, kterou použijete, závisí na tom, zda podáváte originál nebo opravený formulář W-2 a zda používáte poštovní službu U.S. Postal Service nebo soukromého přepravce, jako je například FedEx.
Jak podat formuláře W-2
Formuláře W-2 spolu s formulářem W-3 musí být SSA předloženy nejpozději do 31. ledna následujícího roku. Termín pro předání formulářů W-2 zaměstnancům je rovněž 31. ledna. Formulář W-3 je přenosový formulář, který slouží k sečtení všech údajů na jednotlivých formulářích W-2 do celkového součtu pro SSA.
Přenosový formulář W-3 nemusíte předkládat, pokud odevzdáváte formuláře W-2 na SSA online, ale pokud podáváte formulář poštou, budete tento formulář potřebovat.
Za pozdní podání W-2 hrozí pokuty a sankce, ale pokud vám dochází čas, můžete požádat o prodloužení lhůty o 30 dní. Prodloužení však není uděleno automaticky. You must provide a detailed explanation of why the extension is necessary.
Key Takeaways
- Forms W-2s must be provided to each of a business’s employees, as well as to the Social Security Administration for each employee who had income, Social Security, and Medicare taxes withheld from their pay at any point during the year.
- The form cites earnings and amounts of taxes withheld.
- Forms W-2 can be easily filed online using the Social Security Administration’s Business Services Online.
- The deadline for submission to employees and to the Social Security Administration is Jan. 31 of the year following the year in which earnings were paid.