Návrh projektu je dokument, který definuje nezbytné kroky k vyřešení určitého problému. Představuje logický postup a popis problému, váš zamýšlený plán činností směřujících k řešení problému a rozpočtové požadavky na něj. Návrh se předkládá dárci v očekávání finančních prostředků, abyste mohli pokračovat ve svém úsilí o vytvoření sociálního dopadu.
Návrh projektu je časově náročný proces a vyžaduje, abyste věnovali pozornost každé fázi vývoje projektu. Než si probereme tipy pro psaní návrhu, pojďme nejprve pochopit proces psaní návrhu.
Celý proces se primárně skládá ze dvou hlavních fází:
1. Psaní návrhu projektu. Plánování projektu: Během fáze plánování budete muset zodpovědět několik otázek, než budete moci konečně začít sepisovat návrh. Některé z otázek, které byste si měli během fáze plánování položit, jsou:
- Kdo jsou dárci, na které se budete obracet?
- Splňuje vaše organizace kritéria způsobilosti stanovená dárcovskou agenturou?
- Jaký je problém, který má návrh řešit?
- Kdo všechno se bude podílet na činnosti spojené s psaním návrhu?
Většina organizací zcela vynechá plánování projektu a nakonec selže při psaní kvalitního návrhu.
2. Psaní návrhu: Po dokončení fáze plánování začíná vlastní práce na vypracování návrhu. Při psaní návrhu budete muset věnovat pozornost pokynům dárce, formátování, nastavení správného tónu návrhu, vypracování rozpočtu atd.
Je důležité, abyste věnovali pozornost oběma krokům, abyste vytvořili silný návrh. Abychom vám pomohli napsat efektivní návrhy, byla tato příručka rozdělena do tří částí.
Část 1 uvádí důležité body, na které je třeba pamatovat ve fázi plánování;
Část 2 podrobně popisuje důležité body, které je třeba mít na paměti při psaní návrhu;
Část 3 uvádí některé z důvodů, kvůli kterým návrhy nezískají požadované finanční prostředky.
Část 1: Příprava návrhu pro dárce. Tipy, na které je třeba pamatovat ve fázi plánování
(1) Určete problém, který by váš projekt řešil: Při psaní návrhu je důležité, abyste si určili problém, který budete řešit. Ve vaší lokalitě může existovat několik problémů, ale nemůžete řešit všechny tyto problémy najednou, a proto musíte pro návrh určit konkrétní problém. Určete nejpalčivější problém převládající ve vaší lokalitě a podle toho dokončete strategii, kterou byste přijali k jeho řešení.
(2) Určete potenciální agentury pro financování: Pravděpodobnost, že váš návrh získá finanční prostředky, do značné míry závisí na tom, zda návrh předložíte správným dárcům. Je důležité, abyste identifikovali dárce, jejichž priority a kritéria financování vyhovují vaší organizaci. Některé otázky, které vám mohou pomoci při identifikaci potenciálních dárců, jsou následující:
- Které dárcovské agentury aktivně financují ve vaší lokalitě?
- Financuje dárcovská agentura organizace, jako je ta vaše?
- Kvalifikujete se pro předložení návrhu agentuře?
- Jaké jsou pokyny pro podání žádosti?
- Máte dostatek času na podání návrhu?
Nejlepším způsobem, jak vyhledat dárce, je provést vyhledávání na internetu a zjistit o nich různé podrobnosti. K identifikaci vhodných dárců pro podání návrhu můžete také využít svou databázi dárců. Během tohoto konkrétního kroku s největší pravděpodobností zjistíte 4-5 dárců, kteří poskytují granty na druh práce, kterou hodláte vykonávat.
(3) Zjistěte, co dárce hledá: Pečlivě si přečtěte pokyny k oznámení o financování a pochopte, co dárce hledá. Mnoho organizací tento důležitý krok přeskočí a podívá se na něj až při podávání návrhu. V pokynech jsou jasně uvedena kritéria způsobilosti, požadavky na formát, lhůta, informace o rozpočtu, stránkový limit, dokumenty, které je třeba předložit atd. Proveďte průzkum minulosti dárce, abyste porozuměli dárci, minulým projektům, které byly financovány, počtu podporovaných projektů atd. Jakmile budete s průzkumem podkladů hotovi, můžete začít pracovat na své žádosti.
(4) Zorganizujte si dobrý pracovní tým: Nepřetěžujte se celým procesem psaní návrhu; místo toho přidělte svému týmu různé sekce podle jejich odbornosti. V závislosti na velikosti vaší nevládní organizace zorganizujte tým s jasně definovanými povinnostmi, odpovědnostmi a časovým harmonogramem. Členové týmu by měli mít dobré schopnosti psaní spolu s důkladnými technickými znalostmi souvisejícího tématu.
(5) Přečtěte si vítězné návrhy: Při přípravě návrhu si nezapomeňte přečíst několik vítězných návrhů (obvykle jsou k dispozici na internetu). Pomůže vám to při strukturování návrhu a získáte přehled o terminologii, formátu a jazyce, které dárci upřednostňují.
Část 2: Vítězné návrhy. Tipy, na které nezapomeňte ve fázi psaní návrhu
(1) Název projektu by měl vystihovat jeho podstatu:
(2) Při rozhodování o názvu návrhu dbejte na to, aby byl přitažlivý a poskytoval čtenáři obecnou představu o projektu.
(2) Návrh správně strukturujte: Agentura pro financování vám nejčastěji poskytne šablonu/formát návrhu k předložení. V případě, že financující agentura šablonu neposkytla, můžete použít standardní šablonu návrhu s následujícími podnadpisy:
(3) Vneste do projektu inovativní nápady a prvky: Většina dárců podporuje organizace, které jsou schopny inovovat a přicházet v návrhu projektu s inovativními nápady. Pokuste se začlenit určitou kreativitu do některého z prvků projektu, ať už jde o poskytování služeb, komunikační kanály nebo zavádění technologií.
(4) Napište shrnutí jasně, stručně a přitažlivě: Shrnutí nejen shrnuje návrh projektu, ale také odhaluje důležité body týkající se problému, řešení, jedinečnosti návrhu a důvodu, proč je vaše organizace vhodná k realizaci takového projektu. Pro nastavení správného tónu je důležité, abyste se v samotném shrnutí dokázali vyjádřit k tomu, proč, jak a co je předmětem návrhu.
(5) Buďte konkrétní a věcní: Pište jen to, co je skutečně důležité, a zmiňte fakta, která váš případ posilují. Návrh pište tak, abyste čtenáři sdělili potřebné informace a on byl schopen váš návrh projektu jasně pochopit. Vyvarujte se psaní příběhů a nepodstatných věcí v návrhu, protože hodnotitelé musí projít několik návrhů, vaším cílem by mělo být objasnit váš případ na několika stránkách a neunavovat/nezatěžovat je zbytečnými detaily
(6) Uveďte relevantní příklady/případové studie: Zahrnutí relevantních příkladů do návrhu dává dárci představu o tom, jak vaše organizace řešila podobné situace dříve. Pokuste se zmínit vhodné případové studie, kdy vaše organizace pomohla lidem při překonávání problémů/problémů a vytvořila pozitivní dopad.
(7) Při psaní o své organizaci se nechlubte svými úspěchy: V části, kde se zmiňujete o organizaci, používejte jazyk, který nevypadá, že se chlubíte, ale naopak dárci dokazuje, že jste schopni projekt zvládnout a úspěšně dokončit. Můžete zmínit některé úspěchy a ocenění, které vaše organizace získala za podobný druh práce.
(8) Na podporu svých tvrzení použijte údaje a fakta: Při psaní odůvodnění projektu uvádějte fakta a čísla jako důkaz vašeho problému. Tato fakta mohou pocházet z údajů, které vaše organizace shromáždila, nebo mohou být z výzkumných článků, vládních zpráv, zpravodajských článků atd. Dbejte na to, aby údaje, které uvádíte, byly aktuální a pocházely z důvěryhodného zdroje. Vyhněte se použití údajů, pokud jsou zastaralé a nejste si jisti jejich zdrojem.
(9) V Cíli by měl být jasně uveden účel vašeho návrhu: Cíl návrhu by měl být napsán jasným způsobem tak, aby uváděl hlavní účel projektu, cílového příjemce a konkrétní aspekty projektu. Vyhněte se používání nepraktických a vágních tvrzení ve formulaci cíle.
(10) U návrhu ponechte pouze jeden cíl: Je vhodné, aby váš návrh projektu obsahoval pouze jeden cíl. Mít v projektu více cílů svědčí o tom, že jste zmatení a nejste si jisti, čeho chcete prostřednictvím projektu skutečně dosáhnout.
(11) Napište S.M.A.R.T cíle: Cíle jsou podrobná prohlášení popisující způsoby, kterými hodláte dosáhnout cíle. Při psaní cílů používejte metodu S.M.A.R.T., což znamená psaní specifických, měřitelných, dosažitelných, realistických a časově omezených tvrzení.
(12) Jasně popište metodiku, kterou se budete řídit při dosahování požadovaných cílů/úkolů: Při psaní přístupu/metodiky projektu jasně popište každý krok, který budete realizovat. Uveďte podrobnosti o strategii (počet seminářů, které budou uspořádány, školení na téma XVZ, která budou probíhat po dobu 3 měsíců atd.), kterou přijmete, abyste sladili své projektové činnosti s cíli a záměry projektu.
(13) Vyhněte se používání žargonu a odborného jazyka: V celém návrhu používejte jednoduchý a srozumitelný jazyk. Čtenář/recenzent návrhu nemusí být nutně odborníkem v daném oboru a nemusí se orientovat v odborných slovech, proto při vysvětlování vašeho problému a řešení používejte jednoduchá slova.
(14) Při tvorbě návrhu používejte grafy, vývojové diagramy, informační grafy: Aby váš návrh vynikl, je vždy lepší použít místo prostého textu jednoduché diagramy, mapy, grafy atd. Použití vývojových diagramů a schémat pomáhá čtenáři lépe pochopit souvislosti a také činí návrh přitažlivějším
(15) Dodržujte konkrétní pokyny: V žádném případě byste neměli překračovat limity stanovené v pokynech dárce, počet stran, velikost písma, prostor na řádcích atd. by měl odpovídat pokynům. Pokyny jsou zde z nějakého důvodu a měli byste se jimi řídit.
(16) Návrh správně naformátujte: Návrh naformátujte tak, aby vypadal atraktivně. Všechny odstavce by měly být úhledně zarovnány; text by měl být čitelný s dostatečnými rozestupy mezi řádky a celý text by měl mít stejné písmo (velikost i typ). Správně stránkujte všechna čísla.
(17) Nechte návrh zkontrolovat svými kolegy a přepracujte jej: Vždy je dobré nechat návrh přezkoumat kolegy/členy komise atd. Mnoho organizací si také nechává návrhy přezkoumat studeným čtenářem (osobou, která se nepodílela na psaní projektu). Projděte si připomínky recenzentů a přizpůsobte se jejich návrhům, kritice a opravte jimi navržené chyby a opomenutí. Přezkum pomáhá zlepšit kvalitu návrhu. Projděte návrh znovu a znovu, abyste odstranili zbytečné detaily, gramatické a věcné chyby. Při revizi návrhu dbejte na to, aby váš návrh odpovídal pokynům, jasně propojoval cíle a činnosti a byl bez chyb.
(20) Odpovězte na všechny otázky/oddíly uvedené ve vzoru návrhu: Žádný oddíl/otázku nenechávejte bez povšimnutí. I když máte pocit, že se otázky opakují, ujistěte se, že jste na ně napsali odpovídající odpověď. Neúplné formuláře jsou diskvalifikovány již při první kontrole a agentura je nepřijme k dalšímu posuzování.
(21) Vyvarujte se plagiátorství: Ujistěte se, že je návrh řádně upraven a že byl zkontrolován, zda neobsahuje plagiáty. V případě, že jste použili odstavec, údaje, fakta nebo jiné informace z jakéhokoli článku, nezapomeňte uvést všechny své zdroje. Abyste se vyhnuli plagiátorství, můžete návrh parafrázovat, citovat, uvádět citace nebo na konci návrhu uvést odkazovou stránku. Mnoho agentur (zejména výzkumně zaměřených) používá antiplagiátorský software a v okamžiku, kdy váš návrh vykazuje známky plagiátorství, může být návrh diskvalifikován.
(22) Rozpočet navrhujte s maximální pečlivostí: Ujistěte se, že všechny položky rozpočtu splňují požadavky financující agentury. K rozpočtu vždy připravte popis, abyste vysvětlili jednotlivé výdaje. Je důležité, aby byl rozpočet projektu v souladu s projektovými aktivitami, a měli byste být schopni zdůvodnit všechny náklady, které uvádíte.
Část 3: Rozpočet projektu. Proč žádosti selhávají
Přestože nevládní organizace každoročně vypracují několik žádostí, jen několik vybraných získá požadované finanční prostředky. To nás přivádí k důležité otázce, proč organizace při psaní dobrých návrhů selhávají. Existuje několik důvodů, proč některé návrhy nedokážou přesvědčit dárce, aby podpořili jejich věc, některé z nejčastěji se vyskytujících důvodů uvádíme níže:
(1) Nedodržení pokynů: Většina dárců má konkrétní pokyny pro předkládání návrhů, téma projektu, formát a termíny. Mnoho nevládních organizací si pokyny nepřečte a předkládá své návrhy bez zapracování potřebných pokynů. Musíte pochopit, že tyto pokyny existují jen proto, že dárce chce, abyste se jimi řídili.
(2) Nedostatečná fakta a údaje na podporu vašeho návrhu: Mnoho nevládních organizací píše návrhy s takovou dávkou emocí, že zcela opomíjí použití relevantních údajů. Můžete mít přitažlivý příběh, ale pokud jej nepodpoříte nějakými fakty, dárce mu nebude věnovat velkou pozornost. Nezapomeňte, že váš návrh není scénář k filmu, ale obchodní dokument, na jehož základě vaše organizace získá finanční prostředky.
(3) Nejasnost: Dalším důvodem, proč mnoho návrhů dárce neosloví, je skutečnost, že všechny nevládní organizace píší návrhy, aniž by řádně popsaly problém, cílové příjemce, cíle a činnosti. Tím se návrh stává vágním a není v něm jasně uvedeno, proč chcete podporu od určité agentury. Žádný dárce nebude investovat do projektu, který nemá správnou vizi a nereálný cíl.
(4) Špatná prezentace a chyby: Jak již bylo zdůrazněno dříve, návrh tvoří základ vašeho vztahu s dárcem, proto je důležité, abyste návrh prezentovali profesionálně. Někdy jsou návrhy tak špatně napsané a prezentované, že hodnotiteli uniká smysl/záměr. Dalším velkým problémem návrhů jsou pravopisné a gramatické chyby v návrhu. Dárce jistě bude ignorovat několik chyb, ale pokud má váš návrh mnoho chyb, nebude to dělat dobrý dojem a povede to k neúspěchu.
(5) V návrhu chybí plán hodnocení nebo monitorování: Dárci mají tendenci financovat ty projekty, které mají plán hodnocení a monitorovací strukturu. Mít v návrhu plán hodnocení zvyšuje odpovědnost vaší organizace a zvyšuje vaše šance na získání finančních prostředků.
(6) Podání po uzávěrce:
(7) Nesměřuje k poslání dárcovské agentury: Mnoho organizací předkládá návrh po uplynutí lhůty, což vede pouze k diskvalifikaci vašeho návrhu:
(8) Neúplný návrh/neúplné dokumenty: Pokud organizace neprovedla dostatečný průzkum dárcovské agentury, je pravděpodobné, že návrh neodpovídá jejímu poslání a cíli.
(8) Neúplný návrh/neúplné dokumenty: Mnoho organizací předkládá návrh, který je neúplný a neodpovídá na všechny otázky/oddíly šablony projektu. Občas organizace nepředloží dokumenty (podpůrný dopis, registrační dokumenty, pověřovací dopis atd.)
Top 25 tipů v kostce
Jelikož je psaní návrhu časově náročný proces, vždy začněte včas, abyste měli čas na úpravu, revizi, kontrolu a konečné předložení. Pusťte se do psaní návrhu a odevzdejte jej včas.
Pokud návrh odevzdáváte poštou, ujistěte se, že jsou všechny dokumenty správně pojmenovány a uloženy ve složce se zipem. K tomu by měl být přiložen průvodní dopis.
Pokud dárcovská agentura vyžaduje předložení návrhu v tištěné podobě, zašlete kopie včas, aby návrh dorazil na úřad v dostatečném předstihu. Všechny dokumenty by měly být řádně založeny a předloženy v kanceláři pracovníka poskytujícího finanční prostředky.
Pokud podáváte žádost online, klikněte na tlačítko pro podání a žádost odešlete.
Related:
- How to Develop a Budget for your Project Proposal?
- A Simple Step-by-Step Guide for NGOs on „How to write Proposals“
- How to Write a Master Proposal Template